Meilleures méthodes pour suivre la productivité de l'équipe

La productivité de l'équipe mesure la quantité de travail de qualité qu'une équipe peut produire sur une période donnée, par exemple un mois. La productivité d'une équipe dépend d'une série de facteurs, tels que les niveaux de productivité de chaque employé, ainsi que leurs compétences. De plus, la communication d'équipe, l'environnement de travail et les niveaux de motivation ont également un impact profond sur la productivité de l'équipe.

Dans cet article, nous aborderons quelques méthodes pratiques que vous pouvez utiliser pour suivre la productivité de votre équipe. De plus, nous partagerons avec vous plusieurs exemples concrets de la façon dont des équipes particulières mesurent leur efficacité.

Le vrai sens de la productivité pour votre équipe

Il convient de noter que la productivité de l'équipe n'englobera pas les mêmes qualités dans diverses entreprises et même dans différentes équipes. C'est pourquoi, si vous êtes un employeur ou un gestionnaire, réfléchissez aux paramètres de productivité clés pour votre entreprise ou votre équipe. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :

• Quels produits ou services votre entreprise propose-t-elle ?
• Quel type de performance pouvez-vous qualifier de productive ?
• Y a-t-il un quota de vente ou de production qu'une équipe doit respecter ?
• Quels sont les objectifs les plus importants de chaque équipe ?

Une fois que vous aurez déterminé les paramètres cruciaux qui aident à constituer une équipe productive, il sera plus facile de suivre l'efficacité de l'équipe. En suivant la productivité de l'équipe, les managers comprendront mieux s'il y a des employés moins efficaces dans une équipe. Dans ce cas, les dirigeants doivent trouver une solution appropriée pour ces travailleurs, qui peut inclure :

• fournir aux travailleurs une formation complémentaire,
• transférer des employés à une autre équipe, ou
• licenciement du salarié.

Huit méthodes de suivi de la productivité de l'équipe

L'un des moyens de mesurer la capacité d'une équipe consiste à utiliser des mesures de productivité. Voici quelques-unes des mesures les plus courantes pour surveiller la productivité.

Ratios prévu/réalisé

L'indicateur de ratio planifié/réalisé prend en compte le pourcentage de tâches terminées par rapport à celles qui ont été assignées . Ainsi, lorsque vous utilisez cette méthode, vous examinez une liste donnée de tâches et analysez le nombre de ces missions que l'équipe a terminées. De cette façon, vous pouvez en savoir plus sur la capacité de l'équipe à exécuter la charge de travail avec précision.

Vous pouvez utiliser le ratio planifié/terminé lorsque vous travaillez dans des sprints . Dans ce cas, au début d'un sprint, vous devez documenter la quantité de travail que l'équipe prévoit de faire pendant un sprint. Ensuite, à la fin d'un sprint, vous devez comparer la quantité de travail qu'une équipe a accomplie par rapport à la charge de travail prévue au début.

En parlant de sprints, il convient de noter que le ratio planifié/réalisé est très bénéfique pour les équipes et les Product Owners. Cette métrique montre à quel point les membres de l'équipe sont engagés à travailler, ainsi que leur capacité. Ainsi, par exemple, une équipe s'engage sur 30 PBI (Product Backlog Item - "un seul élément de travail") et n'en livre que 10. Cela signifie que le sprint n'a pas réussi, car seulement environ 30% des tâches ont été complétées. .

Maintenant, nous allons passer en revue un autre exemple des ratios prévu/réalisé, pour vous montrer la différence entre les ratios élevés et faibles. Disons qu'une équipe doit terminer 20 tâches en un mois. Si les membres de l'équipe parviennent à réaliser 18 tâches sur un temps donné, leur ratio prévu/réalisé est de 90 %, ce qui est formidable. En revanche, si les membres de l'équipe parviennent à accomplir seulement 10 tâches après cette période, le ratio prévu/réalisé est de 50 %, ce qui est faible.

Que faire lorsque le ratio est inférieur à ce qu'il devrait être ? Les chefs d'équipe ont plusieurs options :

• Embaucher plus de membres de l'équipe pour terminer tout le travail à temps.
• Diminuer la quantité de travail que l'équipe doit terminer par mois.
• Réviser le processus de planification et faire des ajustements.

Avoir un faible ratio planifié/réalisé signifie qu'un processus de planification n'est pas efficace ou que les membres de l'équipe n'ont pas les compétences nécessaires pour effectuer les tâches.

Temps d'un cycle

La mesure du temps de cycle suit le temps moyen nécessaire pour terminer un produit ou fournir un service. Les règles sont simples : le temps de cycle plus court signifie des niveaux de productivité d'équipe plus élevés.

Par exemple, dans une équipe logicielle, cette méthode couvre le temps nécessaire à une équipe entre la première validation d'une fonctionnalité (point de départ) et la dernière phase, qui est le déploiement. Ou, pour les travailleurs d'un centre d'appels, le temps de cycle serait du moment où ils répondent à un appel jusqu'au moment où ils terminent un appel.

Il existe une formule simple pour calculer le temps de cycle. Vous devez diviser le temps de production net par le nombre d'unités fabriquées . Le temps de production net (NPT) est le temps dont dispose une équipe pour terminer un produit. Assurez-vous qu'il y aura des temps d'arrêt (temps pour les réunions, les pauses déjeuner, etc.). Soustrayez ces heures du temps total que les employés passent au travail.

Par exemple, dans un fast-food, une équipe travaille 9 heures par jour. Lorsque nous soustrayons les temps d'arrêt, nous obtenons 8 heures 15 minutes (495 minutes), ce qui correspond à notre NPT. Les ouvriers doivent faire 45 sandwichs pendant la journée.

Temps de cycle = temps de production net ÷ le nombre d'unités fabriquées

Temps de cycle = 495 ÷ 45

Temps de cycle = 11

Cette équipe a 11 minutes pour faire un sandwich. Bien sûr, si les membres de l'équipe parviennent à réparer un sandwich en 9 minutes (moins que le temps de cycle moyen), cela les rendra plus productifs.

L'un des avantages de l'utilisation du temps de cycle est que les chefs d'équipe peuvent savoir si le processus de planification fonctionne bien. En outre, cette métrique donne aux managers une meilleure idée de la façon dont les membres de l'équipe effectuent leur travail et s'ils sont aussi efficaces qu'ils le devraient.

Défauts échappés

Cette méthode permet de suivre les erreurs commises par l'équipe dans un délai donné. Les équipes de développement utilisent généralement cette métrique lorsqu'elles souhaitent analyser le nombre de bogues manqués au cours d'un projet. Ainsi, si votre équipe de développement crée une application, la métrique des défauts échappés l'aidera à trouver les erreurs à temps, avant que votre application ne soit disponible au public. Ces erreurs peuvent être des problèmes d'expérience utilisateur, des problèmes de performances ou des erreurs d'application.

Il y a aussi le taux d'échappement des défauts . Vous pouvez calculer ce taux en examinant le nombre de défauts que l'équipe a trouvés pendant la phase de pré-production, puis comparer ce nombre avec la phase de production.

Alors, que signifient des taux d'échappement de défauts plus élevés et plus faibles ? Un taux plus élevé signale qu'il y a un problème avec les processus de test ou avec les outils de test automatisés qu'une équipe utilise. Un taux inférieur est un signe de logiciel de haute qualité et que les processus de test fonctionnent bien.

Outre les développeurs, d'autres équipes peuvent en apprendre davantage sur leur productivité avec les défauts échappés. Par exemple, si vous travaillez dans un service marketing, cette méthode peut évaluer les erreurs telles que les plaintes des clients ou les échecs des campagnes payantes sur les réseaux sociaux.

Revenu par employé

La mesure du revenu par employé s'applique principalement aux équipes de vente et de marketing. Le but de cette méthode est d'apprendre à quel point les membres de l'équipe sont productifs dans la génération de revenus.

En ce qui concerne la technique du revenu par employé, il y a une formule que vous devez suivre.

Vous devez diviser le revenu global (produit par toute l'équipe) par le nombre de membres de l'équipe. Ainsi, par exemple, s'il y a 40 personnes dans une entreprise et que le chiffre d'affaires global est de 5 millions de dollars par an, le chiffre d'affaires par employé sera :

5 000 000 $ ÷ 40 = 125 000 $

Ainsi, 125 000 $ par employé par année. Si vous choisissez de suivre la productivité de l'équipe avec la méthode du revenu par employé, assurez-vous qu'un revenu par employé plus élevé implique que votre équipe est plus efficace.

Cette mesure est pratique lorsque vous souhaitez comparer deux entreprises travaillant dans le même secteur. Ainsi, pour savoir quelle entreprise est la plus efficace, vous pouvez évaluer leur revenu par employé. Ainsi, par exemple, la société de marketing A a un chiffre d'affaires de 500 000 $ et 20 employés. Le revenu par employé est de :

500 000 $ ÷ 20 = 25 000 $

L'entreprise de marketing B a un chiffre d'affaires de 520 000 $ et 25 employés. Le revenu par employé ici est :

520 000 $ ÷ 25 = 20 800 $

En conclusion, l'entreprise A est plus productive que l'entreprise B. Même si l'entreprise B génère un peu plus de revenus et compte plus d'employés, l'entreprise A a un revenu par employé plus élevé.

Suivi du temps

Outre ces mesures de productivité, vous pouvez également essayer un outil de suivi du temps pour mesurer l'efficacité de l'équipe, quel que soit le type d'équipe.

Voici comment l'enregistrement du temps vous donne plus d'informations sur la productivité de l'équipe. Lorsque les membres de l'équipe enregistrent quotidiennement leurs heures de travail, les responsables peuvent voir qui effectue actuellement quelles tâches et comment se déroule le projet. Certaines applications de suivi du temps, comme Clockify, vous fournissent une ventilation visuelle de la semaine d'une équipe.

Une autre option pratique est le tableau de bord de l'équipe. Ici, vous pouvez voir quels projets sont les plus actifs. Étant donné que chaque couleur du tableau de bord représente chaque projet, vous pourrez déterminer si votre équipe passe assez ou trop de temps sur des projets particuliers au cours de la semaine. En outre, vous pouvez consulter le nombre total d'heures suivies par l'équipe.

De plus, si vous souhaitez en savoir plus sur les membres individuels de l'équipe, vous pouvez le faire en consultant la section des activités de l'équipe, sous le tableau. Ainsi, vous saurez exactement combien de temps chaque employé a passé sur quels projets et ce qu'il fait actuellement. Vous pouvez même réorganiser ces deux sections dans le tableau de bord de l'équipe afin que l'activité de l'équipe s'affiche en haut de la page. Cliquez simplement sur l'icône "Épingler en haut", que vous pouvez voir dans la capture d'écran ci-dessous.

Un exemple de la section d'activité d'équipe

Dans la section Activité de l'équipe, vous pouvez également filtrer les données par durée totale de suivi, ce qui est pratique lorsque vous souhaitez voir qui a suivi le plus d'heures. D'autre part, vous pouvez filtrer par la dernière activité, au cas où vous auriez besoin de savoir qui travaille en ce moment.

Comptabilisation des réajustements dans le travail

Lorsque nous pensons à la productivité en général, nous avons généralement à l'esprit un flux de travail parfait sans aucune erreur. Mais, pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs, il est crucial de prêter attention aux détails et d'apporter des modifications si nécessaire. De plus, il est vital de collaborer avec d'autres équipes dans une entreprise.

Suzana Veselinovic est responsable de l'assurance qualité chez Clockify. Elle dit que, lorsqu'il s'agit de l'équipe d'AQ, leur routine de travail implique souvent de nombreux réajustements sur lesquels les membres de l'équipe travaillent en accord avec l'équipe de développement. Voici ce que Suzana souligne comme les signes clés de la productivité d'une équipe :

“ Le tableau de suivi des bogues et son apparence nous en disent long sur la productivité. Si les colonnes QA sont "claires", cela signifie que les tâches ont été réalisées efficacement. Par ailleurs, un autre bon indicateur de productivité est la qualité d'une fonctionnalité envoyée en production. ”

Suzana ajoute qu'il faut de nombreuses étapes de test, au cours desquelles ils signalent divers bogues, pour s'assurer de la qualité des fonctionnalités.

Suivi de la satisfaction client

Certaines équipes ne maintiennent pas de contact direct avec les clients ou les clients en raison de la nature de leur travail. Mais, pour d'autres, comme les équipes de support client, maintenir une bonne relation professionnelle avec les clients est la partie la plus cruciale du travail.

En ce qui concerne la productivité des équipes de support client, une façon de mesurer l'efficacité de l'équipe consiste à vérifier les avis des clients. Par conséquent, une équipe peut en savoir plus sur la satisfaction globale des clients.

Une autre méthode pratique de suivi de la productivité de l'équipe consiste à utiliser des outils de reporting. Jelena Lukic, l'agent de support chez Clockify, dit que ces rapports sont précieux car ils montrent le nombre de tickets résolus et le nombre de réponses, ainsi que la rapidité avec laquelle l'équipe a répondu. En dehors de cela, voici ce que l'équipe de support client utilise pour mesurer la productivité de l'équipe :

«Nous pouvons également revoir nos tarifs d'équipe pour le mois dernier. Les tarifs des équipes sont calculés en fonction du nombre de billets et du nombre de bons et de mauvais avis.

Analyser les bons indicateurs

Quant aux équipes de vente, leurs tâches consistent généralement à communiquer avec les clients, via des e-mails et des réunions. De cette façon, les vendeurs peuvent présenter correctement les produits ou services aux clients.

Alors, qu'est-ce qui est important lors du suivi de la productivité de l'équipe dans les ventes ? Nikola Neskovic, directeur des ventes chez Clockify, déclare que les mesures les plus cruciales sont :

• le nombre de rendez-vous programmés par l'équipe,
• le nombre de réunions tenues par l'équipe, et
• les revenus générés par les réunions qui ont eu lieu.

Nikola ajoute que ces revenus dépendent des conversions effectuées par l'équipe. Par exemple, lorsqu'un client passe d'un forfait gratuit à un forfait payant, ou d'un forfait de base à un forfait premium.

Conclusion

Différentes équipes effectuent différentes tâches au sein d'une entreprise. Il est donc inutile de suivre la productivité d'une équipe logicielle de la même manière que vous mesurez l'efficacité d'une équipe marketing. Par conséquent, il est important de clarifier les qualités clés qui rendent une équipe particulière productive. Ensuite, vous pouvez essayer certaines des méthodes que nous avons incluses dans cet article. Ces mesures facilitent grandement le processus de suivi de la productivité de l'équipe. Nous espérons également que vous serez inspirés par nos collègues qui ont partagé leurs façons uniques de vérifier l'efficacité de l'équipe.