Conseils de gestion de projet de médias sociaux, avec des directives pour trouver les meilleurs outils

Les outils de gestion de projet de médias sociaux rassemblent un ou plusieurs utilitaires à vocation sociale sous une seule bannière - souvent un tableau de bord personnalisable qui affiche plusieurs flux d'informations. Que vous meniez des campagnes de marketing social par vous-même ou que vous comptiez sur une grande équipe pour satisfaire une liste de clients en constante expansion, vous pouvez utiliser ces outils pour rationaliser vos processus et explorer des moyens plus efficaces d'atteindre des objectifs collectifs.

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Dans cet article, nous allons passer en revue quelques conseils et meilleures pratiques que vous pouvez utiliser pour gérer efficacement vos projets de médias sociaux, ainsi que quelques lignes directrices pour trouver le bon outil de gestion des médias sociaux pour votre agence.

Table des matières

• Pourquoi la gestion de projet sur les médias sociaux est-elle importante ?
  • Fixe des buts et des objectifs clairs
  • Définit les rôles et les responsabilités
  • Permet de suivre et d'évaluer l'avancement du projet
• Défis et solutions courants dans la gestion de projets de médias sociaux
  • Gestion de plusieurs comptes et plateformes de médias sociaux
  • Rester organisé et respecter les délais
  • Assurer la cohérence de la voix et des messages de la marque
  • Gérer les problèmes ou les crises imprévus
• Les avantages d'un logiciel de gestion de projet de médias sociaux
  1. Permet d'économiser du temps et des ressources
  2. Améliore la productivité individuelle et d'équipe
  3. Aide à gérer les campagnes sur les réseaux sociaux
  4. Aligne l'équipe vers un objectif commun
• Fournit des rappels pour les tâches nécessitant une attention particulière
• Permet un meilleur suivi et contrôle de votre stratégie
• Amélioration de la gestion de la relation client et de la communication
• Que rechercher dans les outils de gestion de projet de médias sociaux
  1. Planification efficace sur les plateformes de médias sociaux
  2. Analyse sociale et rapports
  3. Options d'analyse
  4. Fonctionnalités d'approbation de contenu
  5. Création de contenu social
• Questions fréquemment posées
  • À quelle fréquence dois-je réévaluer ma stratégie de médias sociaux et l'ajuster si nécessaire ?
  • Que dois-je faire si des problèmes ou des crises inattendus surviennent au cours d'un projet de médias sociaux ?

Pourquoi la gestion de projet sur les médias sociaux est-elle importante ?

Les entreprises préfèrent généralement utiliser la gestion des médias sociaux en marque blanche, car elles peuvent déléguer un énorme bloc de tâches, en transmettant essentiellement un projet qui pourrait avoir un impact significatif sur l'avenir de leur marque. Pour que votre agence soit à la hauteur des attentes, vous devez comprendre comment la gestion de projet stratégique contribue à façonner la productivité, la collaboration et le résultat de chaque campagne sur les réseaux sociaux.

Fixe des buts et des objectifs clairs

Un objectif spécifique et mesurable vous donne quelque chose à viser. Connaître votre objectif informe également votre processus, vous aidant à construire un cadre conçu pour propulser votre stratégie du début à la fin. Les objectifs plus importants doivent être divisés en éléments plus petits, avec des jalons intégrés offrant un espace pour vérifier les progrès et ajuster la stratégie si nécessaire.

Définit les rôles et les responsabilités

Les chefs de projet qui supervisent les médias sociaux décident qui est responsable de quoi et quand. Cela ne laisse aucun doute à quel membre de l'équipe appartient une tâche particulière. Et, généralement, la propriété est attribuée en fonction des compétences et de l'expérience.

Par exemple, une personne peut exceller dans l'utilisation des médias sociaux dans la gestion de la réputation et donc être chargée de surveiller et de répondre aux avis des clients. Une autre personne peut être apte à planifier et à surveiller le calendrier des médias sociaux du client comme sa principale tâche.

Permet de suivre et d'évaluer l'avancement du projet

Les outils et stratégies de médias sociaux sont au cœur du processus de planification, mais il faut un chef de projet pour s'assurer qu'il y a une surveillance adéquate (et précise). Les responsables approuvent les étapes clés, analysent les mesures pour évaluer les progrès et déterminent, le cas échéant, les modifications à apporter pour atteindre au mieux les objectifs globaux.

Défis et solutions courants dans la gestion de projets de médias sociaux

Aucun guide de gestion des médias sociaux vraiment complet n'est complet pour relever les défis qui peuvent empêcher les campagnes d'obtenir des résultats optimaux. Être conscient des pièges courants et coordonner les solutions peut vous aider à franchir les obstacles avec une finesse impressionnante.

Gestion de plusieurs comptes et plateformes de médias sociaux

Les données démographiques et les styles de contenu diffèrent d'une plateforme à l'autre. Le plus grand groupe d'âge de Facebook couvre les utilisateurs âgés de 25 à 34 ans (Statista), tandis qu'Instagram est plus jeune, avec plus de 30 % des utilisateurs âgés de 18 à 24 ans (Statista). La création de profils sur toutes les principales plateformes augmente la portée de manière exponentielle et permet plus d'expérimentation en termes de contenu et de date de publication.

Mais plus vous créez de profils, plus il faut d'efforts pour maintenir ces pages et interagir avec les abonnés. La planification des publications et l'affectation des membres de l'équipe à chaque plate-forme (ou à une tâche spécifique sur toutes les plates-formes) peuvent aider à rationaliser les opérations et à éviter les lacunes dans la couverture.

Rester organisé et respecter les délais

La nature largement spontanée des publications privées sur les réseaux sociaux peut facilement se répandre dans le domaine professionnel, mais le manque d'organisation peut rendre difficile la création d'un élan et l'évaluation de l'efficacité. Plus votre plan de médias sociaux est nébuleux, plus il est probable que vous soyez en retard, ce qui peut vous faire manquer la fenêtre pour le contenu et les événements urgents comme les lancements de produits et les vacances.

Il est essentiel de créer un plan concret qui présente tout, des actifs planifiés aux détails de publication, en passant par le moment où votre équipe vérifiera les commentaires ou exécutera des rapports. Des tactiques telles que le codage couleur des éléments en fonction de l'urgence et l'inscription de personnes en renfort pour assumer des tâches en cas de maladie ou d'autre absence peuvent également s'avérer utiles.

Assurer la cohérence de la voix et des messages de la marque

L'utilisateur moyen des médias sociaux a sept comptes sociaux uniques auxquels il accède chaque mois, chaque compte représentant une plate-forme sociale différente (Data Reportal). Pour maximiser l'impact et instaurer la confiance, les marques doivent avoir une présence cohérente et cohérente sur tous ces canaux, afin que les consommateurs surfeurs puissent facilement reconnaître et graviter vers des profils familiers.

Créez et suivez strictement les guides de marque et les politiques des médias sociaux qui transmettent des normes pour les couleurs, les polices, les tailles d'image et la voix.

Gérer les problèmes ou les crises imprévus

Qu'il s'agisse d'un stagiaire qui dérape et qui suscite une fureur ou d'un retour client négatif qui devient soudainement viral, vous traverserez un moment qui appelle la tête froide et un plan d'expert.

Apprenez et adoptez la fonction des médias sociaux dans la gestion de la réputation. Utilisez des outils pertinents, comme l'écoute sociale et la réponse aux mentions de marque, pour façonner le récit et étouffer le mécontentement dans l'œuf.

Les avantages d'un logiciel de gestion de projet de médias sociaux

Les outils de gestion des médias sociaux peuvent aider les chefs de projet à moderniser et simplifier leurs listes de tâches en utilisant la technologie et l'automatisation pour éliminer les obstacles et améliorer la communication et l'accès.

1. Permet d'économiser du temps et des ressources

Les outils de gestion de projet de médias sociaux n'ont pas besoin de pointer à une certaine heure. Votre équipe peut créer des publications pendant la journée de travail qui seront publiées les nuits et les week-ends - chaque fois que l'algorithme est prêt à diffuser votre contenu auprès de votre groupe démographique cible. Les suites de conception permettent aux agences de réaliser des concepts graphiques sans sous-traitance, tandis que d'autres outils analysent les sujets tendance pour trouver l'inspiration pour les publications sociales.

Utilisez un ou plusieurs outils - dans tous les cas, vous gagnerez du temps et découvrirez la possibilité d'en faire plus avec la même bande passante qu'auparavant.

2. Améliore la productivité individuelle et d'équipe

Les outils améliorent également la productivité en vous permettant de maximiser votre temps. Certains outils offrent des options d'automatisation, garantissant que la technologie fonctionnera longtemps après la fin de la nuit.

Les outils informent également le processus de prise de décision. Plutôt que de débattre des mérites d'une campagne, vous pouvez simplement consulter les rapports générés par un logiciel pour voir, noir sur blanc, si une tactique fonctionne ou s'il est temps de faire un changement. Lever le doute permet de gagner du temps et de travailler à partir de faits plutôt que d'hypothèses permet de s'assurer que chaque mouvement est positionné pour le meilleur résultat possible.

3. Aide à gérer les campagnes sur les réseaux sociaux

Les outils de gestion de projet vous aident à regrouper tous vos éléments exploitables sous un même toit ou, dans la plupart des cas, sur un tableau de bord unifié. Plutôt que de basculer entre les applications de calendrier, les outils de planification, les widgets de capture de données, etc., vous pouvez obtenir un aperçu complet de l'état de vos annonces et publications sociales en un seul clic.

Cette approche est plus efficace - et considérablement plus douce pour votre clic - mais elle peut également vous aider à prendre des décisions plus éclairées. Lorsque vous surfez constamment, il est facile de manquer un point de données ou de mal interpréter des informations parce que vous manquez de contexte. La capacité à comprendre la situation dans son ensemble via un seul outil (même si vous devez aller ailleurs pour des détails spécifiques) peut faire une grande différence dans votre production quotidienne et les résultats de votre campagne.

4. Aligne l'équipe vers un objectif commun

La gestion de projet ne consiste pas seulement à gérer le projet lui-même, c'est aussi à gérer votre équipe. En réorganisant votre campagne et vos actifs à l'aide d'outils de gestion des médias sociaux, vous pouvez garder tout le monde sur la même longueur d'onde pour vous assurer qu'il n'y a pas d'agendas qui se chevauchent ou que personne n'est exclu.

Que votre objectif soit l'objectif de campagne du client ou quelque chose de plus petit comme un jalon, vous pouvez utiliser l'outil que vous avez choisi pour effectuer et déléguer plusieurs tâches. Utilisez vos outils de médias sociaux pour attribuer et suivre les tâches, communiquer sur les réalisations et les ratés, marquer les éléments comme prioritaires et partager des actualités ou d'autres liens pertinents. Tout cela sans avoir recours à des chaînes de messagerie encombrantes ou à envoyer un ping à la boîte de réception de chacun séparément avec des mises à jour ou des questions.

Fournit des rappels pour les tâches nécessitant une attention particulière

Activez les notifications push de vos outils de gestion de médias sociaux préférés et vous ne manquerez plus jamais une mention de marque ou une tâche clé. Selon la manière dont vous vous inscrivez, les outils de gestion des médias sociaux peuvent potentiellement envoyer une fenêtre contextuelle sur votre smartphone en fonction de déclencheurs prédéterminés, tels que :

• Quand il est temps de vérifier avec l'équipe
• Lorsque vous devez cocher une tâche spécifique
• Une réunion virtuelle est sur le point de commencer
• Un autre membre de l'équipe a terminé une tâche
• Votre campagne a atteint un seuil de performance
• Quelqu'un a mentionné la marque de votre client sur les réseaux sociaux

Permet un meilleur suivi et contrôle de votre stratégie

Lorsque votre plan directeur, vos analyses et votre communication fonctionnent tous sous l'œil vigilant d'un ou deux outils de gestion des médias sociaux, vous disposez d'une capacité inégalée à surveiller votre campagne. Parfois, un seul outil suffit pour répondre à vos besoins. Les objectifs de certains clients exigent quelques outils qui se synchronisent.

Quoi qu'il en soit, pensez-y comme si vous rassembliez toutes les instructions et tous les rapports d'un projet volumineux et que vous les écriviez dans un classeur. Bien mieux que de chercher dans votre bureau ou dans votre classeur des bribes d'informations à la demande, n'est-ce pas ?

Amélioration de la gestion de la relation client et de la communication

Réunie sous un seul outil qui facilite la collaboration et la communication, votre équipe peut partager rapidement des informations et des mises à jour et offrir des commentaires tout aussi rapidement. Cela permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde afin que vous puissiez présenter un front consolidé lorsque vous avez vos réunions tactiles avec les clients. Plutôt que de répondre à une question avec une version de "Permettez-moi de demander à John où nous en sommes", vous avez déjà les notes de John sur la plate-forme - et celles de tous les autres aussi.

Vous pouvez également utiliser la plate-forme pour suivre la communication des clients, ce qui augmente encore la transparence. Recherchez des outils qui vous permettent d'envoyer du contenu nouvellement créé ou des rapports prêts pour la présentation directement au client pour encore plus de fonctionnalités.

Que rechercher dans les outils de gestion de projet de médias sociaux

Il n'y a pas deux projets de médias sociaux identiques, il est donc logique que les fonctionnalités logicielles dont vous aurez besoin pour gérer magistralement chaque campagne puissent également différer. Pourtant, certaines fonctionnalités sont presque universellement utiles pour vendre des forfaits de médias sociaux et vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires pour tenir vos promesses.

1. Planification efficace sur les plateformes de médias sociaux

Rien n'absorbe autant de temps que d'essayer de programmer des publications sur les réseaux sociaux sur plusieurs plateformes, une à la fois. Tout ce formatage, ce copier-coller et ces clics représentent d'innombrables heures perdues. Les outils de gestion de projet de médias sociaux qui vous permettent de programmer une seule publication sur plusieurs canaux tout en personnalisant les heures et les détails de publication pour s'adapter à ces canaux peuvent vous aider à améliorer votre flux de travail et votre retour sur investissement global.

2. Analyse sociale et rapports

À moins que votre logiciel de gestion de projet de médias sociaux n'intègre l'analyse sociale et les rapports associés, vous ne pourrez pas évaluer la santé de vos campagnes sans basculer entre différentes plates-formes pour vérifier les performances des publications.

3. Options d'analyse

La présence d'outils d'analyse est importante, mais avoir la possibilité de choisir les analyses que vous suivez peut être encore plus important. Une campagne visant à inciter les abonnés sociaux à voir quelque chose sur le site Web du client peut donner la priorité aux conversions de trafic, tandis qu'une campagne conçue pour accroître la notoriété de la marque peut être plus concernée par les partages sociaux et les taux d'engagement.

Avoir la possibilité de supprimer les flux de données moins utiles vous aide à vous concentrer sur les flux de données vitaux, comme la réduction du bruit de fond.

4. Fonctionnalités d'approbation du contenu

Il faut plus d'un "ok" avant de pouvoir envoyer du nouveau contenu dans le monde. Trouvez un outil de gestion de projet qui prend en charge un processus d'approbation en plusieurs étapes, et vous pouvez collecter des actifs et demander des approbations à tout le monde, des concepteurs au CMO du client, à l'aide de votre tableau de bord central.

5. Création de contenu social

Les outils de gestion de projet de médias sociaux les plus convoités intègrent également la création de contenu dans leur flux de travail. Il est tout simplement logique d'avoir à portée de main des ressources telles que des éditeurs WYSIWYG, des photos d'archives et des utilitaires de relecture. Lorsque vous pouvez rédiger, modifier, présenter, obtenir une approbation, planifier et publier du contenu social à partir d'une seule plate-forme, vous êtes sur la bonne voie pour passer au niveau supérieur de productivité.

Questions fréquemment posées

À quelle fréquence dois-je réévaluer ma stratégie de médias sociaux et l'ajuster si nécessaire ?

Vérifiez votre stratégie de médias sociaux au moins tous les six mois. Certaines circonstances, comme un changement notable dans l'algorithme d'une plate-forme ou des métriques allant dans la mauvaise direction, sont certainement une raison de revoir votre stratégie et de peser le pour et le contre des options alternatives.

Que dois-je faire si des problèmes ou des crises inattendus surviennent au cours d'un projet de médias sociaux ?

Vos packages de gestion des médias sociaux doivent inclure des politiques de réputation et de gestion de crise qui décrivent comment vous allez faire face aux "pires scénarios". Établissez une chaîne de commandement claire et un processus de signalement à l'avance. Pour le moment, répondez rapidement aux critiques et utilisez l'empathie et votre politique existante en matière de médias sociaux pour guider les réponses.