Un guide du logiciel de planification des sociétés de services pour les franchises

Pour les franchises en déplacement - celles qui fournissent un service sur le terrain, visitant les sites de clients commerciaux ou résidentiels - le logiciel de planification de la société de services est une partie importante de leurs opérations commerciales.

Les bons outils peuvent aider ces franchises à fonctionner plus efficacement et de manière plus rentable. Mais qu'y a-t-il de différent dans l'environnement de la franchise ? Quelles sont les solutions spécifiques dont les franchises de services ont besoin et comment cela fonctionne-t-il ?

Nous répondrons à ces questions et plus encore dans ce guide du logiciel de planification des entreprises de services.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification d'entreprise de services ?

Dans ce cas, nous parlons d'entreprises de services qui "font des visites à domicile". En d'autres termes, ils visitent les sites de leurs clients pour effectuer leur service.

Pensez aux entreprises de services sur le terrain comme les déménageurs, les nettoyeurs à domicile et en entreprise, les entreprises de déménagement de déchets, les entreprises d'installation et d'autres fournisseurs de services similaires.

Pour ces entreprises, leurs outils logiciels doivent avoir des fonctionnalités qui tiennent compte de l'exécution du travail sur le terrain. Le travail a une heure précise sur le calendrier, un lieu où le travail aura lieu, un ordre de travail avec des détails sur le travail à effectuer et d'autres fonctions commerciales nécessaires. Le logiciel de planification des sociétés de services prend en compte tous ces besoins et fournit à ces entreprises spécifiques les outils dont elles ont besoin.

La différence avec les franchises

Dans le cas des franchises, la complexité est encore plus grande. Les franchises individuelles doivent avoir accès aux bons types d'outils. La franchise elle-même peut exiger que tous ces emplacements se connectent les uns aux autres. Ils peuvent choisir de le faire afin d'offrir un niveau de service constant dans toute la franchise.

Le logiciel de planification des entreprises de services pour les franchises donnera aux emplacements individuels les fonctionnalités dont ils ont besoin. Cela peut également donner au franchiseur un aperçu de l'ensemble de l'entreprise. Plus à ce sujet ci-dessous.

Les fonctionnalités qui comptent

Pour ce type d'entreprise spécifique, ils ont des besoins qui tiennent compte du type d'entreprise qu'ils exercent. Les logiciels de planification des sociétés de services disposent de fonctionnalités répondant à ces besoins spécifiques.

Réservation en ligne localisée ou centralisée

De plus en plus, les clients exigent le type de commodité qui leur permet de prendre rendez-vous ou de devis à leur rythme. Ils peuvent préférer le faire sans parler à un administrateur ou à un vendeur. Les outils de réservation en ligne offrent ce niveau de commodité aux clients et permettent également aux entreprises de gagner du temps.

Pour les franchises de services, elles ont des options en ce qui concerne leurs outils de réservation en ligne. Chaque emplacement peut avoir son propre moteur de réservation local, ou la franchise peut offrir une option de réservation centralisée. Avec une solution localisée, les emplacements individuels seront responsables de définir leur propre disponibilité dans le moteur de réservation. Ils peuvent également être partiellement responsables de la génération de trafic vers leur page de réservation pour convertir les emplois sur leur calendrier.

Avec une option de réservation centralisée, un franchiseur peut offrir à des emplacements individuels la commodité de ne pas se soucier des fonctions de réservation. Le site Web des franchises propose un outil de réservation centralisé unique et attribue le travail à l'emplacement du franchisé approprié. En fait, pour de nombreuses franchises de services, il s'agit d'un élément de vente majeur. Lorsque la franchise bénéficie d'une forte notoriété et dessert une vaste zone (à l'échelle de l'État ou du pays, par exemple), les sites individuels bénéficient du fait qu'ils n'ont pas à se préoccuper de l'administration des réservations. Le moteur de réservation centralisé met le travail directement sur leur calendrier, offrant une commodité au client et une grande valeur à l'exploitant de l'emplacement de la franchise.

Planification

Non seulement l'emplacement, mais chaque technicien ou équipe a besoin de transparence dans son emploi du temps quotidien. Le logiciel de planification des entreprises de services peut offrir à l'ensemble de l'entreprise un aperçu de l'horaire quotidien. Il peut mettre en évidence les emplacements, les détails des travaux et les techniciens qui les exécuteront.

Par exemple, une entreprise de débarras dispose de cinq camions sur la route à partir d'une zone de service. Chacun des travaux quotidiens sera sur le calendrier. Chaque conducteur pourra voir ses travaux individuels sur ses propres appareils mobiles. Ils peuvent également pointer les entrées et sorties des travaux lorsqu'ils arrivent et lorsque le travail est terminé. De cette façon, le calendrier est à jour et l'entreprise et les clients sont tenus informés. Et cela ne nécessite aucune communication supplémentaire entre le bureau et les camions.

"Le système a rationalisé l'entreprise et la façon dont nous gérons les prix par zone", déclare Adam Butler, associé directeur de Jiffy Junk. "Le mappage d'adresses intégré a également réduit les erreurs dans la saisie de l'adresse de service. C'est formidable que nous puissions rapidement et efficacement réserver des travaux dans le calendrier et les envoyer directement sur les iPads des camions. »

Bons de travail

Un travail de service est plus qu'un simple rendez-vous sur un calendrier. Pour les entreprises de services, les spécificités du travail doivent être décrites en détail, ainsi que toutes les notes pertinentes spécifiques à ce travail. La plupart des entreprises de services utilisent un modèle de bon de travail comme point de départ pour ces travaux.

Un bon de travail contient tous les détails dont le technicien a besoin pour effectuer le travail. Par exemple, le bon de travail d'une entreprise de nettoyage peut spécifier quelles pièces chez un client doivent être nettoyées. Il peut également inclure des instructions spéciales pour chacun. Ou, le bon de travail d'une entreprise d'installation de fenêtres peut inclure les outils et les matériaux nécessaires pour effectuer le travail, comme les dimensions exactes du verre, les coupe-froid ou tout autre détail spécifique au travail.

Optimisation des itinéraires

Pour les entreprises de services qui ont beaucoup de camions sur la route, en particulier celles qui effectuent un certain nombre de tâches par jour, l'optimisation des itinéraires peut faire économiser beaucoup de temps et d'argent.

L'optimisation de l'itinéraire est une fonctionnalité qui aidera à tracer les tâches de la journée en fonction de leur heure et de leur emplacement afin de réduire le temps de conduite. Des facteurs comme le trafic ainsi que le temps qu'il faudra pour effectuer chaque travail. Vous pourriez avoir un technicien ou une équipe qui est plus rapide que les autres, par exemple. Sans optimisation des itinéraires, vous pouvez donner à ces équipes plus de tâches par jour, maximisant ainsi leur potentiel.

Grâce à l'optimisation des itinéraires, les entreprises de services peuvent réduire le temps nécessaire pour planifier leur journée et la transition d'un travail à l'autre, ce qui se traduit par d'importantes économies de temps et de carburant.

Messagerie texte transactionnelle et confirmations de rendez-vous

Lorsqu'un travail est réservé, lorsqu'une équipe arrive et lorsqu'un travail est terminé, il est prudent que les techniciens informent le client ainsi que le siège social. Plutôt que d'obliger les techniciens à envoyer des messages pendant qu'ils sont sur le terrain, le logiciel de planification de la société de services peut envoyer des messages texte automatisés lorsque l'état du travail change.

Par exemple, lorsqu'un camion de déménagement arrive chez un client pour commencer à charger le camion. Ils peuvent mettre à jour leur statut sur le bon de travail et envoyer un message texte directement au client pour dire que le camion est arrivé. La même chose peut être faite lorsque le travail est terminé. Les entreprises averties peuvent également inclure une invitation aux clients à laisser un avis lorsque le service est terminé ou, si nécessaire, à planifier leur prochain rendez-vous.

Facturation

En plus d'informer les clients de l'état du travail, le logiciel de planification de la société de services peut générer des factures lorsque le travail est terminé et les envoyer par e-mail au client. L'envoi automatique des factures de cette manière peut économiser du temps d'administration et également aider les entreprises à être payées plus rapidement.

Les factures numériques envoyées par e-mail peuvent inclure un certain nombre d'options de paiement qui offrent au client la possibilité de choisir. Et ils donnent à l'entreprise la possibilité de percevoir le paiement de manière simple et professionnelle. Le logiciel de planification des sociétés de services peut également s'intégrer à des outils de facturation et de comptabilité tels que Quickbooks. Ils peuvent automatiquement synchroniser les données entre les deux outils logiciels afin que les enregistrements soient cohérents à l'échelle de l'entreprise.

« Nous apprécions le fait que ce soit pratique pour nos clients, mais surtout, cela a réduit le temps nécessaire au paiement des factures », déclare Chris Aconley, directeur de l'exploitation de Men In Kilts. « Plus c'est facile pour les clients, mieux c'est pour nos franchisés et nos techniciens sur le terrain. Nous avons été payés avant même d'avoir quitté le chantier.

Paiements

Accepter les paiements sur le terrain est le moyen le plus rapide pour les entreprises d'être payées. Le logiciel de planification des sociétés de services peut offrir aux clients un certain nombre d'options de paiement, y compris l'acceptation du paiement sur place. Cela signifie souvent une intégration avec un outil de paiement tiers. Pour le client cependant, il fonctionne comme une expérience transparente et cohérente dans le cadre de la suite logicielle.

Statistiques et suivi

Pour les entreprises de toutes tailles, le suivi de leurs résultats et de leurs performances est un élément clé du suivi de leur succès et de leur croissance. Les logiciels de planification des sociétés de services peuvent être d'une grande aide dans ce domaine. Cela est rendu possible parce que toutes les opérations commerciales sont au même endroit.

Les outils logiciels peuvent suivre les travaux par emplacement, par camion ou technicien, et de nombreuses autres mesures commerciales clés. Cette collecte de données précises offre aux entreprises des informations qui peuvent éclairer les changements opérationnels qui permettent la croissance.

Capacités multi-sites et outils du franchiseur

Comme mentionné ci-dessus, les outils de planification des sociétés de services pour les franchises présentent des différences essentielles. Les franchiseurs ont accès aux outils énumérés ci-dessus, ainsi qu'aux outils de reporting qui leur donnent une visibilité sur l'ensemble de l'entreprise.

Le suivi des performances de chaque emplacement n'est qu'une partie de l'avantage. La possibilité de lancer facilement de nouveaux emplacements est une autre caractéristique clé. Le logiciel de planification des sociétés de services pour les franchises doit être conçu pour croître et évoluer avec la franchise. Cela devrait faciliter l'activation de nouveaux emplacements en toute simplicité, en offrant le même niveau de service à chaque emplacement.

Le logiciel de gestion de franchise de Vonigo pour les entreprises de services peut faire tout ce qui est répertorié ici et plus encore. Que vous choisissiez la réservation locale ou centralisée, les outils de Vonigo peuvent être configurés selon les besoins uniques de la franchise de services. Il permet également une expansion facile vers de nouveaux emplacements.

"Nous estimons que le moteur de réservation en ligne de Vonigo nous a permis d'économiser près de 90 % des coûts de réservation d'emplois, par rapport à si nous devions gérer ces mêmes réservations d'emplois via notre équipe de service client", déclare le co-fondateur de Velofix, Boris Martin. « Vonigo est en mesure de centraliser les paramètres relatifs au fonctionnement, à l'apparence et aux sensations de notre organisation. Ensuite, cela nous permet également de personnaliser et de créer des instances uniques au niveau du magasin/de la franchise. Ce qui est incroyablement unique et puissant. Cela nous permet de personnaliser les fonctionnalités opérationnelles telles que les zones, les services proposés, les attributions de temps, etc. afin de maximiser l'efficacité et les bénéfices de chaque franchise.

En savoir plus sur le logiciel de planification de sociétés de services pour les franchises

Vous voulez voir comment un logiciel de planification pour entreprise de services peut aider votre entreprise à se développer ? Que vous ayez une entreprise à un ou plusieurs emplacements, ou même si vous êtes déjà une grande franchise, la suite d'outils logiciels de Vonigo peut être personnalisée pour répondre à vos besoins.

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