Modèles de rapports sur les ventes : quotidiens, hebdomadaires et mensuels

On vous a donc demandé de rédiger un rapport de vente et vous vous demandez probablement « Rapport de vente ? Par où commencer ?

Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Les rapports sur les ventes sont essentiels pour vous montrer, à vous et à votre organisation, si les quotas sont atteints, les performances de votre équipe et aider à guider les efforts de vente de votre équipe à l'avenir.

Jusqu'à 48 % des organisations sous-performantes ont des processus de vente inexistants ou informels (gestion des ventes B2B). Des processus de reporting des ventes efficaces aideront votre organisation à améliorer sa productivité et à accélérer la croissance de sa clientèle. C'est pourquoi nous avons rédigé ce blog, avec des modèles de rapport pratiques, pour aider votre équipe à vendre plus fort, mieux, plus vite et peut-être même plus fort.

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Table des matières

Comment rédiger un rapport de ventes en six étapes

Étape 1 : Connaître votre audience de déclaration

Étape 2 : Rassemblez les indicateurs de vente pertinents

Étape 3 : Choisissez votre période de rapport

Étape 4 : Utiliser des graphiques et des illustrations

Étape 5 : Découpez le fouillis

Étape 6 : ajoutez du contexte à vos données

3 types de modèles de rapport de ventes

Rapports quotidiens sur les ventes

Rapports hebdomadaires sur les ventes

Rapports mensuels sur les ventes

Conclusion

Comment rédiger un rapport de ventes en six étapes faciles

Dans les deux prochaines sections, je vais décrire six étapes faciles à suivre pour vous aider à décomposer le processus de création de rapports sur les ventes. Ces six étapes vous guideront dans le choix d'un public, la collecte de mesures, la création de rapports sur les délais, l'utilisation de graphiques et enfin l'ajout de contexte.

Étape 1 : Connaître votre public cible

Tout d'abord : il est important de savoir pour qui vous rédigez votre rapport. Les directeurs commerciaux ont besoin d'informations différentes de celles des nouveaux vendeurs pour prendre les bonnes décisions. Considérez qui lira ce rapport de ventes.

Quelles informations sont les plus importantes pour eux ?

Par exemple, une personne occupant un poste de direction voudra probablement voir les chiffres relatifs à la valeur de son investissement par rapport aux résultats mesurables de son équipe de vente. En revanche, un directeur des ventes relevant de son équipe de vente peut vouloir se concentrer sur les progrès vers vos prévisions et la productivité de l'équipe.

Les vendeurs peuvent également bénéficier de la création de leurs propres rapports. Des rapports réguliers peuvent aider les vendeurs à affiner leurs arguments, à concentrer leurs efforts sur des objectifs personnels et d'équipe et à suivre leurs revenus.

Savoir qui lira votre rapport vous aidera à vous concentrer sur les informations qui contribuent à leur rôle. Déterminez ce que votre lecteur attend de vous et livrez-le !

Étape 2 : Rassemblez les indicateurs de vente pertinents

Maintenant que vous avez identifié votre public, vous pouvez vous concentrer sur la collecte des informations les plus utiles, à la fois qualitatives et quantitatives. Après tout, le signalement ne se termine pas une fois que vous avez flashé certains chiffres. La présentation d'informations qualitatives permet de contextualiser et de renforcer les tendances et les résultats, qu'ils soient bons ou mauvais.

Si vous n'avez jamais suivi les ventes auparavant ou si vous débutez, commencez par vous demander ce que vous essayez d'accomplir. Le suivi de vos statistiques de vente vous aidera à répondre aux grandes questions telles que :

• Dans quelle mesure êtes-vous proche de conclure un accord spécifique ?
• À quelles étapes en sont certains clients ?
• D'où viennent vos prospects non qualifiés ?
• Comment retirer les clients du pipeline ?
• Quels vendeurs sont les plus performants ? Quels sont ceux qui prennent du retard ?

Les feuilles Google et Microsoft Excel sont d'excellents outils pour les débutants qui apprennent à organiser vos données de vente. Mais, si vous n'êtes pas un assistant de feuille de calcul, un système de tableau de bord est l'outil idéal pour commencer à générer des rapports sur les ventes.

La configuration d'un tableau de bord vous fournira certainement des données de rapport utiles telles que :

• Prospects chauds
• À quelle étape du processus se trouvent vos prospects
• Prospects dans votre pipeline
• Appels passés
• Réunions réservées
• E-mails envoyés

...et beaucoup plus.

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De plus, rappelez-vous que le but d'un rapport est de créer une image complète de ce qui se passe à un certain moment et vous aidera à comprendre ce qui doit se passer à l'avenir. Les informations que vous choisissez doivent être étroitement liées aux résultats de performance, aux opérations de vente quotidiennes et aux indicateurs de performance clés (KPI).

Lecture recommandée : Comment ajouter le numérique à vos ventes de médias traditionnels

Étape 3 : Choisissez votre période de rapport

Vous allez vouloir tout entasser, ne le faites pas.

Moins est plus.

L'établissement d'un calendrier vous aidera à sélectionner les bonnes informations à rapporter et permettra une comparaison facile d'une période à l'autre.

Votre rapport doit se concentrer sur les objectifs que vous essayez d'atteindre et les chiffres qui s'y rapportent directement. Par exemple, si votre objectif est d'accroître la valeur de vos clients existants, vous souhaiterez peut-être prolonger votre temps d'appel avec vos clients existants lors d'appels hebdomadaires.

Étape 4 : Utiliser des graphiques et des illustrations

L'inclusion de graphiques tels que des diagrammes à barres et des graphiques linéaires peut simplifier les informations denses et afficher les changements au fil du temps en un coup d'œil. Vous ne voulez pas endormir votre auditoire, et presque personne ne veut regarder une feuille de calcul trop longtemps, aussi utile soit-elle. Les informations que vous présentez ne sont pas toujours de notoriété publique, il est donc important de les rendre succinctes et digestes.

Un graphique bien placé peut faire toute la différence dans la façon dont vos commerciaux changent leurs actions pour l'avenir. Un graphique à barres peut vous aider à illustrer l'objectif par rapport à la réalisation réelle, ou un graphique à secteurs peut montrer comment chaque produit a contribué aux ventes globales.

Ajoutez des illustrations utiles à votre rapport et il n'y aura aucune confusion lorsque vous présenterez vos chiffres. De plus, tout le monde aime voir ces lignes monter et se diriger vers la droite ! ?

Étape 5 : Découpez le fouillis

Analysez votre rapport et supprimez les informations non essentielles. Il n'y a aucune raison de partager des informations avec des personnes qui n'en ont pas besoin et qui ne les utiliseront pas. Votre public doit avoir l'impression que vous lui avez donné de la valeur après avoir lu votre rapport, alors assurez-vous qu'il est facile de parcourir et d'extraire les informations les plus importantes.

Étape 6 : ajoutez du contexte à vos données

Présenter vos données dans une feuille de calcul est nécessaire, mais ajouter du contexte à vos chiffres est ce qui attirera vraiment l'attention de quelqu'un. Par exemple, si votre taux de conversion des prospects est en baisse par rapport au mois précédent, il est important de profiter de l'occasion pour discuter de la qualité des prospects entrants ou des raisons pour lesquelles les prospects entrants ne se ferment pas.

Connectez les données à la performance.

Montrer les chiffres est une chose, mais expliquer pourquoi ces chiffres sont cruciaux pour les objectifs quotidiens conduira à un rapport plus informatif et à des résultats plus rentables pour l'avenir. Vos chiffres sont la base, mais c'est à vous de brosser un tableau clair de la performance globale, des domaines qui souffrent et de ce que vous pouvez améliorer.

Lecture recommandée : Preuve de performance : prouver le retour sur investissement du marketing à vos clients commerciaux locaux

3 types de modèles de rapport de ventes :

Certaines métriques et données ne correspondent pas toujours à certaines périodes, il est donc important de se familiariser avec différentes périodes.

Rapports quotidiens sur les ventes

Pour faire un rapport quotidien des ventes, choisissez les informations qui se rapportent aux progrès quotidiens. Par exemple, vous n'incluez probablement pas les fermetures d'entreprise dans votre rapport quotidien, car le plus souvent ce nombre serait un zéro, ajoutant un encombrement inutile à votre rapport, mais incluez à la place les données sur les prospects qui sont arrivées ce jour-là.

"Le moteur n°1 pour votre équipe de vente est l'alignement entre la rémunération et le comportement dont vous avez besoin pour que l'équipe atteigne ses objectifs au quotidien" - Doug Campbell, vice-président des revenus.

Voici quelques critères que vous devriez envisager de signaler :

• Temps de conversation
• Appels passés
• Réunions réservées
• E-mails envoyés
• Qualité des prospects

Cliquez ici pour explorer divers modèles de rapports quotidiens sur les ventes !

Rapports hebdomadaires sur les ventes

Les rapports hebdomadaires permettent de suivre et de mesurer votre productivité semaine après semaine, ce qui vous permet de voir les tendances au fil du temps sans avoir à attendre que les rapports mensuels se déroulent. Les managers vont examiner les tactiques de vente, les succès, les victoires de la semaine, et qui est en tête des ventes et pourquoi.

Certains critères sur lesquels vous voudrez faire rapport seront :

• Revenu hebdomadaire
• Nombre de nouveaux clients acquis cette semaine
• Comparer les chiffres avec la semaine précédente.
• À quelle étape sont les clients assis dans le pipeline

Cliquez ici pour accéder à un modèle de rapport de ventes hebdomadaire !

Rapports mensuels sur les ventes

Un rapport mensuel sur les ventes est destiné à fournir une perspective plus large des performances des ventes et une idée de ce à quoi s'attendre pour le reste du trimestre. Les rapports mensuels peuvent être une période compétitive, en particulier lorsqu'il s'agit de déterminer qui est le plus proche du mois.

Les critères importants à signaler sont les suivants :

• nombre de transactions conclues
• nombre de contrats en cours
• nombre de fermetures en place
• comment amener les gens à se déplacer dans le pipeline.

Cliquez ici pour parcourir les différents modèles de rapports mensuels sur les ventes !

Lecture recommandée : Comment vendre de la publicité numérique avec le rapport instantané

Conclusion

Voilà! Ce sont six étapes faciles à suivre pour commencer le rapport des ventes. Pour résumer, vous devez connaître votre public, recueillir des informations, choisir votre calendrier, utiliser des illustrations claires, être concis et n'oubliez pas d'ajouter du contexte. N'attendez plus, asseyez-vous tout de suite et commencez ! Jetez un œil aux exemples de rapports inclus dans ce blog pour avoir des idées pour démarrer le vôtre. Je vous mets au défi de vous mettre en place avec un tableau de bord et de commencer votre reporting des ventes dès aujourd'hui. Cela ne fera que vous simplifier la vie pour le mieux et vous aidera à rester sur la bonne voie.