Six conseils pratiques pour améliorer la communication en équipe

Dans les études portant sur les équipes performantes, un indicateur apparaît sans cesse comme un indicateur de succès : la communication.

Cela suggère que les équipes qui interagissent efficacement les unes avec les autres sont plus susceptibles de bien fonctionner. En fin de compte, les performances de votre équipe affecteront le succès de votre entreprise.

Dans cet article, nous examinerons des conseils pratiques que vous pouvez utiliser pour améliorer la communication en équipe.

Stratégies de communication d'équipe

Encouragez l’interaction en face à face

Dans une étude portant sur ce qui constitue une équipe performante, des chercheurs du MIT ont découvert que la forme de communication la plus précieuse était le face-à-face. Cela a été suivi d’appels vidéo puis de messages.

Sur cette base, les managers devraient chercher à augmenter le nombre d’opportunités dont disposent les équipes pour communiquer en personne. L’article souligne plusieurs stratégies que les entreprises peuvent utiliser pour y parvenir. Ceux-ci sont:

• Allonger les tables pour que les étrangers soient plus susceptibles de manger ensemble.
• Planifier les pauses d'une équipe pour que tout le monde parte en même temps.
• Encourager les managers à donner l’exemple en recherchant du temps pour communiquer en face à face.

Bien sûr, ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses façons d’encourager l’interaction personnelle. Pensez à ce qui fonctionnera bien au sein de votre organisation.

Encourager une communication d’équipe efficace

La même étude du MIT suggère également que la manière dont les équipes interagissent est importante. Elle a identifié deux aspects de la communication qui peuvent affecter les performances d'une équipe.

• L'énergie est le nombre et le type d'échanges entre les membres d'une équipe. Un échange se définit comme un commentaire et un accusé de réception.
• L’engagement est la répartition de ces échanges entre les membres de l’équipe. L'étude a révélé que les équipes fonctionnent mieux lorsque les échanges de communication sont répartis uniformément entre tous les membres.

Les propriétaires et les dirigeants d’entreprise doivent prendre des mesures pour garantir que les gens communiquent de la manière la plus efficace possible. L’étude du MIT a mis en évidence deux manières pour les managers d’y parvenir.

La première consiste à former les membres de l’équipe aux techniques de communication efficaces. Par exemple, ils devraient encourager les membres à écouter davantage et à réduire les interruptions. Une autre méthode consistait à déplacer les membres entre les équipes.

Utiliser la technologie lorsque l'interaction en face à face n'est pas possible

La communication en face à face n'est pas toujours possible. Un rapport récent suggère que 70 % des professionnels dans le monde travaillent à distance au moins une fois par semaine, et 53 % le font pendant au moins la moitié de la semaine. Ce rapport est important car il a interrogé 18 000 employés dans 96 entreprises mondiales.

Heureusement, il existe de nombreux outils que les propriétaires d’entreprise peuvent utiliser pour encourager la communication. Les logiciels de messagerie comme Slack permettent aux équipes de communiquer facilement où qu'elles se trouvent, tandis que les outils de productivité comme Asana et Trello peuvent aider chacun à rester concentré sur sa tâche.

Il existe de nombreuses choses que vous pouvez faire pour encourager la communication entre les travailleurs à distance. Organiser des appels vidéo hebdomadaires avec tous les membres de l'équipe peut être un moyen productif pour les managers de rattraper les employés. Cela peut également aider à établir des relations.

Pendant ce temps, organiser des réunions hebdomadaires sur la plateforme de communication que vous utilisez garantira qu'il y aura des moments où toute l'équipe sera disponible pour discuter des problèmes ensemble.

Avant d'organiser une réunion en ligne, créez un itinéraire et configurez des fils de discussion distincts que les membres de l'équipe peuvent utiliser pour parler de chaque sujet. Cela réduira les risques d’avoir plusieurs conversations sans rapport au sein d’un seul fil.

Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont à l’aise pour communiquer

Les gens communiquent de différentes manières. S'assurer que tous les membres de votre équipe se sentent à l'aise pour interagir avec les autres membres, quel que soit leur niveau d'expérience, leur type de personnalité ou leur culture, peut constituer la base d'une équipe performante.

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe sont à l'aise pour communiquer, vous devez d'abord découvrir les problèmes qu'ils peuvent rencontrer.

Encourager un introverti à parler davantage dans une salle remplie d'extravertis nécessitera probablement un ensemble de tactiques différentes pour aider les nouvelles recrues intimidées par les employés plus expérimentés.

Créer une atmosphère de confiance

Dans une étude sur les équipes performantes, Google a découvert que les équipes efficaces étaient plus susceptibles d’avoir des membres qui se sentent psychologiquement en sécurité. Google a défini la sécurité psychologique comme le fait que les individus se sentent capables de poser des questions en toute confiance, de faire des suggestions et d'admettre leurs erreurs.

Il existe de nombreuses façons pour les managers d’encourager cela. Premièrement, ils doivent préciser qu’ils ne s’attendent pas toujours à ce que tout le monde soit parfait. Reconnaître leur propre faillibilité peut être un moyen d’y parvenir.

Il est essentiel de créer une culture dans laquelle tous les membres savent que leur contribution est valorisée. Il en va de même pour la création de règles sur la façon dont les équipes doivent réagir aux suggestions. Par exemple, les équipes doivent prendre en compte toutes les idées et tous les membres de l’équipe doivent faire leur juste part de parole et d’écoute.

Mettre en place des normes de communication

Les normes de communication sont des lignes directrices qui dictent la manière dont une équipe communique, prend des décisions et résout les conflits.

Derek Newberry, de l'Université de Pennsylvanie, recommande plusieurs normes que les équipes devraient établir.

La première est que les équipes doivent définir des lignes directrices sur les outils qu’elles utilisent pour communiquer et sur la manière dont elles utilisent ces outils.

Newberry recommande de dresser une liste de tous les types de communication que votre équipe doit effectuer, par exemple les mises à jour de projets ou les révisions budgétaires. Vous devez ensuite définir des formes de communication appropriées pour chacun.

Même si vous pouvez effectuer des mises à jour de projet via une application de messagerie, les révisions budgétaires peuvent être mieux adaptées aux réunions en personne.

Vous devez également prendre en compte la fréquence à laquelle vous communiquez. Fixer une réunion pour chaque type de communication, par exemple, pourrait finir par surcharger les équipes.

Une communication efficace améliore les performances de l'équipe

Une communication efficace aide les équipes à travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs. Cela réduit les malentendus et garantit que tous les membres de l’équipe se sentent valorisés et à l’aise pour partager leurs opinions.

La manière exacte dont vous encouragerez les équipes à communiquer dépendra de la composition du groupe.

Les équipes comptant de nombreux travailleurs à distance vous demanderont de mettre en place des stratégies permettant aux gens de communiquer efficacement malgré le manque de possibilités de réunions en face à face. En revanche, les équipes soudées dans les bureaux seront confrontées à des défis complètement différents.

Pour en savoir plus sur la façon d'améliorer les performances au travail, consultez nos articles sur la productivité et les caractéristiques des équipes performantes.