Comment configurer la paie de votre petite entreprise

Il y a très peu (voire pas du tout) de place pour l'erreur humaine dans la paie. Les employés non rémunérés sont des employés mécontents, et un Internal Revenue Service (IRS) non rémunéré peut être carrément effrayant.

Alors que les grandes entreprises peuvent avoir un département entier dédié aux services de paie ou sous-traiter les responsabilités de paie à un tiers, les propriétaires de petites entreprises ont généralement moins de ressources.

Si vous possédez une petite entreprise et que vous n'avez pas le budget pour sous-traiter à un fournisseur de services de paie, vous n'êtes pas seul. Selon l'Enquête fiscale 2021 de la Fédération nationale des entreprises indépendantes ^[1] , 54 % des petites entreprises ne font pas appel à un tiers prestataire de services de paie.

Bien qu'il soit possible de gérer le processus de paie en interne, cela s'accompagne de son lot de défis. Dans cet article, nous aborderons les étapes à suivre lors de la configuration de la paie pour votre petite entreprise, comment atténuer les défis courants et comment un logiciel de paie pour petite entreprise peut aider à réduire les aspects les plus fastidieux du traitement de la paie.

3 étapes pour mettre en place et exécuter la paie en douceur dans votre petite entreprise

La configuration de la paie est finalement un mélange de gestion du personnel et de navigation dans les formulaires fiscaux. Certaines parties de la configuration de la paie ^[2] peuvent sembler évidentes, tandis que d'autres peuvent ne pas être aussi intuitives. Voici trois étapes de base à suivre pour jeter les bases de la gestion de la paie.

1. Obtenez les bons documents de vos employés

Un système de paie fluide dépend de l'obtention des bons documents auprès de vos employés pour la préparation des déclarations de revenus : la paperasse et la paie vont de pair. Pour obtenir les bons documents de la part de vos employés, vous devez d'abord savoir de quel type d'employé il s'agit.

C'est là que les choses peuvent se compliquer.

↛ Challenge : Identifier correctement vos collaborateurs pour éviter les erreurs de classement.

Lors de l'intégration des employés, il est important de savoir quel type d'employé ils seront. Seront-ils considérés comme des employés à temps plein ou des employés contractuels? C'est important car cela déterminera comment vous les payez et faites vos charges sociales.

Parfois, la mauvaise classification des employés est faite exprès afin que l'entreprise puisse éviter de payer des heures supplémentaires ou une indemnisation des accidents du travail. Cela peut entraîner des amendes pour votre entreprise.

Plus souvent, cependant, la mauvaise classification des employés est un accident.

Comment l'éviter :

L'IRS suggère de vous demander "quel degré de contrôle en tant qu'entreprise ai-je sur le travailleur?" En règle générale, plus de contrôle sur un travailleur signifie qu'il est davantage un employé à part entière qu'un entrepreneur.

Si vous dites à la personne où et comment faire son travail, si vous continuez à la retenir une fois qu'un travail précis est terminé et si vous lui accordez des avantages sociaux, vous avez probablement affaire à un employé et non à un entrepreneur.

Si la personne va et vient en fonction du travail, peut faire le travail de la manière qu'elle juge appropriée et est responsable de ses propres avantages, alors il s'agit probablement d'un entrepreneur. Si vous n'êtes toujours pas sûr, consultez votre conseiller juridique ou soumettez le formulaire SS-8 à l'IRS pour obtenir sa décision.

2. Documentez vos politiques de rémunération

Envisagez de parler à un avocat ou de demander l'aide d'un site Web juridique pour documenter les accords et les politiques de rémunération.

En tant que propriétaire de petite entreprise, toutes les personnes que vous embauchez doivent savoir clairement combien elles sont payées, quand elles sont payées, comment elles sont payées (par exemple, dépôt direct, espèces ou chèque) et les avantages sociaux qui viennent avec le travail. Comme la plupart des documents juridiques, il est préférable d'avoir des politiques de rémunération documentées et de ne pas en avoir besoin que d'en avoir besoin et de ne pas les avoir.

Vous devriez en avoir une copie, ainsi que des détails sur les conditions d'emploi, les politiques et autres problèmes de ressources humaines, signés et conservés en lieu sûr.

↛ Défi : Garder les documents protégés et en conformité avec les lois sur la confidentialité des données

Si vous avez un mélange d'employés, de sous-traitants et d'employés de plusieurs États, vous aurez beaucoup de documents et de formulaires à suivre et à stocker.

Étant donné que ces documents contiennent des données sensibles et personnelles (telles que des numéros de sécurité sociale), vous devez vous assurer qu'ils sont stockés en toute sécurité : documents physiques dans un classeur verrouillé et documents numériques dans un système logiciel sécurisé.

C'est important parce que vous voulez que les employés vous fassent confiance avec leurs informations et aussi, c'est la loi. Le non-respect de la loi américaine Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACT Act) ^[3] et de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] ou du RGPD de l'Union européenne peut entraîner des sanctions importantes.

Comment l'éviter :

Pour assurer la sécurité des fichiers numériques, des politiques et des données personnelles de vos employés, envisagez d'investir dans un logiciel de gestion de documents doté de fonctionnalités conçues pour assurer la sécurité des documents et vous aider à garantir la conformité aux lois sur la confidentialité des données applicables à vos employés.

Ces fonctionnalités incluent un emplacement centralisé pour tous les départements pour stocker les données, réduire les silos interdépartementaux, automatiser les tâches répétitives et simplifier les processus de numérisation, de stockage, de récupération et d'archivage des documents.

3. Investissez dans un logiciel pour vous aider à gérer le processus de paie

Rien ne réduira le moral des employés plus rapidement qu'un chèque de paie en retard ou deux. Un logiciel de paie peut aider à rationaliser le processus de paie, à minimiser les risques d'erreur, à stocker en toute sécurité les dossiers de paie et à faciliter le paiement des charges sociales.

Si vous avez une combinaison d'employés à temps plein, de sous-traitants et d'employés dans plusieurs États, un logiciel de paie peut vous aider à vous décharger d'une partie du stress en gardant des dossiers organisés et sécurisés et en automatisant les calculs et les dépôts. Bien sûr, cela dépend du choix du meilleur logiciel de paie pour les besoins de votre entreprise.

↛ Défi : Choisir un logiciel de paie

Avoir un processus de paie rationalisé peut également permettre à votre entreprise de se développer. Dans une étude de cas sur la paie, VYRL, une startup, a indiqué qu'investir dans un système de paie leur permettait de payer leurs employés et sous-traitants plus rapidement, d'organiser leurs documents et leur donnait la possibilité d'offrir des avantages sociaux plus compétitifs. Cela les a finalement aidés à développer leur entreprise.

Mais acheter un système de paie peut être difficile avec tant d'options disponibles. Il peut facilement devenir écrasant de comparer différents systèmes et fonctionnalités. Vous pourriez vous dire : « Est-ce que je prends la bonne décision ? et craignez que vous ayez mal choisi.

Comment l'éviter :

Lorsque vous achetez un logiciel de paie (ou tout autre type de logiciel), assurez-vous de toujours garder à l'esprit votre problème d'origine pour vous aider à hiérarchiser les fonctionnalités qui sont importantes pour vous.

Voici quelques caractéristiques importantes du logiciel de paie à garder à l'esprit :

• Dépôt direct
• Déclaration fiscale (taxe sur les salaires, taxe d'assurance-maladie, etc.)
• Gestion de la conformité
• Libre-service pour les employés (ESS)
• Intégrations de comptabilité et de suivi du temps

Gardez à l'esprit que le logiciel de paie offre une gamme de fonctionnalités, des fonctions de paie de base aux plus complexes. Il n'y a jamais de mal à "essayer" un logiciel en profitant des offres d'essai pour s'assurer qu'il convient bien à votre entreprise et en faisant des essais du système avant le lancement officiel.

Débarrassez-vous du stress de la paie

La paie peut facilement devenir écrasante avec toutes ses pièces mobiles et ses enjeux élevés. Mais avoir la bonne documentation dès le début, un système de stockage de documents sécurisé et organisé pour les registres de paie et le bon logiciel pour votre entreprise peut faciliter le processus.

Si vous ne savez même pas par où commencer, pensez à répondre au quiz de sélection de Capterra pour vous aider à affiner certaines des options.

Sources

1. Enquête fiscale 2021 de la Fédération nationale des entreprises indépendantes, Centre de recherche NFIB
2. Embaucher et gérer des employés, US Small Business Administration
3. Loi sur les transactions de crédit équitables et précises, Commission fédérale du commerce
4. Résumés des droits en vertu de la Fair Credit Reporting Act, Federal Register