Comment acheter un logiciel d'entreprise en 6 étapes

Naviguer dans le processus d'achat de logiciels est difficile, mais nous sommes là pour vous aider.

Choisir un logiciel peut être écrasant, mais n'ayez crainte. Dans cet article, nous décomposerons six étapes à suivre pour trouver le bon logiciel et vous sentir confiant dans votre décision.

6 étapes clés pour trouver le bon logiciel

Étape 1 : Identifiez votre problème

La première étape du processus d'achat de logiciels consiste à déterminer vos besoins et à vous assurer qu'ils correspondent à vos objectifs commerciaux.

Demandez-vous : quel problème dois-je résoudre ?

L'identification du problème vous aide à affiner le type de logiciel dont vous avez besoin. Commencez par un problème spécifique, axé sur un objectif commercial, tel que :

• Nous avons besoin que nos employés collaborent plus rapidement sur les projets.
• Nous devons suivre plus précisément notre inventaire dans plusieurs magasins.
• Nous devons améliorer notre communication avec les clients.

Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques façons d'identifier vos problèmes et leur lien avec vos objectifs commerciaux :

• Parlez à votre équipe pour identifier les problèmes actuels. Creusez profondément la conversation pour trouver le problème sous-jacent, pas seulement les symptômes.
• Évaluez votre logiciel actuel et discutez des problèmes d'utilisation avec votre équipe.
• Demandez aux autres membres de votre réseau et/ou de votre secteur s'ils rencontrent des problèmes similaires.

Étape 2 : Définissez vos exigences logicielles

Il existe probablement des dizaines, voire des centaines, de produits logiciels conçus pour résoudre le problème que vous rencontrez. Mais cela ne suffit pas. Vous avez besoin d'un logiciel qui répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Demandez-vous : comment voulons-nous utiliser ce logiciel ?

Savoir ce que vous voulez retirer du logiciel que vous utilisez vous aidera à vous rapprocher du bon choix pour votre entreprise. Voici quelques exigences à prendre en compte :

• Fonctionnalités (tout ce dont vous avez besoin)
• Nombre d'utilisateurs (si vous avez besoin de comptes distincts pour chaque utilisateur)
• Facilité d'utilisation (la facilité d'utilisation pour votre équipe)
• Intégrations (comment il interagit avec les autres logiciels que vous utilisez)
• Potentiel de croissance (dans quelle mesure le logiciel répondra aux besoins futurs)
• Prix ​​(combien vous êtes prêt à dépenser pour le logiciel)

Ne vous arrêtez pas à répondre à cette question, cependant. Apportez des informations supplémentaires pour affiner vos besoins en visitant les répertoires de logiciels de Capterra pour parcourir les avis d'utilisateurs approfondis d'autres personnes comme vous. Vous verrez quelles fonctionnalités des entreprises similaires considèrent comme indispensables.

Pour renforcer la confiance dans vos besoins, discutez avec votre équipe pour voir ce dont les utilisateurs auront réellement besoin. Vous pouvez également consulter un ou deux éditeurs de logiciels de premier plan et voir quelles fonctionnalités supplémentaires ils offrent. Comparez-les à d'autres logiciels que vous envisagez pour voir quelles fonctionnalités vous ne pouvez pas vous passer et lesquelles sont de bons bonus.

Étape 3 : Identifiez les options et faites votre liste restreinte

La prochaine étape de votre recherche de logiciels consiste à créer une liste exhaustive de toutes les solutions qui répondent à vos besoins. Rechercher Capterra pour votre catégorie de logiciels est un excellent point de départ.

Après avoir créé une liste complète de logiciels, il est temps de la réduire à une liste restreinte gérable d'options réalistes. Idéalement, cette liste devrait contenir trois à sept produits, pas plus que cela et le processus de sélection risque de devenir trop long et compliqué.

Demandez-vous : cette solution logicielle doit-elle figurer sur ma liste restreinte ?

Pour répondre à cette question, commencez à comparer le logiciel de votre liste aux exigences que vous avez définies à l'étape 2, en prenant soin d'évaluer les éléments suivants :

• Le produit résout-il votre problème clé et soutient-il vos objectifs commerciaux ?
• Le produit répond-il à vos exigences en matière de fonctionnalités ?
• Dans quelle mesure la solution est-elle conviviale ?
• Le produit fonctionne-t-il (s'intègre-t-il) avec le logiciel que vous utilisez actuellement ?
• Le produit a-t-il de bonnes critiques d'utilisateurs ?
• Le produit est-il dans votre budget ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous devriez constater que la plupart des solutions de votre longue liste initiale peuvent être supprimées. Pour réduire davantage votre liste, utilisez l'outil de filtrage et les avis des utilisateurs de Capterra.

L'outil de filtrage (disponible sur des pages de catégories de logiciels spécifiques) vous permet de réduire vos résultats en fonction des fonctionnalités populaires, des options de tarification, etc. Les avis des utilisateurs (qui se trouvent sur des pages de produits logiciels spécifiques) vous donneront des notes globales, ainsi que des notes sur la facilité d'utilisation, le service client, la valeur globale et les fonctionnalités.

Vous pouvez également voir le secteur et la taille de l'entreprise des examinateurs. Un produit peut être bon sur papier, mais vous voulez vous assurer que les gens comme vous aiment vraiment l'utiliser.

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Étape 4 : Sélectionnez votre premier choix

Vous avez fait beaucoup de recherches à ce stade et êtes prêt à faire une sélection finale à partir de votre liste restreinte. Pour vous sentir pleinement confiant dans votre décision, voici quelques dernières vérifications pour vous assurer que vous choisissez le bon logiciel pour votre entreprise.

Demandez-vous : Est-ce que je fais confiance à cette entreprise pour mon entreprise ?

Votre relation avec le fournisseur de logiciels sera un partenariat. Voici quelques façons d'établir cette confiance :

• Lisez les avis d'utilisateurs sur Capterra de clients actuels qui ont des besoins similaires aux vôtres. Créez une liste de questions pour les fournisseurs en fonction de vos préoccupations après avoir lu les avis.
• Contactez les fournisseurs, planifiez des démonstrations et posez des questions. Voir les capacités logicielles de près vous permet de faire des comparaisons plus significatives.
• Contactez les fournisseurs de votre liste pour déterminer les prix finaux et les niveaux de service, ainsi que tout matériel de formation et d'intégration. Différents éditeurs de logiciels offrent différents niveaux de service après votre achat, donc si vous voulez quelque chose de pratique, parlez-en au fournisseur à l'avance.

Après avoir effectué ces vérifications, vous devriez vous sentir encore plus confiant dans votre sélection. La prochaine étape consiste à s'assurer que votre équipe partage cette confiance.

Étape 5 : Obtenir l'adhésion de l'équipe

Avant d'acheter un nouveau logiciel, vous avez besoin de l'adhésion des autres membres de votre équipe. Tout le monde n'aura pas passé autant de temps que vous sur la recherche de logiciels, alors partagez vos découvertes et faites-leur savoir comment vous êtes arrivé à votre choix final.

Demandez-vous : Qui cette décision affectera-t-elle ?

Inclure toute personne qui sera affectée par le changement de logiciel dans les présentations et les discussions. Cela pourrait inclure :

• Membres de l'équipe qui utiliseront le nouveau logiciel
• Les responsables du budget logiciel
• Cadres qui signeront l'achat du logiciel
• Le personnel informatique qui mettra en œuvre le nouveau logiciel
• La direction qui sera chargée de conduire le changement

Partagez vos recherches et vos raisons de sélection, et laissez suffisamment de temps pour les commentaires. Une fois que les personnes concernées par le changement (et celles en charge du budget logiciel) seront à bord, vous serez prêt à acheter.

Étape 6 : Achetez votre nouveau logiciel

Cette dernière étape est la plus simple, mais il y a quelques points à connaître avant de signer sur la ligne pointillée et d'envoyer ce premier paiement officiel :

• Assurez-vous d'avoir communiqué à l'avance avec le fournisseur les conditions de votre contrat.
• Renseignez-vous sur les remises auxquelles votre entreprise pourrait avoir droit (par exemple, si vous travaillez pour une organisation à but non lucratif).
• Discutez des plans de paiement et renseignez-vous sur les remises si vous payez annuellement au lieu de mensuellement.
• Discutez de ce que le fournisseur de logiciels sera responsable après l'achat (cela pourrait inclure l'intégration et la formation du personnel, la disponibilité du service client et l'accès aux futures mises à jour logicielles).
• Si vous payez selon un calendrier mensuel ou récurrent, travaillez avec les finances en interne pour vous assurer que le budget sera disponible en cas de besoin.

Une fois que vous avez officiellement acheté un progiciel, félicitez-vous pour votre travail acharné et soyez sûr que vous avez fait le bon choix de logiciel pour votre entreprise, car vous avez pris le temps de bien faire le processus d'achat. Il est temps de célébrer la plus grande efficacité et les autres avantages de votre nouveau logiciel.

Informations sur l'enquête Capterra "Small-Business Software Buying Trends"

Capterra a mené cette enquête en juillet et août 2018 auprès de 420 petites et moyennes entreprises (PME) basées aux États-Unis, en Allemagne et en France. Les répondants ont été sélectionnés en fonction de la taille de l'entreprise et des revenus pour se qualifier en tant que PME. Les répondants qualifiés étaient des décideurs ou avaient une influence significative sur les décisions liées à l'achat de technologies pour leur organisation.

Ils devaient avoir acheté au moins un logiciel d'une valeur de 5 000 $ ou plus au cours des 12 derniers mois. Les répondants devaient être au moins des chefs de bureau, influençant les décisions d'achat de logiciels dans leurs organisations.