Guide de Target Internet sur la gestion de projet pour les spécialistes du marketing

La gestion de projet est un outil très efficace pour mener à bien le travail de marketing, des campagnes publicitaires et du référencement au contenu et aux promotions des médias sociaux.

Ce guide vous expliquera comment faire de la gestion de projet dans un contexte marketing, soit comme moyen de mener à bien de grands projets, soit comme outil de planification de travaux de routine tels que des publications sur les réseaux sociaux et des articles de blog.

Notre objectif est que vous repartiez avec une meilleure compréhension de ce qu'est la gestion de projet et de la manière dont les spécialistes du marketing comme nous peuvent l'utiliser.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Au niveau le plus élémentaire, la gestion de projet est une approche gérée de l'exécution du travail. Vous ne vous contentez pas d'accomplir des tâches ; vous y travaillez dans le cadre d'un processus planifié et contrôlable.

Bien qu'il existe de nombreuses façons différentes d'aborder la gestion de projet, la plupart des cas impliquent certains composants communs :

• Livrables : Ce sont les résultats tangibles que le projet fournira. Dans un projet de développement de site Web, une nouvelle conception Web pourrait être le principal livrable. Dans un projet de marketing sur les réseaux sociaux, les livrables peuvent être des publications Instagram. Certains projets ont également des livrables secondaires, tels que des données de campagne.
• Tâches : chaque projet est composé de plusieurs tâches, chacune étant attribuée à un membre ou à une sous-équipe responsable de l'équipe.
• Parties prenantes : Toute personne impliquée dans le projet est une partie prenante. Cela inclut toutes les personnes de l'équipe de projet, ainsi que d'autres personnes telles que les clients, les initiés de niveau C et les clients qui seront éventuellement ciblés avec les actifs marketing fournis dans le cadre du projet.
• Méthodologie : Un ensemble de règles sur la façon dont le projet est géré.

En un mot, le projet doit fournir certains résultats, qui peuvent être divisés en tâches. Les tâches sont attribuées aux personnes de l'équipe de projet, qui doivent effectuer le travail dans le cadre d'un processus géré.

Pratique de la gestion de projet marketing

La gestion de projet est utilisée pour réaliser toutes sortes de projets marketing, notamment :

• Développement de site Web
• Marketing de contenu
• Marketing des médias sociaux
• référencement
• CPC
• Publicité vidéo
• Développement d'applications
• Publicité par e-mail
• Campagnes de relations publiques

Quel que soit le travail spécifique à livrer, la gestion de projet est généralement centrée sur un logiciel de gestion de projet. Il s'agit de la plate-forme numérique où les parties prenantes peuvent gérer leurs tâches jusqu'à leur achèvement et où les parties prenantes seniors peuvent suivre l'avancement global du projet.

Chaque membre de l'équipe doit pouvoir accéder au logiciel en utilisant ses propres identifiants de connexion. Une fois connectés, ils peuvent voir les tâches qui leur ont été assignées. Ils peuvent être en mesure de télécharger des fichiers et des commentaires sur les tâches, et de modifier le statut des tâches pour indiquer si elles ont été lancées, terminées ou bloquées par une sorte de « bloqueur ».

Les parties prenantes seniors peuvent également assigner des tâches aux membres de l'équipe et fixer des délais pour leur réalisation. (Dans certaines équipes, toutes les parties prenantes sont autorisées à le faire.)

Dans tout projet, il est utile d'avoir un membre de l'équipe agissant en tant que chef de projet. Cette personne est chargée d'aider toute l'équipe à utiliser avec succès le processus et le logiciel de gestion de projet. Certaines méthodologies de gestion de projet exigent également que le chef de projet accomplisse des tâches supplémentaires, telles que diriger des réunions d'équipe régulières (parfois appelées «scrums») et aider d'autres parties prenantes à trouver des solutions aux bloqueurs.

Phases du projet

Un projet marketing passe généralement par une série de phases intuitives :

1. Démarrer
2. Planification
3. Livraison
4. Approuver
5. Une analyse

Démarrer

La phase que nous appelons le lancement est le début du projet. À ce stade, l'équipe marketing se réunit avec l'intervenant qui commande les travaux pour discuter des détails du projet. Les parties parviendront à un accord sur certains détails fondamentaux du projet, notamment :

• Quels sont les livrables du projet ?
• Quels sont les budgets de temps et de coûts de référence pour le projet ?
• Quel est le montant maximum par lequel le projet pourrait dépasser ses budgets de temps et de coûts de référence ?

Lorsque toutes les principales parties prenantes du projet sont satisfaites des conditions, un contrat ou un accord informel peut être conclu pour démarrer le projet.

Planification

Lors de la planification du projet, tous les membres de l'équipe ayant un rôle stratégique se réunissent pour décider comment les livrables du projet seront atteints. Bien que le processus de planification varie d'un projet à l'autre, les éléments suivants sont généralement impliqués :

• Fixer des jalons. Les jalons sont les étapes clés sur la route de l'achèvement du projet. Par exemple, dans un projet de campagne publicitaire vidéo, « storyboard terminé » et « tournage terminé » peuvent être des jalons. Chaque étape se voit attribuer une date limite, pour aider à maintenir le projet sur la bonne voie.
• Identification des risques du projet. Dans la gestion de projet, un « risque » est un événement externe possible qui pourrait affecter les résultats du projet, positivement ou négativement. L'identification des risques majeurs du projet lors de la planification du projet garantit que l'équipe est prête à tirer parti des opportunités ou à répondre aux menaces pendant le projet.
• Diviser le projet en tâches. Ce sont les éléments de travail individuels nécessaires pour accomplir les livrables du projet. À ce stade, il est également important d'identifier les dépendances, où la réalisation d'une tâche dépend de la réalisation préalable d'une autre tâche.
• Attribution des tâches et propriété. Chaque tâche doit être assignée à un membre de l'équipe (ou sous-équipe) qui sera responsable de sa réalisation. Dans certains cas, les principaux intervenants peuvent également se voir attribuer la propriété des livrables du projet.

Livraison

Une fois le projet planifié, l'équipe peut s'atteler au travail de livraison du projet. Chaque membre de l'équipe doit utiliser la plateforme de gestion de projet pour gérer ses tâches tout au long de cette phase.

La gestion de projet soutient l'équipe de plusieurs manières pendant la phase de livraison, notamment :

• La gestion des tâches. Tout au long du projet, chaque membre de l'équipe est responsable de la mise à jour de ses propres tâches au sein de la plateforme de gestion de projet. Cela inclut généralement le téléchargement de fichiers, la modification des statuts des tâches et l'information du chef de projet de tout bloqueur qui empêche l'exécution des tâches. Si de nouvelles exigences sont identifiées pendant la phase de livraison, de nouvelles tâches sont créées et attribuées à un membre de l'équipe.
• Suivi des progrès. La plupart des plates-formes de gestion de projet incluent des outils visuels pour suivre l'avancement du projet, tels que des diagrammes de Gantt et des graphiques brûlés. Ces ressources aident les parties prenantes à évaluer dans quelle mesure l'équipe progresse dans ses tâches, par rapport au budget temps du projet. Les principaux intervenants, en particulier, surveilleront attentivement l'avancement du projet tout au long de la phase de livraison afin de déterminer si les budgets de temps et de coûts prévus pour le projet restent réalisables.
• Stockage de fichiers. Selon la nature du travail de l'équipe, la plate-forme de gestion de projet peut être utilisée pour stocker le travail du projet, par exemple des documents contenant une copie à utiliser dans le marketing de contenu. L'accessibilité facile de la plate-forme de gestion de projet à l'ensemble de l'équipe de projet peut aider à éviter la perte d'un travail important.

La gestion de projet pendant la phase de livraison ne réussira que si chaque membre de l'équipe souscrit au processus et s'acquitte de tâches telles que la mise à jour de l'état de ses tâches. Il est important que cela soit clair pour les membres de l'équipe. L'équipe doit également disposer d'une personne compétente pour aider toute personne ayant des difficultés avec le processus ou le logiciel de gestion de projet.

Approuver

Lorsque tous les travaux du projet sont terminés, les principales parties prenantes - y compris le client ou le client interne - peuvent se rencontrer pour examiner les résultats du projet. Si toutes les parties sont convaincues que les livrables du projet ont été réalisés comme prévu, le projet peut être considéré comme terminé et les parties prenantes peuvent donner leur approbation .

Avant cette phase, certaines équipes de projet utiliseront des outils intégrés à leur logiciel de gestion de projet pour produire des rapports et de la documentation. Cela peut être un moyen efficace d'expliquer le travail qui a été effectué au client.

Une analyse

Certains projets de marketing se terminent par une approbation.

D'autres concluent par une phase d' analyse . Cela peut aller de l'analyse des données d'un site Web à la suite d'un projet de refonte de site à l'analyse du sentiment des clients à la suite d'une campagne de publicité télévisée.

L'analyse peut être comprise comme un pont entre le projet actuel et les projets futurs. Les résultats de cette phase peuvent être intégrés à la planification de projets compatibles à l'avenir, aidant ainsi l'équipe à planifier plus efficacement et à optimiser ses processus.

Certaines équipes de projet analyseront également leur expérience du processus de gestion de projet, au cours d'un projet. Cela aide à identifier les problèmes que les gens ont rencontrés avec l'approche de gestion de projet, qui peut être modifiée avant le prochain projet.

Comment utiliser la gestion de projet pour effectuer un travail marketing de routine

L'approche progressive de la gestion de projet dont nous venons de parler est la mieux adaptée à la réalisation de projets marketing limités dans le temps avec un niveau de complexité modéré à élevé.

Si votre travail est de nature plus routinière - par exemple, si vous devez publier un certain nombre de publications sur les réseaux sociaux chaque semaine - cela peut également être accompli grâce à la gestion de projet. Vous avez juste besoin d'utiliser une approche légèrement différente.

Pour le travail marketing de routine, nous vous recommandons d'utiliser une solution de gestion de projet avec un système de type kanban pour gérer votre contenu, par exemple Trello. Dans un système kanban, chaque tâche est représentée par une carte, qui peut être déplacée d'une colonne à l'autre pour représenter son statut. Dans un workflow de contenu social, vous pouvez avoir des colonnes intitulées "Idées", "Texte", "Texte et photo", "Texte et photo validés" et "Planifié/Publié". Au fur et à mesure que de nouveaux composants sont ajoutés au brouillon d'un article, sa carte peut être déplacée jusqu'à ce que l'article soit publié. Cette approche permet simultanément à une équipe de planifier le contenu social, de travailler sur le contenu et de gérer la progression de chaque publication comme un mini-projet.

Voici un didacticiel vidéo montrant comment les outils de gestion de projet peuvent être utilisés pour le travail marketing de routine :

Quel outil de gestion de projet dois-je utiliser ?

La quasi-totalité de la gestion de projet se fait numériquement, à l'aide d'un logiciel de gestion de projet. Ces logiciels fournissent l'infrastructure pour l'approche choisie par l'équipe.

Nous vous conseillons d'explorer quelques plates-formes de gestion de projet populaires avant de vous en engager. L'équipe de Target Internet a eu de bonnes expériences avec les options suivantes :

Asana

Asana est un outil fantastique pour gérer les tâches et les projets, avec une interface utilisateur magnifiquement accessible qui simplifie le travail sur les tâches et leur attribution aux coéquipiers. Il se trouve également que c'est l'outil de gestion de projet que nous utilisons pour gérer notre marketing de contenu - y compris notre travail sur cet article !

Asana est une solution de gestion de projet particulièrement abordable, proposant à la fois un package premium à petit prix et une version gratuite assez complète.

Trello

Cet outil ingénieux vous permet de gérer votre travail à l'aide d'un système de fiches, de tableaux et de listes.

Trello est particulièrement bien adapté à la gestion d'éléments de contenu tels que des articles de blog ou des publications sociales via un flux de travail.

Travail en équipe

Teamwork est une solution de gestion de projet incroyablement riche en fonctionnalités, avec une suite de modules complémentaires optionnels, notamment des fonctionnalités de chat, de CRM et de bureau. L'interface de Teamwork est sans doute moins accessible que celle d'Asana ou de Trello, mais elle compense largement cela avec ses formidables capacités.

JIRA

Apprécié des développeurs du monde entier, JIRA est l'outil de gestion de projet idéal pour les équipes utilisant la méthodologie de travail agile.

D'autres logiciels de gestion de projet populaires incluent Basecamp, Nifty et Monday.com.

Quels sont les avantages d'utiliser la gestion de projet pour faire du marketing ?

L'utilisation de la gestion de projet peut apporter de nombreux avantages aux équipes marketing et aux professionnels. Les principaux avantages incluent :

• Collaboration. La plupart des projets marketing nécessitent la contribution de plusieurs parties prenantes, qu'il s'agisse de spécialistes tels que les SEO, les soumissionnaires PPC et les responsables des médias sociaux, ou les clients qui doivent surveiller l'avancement du projet et fournir une approbation. Le logiciel de gestion de projet peut devenir l'espace de travail partagé où la collaboration a lieu et est enregistrée.
• Suivi de projets complexes. Lorsque vous travaillez sur un projet marketing avec de nombreux composants différents, il peut être difficile de suivre tous les détails importants. La gestion de projet peut fournir une vue d'ensemble complète des tâches du projet, y compris si oui ou non elles ont été achevées à temps.
• Productivité. Certains membres de l'équipe sont plus fiables et plus productifs lorsqu'ils travaillent dans un processus géré par projet. Il existe plusieurs raisons potentielles pour lesquelles la gestion de projet peut améliorer la productivité, notamment un accès efficace aux informations sur les tâches et aux délais, et l'effet d'avoir les tâches ouvertes et terminées de tout le monde visibles dans la vue de l'équipe.
• Réplicabilité. Démarrer avec la gestion de projet prend un peu de temps, mais une fois que vous êtes configuré, vous constaterez que de nombreux projets impliquent un processus de gestion de projet similaire. À long terme, la plupart des projets pourront utiliser les mêmes paramètres et processus logiciels qu'un projet précédent, ce qui économisera du temps et des efforts.

Il y a sans aucun doute aussi des inconvénients à la gestion de projet. Adopter le processus peut être frustrant, voire aliénant, pour certains membres de l'équipe. Il existe également le risque qu'une trop grande concentration sur les détails fins de la gestion de projet puisse détourner l'attention d'un travail de projet productif.

La clé est de trouver le juste équilibre, entre tirer le meilleur parti des avantages indéniables de la gestion de projet et laisser à votre équipe suffisamment de répit pour travailler. Si vous parvenez à trouver l'équilibre, vos projets en récolteront les bénéfices.