12 conseils pour construire et améliorer la gestion du temps de l'équipe

Bien qu'il existe des centaines d'articles et de publications sur la gestion du temps, beaucoup d'entre eux concernent l'individu. Et bien que nous puissions améliorer la façon dont nous suivons le temps pour nous-mêmes, cela ne signifie pas nécessairement que nous ferons aussi bien lorsque nous devrons suivre le temps en équipe. Cela nécessite un état d'esprit et une approche légèrement différents.

Pour vous aider à comprendre comment suivre et gérer le temps au sein d'une équipe, ou si vous souhaitez simplement vous améliorer, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante dans une équipe ?

Tout d'abord, nous devons brièvement expliquer comment une bonne gestion d'équipe contribue au flux de travail global et aux relations inter-équipes.

Réduit le stress

Les experts ont souvent averti qu'une mauvaise gestion du temps conduit en fait au stress. Et il ne s'agit pas seulement de délais manqués ou de faire des heures supplémentaires.

Lorsque les gens gèrent mal le temps dont ils disposent et sont incapables de hiérarchiser leurs tâches, cela conduit inévitablement à se sentir dépassés. La surcharge provoque de la nervosité, la peur de manquer des informations ou des tâches importantes, d'entendre ou de mal interpréter des situations, etc.

Et au sein d'une équipe, différentes personnes réagiront de différentes manières au stress causé par une mauvaise gestion du temps. Cela peut créer un conflit entre les équipes, car la personne A peut accuser la personne B d'être trop détendue, ou la personne B peut accuser la personne A d'être trop névrosée.

Ainsi, une bonne gestion du temps au niveau de l'équipe peut alors améliorer considérablement la dynamique de l'équipe et atténuer une partie du stress au travail auquel ils sont confrontés quotidiennement.

Tient tout le monde au courant

La transparence est un énorme problème encore aujourd'hui. Même avec toutes les applications et tous les services conçus pour nous aider à garder une trace de ce que chacun fait à tout moment, nous sommes toujours dans l'ignorance en ce qui concerne la partie du travail de nos collègues. Et la communication sur l'avancement des tâches est vitale pour la santé d'une équipe et du projet lui-même, bien sûr.

L'un des avantages de la formation d'une habitude de gestion du temps d'équipe est que la transparence augmente. Lorsque tout le monde suit ce sur quoi il travaille et ce qui se trouve dans l'assiette de ses collègues, il est plus facile d'établir des priorités. Il y a moins d'incitations et de piqûres sur le chat de groupe pour rendre compte des progrès et certainement moins de réunions.

Permet à chacun de savoir comment se déroule le projet

Une fois que l'équipe commence à suivre son temps collectivement, vous pouvez commencer à voir plus clairement la situation dans son ensemble au fil du temps. Il devient plus facile de suivre l'avancement du projet, et en plus, élimine le besoin de se demander comment tout se passe. Il est beaucoup plus facile de créer des rapports et de tenir des réunions.

Les membres de l'équipe commenceront à se faire une idée de la façon dont leur gestion du temps se répercute sur l'ensemble du projet. Leurs collègues pourront également le voir et résoudre tout problème en temps voulu.

Améliore la collaboration

Les gens sont plus enclins à s'entraider lorsqu'ils sont sur le même bateau proverbial. Lorsqu'une équipe suit son temps et apprend à le gérer ensemble, elle est plus susceptible de partager ses astuces et de se renforcer mutuellement lorsque des erreurs se produisent.

Tant que vous créez un environnement d'apprentissage sain, votre équipe deviendra encore meilleure grâce à la gestion du temps d'apprentissage.

Comment améliorer la gestion du temps au travail

1. Suivez le temps pour voir où vous en êtes

Vous pouvez commencer à améliorer la gestion du temps de votre équipe en leur faisant suivre le temps individuellement. Chacun devrait commencer à être responsable de son propre temps avant de pouvoir véritablement contribuer à la gestion du temps de toute l'équipe.

Par exemple, dans Clockify - une application de gestion du temps pour les équipes, un chef d'équipe peut mettre en place des projets et des jalons importants pour sa progression. À partir de là, lorsque chaque membre de l'équipe suit le temps passé sur les tâches qui contribuent à chaque jalon, le chronomètre le reflète.

Pour voir comment Clockify peut faire avancer un projet bien documenté, vous pouvez aller ici. Il entre dans une configuration étape par étape de l'espace de travail, du projet et du rapport d'avancement de votre équipe en matière de gestion du temps.

Il est également conseillé de suivre le temps pendant environ deux semaines, voire un mois, pour en savoir plus sur les habitudes de suivi du temps de votre équipe et sur la façon dont elle passe son temps. C'est également le seul moyen d'obtenir des informations plus détaillées sur la façon dont chaque membre préfère gérer son temps et comment cela reflète l'ensemble de l'équipe. À partir de ces données collectées, vous pouvez commencer à apporter des modifications et des améliorations.

2. Faites un aperçu de la charge de travail

Dans un deuxième temps, il est bon de se familiariser avec ce que chaque membre de l'équipe doit faire dans le cadre de sa description de poste. Combien de tâches subalternes ont-ils, lesquelles sont leurs plus gros investissements en temps et lesquelles leur prennent le moins de temps à faire. Tâches supplémentaires qui incluent la charge de travail mais sont souvent négligées :

• donner des commentaires,
• former les nouveaux employés,
• faire des présentations,
• organiser des réunions,
• communication clients,
• e-mailing, etc...

Commencez par couper la graisse dans ces zones en premier. Si vous et l'employé remarquez que certaines tâches sans importance prennent plus de temps que nécessaire, supprimez-les.

Prenez les réunions, par exemple.

Vous assisterez souvent à des réunions dont le sujet ne concerne pas au moins un tiers des personnes présentes. Leur temps et leur énergie sont gaspillés à écouter des données et des conversations qui ne les concernent pas. Il en va de même pour les chaînes de messagerie ou les discussions dans les salons de discussion.

Enfin, bien que la collaboration soit un avantage pour les équipes performantes, gardez un œil sur les membres de l'équipe qui commencent à faire davantage le travail des autres. S'ils passent toute la journée à éteindre de petits incendies, puis font leur travail en heures supplémentaires, il y a un grand déséquilibre dans la charge de travail et il faut y remédier le plus tôt possible.

3. Parlez à votre équipe

Dans la continuité du point précédent, plus vous parlerez à l'équipe, plus il vous sera facile d'identifier les aspects de la gestion du temps que vous devez examiner. Voici quelques éléments sur lesquels vous concentrer :

• Vérifiez quelles sont leurs tâches habituelles et quelles parties de leur travail peuvent être fastidieuses et éprouvantes ;
• Demandez-leur quand ils se sentent le plus/le moins productifs ;
• Parlez des distractions et identifiez les plus courantes pour l'équipe ;
• Proposer ensemble des stratégies adaptées à leur flux de travail et à leur approche ;
• Rencontrez-les de temps en temps pour leur demander comment leur gestion du temps a changé ou faites des sondages mensuels ;
• Laissez les membres de l'équipe aborder leur gestion du temps de manière analytique, sans microgestion - tant qu'ils contrôlent leurs progrès d'apprentissage, les résultats seront bien meilleurs.

Étant donné que les équipes sont différentes d'un département à l'autre, leurs préoccupations et leurs bêtes noires du bureau seront également différentes. L'important est de trouver un terrain d'entente et de leur faire savoir qu'ils joueront un rôle actif dans l'apprentissage d'une meilleure gestion du temps. Non seulement recevoir un document informatif des RH qu'ils vont inévitablement coller dans un tiroir de bureau et oublier.

4. Ne vous concentrez pas uniquement sur la gestion du temps de travail

Une autre façon utile de former une meilleure gestion du temps d'équipe est d'inclure la gestion du temps personnel. Faites savoir à l'équipe que l'amélioration de ses habitudes de travail est une bonne pratique qui peut être utile dans sa vie personnelle.

Le coach en productivité Matt East a présenté le moyen le plus simple de convaincre les gens des avantages de la gestion du temps et de les mettre sur la voie de l'amélioration. Il croit que répondre à seulement dix questions peut amener les gens à réfléchir à la façon dont ils priorisent leur temps et leurs tâches . Si vous en avez l'occasion, préparez un document avec ces questions et demandez à l'équipe d'y réfléchir pendant un jour ou deux. Discutez ensuite de leurs réponses pour mieux comprendre les priorités de chacun et comment vous pouvez vous rencontrer à mi-chemin lorsqu'il s'agit de gérer le temps en équipe.

1. Si je pouvais réaliser une chose aujourd'hui, quelle serait-elle ?
2. Quelle serait la deuxième chose la plus importante ?
3. Quelle serait la troisième chose la plus importante ?
4. Que reste-t-il à faire après ces trois choses ?
5. Quelles tâches puis-je déléguer à d'autres ?
6. Quelles sont les autres tâches sur lesquelles d'autres travaillent et qui nécessitent mon attention ?
7. Quelle action aujourd'hui me rapprochera de mes objectifs ?
8. Quelle est la seule chose que je pourrais faire, qui me ferait me sentir productif et heureux à la fin de la journée ?
9. Comment vais-je réduire mon niveau de stress aujourd'hui ?
10. Quelles relations dans ma vie ont le plus besoin de mon énergie aujourd'hui ? (relation de travail, famille, amis, partenaire amoureux, etc.)

Alors que certaines questions sont assez simples, d'autres ne le sont pas. Au contraire, ils donnent un bon aperçu de la façon dont les gens dépensent leur énergie, ce qui, à son tour, affecte leur relation avec le temps et les priorités. Quand quelqu'un passe une matinée entière à se disputer avec son autre significatif, il y a de fortes chances qu'il soit trop épuisé pour se concentrer sur une relation de collaboration avec ses collègues.

Savoir comment dépenser son énergie émotionnelle aide également à la gestion du temps.

5. S'abstenir des tâches fastidieuses

Si possible, essayez d'éliminer les tâches fastidieuses.

Dans une ancienne entreprise où je travaillais, il y avait une habitude d'affecter deux membres juniors de l'équipe pour prendre des notes lors d'une réunion. Ensuite, nous étions censés comparer ces notes et rédiger un seul rapport à distribuer à tous ceux qui étaient présents à la réunion. Comme on nous l'a expliqué, c'était pour s'assurer que toutes les informations étaient couvertes.

Cependant, tout ce qu'il a réussi à faire, c'est doubler le travail - nous comparions les notes, puis mon collègue m'envoyait ses puces par e-mail, j'ajoutais ce qui manquait (ou vice versa), puis je le formatais et l'envoyais à tout le monde.

Ce n'est qu'après une heure que nous avons pu continuer notre travail régulier.

Nous serions tous les deux occupés par une tâche qu'une seule personne pourrait accomplir, avec des étapes supplémentaires inutiles.

Ainsi, lorsqu'il s'agit de tâches telles que la rédaction de rapports, la prise de notes, le classement, la recherche, l'arpentage et autres, si vous ne pouvez pas l'éliminer, alors simplifiez. Autant que vous le pouvez, aussi souvent que vous le pouvez. Parce que plus longtemps les employés sont occupés par des tâches subalternes et sans importance, plus longtemps ils s'éloignent de ce qu'ils devraient vraiment faire.

6. Innover

Dans un article de Harvard Business Review , sur le thème de la gestion du temps collectif, l'auteur Leslie Perlow a proposé une idée perspicace sur l'innovation avec les techniques de gestion du temps. Elle a rendu compte des pratiques éprouvées de nombreuses entreprises qui ont offert du temps libre pour voir comment cela se répercuterait sur l'avancement du projet et le flux de travail global.

Dans les entreprises qui étaient en proie à la culture de l'agitation «toujours active», les employés appréciaient une nuit de repos pour se ressourcer et consacrer du temps à leur vie personnelle. Cela a aidé les gens à se déstresser.

Les entreprises dont les équipes avaient tendance à livrer les tâches à temps sans problème voyaient ce temps libre comme une récompense pour un travail acharné. Dans leur cas, ils y ont vu une reconnaissance de leurs efforts.

Et pour les entreprises dont les équipes étaient submergées par les réunions, les distractions inter-équipes (et extérieures), les employés pouvaient passer du temps seuls en dehors du bureau animé. Ils ont trouvé plus facile de terminer des tâches ou de se rattraper.

La nouveauté d'introduire un temps libre l'après-midi ou le matin pendant un jour de semaine peut être bénéfique tant pour les employés que pour les managers. Les équipes peuvent apprendre à mieux coopérer et à gérer leur temps autour de ces pauses. Vous pouvez faire de même, par exemple, en proposant une fin de journée de travail anticipée le vendredi, pour aider à augmenter la productivité qui baisse normalement avant le week-end. Ou, le mercredi, qui est juste au milieu de la semaine et a tendance à être le jour le plus long.

7. Sensibiliser aux délais

Personne n'aime les délais. C'est un fait.

Cependant, quand on y pense, nous sommes tous d'accord avec les délais au moment où nous les fixons. On a le sentiment que nous avons toujours les choses sous contrôle et que nous pouvons y arriver. Le moment où nous commençons à détester les délais, c'est quand ils approchent inévitablement et que nous n'avons pas fait la plupart de ce qui était prévu.

Il est donc prudent de dire que notre relation avec les délais dépend de la façon dont nous en sommes conscients.

Ce que vous pouvez faire pour aider votre équipe à mieux gérer ses priorités, c'est de garder un rappel visible et constant de l'avancement et des échéances du projet. Bien sûr, rien de tout cela ne doit être imposant et effrayant. Plutôt, un graphique informatif sur un écran mural ou un simple suivi des étapes écrit sur un tableau blanc.

Rendre les gens plus conscients de leur cadre de temps et de leurs limites de cette manière. Les tableaux de kanban numériques et les trackers sont faciles à ignorer si les gens doivent y accéder sur leur propre ordinateur. Mais s'ils sont constamment présents sur un mur à proximité, les délais sont moins susceptibles de "se faufiler" sur qui que ce soit.

8. Offrez de l'aide

Les experts de McKinsey ont posé un point de vue intéressant : de nos jours, la gestion du temps est moins une question individuelle qu'une question institutionnelle. Ils soulignent également que les personnes qui se considéraient comme d'excellents gestionnaires de temps ont déclaré qu'elles bénéficiaient d'un grand soutien dans la manière dont elles planifiaient et allouaient leur temps.

Ils ont cité l'exemple d'un assistant administratif qui aidait à l'ordonnancement du PDG en posant les bonnes questions : s'il a rencontré certains clients, s'il doit faire un suivi plus régulier avec une autre entreprise, si certaines priorités sont bien fixées en fonction de les objectifs actuels de l'entreprise, etc.

À plus petite échelle, un manager peut faire de même pour son équipe. Ils peuvent rencontrer l'équipe et voir où leurs efforts et leur temps peuvent être recentrés. Au fil du temps, les priorités changeront. Peut-être que le développement du site Web d'un nouvel outil peut être retardé parce que de nouvelles parties prenantes potentielles aimeraient voir une version plus complète de l'outil. Ou les tests bêta ont montré que la base d'utilisateurs réelle n'est pas des entreprises de taille moyenne mais des indépendants, il sera donc nécessaire de réévaluer la stratégie marketing.

Changez votre état d'esprit du suivi du temps individuel à celui qui reflète le projet, le produit et les efforts de l'équipe. Les managers ont le luxe d'avoir une vue d'ensemble, et c'est précisément pourquoi ils doivent guider l'équipe à travers les changements et les aider à mieux gérer leur temps.

9. Établissez quelques règles communes

Comme dans toute équipe, les gens vont coopérer mais aussi s'affronter. Ils s'irriteront les uns les autres et trouveront des défauts et des griefs dans les pratiques de travail des autres. Et des frustrations comme celles-ci peuvent conduire à des situations qui peuvent nuire à la façon dont ils gèrent leur temps et leurs priorités. Des choses comme les distractions en personne, les tâches et les commentaires mal communiqués, le manque de transparence… Tout cela peut amener une équipe à se briser au maximum, une frustration à la fois.

Et bien que vous puissiez les laisser aplanir leurs habitudes au fil du temps, pour que les collègues commencent vraiment à gérer leur temps en équipe, ils ont besoin d'un ensemble de règles convenues qui assureront leur tranquillité d'esprit.

Une solide étiquette de communication

Introduisez une manière codifiée de discuter des problèmes, des tâches et des progrès du projet. Par example:

• Si quelque chose doit être traité dans les prochaines 24 heures, envoyez un e-mail.
• Si quelque chose requiert votre attention dans la prochaine heure ou deux, envoyez un message de chat.
• Si le problème est urgent et ne peut pas attendre, envoyez un SMS ou appelez.

Beaucoup trop de temps est perdu lorsque des choses sans importance sont discutées par e-mail, ou lorsque des tâches urgentes sont négligées parce que le chat d'une personne sonne constamment de différents côtés. De cette façon, chaque notification a un délai établi qui permet au destinataire de savoir s'il doit l'adresser maintenant ou s'il peut attendre.

Cela élimine les interruptions et les distractions.

Codes pour un temps de travail ininterrompu

La plupart du temps, les employés ont besoin de concentration, de temps ininterrompu. Si ce n'est pendant des heures, alors dans certaines situations.

Par exemple, un agent du service client peut s'adresser au responsable du marketing pour poser des questions sur une fonctionnalité sur laquelle un utilisateur se renseigne. Cependant, si le responsable du marketing est en train d'écrire un e-mail important, il risque de paraître grossier lorsqu'il refuse le représentant du service client. Ou un développeur a besoin de commentaires sur un bogue dans le code, tandis que l'autre essaie de résoudre ses propres problèmes qu'il a trouvés.

Dans de tels cas, il est utile d'avoir un code universel « ne pas déranger ». Ceux-ci peuvent être n'importe quoi - des post-it rouges sur leur écran d'ordinateur aux véritables panneaux "ne pas déranger" sur leurs bureaux. L'équipe doit simplement se mettre d'accord sur un code, et respecter les limites qu'il apporte.

10. Réduisez les réunions impromptues

Toutes les décisions ou tous les problèmes n'ont pas besoin d'une salle de réunion et d'heures de discussion. Trop de réunions hebdomadaires peuvent déséquilibrer la gestion du temps des équipes. Surtout lorsqu'un responsable appelle à une réunion pour un événement inattendu qui vient de se produire.

Alors, quand et comment organiser une réunion ?

Après avoir atteint une étape / date limite spécifique

Cela permet de s'assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie ou si des modifications doivent être apportées. Cependant, si vous souhaitez donner votre avis sur les progrès réalisés par l'équipe jusqu'à présent, soyez très bref ou enregistrez-le pour les e-mails ou les réunions 1: 1 avec les membres.

Établissez un horaire et respectez-le

Chaque réunion doit avoir un ordre du jour avec les principaux points à aborder et toutes les questions ou discussions de suivi.

Avant chaque réunion, prenez le temps de créer une liste à puces de sujets et envoyez-la par e-mail à toute l'équipe. De cette façon, tout le monde est informé sur le sujet de la réunion et peut se préparer en conséquence.

Rationalisez la conversation

Ne laissez pas les gens faire dérailler les sujets avec des arguments, des désaccords ou des bavardages légers. Le remue-méninges est acceptable, tant que la réunion est destinée à en être une. Restez concentré sur le sujet de la réunion, et cela

Annoncer les réunions en temps opportun

Des réunions non planifiées peuvent entraîner une rupture de concentration avec n'importe quel employé. Un instant, ils sont à leur bureau, en train de travailler, et le moment suivant, ils doivent porter leur attention sur une chose complètement nouvelle. Et le temps qu'il leur faut pour revenir à leur tâche initiale peut entraîner ce que l'on appelle dans le développement Agile un « coût de changement ». Cela affecte grandement la productivité et, par conséquent, les efforts de gestion du temps échouent.

11. Utiliser des méthodes et des techniques éprouvées

De nos jours, nous recherchons tous les meilleures stratégies pour nous aider à mieux gérer notre temps. Et tandis que la majorité traite de l'individu, les deux des techniques les plus célèbres peuvent également être appliquées à des groupes plus importants. Voici comment la matrice d'Eisenhower et le blocage du temps peuvent être appliqués au développement d'équipe.

La matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est une méthode appréciée de gestion du temps qui contribue à la productivité et à l'efficacité en enseignant la bonne hiérarchisation. Toutes les tâches ne sont pas aussi importantes et urgentes. Et cette méthode prouve que des tâches correctement hiérarchisées peuvent économiser beaucoup de temps et d'énergie.

Si la matrice est souvent évoquée comme moyen de gestion individuelle du temps, elle est parfaitement adaptable aux équipes.

Il reconnaît quatre catégories :

1. Tâches importantes et urgentes – l'échéance de demain
2. Tâches importantes mais pas urgentes - rédaction d'un rapport d'avancement pour la semaine prochaine
3. Tâches sans importance et urgentes - organiser une réunion pour la semaine prochaine que le responsable demande dans les cinq prochaines minutes, et
4. Tâches sans importance et sans urgence - nettoyer la boîte de dépôt des anciens fichiers de l'équipe

Pour une vue d'ensemble plus claire, la matrice est souvent présentée en quatre quadrants, comme ceci :

Ainsi, par exemple, une équipe de support client pourrait créer une matrice Eisenhower qui ressemble à ceci :

En suivant les schémas ci-dessous, vous pouvez formuler la matrice de votre propre équipe avec une relative facilité. Et si possible, la meilleure approche serait d'avoir une réunion de remue-méninges, où tous les membres de l'équipe peuvent participer à la création de la matrice. N'oubliez pas que lorsque les employés ont plus de pouvoir dans leur gestion collective du temps, ils sont plus susceptibles de suivre et d'apprendre plus rapidement.

Blocage du temps

Le blocage du temps est la deuxième technique de gestion du temps très efficace.

Cela aide à maintenir le travail tout au long de la journée en vous permettant de planifier votre journée (ou votre semaine) à l'avance. Lorsque vous définissez les tâches de la journée sur papier, vous notez ensuite combien de temps chaque tâche prendrait. Ensuite, vous inscrivez ces tâches dans un calendrier et créez ainsi des blocs de temps.

Une fois que vous commencez à travailler dans des plages horaires, le but est de respecter le temps imparti et d'éviter que les tâches ne s'infiltrent dans d'autres plages horaires. De cette façon, vous vous assurez que l'accent est mis sur une chose à la fois et évitez d'oublier complètement certaines tâches. C'est en fait un outil efficace pour prévenir les heures supplémentaires.

Et mettre en place une journée bloquée en temps ne pourrait pas être plus simple, surtout pour les équipes. Par exemple, vous pouvez connecter l'extension Clockify à votre calendrier Google et dès qu'un créneau horaire apparaît, vous démarrez simplement le chronomètre et commencez. Vous n'avez pas besoin de quitter l'onglet de votre navigateur ou d'ouvrir une toute nouvelle application.

Essayez d'adapter cette technique à la gestion collective du temps en fixant des plages horaires pour les tâches importantes qui doivent être livrées ce jour-là. Les membres de l'équipe peuvent cocher ces tâches au fur et à mesure qu'elles sont terminées, et à la fin de la journée, vous aurez un aperçu clair.

C'est également un bon moyen d'identifier individuellement les problèmes de gestion du temps avant qu'ils ne commencent à affecter l'équipe à plus grande échelle.

12. Introduire des outils de gestion du temps d'équipe

Maintenant, nous ne pouvons pas oublier que la gestion du temps nécessite également une aide de l'extérieur. Les applications, les plateformes, les services et les logiciels sont tous là pour aider les individus et les équipes en difficulté. Ils sont également utilisés pour l'analyse, l'amélioration et même comme raccourcis qui éliminent les tâches subalternes.

Voici quelques-uns de nos choix favoris:

Horloger

Nous pouvons être biaisés ici, mais Clockify est vraiment un outil à multiples facettes. Bien qu'il s'agisse principalement d'un suivi du temps, il peut également vous aider à créer des estimations de travail, à créer des rapports d'avancement de projet, à suivre qui fait quoi et à identifier le temps perdu.

Il devient rapidement le bras droit de tout manager et équipe cherchant à améliorer leur gestion du temps.

Notion

Notion est une plate-forme avec une liste robuste de fonctionnalités qui fonctionne comme plusieurs outils en un. Il s'agit d'une archive de documents, d'un tableau de gestion de projet, d'une plate-forme de présentation des tâches, de fonctionnalités de chat intégrées, d'un wiki et bien plus encore. C'est un espace de travail très polyvalent qui peut remplacer de nombreux outils qui remplissent une seule fonction.

Lorsque toutes vos informations et votre progression sont stockées au même endroit, il n'est pas nécessaire de perdre du temps à parcourir différentes applications.

Griffonnage

En tant que planificateur de réunions, Doodle peut faciliter la vie de chacun. Il n'est pas nécessaire d'avoir de longs fils de discussion ou d'attendre que les gens répondent aux messages de chat. L'application vous permet de définir une réunion et les heures possibles pour celle-ci, et lorsque vous transférez le lien, chaque membre de l'équipe peut choisir l'heure qui lui convient le mieux.

Cartographie intelligente

Nous avons discuté de la façon dont les réunions peuvent finir par avoir besoin de rapports sur les choses qui ont été discutées, ce qui conduit souvent un membre de l'équipe à passer du temps à les taper au lieu de faire ses tâches. Eh bien, des outils comme Wise Mapping éliminent le besoin de cela. Il s'agit d'un outil open source gratuit qui vous permet de réfléchir à des idées et de diriger des réunions à partir de votre navigateur Web, et toute personne disposant d'un lien d'invitation peut participer. La carte mentale peut ensuite être transmise à tout le monde depuis la réunion.

L'élimination du travail fastidieux supplémentaire est un avantage considérable pour la gestion du temps. De plus, des outils comme ceux-ci garantissent que tous les participants à la réunion sont inclus dans les discussions.

Loutre.ai

Comme les réunions constituaient également une grande partie de nos discussions sur la gestion du temps, des outils tels que les enregistreurs audio peuvent également faire gagner du temps. Otter.ai vous permet d'enregistrer n'importe quel audio (qu'il s'agisse d'une réunion entière, de commentaires ou d'instructions) et de le transcrire dans un document en quelques minutes. Ainsi, non seulement vous pouvez partager l'audio lui-même, mais également dicter ce que vous devez faire passer et recevoir un formulaire écrit automatiquement à l'autre bout. L'outil est également intégré à Zoom , vous pouvez donc même enregistrer des appels vidéo.

Conclusion

La gestion du temps d'équipe se concentre principalement sur la recherche de moyens de hiérarchiser des objectifs plus importants, de communiquer clairement et d'éviter les lacunes dans le flux de travail causées par des systèmes trop complexes. La façon d'amener les équipes à s'engager de manière collaborative dans l'amélioration de leur gestion du temps est de les aider à acquérir ces compétences vitales. Les impliquer dans le processus à chaque étape du processus les aidera également à devenir plus réceptifs aux nouvelles techniques et outils que vous prévoyez d'introduire.