Mise à niveau de votre messagerie texte avec un répondeur automatique SMS

Les répondeurs automatiques SMS sont la meilleure option d'une entreprise lorsqu'il s'agit d'offrir aux clients les informations qu'ils recherchent, sur place. Les répondeurs automatiques sont faciles à configurer, à utiliser et à engager instantanément les clients, ce qui donnera à toute entreprise qui les utilise un avantage concurrentiel. Toute stratégie marketing serait incomplète sans les textes de réponse automatique, et vous êtes sur le point de découvrir pourquoi.

Qu'est-ce qu'un répondeur SMS ?

Un répondeur automatique SMS est un outil d'automatisation des SMS qui utilise des mots-clés pour envoyer des réponses rapides à vos clients. Les textes envoyés par les clients agissent comme des déclencheurs lorsqu'ils incluent certains mots-clés ; vous spécifiez quels mots-clés agiront comme déclencheurs lorsque vous définissez les règles d'automatisation. Ainsi, lorsqu'un client envoie un texte contenant ce mot-clé, il reçoit une réponse prédéfinie.

Les répondeurs automatiques de texte sont un outil de marketing d'entreprise flexible avec de nombreuses utilisations pour le marketing, le service client et le lead nurturing.

Les entreprises peuvent utiliser un répondeur automatique SMS pour :

• Partager des remises et des promotions
• Bienvenue aux nouveaux abonnés
• Répondez instantanément aux demandes de vente et d'assistance
• Fournir des rappels, des mises à jour et des alertes aux clients
• Créer des sondages
• Partager des fichiers et du contenu
• Augmentez les ventes et le nombre d'essais gratuits

Comment fonctionnent les répondeurs automatiques par SMS

Les répondeurs automatiques SMS fonctionnent selon des règles d'automatisation. Une règle d'automatisation est un moyen de configurer un déclencheur pour une réponse textuelle prédéfinie. Disons qu'un client vous envoie un SMS pour prendre rendez-vous. Vous pouvez configurer une règle d'automatisation basée sur un mot-clé spécifique - dans ce cas, le mot-clé sera "rendez-vous" .

Chaque fois que vous recevez un texte qui mentionne ce mot-clé, le système répondra avec un texte prédéfini. Voici un exemple de texte prédéfini que vous pourriez utiliser :

En fonction du mot-clé utilisé, des listes de diffusion dans lesquelles se trouve un contact ou s'il s'agit d'un nouveau contact, ces règles peuvent appliquer n'importe quelle combinaison des actions suivantes :

• Envoyer un SMS
• Ajouter le contact à de nouvelles listes de diffusion
• Envoyer un appel par synthèse vocale
• Envoyer un enregistrement audio sous forme de diffusion vocale
• Supprimer le contact des listes de diffusion

Meilleures pratiques pour les répondeurs automatiques par SMS

Les meilleurs textes de réponse rapide sont créés après avoir pris en considération les règles suivantes :

Personnalisez toujours votre message de répondeur automatique

Les textes génériques appartiennent au passé. Vos clients veulent avoir l'impression que vos SMS leur sont directement adressés en tant qu'individus, et non des noms aléatoires dans une liste de SMS. Cette volonté:

• Gardez les clients satisfaits du contenu qu'ils reçoivent
• Satisfaire et même surpasser leurs attentes
• Créer des défenseurs de la marque.

Fixez-vous des attentes réalistes

Si vous souhaitez laisser une réponse automatique "Absent du bureau", assurez-vous de spécifier l'heure exacte à laquelle vous serez à nouveau disponible. Les gens ont besoin de réponses rapides à leurs questions et décident souvent de chercher d'autres moyens de résoudre leurs problèmes si votre temps d'absence est trop long.

Laissez-les décider de leur prochain plan d'action. Des textes génériques comme « Nous vous contacterons bientôt » ne définissent pas d'attentes claires. Essayez quelque chose de plus précis : "Je ne suis pas disponible actuellement, mais je vous contacterai d'ici la fin du [date]."

Voici quelques exemples de messages SMS « absent du bureau » que vous pourriez utiliser :

Utilisations potentielles d'un répondeur automatique SMS

Les options simples disponibles grâce à l'automatisation du marketing textuel permettent une gamme d'utilisations potentielles, en particulier lorsqu'elles sont combinées avec d'autres formes de textos automatisés :

1. S'abonner à votre newsletter

Permettez aux utilisateurs de rejoindre vos abonnés SMS en envoyant un SMS avec un mot-clé tel que JOIN, en invitant un texte de bienvenue et en les ajoutant à la liste de diffusion de votre newsletter. De la même manière, un mot-clé comme STOP peut supprimer un contact de vos listes de diffusion lorsqu'il souhaite se retirer. Dans la plupart des pays, vous devez fournir un mot-clé de désactivation lors de l'utilisation du marketing par répondeur automatique par SMS.

TextMagic fournit plusieurs mots-clés intégrés que vous n'avez pas besoin de configurer. Les mots clés pour s'abonner sont JOIN , SUBSCRIBE , RESUBSCRIBE , OPT IN , OPT-IN , OPTIN et UNSTOP .

Les mots clés à désactiver sont STOP , STOPP , STOPALL , UNSUBSCRIBE , END et QUIT .

2. Enquêtes SMS

Un répondeur automatique SMS peut être utilisé pour poser des questions à choix multiples, en utilisant un mot-clé différent pour chaque réponse.

En choisissant la question suivante en fonction du mot-clé précédent, vous pouvez créer des enquêtes de branchement. En plus de vous permettre d'approfondir leurs réponses, cela permet de garder les enquêtes courtes en évitant les questions non pertinentes. Réduire le nombre de questions peut aider à augmenter les réponses aux sondages par SMS.

Pour des enquêtes et des commentaires plus complexes, utilisez plutôt l'outil d'enquête SMS TexMagic.

Lorsqu'ils répondent OUI , cette réponse automatique sera envoyée :

3. Réponses en dehors des heures d'ouverture

Envoyez une réponse automatique aux messages pour leur faire savoir quand vos textes sont vérifiés.

Pour les numéros de support client, vous pouvez fournir une assistance hors ligne en suggérant des mots-clés pour les problèmes courants. Ces mots clés peuvent conduire à des questions de dépannage ou à des informations supplémentaires et à des options de mots clés. Alternativement, ils pourraient ajouter le client à votre liste de diffusion d'assistance à l'attention d'un agent en direct.

Voici un message professionnel « absent du bureau » que vous pourriez utiliser :

4. Envoi de rappels

Un répondeur automatique par SMS peut permettre aux clients de demander un rappel concernant vos services. Par exemple, un salon de beauté pourrait envoyer aux clients les horaires de leur prochaine visite en réponse au mot-clé RAPPEL .

Avec 62 % des personnes qui consultent leur téléphone au réveil, les SMS sont un moyen très efficace d'envoyer des rappels et de réduire les réservations manquées.

Le client envoie un SMS : "RAPPEL"

Le mot-clé "REMINDER" déclenchera alors cette réponse automatique :

5. Mises à jour de statut

Permettez aux clients de demander des mises à jour par SMS. Par exemple, vérifier la progression de leur livraison ou obtenir la dernière mise à jour sur les pannes de service. 75 % des milléniaux déclarent que l'envoi de SMS est leur moyen préféré d'obtenir des mises à jour sur la livraison.

L'utilisation de réponses textuelles automatisées pour ces requêtes garantit aux clients une réponse quasi instantanée à tout moment et réduit la charge de vos équipes d'assistance en direct.

Le client envoie un SMS : « Des nouvelles de ma livraison ?

Le mot-clé "livraison" déclenchera alors cette réponse automatique :

6. Planifiez des contacts en direct

Permettez aux utilisateurs de demander l'aide d'un agent en direct en envoyant un mot-clé comme AIDE pour accéder à votre liste de diffusion d'assistance. Les journaux de répondeur automatique incluent le texte intégral de l'utilisateur, de sorte qu'ils peuvent inclure des informations supplémentaires sur leur requête avec le mot-clé.

Outre le support client, cela peut également être utile pour suivre les nouveaux prospects en donnant des détails sur leurs besoins lorsqu'ils demandent un contact.

Le client envoie un message texte : "Hé, j'aurais besoin d' aide . J'ai essayé de me connecter à partir d'un appareil mobile et cela n'a pas fonctionné.

Le mot-clé "Aide" déclenchera alors cette réponse automatique :

7. Demande d'informations complémentaires

Les réponses textuelles automatisées peuvent permettre aux utilisateurs d'obtenir plus d'informations sur un texte que vous leur avez envoyé.

Par exemple, les clients de l'immobilier pourraient répondre avec un mot-clé s'ils sont intéressés par une propriété. Cela vous permet de garder votre message initial simple, en n'envoyant tous les détails qu'aux personnes qui le souhaitent. Étant donné que les images coûtent plus cher à envoyer que les messages texte uniquement, cela rend également vos SMS plus rentables en n'envoyant pas d'images aux clients qui ne sont pas intéressés.

De plus, vous pouvez également l'utiliser pour attirer de nouveaux prospects en incluant votre numéro de SMS et votre mot-clé sur la signalisation :

C'est idéal lorsque vous avez besoin d'une réponse urgente de la part des clients, car les SMS ont un taux de réponse 209% supérieur aux appels téléphoniques, aux e-mails ou aux réseaux sociaux.

Client : "Parfait, puis-je obtenir plus de détails ? ”

Le mot-clé "Détails" déclenchera alors cette réponse automatique :

8. Fournir des médias et d'autres fichiers

Non seulement l'envoi d'images et de fichiers est un peu plus cher, mais il se peut également qu'il ne soit pas couvert par votre formulaire d'inscription par SMS.

Cependant, de nombreuses situations peuvent bénéficier de la possibilité de proposer cette option via un mot-clé. Vous pouvez l'utiliser pour envoyer aux prospects une vidéo de démonstration ou un PDF ou pour aider le support technique avec un guide vidéo.

Avantages de l'utilisation des répondeurs automatiques SMS

Les répondeurs SMS automatiques offrent plusieurs avantages par rapport aux autres méthodes de communication dans ces situations :

• Des réponses instantanées à chaque message vous facilitent la vie, à vous et à vos clients. Même lorsqu'il s'agit simplement de confirmer que leur texte est arrivé et qu'une réponse complète est en cours, cela donne aux contacts l'assurance que leur requête est traitée.
• Gagnez du temps en automatisant les réponses aux requêtes fréquentes, ce qui se traduit par une résolution plus rapide pour les utilisateurs et plus de temps pour se concentrer sur les problèmes que vous ne pouvez pas automatiser.
• Améliorez le suivi et la résolution des contacts , en vous assurant que les utilisateurs disposent toujours d'un moyen simple de démarrer l'étape suivante via un mot-clé.
• Personnalisez les conversations automatisées à l'aide de mots-clés de branchement, en envoyant des variantes de réponses plus pertinentes en fonction des listes de diffusion et en incluant des balises de publipostage dans les modèles de réponse.

Pourquoi utiliser TextMagic pour les réponses textuelles automatisées ?

Les répondeurs SMS automatiques vous permettent d'offrir une expérience SMS améliorée avec moins d'effort.

L'utilisation de TextMagic pour automatiser les réponses par SMS permet des réponses rapides et fiables aux contacts et fournit une gestion automatique de la liste de diffusion, ainsi que des mots-clés intégrés pour garantir que vos textes sont conformes aux réglementations opt-in.

Comment configurer des réponses SMS automatiques avec TextMagic

Vous pouvez configurer des réponses textuelles automatisées en 3 étapes simples, en commençant par vous rendre dans Services ; Règles d'automatisation ; Créez une nouvelle règle dans l'application TextMagic. Vous devrez également acheter un numéro SMS virtuel si vous n'en avez pas déjà un.

Étape 1 : Créer des filtres de règles

Les filtres de règles déterminent les textes auxquels s'appliquent vos règles d'automatisation.

Utilisez les champs du formulaire pour nommer votre nouvelle règle et choisissez les numéros de SMS virtuels auxquels vous souhaitez répondre aux SMS entrants. Entrez les pays auxquels la règle répondra et les mots-clés qui activeront la règle. Vous pouvez également cliquer sur ajouter pour créer de nouveaux mots-clés.

Cliquez sur Continuer une fois que vous avez fait cela.

Étape 2 : Créer une réponse

Ensuite, vous devez créer le message lui-même, en commençant par choisir le type de message. Vous pouvez également choisir de ne pas envoyer de message.

Pour les réponses textuelles et textuelles, rédigez votre message dans la zone de texte ou cliquez sur Insérer un modèle pour utiliser un message pré-écrit. Cliquez sur Insérer une balise pour personnaliser le message avec des balises de publipostage ou sur Joindre un fichier pour inclure des images, des vidéos ou d'autres fichiers que vous souhaitez envoyer.

Pour les réponses vocales, vous aurez la possibilité de sélectionner un enregistrement audio que vous avez déjà téléchargé, ou d'en enregistrer ou d'en télécharger un nouveau.

Si vous cliquez sur Déclencher la règle une seule fois pour des numéros nouveaux et uniques , le même numéro ne peut pas activer la règle deux fois. Cliquez sur Continuer lorsque vous avez terminé ici.

Étape 3 : Autres actions

Pour ajouter ou supprimer un contact d'une liste de diffusion lorsque la règle s'applique, cliquez sur Ajouter une nouvelle action . Utilisez ensuite les listes déroulantes pour ajouter une liste de diffusion à la règle et choisissez d'y ajouter ou d'en supprimer des contacts.

Pour appliquer plusieurs actions, cliquez sur Ajouter une nouvelle action et répétez le processus pour chaque action supplémentaire.

Une fois que vous avez ajouté toutes les actions supplémentaires, cliquez sur Continuer . La page suivante vous montrera un résumé de la règle que vous venez de créer.

Si quelque chose manque ou est incorrect, cliquez sur Terminer , puis cliquez sur l'icône de la roue dentée et sélectionnez Modifier la règle .