5 signes que votre entreprise est prête à mettre à niveau sa solution comptable

Un logiciel de comptabilité obsolète vous coûte du temps et de l'argent ? Faites attention à ces cinq drapeaux rouges.

Au moment où vous lisez ceci, vous avez traversé le cauchemar annuel de la saison des impôts (j'espère). Toutes nos félicitations! Maintenant, vous pouvez vous offrir une bonne limonade pour un travail bien fait et commencer à dormir sans la terreur de l'IRS qui vous traque à travers vos rêves.

Qu'il s'agisse de votre premier cauchemar fiscal ou de votre épisode annuel d'anxiété liée à la saison des impôts, je suis prêt à parier qu'un logiciel de comptabilité insuffisant ou obsolète a été une grande partie de vos malheurs.

Irene Wachsler, CPA et conseillère en affaires du Massachusetts, déclare que l'une des plus grandes erreurs qu'elle voit commettre par les propriétaires de petites entreprises est de "ne pas prendre toutes les déductions éligibles parce qu'ils n'investissent pas dans un système comptable approprié".

Les déductions manquées ne sont qu'un des signes que votre système comptable insuffisant vous coûte du temps et de l'argent.

Wachsler a ajouté que de nombreux problèmes des petites entreprises "peuvent être facilement résolus en utilisant un système de comptabilité cloud doté de flux bancaires automatisés et de règles bancaires".

N'est-ce pas plus agréable que de s'arracher les cheveux ?

5 drapeaux rouges indiquant que votre logiciel de comptabilité a besoin d'une mise à niveau

Dans cet article, nous examinerons cinq signes avant-coureurs indiquant que votre entreprise doit mettre à niveau son système comptable, ainsi que des conseils utiles sur la façon dont une technologie comptable à jour peut vous aider.

1. Vous passez plus de temps avec votre logiciel de comptabilité qu'avec votre entreprise

Signes avant-coureurs à surveiller :

• Vous travaillez les nuits et les week-ends pour rattraper les tâches comptables de base.
• La majeure partie de votre temps consacré aux tâches comptables est consacrée à la saisie de données.
• Les tâches comptables de base telles que la paie et la facturation vous empêchent de développer votre entreprise.

Pourquoi est-ce un problème ? Les logiciels de comptabilité (et en réalité presque tous les logiciels d'entreprise) doivent être conçus pour vous faire Donc, si votre outil de comptabilité ne vous donne pas du temps que vous pouvez utiliser pour développer votre entreprise, il ne fait pas son travail.

Pour être juste, si votre comptabilité est même un peu complexe avec beaucoup de transactions et de clients, vos problèmes peuvent être autant liés à la dotation en personnel qu'à l'insuffisance des logiciels. Dans ce cas, vous devez vous demander si vous préférez passer dix heures par semaine à gérer votre propre comptabilité ou payer un professionnel quelques centaines de dollars par mois pour s'en occuper afin de pouvoir récupérer ce temps.

Comment un nouveau logiciel de comptabilité peut vous aider : les logiciels de comptabilité de la génération actuelle peuvent vous faire gagner du temps de multiples façons, de la numérisation des reçus pour la gestion des dépenses à l'automatisation des processus de routine tels que la facturation et la comptabilité. Si vous avez exécuté manuellement la paie, vous passez probablement des heures chaque semaine à le faire. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité avec paie intégrée pourrait changer la vie.

En parlant d'intégrations, elles sont la clé d'un gain de temps personnalisé. Les produits comptables établis ont établi des relations avec des centaines de développeurs d'applications, vous permettant de tout connecter, de votre CRM à un système de point de vente à votre système comptable. Cela permet de gagner du temps en réduisant le nombre de clics entre les applications et en extrayant des données pour vous.

Par exemple, les recherches d'Intuit (telles que partagées sur QuickBooks Connect en novembre 2018) montrent que chaque utilisateur de QuickBooks en ligne économise environ C'est dans la nature humaine d'établir une routine et de s'en tenir à ce que nous savons, donc la meilleure façon de découvrir ce que vous avez manqué est de faire la démonstration d'un outil de comptabilité populaire et de demander à un représentant du fournisseur comment cela pourrait vous faire gagner du temps.

2. Votre outil comptable n'est plus mis à jour

Signes avant-coureurs à surveiller :

• Votre logiciel de comptabilité plante régulièrement.
• Votre logiciel de comptabilité a été piraté par des pirates.
• Votre logiciel de comptabilité a perdu ses fonctionnalités lors de la mise à jour de votre système d'exploitation.

Pourquoi est-ce un problème ? Que ce soit parce que votre logiciel de comptabilité est open source et n'est plus pris en charge ou parce qu'il a été distribué par une entreprise qui n'est plus en activité, utiliser un logiciel qui n'est pas mis à jour, ce n'est pas seulement passer à côté du dernières fonctionnalités, il s'agit de protéger vos données et celles de vos clients.

Vous pourriez dire : « Je n'ai pas besoin du dernier logiciel de comptabilité parce que je n'ai pas besoin d'intelligence artificielle, de CPA virtuels et de drones autonomes transmettant mes documents fiscaux à l'IRS.

Tout d'abord : vous ne devriez jamais essayer de livrer quoi que ce soit à un bâtiment fédéral par drone. Deuxièmement : le plus grand risque d'un logiciel non pris en charge est sa vulnérabilité au piratage, comme une porte dérobée grande ouverte qui se balance au vent. Vous souhaitez expliquer à vos clients que leurs informations bancaires ont fuité car vous ne souhaitiez pas faire de place dans vos dépenses de fonctionnement à un logiciel comptable mis à jour ?

Comment un nouveau logiciel de comptabilité peut vous aider : Lorsque vous disposez d'un système de comptabilité moderne et mis à jour derrière votre entreprise, vous pouvez dormir tranquille la nuit en sachant que vos données et celles de vos clients sont entre de bonnes mains. En plus de la sécurité des données, il est également impératif que votre outil comptable soit mis à jour annuellement (au moins ) pour refléter l'évolution des lois fiscales.

Si votre système n'a pas été mis à jour depuis, par exemple, l'adoption de la Tax Cuts and Jobs Act fin 2017, vous pourriez manquer de nombreuses déductions et crédits d'impôt parce que votre logiciel ne sait pas les rechercher. Ou, peut-être pire encore, vous pourriez prendre des déductions que votre logiciel obsolète considère toujours comme actives (comme les dépenses de divertissement) et vous signaler pour un audit IRS.

3. Votre logiciel de comptabilité ne fonctionne pas sur les appareils mobiles

Signes avant-coureurs à surveiller :

• Votre logiciel de comptabilité n'a pas d'applications natives pour iOS ou Android.
• Votre logiciel de comptabilité a des fonctionnalités limitées sur les appareils mobiles.
• Votre logiciel de comptabilité fonctionne sur votre appareil mobile, mais manque de fonctionnalités essentielles.

Pourquoi est-ce un problème : il y a une dizaine d'années, pouvoir accéder à votre logiciel de comptabilité sur votre tablette et votre smartphone était un luxe rare et extravagant, comme pouvoir jouer à des jeux d'arcade dans un pub sportif lors d'un vol cross-country. Beaucoup a changé depuis.

En cette année 2019, avec la prolifération des appareils mobiles et des équipes distribuées, l'accès mobile est un incontournable pour les chefs d'entreprise.

Si vous devez vous rendre au bureau à minuit un vendredi pour résoudre un problème avec la facture d'un client, votre logiciel de comptabilité vous sert-il vraiment ou travaillez-vous pour lui ? Vous voulez également vous assurer que votre outil de comptabilité fonctionne aussi bien sur les appareils iOS que sur Android afin que tous ceux qui en ont besoin puissent l'utiliser et qu'il soit évolutif.

Comment un nouveau logiciel de comptabilité peut vous aider : les fonctionnalités Android et iOS sont désormais standard pour les outils de comptabilité populaires, tels que QuickBooks et Wave Accounting (les deux premiers de notre liste les plus populaires à ce jour), vous permettant d'effectuer vos tâches comptables aussi facilement à partir de le train ou le bus comme depuis votre ordinateur de bureau au travail.

En tant que chef d'entreprise, vous savez à quel point il est rare d'avoir cinq heures d'affilée pendant lesquelles vous pouvez simplement vous asseoir à votre bureau et consulter des rapports financiers ou équilibrer les livres. Mais si vous pouvez le faire en déplacement dans un aéroport ou depuis votre canapé un samedi après-midi, vous serez plus en phase avec la santé financière de votre entreprise.

4. Votre logiciel de comptabilité ne s'intègre à aucune nouvelle application

Signes avant-coureurs à surveiller :

• Vous avez des applications distinctes pour des tâches telles que la facturation ou la gestion des dépenses, mais elles ne s'intègrent pas à votre outil de comptabilité principal, vous êtes donc coincé avec des heures de saisie de données fastidieuses.
• Votre logiciel de comptabilité s'intégrait à certaines de vos applications, mais il n'a pas été mis à jour depuis que les applications ont été mises à jour, elles ne fonctionnent donc plus bien ensemble.
• Votre logiciel de comptabilité s'intègre à une très petite liste d'applications, vous obligeant à utiliser des applications avec lesquelles vous n'êtes pas à l'aise.

Pourquoi est-ce un problème ? Tout le monde aime travailler différemment et chacun a ses outils préférés pour gérer différentes tâches. Vous devez décider quels outils et applications de comptabilité vous utilisez, et ne pas laisser cette décision à votre logiciel de comptabilité.

Si votre logiciel ne s'intègre pas aux nouvelles applications, cela signifie soit que ses développeurs négligent de mettre à jour le système, soit qu'ils ne coopèrent pas avec d'autres développeurs. Aucune de ces raisons n'augure bien de l'utilité du système.

Comment un nouveau logiciel de comptabilité peut vous aider : QuickBooks et Xero (deux des cinq principaux fournisseurs de notre liste des « 20 logiciels de comptabilité les plus populaires ») s'intègrent chacun à plus de 500 applications. Cela signifie que peu importe comment vous aimez suivre les dépenses, envoyer des factures, accepter des paiements ou faire presque tout ce qui concerne la comptabilité et les finances de votre entreprise, ces systèmes sont prêts à travailler avec vous et non à vous forcer à faire les choses à leur manière.

Supposons que vous ayez hérité d'un outil de facturation de votre ancien partenaire commercial, mais que vous ne l'ayez jamais vraiment aimé ? Avec votre nouveau logiciel de comptabilité personnalisable, vous pouvez vous rendre sur le marché des applications et parcourir une large sélection d'applications de facturation, lire des critiques, les essayer et en trouver une qui fonctionne avec votre système et vous facilite la vie.

5. Votre logiciel de comptabilité a peu ou pas de fonctionnalités d'automatisation

Signes avant-coureurs à surveiller :

• Vous envoyez manuellement des factures mensuelles aux mêmes clients, même s'il y a peu de changements.
• Vous gérez les dépenses en comptabilisant les reçus papier décolorés.
• Vous passez plusieurs heures chaque fin de mois à rapprocher votre relevé bancaire avec votre logiciel de comptabilité.

Pourquoi est-ce un problème ? L'automatisation, qui relevait autrefois de la science-fiction et de la fantasy, n'est désormais plus qu'un élément normal de la conduite des affaires dans le monde moderne. Et si vous n'utilisez pas un logiciel de comptabilité avec des fonctionnalités d'automatisation, vous perdez une tonne de temps qui pourrait être mieux utilisé pour développer votre entreprise.

Un autre problème avec les tâches comptables manuelles est que vous êtes plus sujet aux erreurs que les logiciels. L'automatisation garantit que tant que vous disposez de données propres, le système ne fera jamais d'erreur. En revanche, lorsque vous tapez votre 50e facture à 2 heures du matin, vous avez de fortes chances de vous tromper.

Comment un nouveau logiciel de comptabilité peut vous aider : un logiciel de comptabilité à jour peut éliminer la saisie de données pour des tâches telles que la facturation, la paie, la gestion des dépenses et le rapprochement bancaire.

Découvrez cette présentation vidéo des fonctionnalités d'automatisation de QuickBooks en ligne :

"Meilleures pratiques comptables et automatisation dans QuickBooks en ligne" (Source)

Plutôt que de rechercher et de vous frayer un chemin parmi des piles de factures et de reçus, vous mettez en place des processus automatisés et revérifiez les chiffres à la fin de chaque mois pour vous assurer que tout est correct. De cette façon, vous pouvez passer votre temps à gérer votre entreprise au lieu de devenir un spécialiste de la saisie de données.

Qu'est-ce qui vous empêche de mettre à jour votre solution comptable ? Y a-t-il un problème qui vous empêche de mettre à niveau votre système comptable dont je n'ai pas parlé dans cet article ? Coût? Paralysie par analyse ? Un comptable grincheux qui refuse de travailler avec autre chose que le système open source que son beau-frère a programmé au début des années 90 dans le cadre d'un projet de collège communautaire ? Tout ce qui vous empêche de passer à quelque chose qui vous faciliterait la vie, à vous et à votre équipe, je veux en entendre parler ; contactez-moi sur Twitter @AndrewJosConrad. En attendant, assurez-vous de garder un œil sur notre blog sur la comptabilité et la finance pour obtenir des conseils sur tout, de l'avenir de la technologie comptable aux meilleurs podcasts fintech dont vous pouvez apprendre.