4 conseils de renouvellement de logiciel pour optimiser votre technologie
Publié: 2022-05-07
Utilisez votre période de renouvellement pour explorer le marché des logiciels et découvrir de nouvelles fonctionnalités pour votre entreprise.
Votre période d'abonnement au logiciel est presque terminée. Renouvelez-vous cet abonnement sans chercher sur le marché de meilleures options ? Même si vous êtes satisfait du système, le renouvellement est l'occasion de confirmer que vous disposez du meilleur logiciel disponible.
L'enquête Gartner 2020 auprès des acheteurs de logiciels dans le monde révèle combien d'entreprises abordent le processus de renouvellement d'abonnement. Nous avons analysé ces résultats pour former quatre actions claires à prendre lorsque vous atteignez la fin d'un contrat logiciel. (Rapport complet disponible pour les clients de Gartner)
Traitez chaque renouvellement comme une nouvelle recherche de logiciel
Plus de 80 % des personnes interrogées étudient les alternatives en profondeur ou à un niveau superficiel, qu'elles soient satisfaites ou non de leur logiciel actuel.
Ne renouvelez pas avec désinvolture votre logiciel actuel sans rechercher de nouvelles options. Il peut être raisonnable de simplement renouveler, mais vous pourriez passer à côté de nouvelles fonctionnalités précieuses apparues récemment.
Faites attention aux signes qui indiquent que vous devez trouver un nouveau logiciel - si même l'un d'entre eux s'applique, vous devez revoir vos options sur le marché des logiciels.
La grande majorité des entreprises utilisent chaque période de renouvellement comme une chance d'examiner d'autres systèmes, juste pour savoir si les concurrents proposent quelque chose de nouveau qui pourrait ajouter de la valeur à leur entreprise. Près de la moitié des entreprises interrogées (45 %) effectuent une évaluation approfondie des logiciels avant de renouveler.
Alors, que devriez-vous rechercher ? Si vous avez des plaintes majeures concernant le système actuel, commencez par là . Les problèmes techniques et de sécurité sont souvent les principales raisons d'envisager d'autres options.
En dehors de ceux-ci, déterminez si votre entreprise correspond à l'une de ces situations courantes :
- Le retour sur investissement (ROI) du logiciel ne correspond pas à vos attentes.
- Vous avez rencontré des défis commerciaux tels que l'utilisation d'une connexion unique pour plusieurs utilisateurs ou des flux de travail compliqués qui ralentissent les projets.
Enfin, votre fournisseur actuel peut vous avoir contacté pour partager de nouvelles fonctionnalités, ou vous en avez entendu parler par des pairs. Toutes ces raisons sont valables pour évaluer de nouvelles options, alors donnez-vous deux à trois mois pour faire des recherches.
Donner la priorité aux fonctionnalités pour "ajuster la taille" et économiser de l'argent
Dans des conditions économiques normales, 64% des répondants indiquent avoir déclassé ou résilié au moins un contrat d'abonnement.
Si la plupart des entreprises évaluent de nouveaux logiciels à chaque période de renouvellement, que font-elles exactement ? La majorité a tendance à ajouter des fonctionnalités ou à étendre les services. Mais pour beaucoup, l'objectif est d'obtenir les mêmes fonctionnalités pour moins d'argent.
Ainsi, lorsque vous examinez de nouvelles fonctionnalités, profitez de cette occasion pour déterminer quelles fonctionnalités de votre logiciel vous permettent réellement d'atteindre vos objectifs dans ce nouvel environnement commercial et déterminez les fonctionnalités dont vous n'avez peut-être pas besoin maintenant.
Les fournisseurs de logiciels veulent en fin de compte conserver votre entreprise aussi longtemps que possible, ils ont donc une motivation pour démontrer la valeur de votre relation et fournir l'ensemble spécifique de fonctionnalités que vous souhaitez, même si vous payez moins.
Décomposez les fonctionnalités en compartiments requis , utiles et facultatifs . Demandez au fournisseur de vous montrer comment les prix pourraient changer si certaines fonctionnalités facultatives étaient supprimées.
Le renouvellement est également le moment idéal pour examiner vos besoins en matière d'assistance. Après environ un an avec un nouveau logiciel, vous devriez être en mesure de réduire vos dépenses en services d'assistance à mesure que votre équipe gagne en compétence. Demandez si le fournisseur a un plan de support qui vous conviendra le mieux.
Utilisez notre article sur les meilleures pratiques pour effectuer un achat de logiciel pour télécharger un modèle qui vous permet de répertorier et de noter ces fonctionnalités, puis apprenez à évaluer les coûts réels du logiciel à mesure que vous vous rapprochez de la date de renouvellement.
C'est OK pour éviter de longs engagements
Cinquante-cinq pour cent des acheteurs s'engagent dans des contrats d'une durée d'un an ou moins.
À l'époque où les logiciels n'étaient installés que sur des ordinateurs locaux, il était logique d'accepter un contrat pluriannuel. Le passage à un système différent peut prendre des mois pour être opérationnel, mais les logiciels actuels basés sur le cloud donnent plus de pouvoir aux acheteurs.
Les produits Software-as-a-Service (SaaS) offrent une option plus attrayante pour les petites et moyennes entreprises. Ils sont moins chers à adopter avec des tarifs d'abonnement, et la flexibilité signifie que vous pouvez accéder au système à partir de n'importe quel appareil avec un navigateur Web. Cela rend la commutation entre quelques systèmes différents beaucoup plus simple.
Chaque fournisseur aura ses propres politiques en matière de durée de contrat et propose souvent un forfait moins cher pour des engagements d'au moins un an, alors assurez-vous de bien comprendre vos options.
Avant de renouveler, passez en revue votre contrat de logiciel actuel pour comprendre les obligations de votre entreprise lors de la résiliation. Vous devriez voir quelques clauses communes :
- Résiliation pour convenance ou cause : "Pour convenance" signifie que vous pouvez résilier pour n'importe quelle raison, et "pour cause" signifie que vous ne pouvez résilier que si le vendeur viole l'accord.
- Frais de résiliation anticipée : les fournisseurs incluront souvent des frais et autres pénalités pour résiliation anticipée d'un contrat qui compensent les coûts du fournisseur pour perdre un client.
- Exigences post-résiliation : Lors de la résiliation d'un contrat de logiciel, que ce soit de manière anticipée ou non, vous pouvez avoir certaines obligations. Par exemple, le contrat doit couvrir la manière de collecter et de supprimer toutes vos données du système.
Comprendre les clauses de résiliation de votre contrat. Si vous êtes satisfait du produit après un accord, vous pouvez choisir de vous engager dans un contrat à plus long terme. Des durées de contrat plus courtes peuvent coûter plus cher, mais vous offrent la possibilité de changer de logiciel rapidement.
Ne vous contentez pas d'un système moins qu'idéal
Sept cent vingt-six répondants (52%) indiquent avoir renouvelé au moins un contrat d'abonnement, même s'ils n'en sont pas satisfaits.
Plus de la moitié des entreprises interrogées ont renouvelé un abonnement pour un logiciel qu'elles n'aimaient même pas. Une variété de situations peut faire de votre système actuel, mais moins qu'idéal, le choix le plus approprié.
Mais vous n'avez pas à vous contenter de "moins qu'idéal". Commencer par explorer les plus de 750 catégories de logiciels de Capterra est une excellente première étape. Chaque profil de produit comprend des notes globales avec des notes pour la facilité d'utilisation, le service client, les fonctionnalités et le rapport qualité-prix, ainsi que des avis d'utilisateurs détaillés, afin d'accélérer considérablement le temps nécessaire pour identifier les options.
Commencez votre recherche tôt. Dans la dernière année de votre contrat d'abonnement, mettez en place des réunions récurrentes pour une équipe d'évaluation de logiciels, composée de vos principales parties prenantes dans l'entreprise, afin de déterminer :
- Points faibles avec le système actuel
- Systèmes alternatifs avec des fonctionnalités similaires
Ceux-ci vous aident à comprendre vos options avant la date de renouvellement. Découvrez la première étape de nos conseils pour réussir votre négociation de logiciel : les mêmes personnes dont vous avez besoin pour une équipe de négociation doivent être incluses dans ces réunions.
Comment mettre ces conseils en pratique
La période de renouvellement est une excellente occasion de revoir différents systèmes. Mais si vous êtes satisfait du logiciel actuel, le plus simple est de le renouveler. Utilisez ces conseils comme guide pour l'une ou l'autre situation :
- Si vous choisissez de conserver votre système actuel : réfléchissez aux fonctionnalités ou aux services que vous pouvez vous permettre de supprimer pour « redimensionner » rightsize Le dimensionnement, par rapport au logiciel, est le processus de suppression ou d'ajout de fonctionnalités pour optimiser le système en fonction des besoins et du budget de votre entreprise. le système et économiser de l'argent. Passez en revue nos 6 étapes pour une négociation de contrat de logiciel réussie.
- Si vous décidez de trouver un autre système : Un an après la fin de votre contrat, rassemblez vos pairs et vos employés pour comprendre les difficultés rencontrées par les utilisateurs avec le système actuel. Effectuez ensuite des recherches pour identifier les alternatives qui peuvent éliminer ces points douloureux. Passez en revue nos 3 façons puissantes d'obtenir l'adhésion à un nouveau logiciel.