Communication, collaboration, coordination : les 3 C qui guident les équipes interfonctionnelles performantes

Il faut une grande variété de compétences, de perspectives et d'expertise pour créer un produit de nouvelle génération.

De nombreuses entreprises dépendent de solides relations d'équipe interfonctionnelles pour créer un produit qui offre une réelle valeur à leurs clients. L'interphone ne fait pas exception.

Qu'est-ce qu'une équipe interfonctionnelle ?

L'expression «interfonctionnelle» est le plus souvent utilisée pour décrire une équipe composée de personnes ayant des fonctions ou des compétences différentes.

Chez Intercom, par exemple, nos équipes de produits comprennent des concepteurs, des programmeurs et des chefs de produit, des rôles uniques travaillant ensemble comme un seul. Ou vous pourriez entendre le terme utilisé lorsque des équipes de différentes parties d'une entreprise travaillent ensemble sur un grand projet, comme le lancement d'un nouveau produit ou d'une nouvelle version.

L'expression «interfonctionnelle» est le plus souvent utilisée pour décrire une équipe composée de personnes ayant des fonctions ou des compétences différentes.

"Pour que les organisations soient vraiment efficaces, chaque équipe doit se considérer comme travaillant de manière interfonctionnelle tout le temps, et pas seulement projet par projet"

Dans ces deux situations, un responsable de programme ou de produit prend les devants, agissant comme une sorte de chef d'orchestre, s'assurant que tous les instruments sont en harmonie et s'assurant que chacun connaît son rôle, son timing et son objectif.

Mais qu'en est-il lorsqu'il n'y a pas de grand projet ou d'objectif à atteindre, et aucun chef d'orchestre pour donner le ton ? Pour la plupart, les équipes et les fonctions recommencent à travailler de manière isolée, rythmées par des discussions Slack ad hoc, des e-mails, des rencontres autour d'un café et d'étranges présentations à l'échelle de l'entreprise.

Il est cependant possible de travailler de manière plus transversale au quotidien.

La réalité est que pour que les organisations soient vraiment efficaces, chaque équipe doit se considérer comme travaillant de manière interfonctionnelle tout le temps, et pas seulement projet par projet. Cela nécessite un cadre complet pour examiner la façon dont les équipes interagissent les unes avec les autres - nous avons appris à nos dépens à quel point cela est crucial.

Pourquoi le travail d'équipe interfonctionnel est important pour nous

En tant qu'équipe Product Education, nous créons de la documentation d'aide, des vidéos, des webinaires et des messages pour éduquer nos clients. Cela signifie travailler en étroite collaboration avec presque toutes les équipes de notre entreprise, des équipes de produits au support client en passant par les équipes de vente.

Une grande partie de notre travail dépend fortement des informations d'autres fonctions, et son succès dépend du partage et de l'utilisation par d'autres équipes du contenu que nous créons - de bonnes pratiques interfonctionnelles sont essentielles.

Il y a trois avantages universels à se concentrer sur l'excellence interfonctionnelle au quotidien :

1. Cela rend votre travail plus efficace en empêchant des collègues isolés de travailler sur les mêmes choses, de travailler sur les mauvaises choses ou de travailler avec des informations obsolètes.
2. Cela aide à résoudre ou à éviter les problèmes car soit nous avons les informations dont nous avons besoin, soit nous savons exactement où les trouver.
3. Cela nous aide à prendre de meilleures décisions , informées du contexte plus large des priorités, des feuilles de route et des problèmes des autres équipes.

Lorsque les pratiques interfonctionnelles s'effondrent, cela entraîne un désalignement, des interprétations variées et des résultats mitigés. Alors, comment pouvez-vous créer de bonnes pratiques quotidiennes pour votre équipe interfonctionnelle ?

Les trois C du travail d'équipe interfonctionnel

Travailler avec plusieurs équipes simultanément peut vous pousser à bout. Au sein de l'équipe Product Education, nous avions besoin d'un moyen de naviguer - et d'atténuer - les périodes mouvementées d'activité interfonctionnelle élevée. Pendant ces périodes, des dizaines de pièces mobiles doivent être assemblées en peu de temps.

Pour négocier ces périodes exigeantes, nous avons conçu un cadre de base pour nous aider à gagner en visibilité et, finalement, à faire évoluer notre façon de travailler avec d'autres équipes. Cependant, nous avons rapidement réalisé que ces principes pouvaient être largement appliqués à tous les travaux interfonctionnels, et pas seulement aux périodes chargées.

Pour créer un cadre, nous avons divisé les activités transversales en trois activités connexes :

• Communication : les équipes doivent être capables de parler efficacement, de poser des questions, de donner des réponses, de fournir un contexte et de se guider mutuellement.
• Collaboration : Les équipes ont besoin de méthodes convenues et d'outils communs pour travailler sur des tâches partagées.
• Coordination : Les équipes ont besoin de visibilité sur les progrès et la direction de chacun.

Chacune de ces actions fait partie intégrante d'un travail d'équipe interfonctionnel efficace. Bien sûr, la communication, la collaboration et la coordination ne sont pas des activités totalement distinctes, mais cadrer votre travail de cette manière apportera de la clarté et vous aidera à comprendre et à améliorer vos processus avec d'autres équipes.

Améliorez votre jeu interfonctionnel

Pour déterminer ce que votre équipe fait et ne fait pas, faites une liste de toutes les façons dont vous travaillez actuellement avec d'autres équipes, et à laquelle des trois C correspond chaque activité. Voici quelques exemples de la façon de distinguer ces activités :

• Communication : réunions, présentations, e-mails et messages.
• Collaboration : créer du contenu avec d'autres équipes ou travailler ensemble sur des projets de groupe.
• Coordination : processus inter-équipes en cours, comme le suivi des bogues via un référentiel GitHub ou la mise à jour d'un tableau Trello qui suit l'avancement d'un projet.

En cartographiant ces processus, vous pourrez visualiser combien vous travaillez avec d'autres équipes, avec quelles équipes vous travaillez le plus et les types de travail que vous effectuez avec chaque équipe.

"La mise en page de vos pratiques transversales actuelles vous permet de commencer à former vos meilleures idées"

Vous commencerez également à trouver des connexions - et des lacunes - dans la façon dont vous travaillez avec d'autres équipes et à identifier des moyens d'améliorer vos processus.

La présentation de vos pratiques interfonctionnelles actuelles vous permet de commencer à former vos meilleures idées. Au fur et à mesure que vous rassemblez des idées, vous devez les diviser en communication, collaboration et coordination pour mieux voir leur impact.

Vous aurez probablement beaucoup d'idées, alors réduisez votre liste, identifiez les meilleures et divisez-les en deux sections - grand impact et gains rapides. Autant que vous aimeriez mettre en œuvre chaque idée décente, soyez réaliste. Demandez à chaque membre de l'équipe de sélectionner une ou deux idées à fort impact et des gains rapides.

Après avoir organisé une session d'idées, vous constaterez qu'il existe des moyens clairs et simples d'augmenter vos capacités interfonctionnelles - la valeur que vous obtiendrez de l'exécution de ces sessions sera 10 fois plus longue.

Votre équipe peut effectuer un zoom arrière sur les tâches hebdomadaires normales, capturer une vue holistique de l'équipe et créer de nouvelles méthodes de travail qui pourraient profiter à l'ensemble de votre organisation, à la fois immédiatement et à long terme.

Si vous rencontrez des difficultés pour démarrer, voici quelques idées interfonctionnelles percutantes :

• Créez un document "Comment travailler avec notre équipe" . Cela aura de multiples avantages - en plus d'aider les autres équipes à travailler avec vous avec succès et à comprendre vos processus, cela deviendra également une ressource précieuse pour les nouvelles recrues de votre équipe ( communication ).
• Organisez des sessions inter-équipes sur des sujets spécifiques . Laissez vos différentes équipes organiser des sessions de partage d'informations afin qu'elles puissent collaborer et s'éduquer ( collaboration ).
• Créer un rapport d'équipe pour les autres équipes . C'est un moyen simple d'améliorer la visibilité de votre travail par les autres équipes ( coordination ).
• Si votre équipe reçoit de nombreuses demandes ponctuelles, formalisez votre processus de demande . Cela vous permettra de mieux organiser et prioriser les demandes que vous recevez des autres équipes ( coordination ).

Après avoir organisé une session d'idées, vous constaterez qu'il existe des moyens clairs et simples d'augmenter considérablement vos capacités interfonctionnelles. La valeur que vous pouvez obtenir en exécutant des sessions sera 10 fois supérieure au temps nécessaire pour les exécuter. Votre équipe peut effectuer un zoom arrière sur les tâches hebdomadaires normales, capturer une vue holistique de l'équipe et créer de nouvelles méthodes de travail qui pourraient profiter à l'ensemble de votre organisation, à la fois immédiatement et à long terme.

Défiez le statu quo

La création de grands processus interfonctionnels est une voie à double sens - pour un impact continu, vos efforts doivent être réciproques par toutes les équipes avec lesquelles vous travaillez. Bien sûr, vous ne pouvez contrôler que ce que fait votre équipe. Mais si vous commencez par examiner votre propre travail et recherchez de nouvelles façons de communiquer, de collaborer et de vous coordonner, vous pouvez faciliter la collaboration des autres équipes avec vous, et vice versa. Vous développerez également l'impact global de votre équipe au sein de l'entreprise au fil du temps.

Gardez un œil critique sur vos processus interfonctionnels – ne vous contentez pas de faire les choses parce que c'est comme ça qu'elles étaient faites auparavant. Brisez le moule, essayez de nouvelles choses et défiez le statu quo. Vous pourriez trouver de nouvelles façons de faire en sorte que les équipes travaillent mieux ensemble. Si vous pouvez établir de nouvelles pratiques interfonctionnelles qui fonctionnent, d'autres équipes suivront votre exemple.