5 tâches pour maximiser l'utilisation de vos stagiaires en planification d'événements

La plupart des stagiaires redoutent une expérience stéréotypée consistant à aller chercher du café et à faire des copies.

Non seulement ces tâches ne sont pas utiles en termes de développement professionnel, mais elles laisseront également vos stagiaires désengagés et démotivés.

Votre programme de stages en planification d'événements devrait laisser une impression durable sur vos participants, mettre en valeur les points forts des personnes impliquées et maximiser la productivité sur votre lieu de travail.

Cette pièce aidera votre entreprise de planification d'événements ou votre équipe d'événements à identifier et à utiliser les forces de vos stagiaires. Une fois cela fait, vous serez en mesure d'attribuer les tâches nécessaires au bon stagiaire pour assurer une efficacité maximale et profiter à votre entreprise.

Découvrez les points forts de vos stagiaires

Vos stagiaires sont arrivés, mais sont-ils prêts à commencer à travailler ? Trop souvent, de nombreuses entreprises confient à leurs stagiaires des tâches générales sans trop tenir compte de leurs intérêts et de leurs forces. Cette approche peut entraîner une baisse de la productivité de votre entreprise et une baisse du moral de votre classe de stagiaires.

Au lieu de cela, renseignez-vous sur les forces et les faiblesses de vos stagiaires et attribuez-leur des tâches en conséquence. Certains stagiaires ont une force pour la saisie de données / les feuilles de calcul, certains sont socialement enclins et d'autres sont enclins à la créativité.

À votre arrivée, utilisez un test Strengthsfinder pour identifier les intérêts, les forces et les faiblesses de vos stagiaires. Pourquoi y en a-t-il ici ? Pourquoi ont-ils suivi ce stage particulier avec votre équipe de planification d'événements ou votre entreprise ?

Une fois que vous avez compris tout cela, vous pouvez passer directement à l'attribution de chaque tâche qui maximisera leur efficacité.

Maximisez l'utilisation de vos stagiaires avec ces cinq tâches

Les tâches suivantes donneront à vos stagiaires des compétences utiles à emporter avec eux après la fin de leur stage, tout en maximisant la productivité de votre classe de stagiaires pour votre entreprise ou votre équipe de planification d'événements.

1. Publication sur les réseaux sociaux

La diffusion sur les réseaux sociaux lors de la planification d'événements est inestimable.

Une stratégie de publication et une exécution cohérentes sont nécessaires pour maintenir et/ou augmenter le nombre de participants. Bien que la plupart des jeunes adultes apportent une vaste expérience des médias sociaux, ils ne sont souvent pas prêts à gérer une stratégie sociale complète.

Cela ne signifie pas pour autant qu'ils ne peuvent pas vous aider à exécuter votre stratégie existante. Les stagiaires peuvent publier des liens et d'autres documents sur vos événements sur vos comptes (liens d'inscription, publicités vidéo, articles de blog, etc.), tweeter en direct pendant les événements et programmer de futurs articles.

Assurez-vous que vos stagiaires doivent suivre des directives de marque claires. Consultez les directives de la politique de médias sociaux de Shift Communications lors de la rédaction des vôtres.

2. Gérer l'événement

Quelle meilleure façon pour vos stagiaires d'apprendre ce qu'il faut pour organiser un événement que de travailler sur l'événement lui-même ? Demandez à vos stagiaires d'assister à diverses tables d'événements (inscription, zones VIP, etc.), de marcher sur le sol de l'événement pour donner des instructions et de transmettre des informations sur l'événement, et d'aider à la configuration de l'événement.

Différentes tâches événementielles nécessitent des compétences différentes, et c'est une occasion parfaite de jouer sur les forces identifiées de vos stagiaires. Voici quelques idées de placement de stagiaires si votre équipe commerciale/événementielle compte plusieurs stagiaires :

• Stagiaires orientés détails/données : bien adaptés aux tables d'enregistrement.
• Stagiaires socialement inclinés : bien adaptés pour marcher sur le terrain de l'événement et fournir des directives.
• Stagiaires à tendance artistique : bien adaptés à l'organisation et à la décoration d'événements.

Il est important de former vos stagiaires sur les tenants et les aboutissants de votre événement, sur tout logiciel qu'ils utiliseront (y compris les logiciels d'inscription, les outils d'enregistrement et les applications d'événement), et de leur poser les questions les plus probables qu'ils recevront des participants. . Et n'oubliez pas de souligner à vos stagiaires l'importance de demander de l'aide à des employés chevronnés.

Pendant l'événement, votre personnel d'événement régulier doit effectuer des contrôles de routine sur vos stagiaires pour s'assurer que tout se passe bien. Peu importe leurs compétences, la plupart des stagiaires n'ont pas l'expérience des employés chevronnés et doivent être guidés tout au long du processus.

3. Rédiger des articles de blog sur les événements et d'autres contenus de base

Tous les jeunes ne sont pas aptes à cette tâche. L'écriture convient mieux aux stagiaires créatifs qui peuvent fournir beaucoup de contenu facilement digestible qui aidera votre blog à attirer des abonnés et votre événement à attirer plus de participants.

Voici quelques exemples de sujets de blog pour vos stagiaires :

• Les XX meilleures raisons d'assister à l'événement XX
• XX leçons que vous pouvez tirer de notre événement
• Top XX des conférenciers lors des XX événements précédents

Donnez à vos stagiaires une certaine liberté créative dans la rédaction d'articles de blog, mais ne les laissez pas se déchaîner. Indiquez clairement l'objectif du blog et indiquez vos objectifs pour son contenu. La meilleure façon d'y parvenir est de fournir un guide de style qui répertorie vos attentes pour chaque article de blog.

4. Compiler des données à partir d'enquêtes post-événement

Cette tâche est bien adaptée aux stagiaires avertis en matière de données qui aiment les feuilles de calcul et sont plus susceptibles de penser avec le côté gauche de leur cerveau. La compilation des données ne nécessite pas beaucoup de conseils en dehors d'expliquer le système et de laisser votre stagiaire s'en servir.

Demandez à votre stagiaire de saisir des données et de les convertir en graphiques dans Excel ou de rédiger des rapports basés sur vos données. Comme pour toute tâche de stagiaire, l'un des membres de votre équipe doit vérifier régulièrement le travail de votre stagiaire. N'oubliez pas qu'un stage est une expérience d'apprentissage et que chaque instant ne sera pas un stimulant de productivité.

Si votre stagiaire en données a l'intérêt mais pas le savoir-faire lorsqu'il s'agit de travailler avec de grandes quantités de données dans des feuilles de calcul, planifiez une session de formation initiale et donnez-lui quelques guides auxquels se référer.

5. Assembler des kits "swag" pour les participants à l'événement

Assembler des kits de butin est une tâche parfaite pour les stagiaires. Ils peuvent rassembler les t-shirts, les blocs-notes et les chargeurs de téléphone de marque pendant que vous vous assurez que toutes les pièces mobiles de l'événement sont réunies.

Avant de confier cette tâche, faites une liste de contrôle de tous les articles qui vont dans chaque sac pour votre stagiaire. Il s'agit d'une tâche assez simple que vous pouvez confier à pratiquement n'importe quel stagiaire, et vous serez heureux de l'avoir transmise à l'approche de l'événement !

Autres ressources de gestion d'événements

Non seulement Capterra peut vous aider avec vos stagiaires en planification d'événements, mais nous nous spécialisons également dans la technologie, les logiciels et les meilleures pratiques événementielles sur le blog de gestion d'événements Capterra.

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