Comment créer une pile de technologies juridiques qui donne à votre entreprise un avantage concurrentiel

Utilisez ce guide pour vous aider à affiner votre recherche de logiciels juridiques et à vous concentrer sur les fonctionnalités dont votre cabinet a le plus besoin.

La technologie dans la profession juridique peut aider votre cabinet à devenir une version plus productive, efficace et précise de lui-même.

Pour exploiter le potentiel qu'offre la technologie juridique, vous devez savoir de quelle combinaison d'outils numériques votre cabinet a besoin pour créer une pile de technologies juridiques qui vous catapulte devant vos concurrents et permet à votre cabinet de fonctionner comme une machine bien huilée.

Selon l'American Bar Association, 52 % des cabinets d'avocats en 2020 avaient accès à un logiciel de gestion de cabinet, et ce nombre a augmenté de 1 % pour les petits cabinets comptant de deux à neuf avocats. Mais le logiciel de gestion de cabinet n'est qu'un type de logiciel qui pourrait s'intégrer à la pile de technologies juridiques de votre cabinet.

Le monde de la technologie juridique est vaste, alors comment savoir par où commencer ? Si vous avez du mal à trouver des plateformes de technologies juridiques pour votre entreprise, vous n'êtes pas seul : 30 % des services juridiques signalent que la sélection et l'adoption de technologies juridiques restent leur plus grande faiblesse pendant la pandémie en cours, selon l'état de la situation 2020 de Gartner. Analyse comparative de la fonction juridique (recherche complète disponible pour les clients).

Pour commencer à construire votre pile de technologies juridiques, vous devrez évaluer la taille de votre entreprise, les processus actuels et toutes les tendances à venir à mesure que la pandémie semble s'estomper qui pourraient influencer les outils numériques que vous choisissez, comme le télétravail.

Ici, nous parlerons des composants d'une pile de technologies juridiques afin que vous sachiez comment intégrer une technologie qui répond à tous les besoins de votre pratique du droit.

Évaluez les processus actuels de votre cabinet d'avocats

Vous ne pouvez pas créer une pile de technologies juridiques efficace sans d'abord comprendre ce dont vos équipes ont besoin.

Une façon d'identifier les goulots d'étranglement serait de voir où le processus en question commence à ralentir. Par exemple, lorsque les membres de l'équipe élaborent leur processus, y a-t-il une étape nécessitant un groupe de notes autocollantes ? Si tel est le cas, cela pourrait signaler une opportunité pour un flux de travail automatisé ou plus rationalisé.

3 composants de base d'une solide pile de technologies juridiques

Lorsque vous commencez à acheter des technologies juridiques, vous pouvez être submergé : il existe de nombreuses plates-formes et types de logiciels.

Cependant, pour créer une pile technologique juridique complète, vous n'avez pas besoin d'investir dans chaque type de technologie disponible pour le secteur juridique, il vous suffit de vous assurer que vos bases principales sont couvertes.

Votre pile de technologies juridiques doit couvrir trois domaines juridiques principaux : la gestion des cas, la gestion de la pratique et la gestion des clients.

1. Gestion des cas

Les affaires sont le visage de votre cabinet : votre cabinet d'avocats dépend de la capacité de votre équipe à gérer (et à gagner) des affaires, et les logiciels peuvent vous aider. La technologie de gestion de cas se présente sous différentes formes, y compris des outils qui servent de fourre-tout, répondant à de nombreux besoins à la fois, ou peut-être avez-vous besoin d'une solution plus ciblée si vous cherchez à combler les lacunes laissées par les logiciels actuels.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de dossiers juridiques ?

Un logiciel de gestion de cas juridiques aide les avocats, les parajuristes et les professionnels du droit à gérer les workflows de cas, les notes de cas et les opérations quotidiennes telles que la facturation, la gestion du calendrier et le suivi des dépenses. Ces outils offrent souvent de multiples fonctions pour rationaliser les processus et la communication entre les cabinets d'avocats et leurs clients.

Avantages d'un logiciel de gestion de dossiers juridiques

• Calendriers bien organisés sans erreurs de planification
• Sécurité des données
• Facturation automatisée
• Gestion de documents
• Portail clients

Quand investir dans un logiciel de gestion des dossiers juridiques

Les cabinets d'avocats qui ont besoin d'un outil fourre-tout pour exécuter plusieurs fonctions différentes liées à la gestion des dossiers et aux tâches administratives associées devraient envisager d'investir dans un logiciel de gestion des dossiers juridiques.

Si vous êtes nouveau dans les logiciels de gestion de cas et que vous recherchez quelque chose de plus économique, envisagez de rechercher des options de logiciels de gestion de cas juridiques gratuits et open source.

Consultez notre guide d'achat de logiciels de gestion de cas juridiques pour plus de conseils.

Gérer les tâches, les mises à jour et les e-mails associés aux cas sur FileVine ( Source )

Qu'est-ce qu'un logiciel de recherche juridique ?

Un logiciel de recherche juridique aide les avocats, les parajuristes et les autres professionnels du droit à collecter les jugements des tribunaux, la législation, les réglementations et les détails des affaires. Il aide également les professionnels du droit à exercer leur jugement, à représenter leurs clients et à fournir des conseils juridiques.

Avantages d'un logiciel de recherche juridique

• Accédez rapidement à des connaissances législatives détaillées
• Organiser les cas par voie électronique
• Agréger des données provenant de plusieurs sources
• Créer des graphiques et des tableaux pour visualiser les données
• Suivez le temps de recherche consacré aux tâches pour faciliter la facturation

Quand investir dans un logiciel de recherche juridique

Un logiciel de recherche juridique peut vous aider à gérer les recherches associées aux affaires. En utilisant ces outils, votre équipe peut accéder plus rapidement aux décisions de justice et à la législation. Investissez dans ce logiciel lorsque vous souhaitez faire gagner du temps à vos avocats et parajuristes lorsqu'ils recherchent des affaires passées qui pourraient donner un précédent à leurs affaires actuelles.

Consultez notre guide des acheteurs de recherche juridique pour plus d'informations.

Recherchez la législation par mot-clé ou en téléchargeant un fichier .pdf, .doc ou .txt dans le CARA de Casetext ( Source )

2. Gestion du cabinet

La gestion du cabinet fait référence aux éléments qui permettent au cabinet de fonctionner efficacement. Il peut s'agir de tâches administratives en coulisses ou d'un contact avec le client. Comme pour la gestion de cas, il existe des plateformes qui servent à plusieurs fins et d'autres qui se concentrent davantage sur un aspect singulier de la gestion de la pratique.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de cabinet d'avocats ?

Un logiciel de gestion de cabinet juridique aide les professionnels du droit à gérer les affaires, les flux de travail du front et du back-office, l'accueil des clients et d'autres opérations juridiques telles que la gestion des documents, la gestion des tâches et le calendrier juridique. Ces plateformes peuvent également stocker des informations en toute sécurité via un cloud privé.

Avantages d'un logiciel de gestion de cabinet d'avocats

• Enregistrez toutes les informations relatives au cas en un seul endroit
• Coordonner les avocats et les parajuristes
• Facturation et facturation
• Gestion des affaires juridiques
• La gestion de cas

Quand investir dans un logiciel de gestion de cabinet d'avocats

Il existe des chevauchements entre les logiciels de gestion des cabinets d'avocats et les logiciels de gestion des dossiers juridiques. Si vous en avez un, vous n'aurez peut-être pas besoin de l'autre. Si vous disposez déjà d'un logiciel de gestion de cas, faites l'inventaire de ce que fait votre système actuel et trouvez des solutions plus ciblées pour combler les lacunes.

Consultez notre guide d'achat de logiciels de gestion de cabinet d'avocats pour plus d'informations.

Vue mobile de la fonction d'agenda légal de Clio ( Source )

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation légale ?

Un logiciel de facturation juridique permet aux cabinets juridiques de gérer et d'envoyer des factures électroniques aux clients et de suivre les heures facturables des avocats.

Avantages d'un logiciel de facturation légale

• Réduit les coûts de facturation en numérisant le processus
• Suivi du temps
• Assure le suivi des engagements et des activités des clients

Quand investir dans un logiciel de facturation légale

Les plates-formes tout-en-un telles que les outils logiciels de gestion des cas juridiques et de gestion des cabinets juridiques sont généralement déjà dotées de capacités de facturation juridique. Cependant, si vous avez un petit cabinet qui n'a peut-être pas besoin ou n'a pas le budget pour un logiciel de gestion de cabinet d'avocats, vous pouvez opter pour le logiciel de facturation juridique plus spécifique à la place.

Consultez notre guide des acheteurs de facturation légale pour plus d'informations.

Entrez les entrées pour les heures facturables dans TimeSolv Legal Billing ( Source )

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents juridiques ?

Un logiciel de gestion de documents juridiques vous permet d'organiser, de stocker et d'accéder à des documents juridiques numériquement. Ces plates-formes offrent des fonctions de numérisation, d'imagerie et de fusion pour faciliter la recherche, la recherche et le partage de documents. Il permet également aux entreprises et aux entreprises de définir un contrôle d'accès pour empêcher l'accès non autorisé à des documents confidentiels.

Avantages d'un logiciel de gestion de documents juridiques

• Protégez les données critiques et sensibles contre les accès non autorisés
• Passez moins de temps à rechercher des fichiers
• Partage de fichiers sécurisé
• Accès à distance
• Utilisez la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser des documents manuscrits

Quand investir dans un logiciel de gestion de documents juridiques

Si vous ne disposez pas actuellement d'une plate-forme offrant la gestion de documents, investissez dans une pour combler cette lacune. La sécurité des données est plus importante que jamais - une violation de données peut avoir un impact sur votre réputation en tant qu'entreprise. Les plates-formes de gestion de documents juridiques offrent un partage et un stockage sécurisés des fichiers, même parmi les employés distants.

Utilisez notre guide d'achat de logiciels de gestion de documents juridiques pour éclairer votre recherche.

Trouver des contrats, ainsi qu'organiser des informations et des rapports dans ContractSafe ( Source )

3. Gestion des clients

Les cabinets d'avocats sont là pour servir leurs clients, et si quelque chose tourne mal, votre cabinet risque de ternir sa réputation. Vous voulez vous assurer que votre cabinet d'avocats gère bien sa pratique, facture ses clients à temps et avec exactitude, et garde les informations de votre client en toute sécurité.

Quelles sont les capacités de gestion des clients dans les logiciels juridiques ?

Il n'existe pas de solution de gestion des clients spécifiquement pour les professionnels du secteur juridique. Au lieu de cela, il est généralement inclus dans un logiciel de gestion de cas juridiques ou un logiciel de gestion de cabinet juridique. Lorsque vous recherchez une solution, vous devez vous assurer que vos options disposent des fonctionnalités de gestion des clients dont votre entreprise a besoin.

La gestion des clients fait référence à l'accueil des clients et aux communications client-entreprise.

Avantages des capacités de gestion des clients des logiciels juridiques

• Portails clients qui fournissent un portail libre-service permettant aux clients d'accéder à leurs données et de dialoguer avec votre entreprise
• Facturation précise
• Communications sécurisées et partage de fichiers

Quand investir dans un logiciel avec des capacités de gestion des clients

Si votre solution actuelle ne dispose pas actuellement de fonctionnalités de gestion des clients, vous devrez peut-être trouver une solution axée sur la gestion des clients pour combler le vide. La plupart des solutions logicielles juridiques sont déjà livrées avec différents degrés de fonctionnalité de gestion des clients. Lorsque vous achetez un logiciel, gardez à l'esprit les fonctionnalités de gestion des clients que vous souhaitez que la solution offre.

SMS en temps réel avec les clients dans le logiciel Law Ruler ( Source )

Comment ces outils fonctionnent-ils les uns avec les autres ?

Les outils de votre pile de technologies juridiques doivent s'intégrer les uns aux autres via des intégrations intégrées ou des plateformes tierces. La technologie dans le secteur juridique a tendance à être « tout-en-un », ce qui signifie qu'une seule solution peut répondre à plusieurs besoins commerciaux tels que la gestion des dossiers, la gestion des clients, la gestion des documents, le calendrier et la facturation.

Bien que les solutions logicielles juridiques servent à plusieurs fins, elles n'offrent peut-être pas toutes les mêmes fonctions : sachez ce dont votre entreprise a besoin à partir de sa pile technologique.

Considérations finales lors de l'exploration de la technologie dans la profession juridique

Maintenant que vous savez sur quels domaines vous concentrer, votre prochaine tâche consiste à faire l'inventaire des besoins de votre entreprise et à commencer à rechercher des options. Voici quelques questions supplémentaires à prendre en compte avant d'investir dans la legal tech.

• Comment la nouvelle technologie interagira-t-elle avec la technologie que nous utilisons déjà ? Vous utilisez peut-être déjà une plateforme de comptabilité ou de gestion de la relation client (CRM) et souhaitez continuer à l'utiliser. Avant d'investir dans une nouvelle plate-forme, découvrez comment elle peut s'intégrer aux outils que vous utilisez déjà.
• Comment la plateforme sécurise-t-elle les informations ? La dernière chose que vous souhaitez est une violation de données dans votre entreprise. Assurez-vous que toutes les données, tous les documents et toutes les informations sensibles des clients sont sécurisés sur toutes les plateformes que vous utilisez et adoptez. Comprenez comment le système protège les informations et assurez-vous de former régulièrement les employés aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données.
• Qu'est-ce que les autres professionnels du droit utilisent ? N'oubliez pas de tirer parti des avis lors de votre recherche de logiciels. Découvrez ce que d'autres professionnels du droit utilisent, les défis qu'ils ont rencontrés, les solutions qui répondent le mieux à leurs besoins et pourquoi. Ce faisant, assurez-vous de vous concentrer sur les avis d'entreprises similaires à la vôtre en termes de taille pour obtenir les meilleurs résultats.

Remarque : Les applications logicielles référencées dans cet article ne sont pas conçues comme des approbations ou des recommandations.