Qu'est-ce qu'un bon de commande ? Et pourquoi devriez-vous vous en soucier ?

En entreprise, en particulier en B2B (business-to-business), vous avez peut-être tous déjà entendu parler de la commande client . Cependant, comprenez-vous réellement à ce sujet? Eh bien, peu de gens peuvent certainement dire « OUI ».

De nombreuses personnes peuvent comprendre le bon de commande sous certains aspects, mais le confondent parfois avec d'autres documents similaires, tels que le bon de commande (PO) et la facture. La raison en est qu'ils n'ont pas une compréhension approfondie de la commande client.

Alors, qu'est-ce qu'une commande client exactement ? Comment le distinguer des autres documents ? Et est-ce nécessaire dans le processus commercial ? Tout sera expliqué clairement dans cet article !

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Une commande client, ou une commande client, est un terme populaire dans le monde des affaires. Il est largement utilisé par de nombreuses parties telles que les grossistes, les détaillants, les fabricants et les fournisseurs.

Une commande client est un document créé par les vendeurs pour reconfirmer la transaction commandée par les acheteurs. Cette commande client, qui sera ensuite envoyée aux acheteurs, comprend généralement des informations sur le nombre de biens ou de services, leur qualité et leurs prix.

D'autre part, une commande client peut également être comprise comme un document interne créé par les vendeurs (parfois appelés fournisseur) eux-mêmes et enregistré en tant qu'enregistrement dans l'entreprise. Dans les bons de commande, vous seront fournies les informations sur la date et le lieu de livraison des produits, le mode de paiement de la facture et de nombreuses autres informations relatives à la réglementation et à la logistique de chaque transaction. Par conséquent, il s'agit d'un outil efficace pour le magasin pour suivre le dernier chiffre de la commande qu'il traite.

Bon de commande, bon de commande et facture : quelles sont les différences ?

En entreprise, il existe non seulement des bons de commande mais aussi des bons de commande et des factures. Trois d'entre eux sont assez similaires à certains égards, ce qui fait que plusieurs personnes, en particulier les étudiants de première année, les confondent.

Maintenant, regardons cette section pour découvrir les différences entre eux et les reconnaître facilement.

Bon de commande

Comme mentionné ci-dessus, un bon de commande est le document créé pour aider les vendeurs et les acheteurs à confirmer tout dans la transaction, de la qualité du produit aux méthodes d'expédition, et permettre aux vendeurs de suivre leurs commandes.

Lorsque vous achetez un produit ou un service, un bon de commande vous sera remis pour confirmer que les deux vendeurs ont bien compris votre désir. Par conséquent, tout se passe dans une direction précise.

Bon de commande

Un bon de commande, ou bon de commande, est une liste des biens ou services des acheteurs, puis envoyée aux vendeurs. Il se compose des détails sur les articles ou services qu'ils souhaitent acheter auprès des vendeurs.

Ce type de commande est utilisé au début du processus d'achat lorsque les acheteurs veulent entamer une conversation avec les vendeurs sur ce qu'ils veulent obtenir.

Facture d'achat

La facture est un document généré par les vendeurs. Il est envoyé aux acheteurs qui ont déjà acheté leurs produits ou services et en ont reçu plein. Dans la facture, les acheteurs recevront le montant d'argent qu'ils doivent payer pour ce qu'ils ont reçu et leur demanderont de payer la facture.

En raison de son objectif, les vendeurs n'envoient une facture que lorsque tous les produits ou services sont déjà parvenus aux clients.

Bon de commande vs bon de commande

Similitudes

• Inclure une liste de produits ou services pour la transaction
• Forcez le vendeur et l'acheteur à respecter les informations lorsqu'elles sont acceptées par le destinataire.
• Utilisé couramment dans la transaction de transaction B2B (business-to-business)

Différences

Bon de commande vs facture

Similitudes

• Envoyé par les vendeurs
• Contenir les informations détaillées de la commande
• Livré lorsque les acheteurs reçoivent les produits

Différences

Bon de commande vs facture

Similitudes

• Inclure des informations détaillées sur la transaction telles que le nom des articles ou des services, la quantité et le prix
• Utilisé par les comptables ou le service comptable pour calculer exactement les achats et les ventes à conserver dans les registres
• Contenir l'adresse des vendeurs et des acheteurs

Différences

L'importance de la commande client

Gardez une trace de l'inventaire

Pour le vendeur comme les vendeurs, les fournisseurs ou les fournisseurs, la commande client joue un rôle important en les aidant à suivre facilement les stocks. Étant donné que dans chaque commande client, le nombre, le type, le nom et la qualité des produits sont affichés de manière transparente, le vendeur aura connaissance du détail des produits en stock, des produits de la transaction précédente ainsi que des produits à acheter. plus en quelques minutes.

Assurez-vous que chaque partie respecte l'accord

Si les vendeurs acceptent un bon de commande, cela signifie que l'accord entre eux et les acheteurs devient juridiquement contraignant. Par conséquent, lorsque vous vous sentez confus ou vague au sujet de certains termes des bons de commande, il est temps de demander conseil à votre conseiller juridique. Ils vous aideront à faire la lumière avant votre décision de signer ou non. Lors de la signature, vous devez conserver votre bon de commande dans un dossier car ce sera un outil efficace pour vous assurer que vous pouvez compléter la transaction comme dans l'accord.

Diminuer le risque d'anomalies significatives

Une anomalie significative est une erreur causée par l'inexactitude dans la réalisation d'un état financier qui a un effet plus important sur les décisions financières car elle est souvent considérée comme une source primaire. Ainsi, toute anomalie significative dans les états financiers peut avoir des conséquences négatives pour l'entreprise.

Par exemple, lorsqu'une erreur est commise dans l'état de l'inventaire final, les bénéfices seront calculés de manière incorrecte en raison de cette erreur. Ce cas devient encore plus grave lorsque votre entreprise est auditée. Vous pouvez être accusé de fraude.

Pour cette raison, une commande client est un élément indispensable de toute transaction. Il enregistrera toutes les informations nécessaires lors de chaque vente afin que vous puissiez être sûr que la probabilité d'anomalies significatives sera considérablement réduite.

À quoi ressemble un processus de commande client

En fait, le processus commercial commence souvent par l'acheteur, les clients, lorsqu'ils créent une demande de devis (RFQ) et l'envoient au vendeur ou au fournisseur. Le fournisseur, après avoir reçu la demande de prix du client, lui enverra le devis.

Via le devis, les acheteurs prendront en considération le prix des produits ou services, et s'il est abordable, un bon de commande sera renvoyé au vendeur. Le vendeur, par la suite, lira attentivement le bon de commande. S'ils acceptent le bon de commande, un bon de commande sera créé sur la base des informations contenues dans le bon de commande. Cette commande client aide à la fois l'acheteur et le vendeur à confirmer ce qui sera impliqué dans leur transaction.

Ensuite, les vendeurs fabriqueront ou rassembleront tous les produits et services nécessaires comme dans les bons de commande, emballant la commande et l'envoyant à l'adresse du client. Lorsque le client reçoit les produits, souvent lorsque des produits complets sont expédiés, une facture sera envoyée aux acheteurs pour demander le paiement.

S'il n'y a pas de problème, les clients paieront alors la facture selon ce qui est indiqué sur la facture, et la transaction se terminera avec succès.

Comme le montre le processus commercial ci-dessus, la commande client est le composant central chargé de s'assurer que toutes les parties prenantes impliquées dans la transaction comprendront clairement. Ceci, par conséquent, réduit le taux d'erreurs possibles dans la vente en raison du manque d'informations détaillées.

Un exemple de commande client

James est le directeur d'une grande entreprise. Il est responsable de la distribution des produits, ce qui est une mission cruciale puisqu'il s'assure que le produit expédié aux clients sera aussi parfait que ce qu'il était dans l'entrepôt. Cela lui permet également d'aiguiser son avantage : la ponctuation et la concentration, qui est utilisée au quotidien.

Dans son travail, il doit souvent traiter de nombreuses commandes importantes pour toujours garder à l'esprit qu'il doit tout compléter avec soin car sa petite erreur peut entraîner de grands ennuis pour l'entreprise.

Récemment, son entreprise vient de réaliser une grosse commande avec un prix élevé, il doit donc être plus prudent que jamais. Lors de la réception de la commande client des équipes de vente, comprenant toutes les exigences du client, James la partagera avec les partenaires de son équipe.

Après cela, la commande client sera livrée à l'équipe de l'entrepôt. Là, les gens assembleront les produits selon le document que James leur a envoyé. Lors de la collecte suffisante des articles, les gens mettront tous ces produits dans les palettes et les déplaceront vers l'équipe d'emballage.

La tâche principale et unique du service d'emballage est de garantir que le produit sera soigneusement protégé pendant le processus d'expédition. Pour ce faire, les produits sont généralement placés dans des boîtes étanches pour résister au choc. En outre, il est utilisé comme moyen d'expédition d'articles. Il peut également être exploité à des fins marketing puisqu'il est tout à fait possible d'ajouter du matériel marketing aux packages.

Bien entendu, lorsque toutes ces étapes seront franchies, ces produits seront renvoyés sur les palettes à proximité du quai de chargement. Et ils seront livrés à l'adresse du client le lendemain.

Cependant, les choses ne se passent pas comme prévu : les acheteurs veulent changer quelque chose et envoient l'amendement à l'achat. Heureusement, son entreprise utilise des documents électroniques, il envoie donc immédiatement cet amendement à ses collègues. Ils réagissent également au cas juste après avoir reçu le document, et la commande peut être expédiée en temps opportun.

Conclusion

En bref, on peut nier que la commande client est un élément crucial du processus commercial. Comprenant simplement, il s'agit d'un document ayant pour mission de confirmer les informations qu'ils avaient déjà convenues entre eux.

À l'aide des bons de commande, vous pouvez gérer efficacement votre stock, vous assurer que les autres ne peuvent pas violer le contrat et éviter les cas d'anomalies significatives.