Comment le gestionnaire de tâches de Vendasta peut-il aider les équipes distantes

Chez Vendasta, notre objectif est de responsabiliser les entreprises locales en fournissant à nos agences et entreprises partenaires les outils nécessaires pour soutenir et nourrir les communautés d'affaires locales.

Alors que la plupart des entreprises locales doivent ajuster leur mode de fonctionnement en raison du COVID-19, chez Vendasta, nous voulons nous assurer que notre plateforme répond à ces nouveaux besoins de nos utilisateurs.

Task Manager aide les utilisateurs à suivre et à réaliser des milliers de tâches et des centaines de projets chaque jour ; cependant, nous souhaitons aider encore plus nos partenaires.

C'est pourquoi nous avons lancé #ProjectRemote . Cette initiative contient plusieurs versions de la plateforme Vendasta qui peuvent aider nos équipes partenaires à s'adapter rapidement au travail à distance.

Nous nous concentrons sur trois initiatives percutantes :

1. Organiser sa journée
2. Favoriser des communications transparentes avec votre équipe
3. Présenter une preuve de performance

Organiser sa journée

Le premier défi auquel les équipes distantes sont confrontées chaque matin est d'organiser leur journée pour qu'elles puissent atteindre leurs objectifs quotidiens et relever leurs défis quotidiens.

Pour aider nos utilisateurs à être productifs à distance, nous avons ajouté les fonctionnalités suivantes à notre plateforme.

La nouvelle page de présentation du Gestionnaire des tâches

Lorsque nos utilisateurs se connectent à Vendasta chaque matin, ils verront une nouvelle page de présentation leur montrant des cartes pour :

1. Tâches terminées hier
2. Tâches à accomplir aujourd'hui
3. Tâches en retard aujourd'hui

Chacune de ces cartes peut être filtrée pour un membre spécifique de l'équipe. En cliquant sur les cartes, les utilisateurs accéderont à la liste des tâches, leur montrant les tâches terminées et les tâches qui sont dues ou en retard.

En plus de cela, les utilisateurs pourront voir une analyse quotidienne des tâches à venir pour la semaine à venir. Comme pour les trois cartes de tâches, les utilisateurs peuvent cliquer sur les deux cartes « tâches à venir » pour accéder à leur liste de tâches et avoir un aperçu rapide de leurs tâches à venir.

Modèles de projet

La création de modèles de projets organisés est importante pour communiquer efficacement le travail à effectuer à vos équipes distantes. Les utilisateurs du Gestionnaire des tâches disposent désormais d'options plus complètes pour organiser leurs modèles de projet. Concrètement, les utilisateurs peuvent désormais :

1. Configurez la génération automatique de projets pour tous les produits qu'ils vendent à leurs clients.
2. Configurez des affectations automatiques pour ces projets à des personnes spécifiques ou au « responsable du compte » (principale personne chargée de gérer un compte client).
3. Configurez les dépendances des tâches pour les tâches en fonction des conditions préalables.

Configurez des modèles de projet pour générer des projets « visibles » qui sont visibles par les clients dans leur application métier .

Notifications de tâches

Les utilisateurs du Gestionnaire des tâches peuvent configurer des notifications pour garantir que leurs équipes ne manquent jamais les mises à jour importantes. Trois notifications clés auxquelles vous abonner pour aider vos équipes distantes à suivre le travail sont :

1. Notifications d'affectation de tâches - Les membres de votre équipe seront avertis lorsqu'une tâche leur sera assignée.
2. Notifications de tâches déverrouillées - Les membres de votre équipe seront avertis lorsqu'une tâche qui leur est assignée dans un projet est déverrouillée.
3. Notification de tâche due - Les membres de votre équipe seront informés lorsque les tâches qui leur sont assignées arriveront à échéance.

Favoriser des communications transparentes avec votre équipe

Alors que la plupart des équipes travaillent à distance, préserver la transparence des communications peut devenir un défi majeur. Pour garantir que les équipes sont synchronisées et que tout le travail et la communication sont visibles et transparents, Task Manager ajoute les éléments suivants à sa plate-forme.

La nouvelle liste de tâches

La nouvelle liste de tâches du Gestionnaire des tâches permet aux utilisateurs de communiquer rapidement et efficacement avec leurs équipes distantes sur toutes les tâches sur lesquelles ils doivent collaborer. Le nouveau panneau latéral de la liste de tâches permet aux utilisateurs de :

1. Mettez à jour les notes/description/notes publiques/notes privées du compte avec du texte enrichi.
2. Ajoutez un lien hypertexte vers Dropbox, Google Drive, etc.
3. Répondez rapidement à un avis ou publiez une publication sur les réseaux sociaux à partir du panel.
4. Envoyez un e-mail à votre équipe ou client.
5. Joindre un fichier à une tâche pour le partager avec vos équipes.

Historique des e-mails

L'un des plus grands défis pour les nouvelles équipes distantes est de maintenir la transparence et la synchronisation de leurs communications par courrier électronique afin de réduire les risques de chevauchement des communications avec les clients. Afin de répondre à ce besoin des équipes distantes, tous les e-mails envoyés à partir des tâches du Gestionnaire des tâches pour un compte sont stockés dans l'historique du compte et apparaissent dans le nouveau « e-mail » dans les comptes du Gestionnaire des tâches.

Pour améliorer encore la transparence et la coordination entre les équipes travaillant dans Vendasta Task Manager et Sales & Success Center , les e-mails envoyés depuis Task Manager apparaissent dans l'activité du compte dans Sales & Success Center.

Présenter une preuve de performance

Le suivi et la mesure des performances des équipes sont essentiels pour les équipes travaillant à distance. Maintenir l’engagement des clients et s’assurer que les équipes distantes fonctionnent bien sont la clé du succès de nos entreprises et agences partenaires. Pour relever les défis de l'engagement client, Task Manager ajoute les fonctionnalités suivantes à notre plateforme .

Suivi de projet 2.0

Garder vos clients informés et engagés sur les mises à jour de leurs projets est essentiel dans les circonstances actuelles. Le nouveau outil de suivi de projet Task Manager facilite cette tâche.

Vos clients pourront voir le tracker sous « mes produits » dans leur Business App . Pour fournir des mises à jour essentielles du projet à votre client, vous pouvez utiliser le nouveau suivi de projet pour :

1. Rendre facilement les tâches et les projets visibles dans le Gestionnaire des tâches en basculant la visibilité ?
2. Envoyez à vos clients une notification si du travail les attend, en définissant le statut de la tâche sur « en attente du client ».
3. Tenez vos clients informés des tâches en ajoutant des notes publiques en texte enrichi, qui apparaîtront dans le suivi de projet dans Business App.

Rapport d'état et de productivité

Enfin, les managers pourront facilement mesurer les performances de leur équipe avec la nouvelle page «rapport d'état» et «rapport de productivité» du Gestionnaire des tâches.

Grâce à ces rapports, les managers pourront obtenir un aperçu des tâches ouvertes, en cours et dues pour leurs équipes, et examiner les performances de chaque membre de leur équipe. Ces rapports aideront les gestionnaires à :

1. Mesurez la performance globale des tâches terminées/dues/en retard pour une plage de dates sélectionnée.
2. Mesurer la performance des tâches de chaque membre de leur équipe.
3. Mesurez les délais d'exécution et le temps de cycle des tâches de leurs équipes à l'aide du nouveau diagramme de flux cumulé.

Rapport de situation :

Diagramme de flux cumulatif :

Conclusion

En raison des circonstances actuelles, il est impératif que les entreprises et les particuliers commencent à travailler à distance le plus tôt possible. Et pour ce faire, ils doivent être équipés des meilleurs outils et plateformes pour soutenir leurs équipes et continuer à développer leur activité.

Avec le Task Manager de Vendasta , les agences ont désormais la possibilité de développer leur activité en étant capables de gérer l'exécution numérique de leurs clients directement dans le confort de leur foyer.

Alors qu'est-ce que tu attends? Montez à bord de la plateforme Vendasta et commencez à remplir vos commandes en toute simplicité.