6 étapes pour une négociation de contrat de logiciel réussie

Rassemblez des informations vitales sur le fournisseur et constituez une équipe pour défendre vos besoins en logiciels.

Votre entreprise a choisi un nouveau logiciel et il est maintenant temps de négocier le contrat. Cette discussion apparemment simple peut faire ou défaire toute la transaction et déterminer l'utilité du logiciel pour votre entreprise.

Les fournisseurs de logiciels veulent que leur outil fonctionne pour vous, mais ils disposent également d'équipes qualifiées formées pour maximiser les transactions en leur faveur. Venez à la table prêt à négocier comme un pro : Gartner recommande ces conseils de préparation pour une négociation optimale du contrat logiciel afin d'obtenir la meilleure offre logicielle possible. Nous avons également résumé les actions clés que vous devez entreprendre à chaque étape ( rapport complet disponible pour les clients Gartner ) .

1. Constituez une équipe de négociation

Le fournisseur amène son équipe la plus solide à la table de négociation, vous devez donc constituer l'une des vôtres pour vous concentrer sur des aspects spécifiques de l'accord. Les membres de cette équipe dépendront de la taille et des ressources de votre entreprise. Le tableau ci-dessous indique les différents domaines d'intervention et les éléments à prendre en compte pour chaque domaine d'intervention :

Utilisez ce tableau comme liste de contrôle pour les membres de votre équipe. Bien entendu, toutes les entreprises ne disposent pas d'individus pour chacun de ces domaines d'intervention. Si tel est le cas, sélectionnez les membres de l'équipe les plus appropriés pour assumer plusieurs responsabilités.

2. Capturez les frais et les coûts cachés

Vous allez probablement payer plus que le prix indiqué sur le site Web de votre logiciel préféré, et à moins que vous ne le demandiez, les fournisseurs n'offriront pas un aperçu détaillé des prix réels. Pour entrer dans une négociation avec une véritable évaluation des coûts, posez des questions à l'avance sur ces aspects de tarification :

Vous devrez approfondir les mesures de tarification des logiciels pour obtenir les coûts les plus précis. Selon la configuration de votre entreprise, certaines méthodes de tarification des fournisseurs peuvent être « gagnant-gagnant ». Par exemple, une entreprise qui embauche rapidement de nouveaux employés peut en avoir plus pour son argent avec un modèle d'abonnement logiciel qui permet un nombre illimité d'utilisateurs pour un prix fixe.

Assurez-vous d'examiner les compromis pour chaque méthode de tarification des logiciels afin d'éviter de surpayer ( rapport complet disponible pour les clients de Gartner ) :

3. Comprendre vos CGU

Les termes et conditions (T&Cs) de votre contrat de logiciel décrivent les risques et les avantages du contrat. Chaque fournisseur de logiciels inclut des termes différents, il est donc plus simple de créer votre propre liste de contrôle des éléments indispensables à votre entreprise.

Ces conditions changeront en fonction de la méthode de déploiement, que vous installiez le logiciel sur votre site ou que vous l'utilisiez via un navigateur Web.

Voici des exemples de termes et conditions typiques pour les deux types de déploiement de logiciels :

4. Découvrez les motivations des fournisseurs pour obtenir un effet de levier

Le fournisseur est susceptible de recueillir des informations sur vos limites budgétaires, la manière dont le logiciel sera payé, quel cadre approuvera l'accord et qui prendra la décision finale.

Cela donne au fournisseur plus de détails pour tirer parti de l'accord en sa faveur, mais vous pouvez poser des questions pour révéler les motivations des fournisseurs afin de vous assurer que vous bénéficiez du même avantage.

Envisagez des questions telles que :

• Comment êtes-vous payé—commission directe, ou salaire et commission ?
• Recevez-vous des primes tout au long de l'année ? Quand recevez-vous votre plus gros bonus ?
• Êtes-vous mieux rémunéré pour certains produits et services que pour d'autres, lesquels et comment fonctionne le programme de rémunération incitative ?

Après avoir rassemblé ces informations, voyez si ces facteurs peuvent vous donner un plus grand avantage :

Tenez compte de la fin de l'exercice. Avez-vous des fournisseurs qui vous poussent à conclure un accord bientôt ? Les équipes de vente sont normalement agressives, mais elles augmentent la pression vers la fin de l'exercice de leur entreprise, et vous devriez en faire autant.

Il est toujours préférable d'étendre les discussions sur les logiciels jusqu'à la fin d'un trimestre ou d'une année fiscale pour tirer parti de l'urgence du fournisseur à obtenir une meilleure offre. Les prix spéciaux et les remises sont plus faciles à obtenir lorsque l'équipe de vente a vraiment besoin de conclure l'affaire finale du trimestre ou an.

Votre fournisseur est-il une startup ? La croissance fulgurante des logiciels basés sur le cloud a engendré des centaines de petits fournisseurs de logiciels de démarrage qui peuvent offrir des conditions et des contrats plus flexibles que leurs concurrents plus grands. Un fournisseur de démarrage plus agile pourrait correspondre parfaitement à vos besoins en fonctionnalités et à votre budget.

Cette startup pourrait également se préparer à lever des fonds - dans ce cas, le fournisseur voudra augmenter les clients et les revenus avant un cycle de financement en série, ce qui donne à votre entreprise un avantage pour négocier un accord plus précieux.

Selon la taille et le type d'entreprise de logiciels, vous pouvez trouver des informations sur le financement, l'acquisition et les investisseurs sur Crunchbase pour en tirer parti pendant la négociation.

5. Utilisez un modèle de notation pour identifier vos meilleures options

Utilisez les critères répertoriés dans le tableau ci-dessous pour évaluer vos meilleures options logicielles les unes par rapport aux autres. De cette façon, vous saurez exactement à quel point vous devriez être investi dans l'accord ou si vous pouvez vous en aller.

Notez les critères de 1 à 5 et accordez plus de poids aux considérations importantes lors du calcul des gagnants. Utilisez-en autant ou aussi peu que nécessaire pour les options de votre fournisseur :

• Tarification
  • Frais de licence
  • Coûts de personnalisation et de mise en œuvre
  • Frais d'entretien
  • Frais de formation
• Caractéristiques et fonctionnalités requises (et agréables à avoir)
• Exigences de fonctionnement (compatibilité et mobilité)
• Intégrations
• Capacités d'assistance et de formation
• Risques liés aux termes et conditions (CGV)

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6. Soyez prêt à partir

Après avoir évalué chaque fournisseur, examiné les conditions générales et compris les enjeux pour le fournisseur et votre entreprise, vous savez si vous pouvez vous permettre de vous éloigner vers d'autres options viables.

Votre liste d'exigences et d'alternatives valides vous donne la possibilité d'abandonner les négociations avec les fournisseurs les moins bien notés lorsqu'ils ne progressent pas dans une direction favorable. Si vous quittez les négociations, prenez le temps de réinitialiser avec votre équipe :

• Recadrez vos attentes
• Renforcez vos tactiques de négociation
• Déterminez si la prochaine meilleure option logicielle vaut vraiment la peine d'être poursuivie

Vous apprendrez de chaque discussion comment mieux tirer parti de vos recherches et comment répondre au mieux aux questions et tactiques difficiles des fournisseurs.

Rassemblez les meilleures ressources pour votre négociation logicielle

Assurez-vous que votre entreprise est préparée pour la conversation la plus importante de la vie de votre logiciel. Pour récapituler, rassemblez votre équipe de négociateurs, comprenez les coûts cachés et les conditions contractuelles acceptables, puis élaborez un plan de match efficace qui remet la pression sur le fournisseur.

Si vous prenez une longueur d'avance sur le processus, vous devez analyser les commentaires des utilisateurs réels et planifier quelques démonstrations de logiciels, puis suivre ces étapes depuis le début afin de pouvoir adapter votre plan de négociation à chaque fournisseur.