3 façons dont les agences peuvent éviter le fluage de la portée et comment le gérer s'il s'installe

Vous pensez que vous gérez vos projets efficacement, mais la dérive de la portée s'installe toujours. Que faites-vous si vous ne gagnez pas autant de bénéfices que vous le devriez ou si vous traitez avec des clients insatisfaits ?

Si vos projets deviennent incontrôlables en raison de clients demandant du travail supplémentaire, ou peut-être que les projets nécessitent plus de travail que vous ne le pensiez initialement, la réputation de votre agence pourrait être en danger, surtout si vous avez du mal à respecter les délais.

Alors, qu'est-ce que la dérive de la portée et comment la gérer avec succès ?

Dans l'article d'aujourd'hui, vous apprendrez ce qu'est la dérive de la portée, comment la prévenir et la gérer, et vous trouverez des exemples de dérive de la portée spécifiques à une agence.

Qu'est-ce que le glissement de portée ?

La dérive de la portée, également appelée syndrome de l'évier de la cuisine ou dérive des exigences, concerne la gestion de projet et les modifications apportées à un projet, entraînant une expansion des objectifs initiaux.

Pour comprendre la dérive de la portée, il est essentiel de tenir compte de ce qui est impliqué dans la portée du projet. La portée du projet intègre le processus de planification, y compris :

• Objectifs spécifiques
• Livrables à compléter
• Jalons et délais pour chaque livrable
• Coûts du projet
• Les membres de l'équipe entreprennent chaque tâche
• Ressources externes requises

Tout ce qui se produit en dehors de la portée du projet peut entraîner une dérive de la portée.

Selon PMI, près de 50 % des projets rencontrent une dérive de la portée, tandis que près de 40 % des agences dépassent leur budget de projet à cause de cela.

La dérive de la portée peut inclure des changements subtils, tels que de petites modifications et ajustements par le client, entraînant un travail supplémentaire, des délais non respectés et des projets prenant plus de temps que nécessaire. Si les modifications n'entraînent pas d'heures de travail ou de dépenses supplémentaires, il ne s'agit pas d'une dérive de la portée.

Les principales causes de dérive du champ d'application dans les agences incluent :

• Les clients ne comprennent pas l'importance de leur rôle lors de la création d'un brief
• Les clients ne comprennent pas la complexité de la portée du projet
• L'agence sous-estime la complexité du projet
• Absence d'accord client
• Des problèmes inattendus surviennent du côté du client, entraînant des changements dans le projet à apporter
• La portée du projet n'est pas définie avec précision
• Communication mal gérée entre les membres de l'équipe et le client
• Manque d'implication avec le client
• Les commentaires sur les jalons/livrables sont retardés
• Temps mal géré de la part de l'agence
• Manque de priorisation
• L'agence ne comprend pas pourquoi de nouvelles demandes/modifications sont faites

Comment la dérive de la portée affecte votre agence

En cas de dérive de la portée, les estimations des coûts globaux de votre projet doivent être retravaillées et vos bénéfices en pâtiront probablement. Le travail, les heures et les ressources supplémentaires nécessitent un financement supplémentaire de votre budget à mesure que le coût du projet commence à augmenter.

Si vous avez estimé un nombre spécifique d'heures pour un projet, des heures supplémentaires grugeront le temps que vous avez prévu pour d'autres projets clients.

Les heures de projet supplémentaires peuvent également signifier que vous ajoutez plus d'heures facturables à votre facture, ce dont votre client ne sera probablement pas satisfait.

Le non-respect des délais en raison d'une dérive de la portée peut conduire à des clients insatisfaits et potentiellement nuire à la réputation de votre agence.

Exemples d'évolution du champ d'application de l'agence

Scénario 1

Une agence digitale prend en charge un projet de conception de flyer et livre le premier jalon dans les délais.

Le client demande des modifications au dépliant. Les modifications sont apportées et le client demande d'autres modifications en dehors du descriptif du projet. Ces changements nécessitent du temps et des ressources humaines supplémentaires en dehors du contrat convenu.

Scénario 2

Une agence de conception Web travaillant sur un nouveau site Web pour un client, décide de mettre en œuvre la nouvelle conception, mais se rend compte que la plate-forme utilisée par le client doit être corrigée avant que la conception puisse être mise en ligne (par exemple, le CMS est obsolète ou ne fonctionne pas correctement en raison de conflits de thème ou de plug-in). Cela nécessite du temps et des ressources supplémentaires.

La dérive de la portée est frustrante, mais c'est aussi un phénomène naturel, en particulier lorsque des changements se produisent en raison de circonstances indépendantes de la volonté du client. Mais, si la dérive de la portée se produit fréquemment et perturbe votre agence, vous devez déterminer comment l'éviter et la gérer une fois qu'elle s'est installée.

Comment les agences peuvent-elles éviter/prévenir la dérive du champ d'application ?

Savoir comment empêcher la dérive de la portée vous permettra d'éviter les retards dans le travail du projet, en vous assurant que votre agence réalise des bénéfices, livre le travail à temps et garde vos clients satisfaits.

Voici quelques façons d'éviter la dérive de la portée :

1. Fournir un document sur la portée du projet

Un document de portée de projet clairement défini doit répertorier tout ce qui est détaillé dans la phase de planification, y compris un briefing clair, les livrables, les jalons, les coûts, les délais, les ressources et les tâches :

Ce document devra également préciser les scenarii considérés comme extérieurs au projet initial et la manière dont ces nouvelles demandes seront gérées par l'agence.

C'est aussi une bonne idée pour les clients de signer un contrat d'agence, pour documenter que les deux parties sont d'accord sur la portée du projet.

Si des exigences supplémentaires sont faites en dehors du document de portée du projet, votre agence peut rappeler au client que les heures supplémentaires sont facturables et nécessiteront plus de temps.

2. Gérer les attentes

Soyez transparent avec vos clients avant de commencer un projet. Posez autant de questions que possible pour comprendre le projet dans son intégralité. Si vous pensez qu'un projet prendra plus de temps que le client ne l'exige, il est important de le lui faire savoir avant de commencer.

Exemple
Suzanna Haworth, chef de projet numérique indépendante, a souffert d'un changement de portée lorsqu'elle travaillait sur un projet de conception Web géré par deux agences.

Le projet initial semblait simple. Suzanna concevrait le front-end du site Web, tandis que l'autre agence s'occuperait du back-end. Cependant, l'autre agence n'a pas pris en compte la construction d'un nouveau front-end sur un code obsolète, ce qui a ajouté du temps et des efforts pour apporter de nouvelles modifications.

Le résultat a été un délai de deux mois retardé, un client mécontent et une équipe démotivée, dont rien n'était la faute de l'agence ou du client.

Haworth a reconnu que, dans ce cas, l'agence aurait dû initialement identifier les dépendances du projet vis-à-vis de tiers et comment celles-ci pourraient affecter la portée du projet. Cette planification des risques peut être discutée avec le client, afin qu'il comprenne l'impact que la participation d'un tiers peut avoir sur un projet.

3. Gérez efficacement les délais

Priorisez la charge de travail de votre équipe pour vous assurer que les jalons et les délais sont respectés. Il y aura toujours des aspects que vous voudrez ajouter, mais respectez la portée du projet lors de l'exécution des tâches.

Une bonne gestion d'équipe est essentielle pour respecter les délais. Suivez donc la progression des tâches et créez des jalons pour l'exécution de tâches plus petites afin de vous assurer que tout le monde est dans les délais. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet vous aidera à suivre les membres de l'équipe et l'avancement de chaque projet, comme l'offre Trello ou Wrike :

Exemple
Jawfish Digital suit tout en interne pour un projet donné même s'il ne s'agit pas d'un projet horaire :

L'agence connaît également ses coûts pour les ressources externes telles que la rémunération des rédacteurs contractuels ou des graphistes. En comprenant la durée de projets antérieurs similaires, Jawfish Digital peut fournir un devis précis tout en réalisant des bénéfices en évitant la dérive de la portée.

Comment les agences peuvent-elles gérer la dérive de la portée si et quand elle s'installe ?

La gestion de la dérive de la portée est essentielle pour vous assurer de terminer un projet à temps et de générer des bénéfices. Il existe plusieurs façons de gérer la dérive du périmètre :

Demander aux clients s'ils souhaitent un devis pour les modifications

Il est important de considérer le type de projet et de choisir une méthode de calcul qui tient compte de l'ampleur du projet. Si vous avez calculé vos projections avec précision (et rempli un document sur la portée du projet), vous pourrez effectuer des heures/travail supplémentaires dans le cadre du budget du projet.

Par exemple, si vous utilisez une méthode de facturation basée sur une approche basée sur les ressources et le temps, il est important de discuter des changements avec votre client, s'il vous le demande. De cette façon, ils savent que des modifications supplémentaires nécessitent du temps et du travail supplémentaires et sont facturées séparément.

Parlez à votre équipe

Un projet qui connaît une dérive de la portée est susceptible de causer de nombreux maux de tête à votre équipe. Informer votre équipe afin qu'elle soit au courant de ce qui se passe exactement et l'aider à se détendre améliorera sa motivation. Évitez de blâmer les autres ou le client. Toutes les situations de glissement de portée sont des opportunités d'apprentissage, vous aidant à éviter des scénarios similaires à l'avenir.

Parlez à votre client

Communiquez avec votre client à chaque étape du parcours du projet. Montrez-leur les progrès que vous avez réalisés et informez-les de tout problème qui survient. Le succès de l'agence dépend de la transparence avec les clients pour renforcer la confiance et s'assurer qu'ils sont satisfaits du projet achevé.

Prévention et gestion de la dérive du périmètre

Éviter le fluage de la portée sera toujours un défi. Les projets changent naturellement tout au long de leur parcours et des problèmes inattendus surviennent.

Cependant, l'utilisation de stratégies pour l'éviter, telles que la comptabilisation des problèmes dans le coût du projet ou la fourniture d'un document sur la portée du projet, vous permettra de gérer efficacement la dérive de la portée si elle se produit.

Apprendre à prévenir et à gérer la dérive de la portée n'est qu'un aspect de la création d'une agence performante. Pour découvrir d'autres façons de développer votre agence, inscrivez-vous pour une démo Instapage Enterprise ici.