Comment créer un plan de gestion des risques efficace pour vos projets
Publié: 2022-05-07Un plan de gestion des risques bien pensé contribue à la réussite de votre projet.
Adele, chef de projet, cherchait toujours des moyens de prouver sa valeur en démontrant sa capacité à gérer des projets difficiles. Un jour, elle a entrepris un projet que la plupart des managers auraient évité. Le projet était complexe et comprenait plusieurs facteurs de risque; il y avait beaucoup de choses qui pouvaient mal tourner, mais la récompense potentielle était élevée. Adele était suffisamment confiante pour élaborer un plan stratégique de gestion des risques, et elle a donc réussi.
Chaque jour, les gens d'affaires prennent des risques. Parfois, ces risques sont payants, parfois non. Mais ce qui sépare les preneurs de risques qui réussissent comme Adele de ceux qui échouent, c'est leur préparation à la planification de la gestion des risques.
Comme Adele, si vous êtes un chef de projet qui gère des projets complexes et que vous souhaitez atténuer tous les risques potentiels, la création d'un plan de gestion des risques du projet est la voie à suivre.
Ne pas avoir de stratégie de gestion des risques est une recette infaillible pour le désastre, mais, en même temps, en créer une peut sembler intimidant. C'est pourquoi nous avons compilé cinq étapes simples pour vous aider à créer un plan de gestion des risques. Nous expliquons comment ces étapes empêchent les problèmes potentiels de survenir en premier lieu. Mais d'abord, apprenons les bases de la planification de la gestion des risques.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques ?
Un plan de gestion des risques décrit les étapes pour identifier, analyser, évaluer et répondre aux risques. Il comprend également des stratégies pour surveiller les risques et minimiser leur impact sur les projets, dans le but de maximiser les résultats positifs des projets.
| Éléments clés d'un plan de gestion des risques d'un projet | |
|---|---|
| Contexte des risques du projet | Cela comprend une description du projet, ses objectifs et une liste de toutes les parties prenantes impliquées. |
| Méthodologie | Cela comprend une description du processus de gestion des risques à utiliser et des outils et techniques à utiliser au cours du processus. |
| Structure de répartition des risques | Cela comprend une ventilation de tous les risques du projet par type, tels que techniques, financiers ou organisationnels. |
| Catégories de risque | Cela comprend une description détaillée de toutes les catégories de risque présentes, telles que élevé, moyen ou faible. |
| Matrice d'évaluation des risques | Cela comprend un tableau qui répertorie tous les facteurs de risque potentiels, leur impact et la probabilité d'occurrence. |
| Plan de réponse aux risques | Cela comprend une description des mesures à prendre lorsqu'un événement à risque se produit, comme l'évitement, l'atténuation ou le transfert. |
| Rôles et responsabilités | Cela comprend une liste des personnes chargées d'effectuer diverses tâches liées à la gestion des risques. |
Pourquoi devriez-vous avoir un plan de gestion des risques?
Aucun projet n'est sans risque. En réfléchissant et en planifiant les risques à l'avance, vous reconnaissez qu'ils sont présents et doivent être traités. Avec un plan de gestion des risques bien pensé, vous pouvez éviter ou atténuer les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des obstacles insurmontables.
La mise en œuvre de plans de gestion des risques appropriés et la prise des mesures nécessaires à la réduction des risques garantissent que vos projets restent sur la bonne voie et atteignent les objectifs souhaités. C'est pourquoi de nombreux recruteurs, lors de l'embauche de chefs de projet, mettent l'accent sur la capacité à gérer les risques du projet et la considèrent comme l'une des compétences les plus importantes des candidats.
Un plan de gestion des risques de projet bien conçu aide à :
- Gardez les projets sur la bonne voie et le calendrier
- Évitez les surprises coûteuses
- Atténuez les risques avant qu'ils ne deviennent de gros problèmes
- Faciliter la communication entre les membres de l'équipe
- Protégez la réputation de votre entreprise
À l'heure actuelle, il est clair qu'un plan de gestion des risques est un élément crucial de tout projet. Vous ne pouvez pas contrôler le marché, la météo ou les concurrents, mais vous pouvez toujours prendre les précautions nécessaires pour gérer les risques. Ci-dessous, nous avons cinq étapes faciles pour créer un plan efficace de réponse aux risques pour vos projets.
1. Identifier les risques et créer un registre des risques
La première étape consiste à identifier tous les risques susceptibles d'affecter les objectifs de votre projet. Lorsqu'elle est effectuée au début du cycle de vie du projet, l'identification des risques aide à prendre les bonnes mesures pour atténuer les problèmes potentiels.
Maîtrisez cette étape en faisant un brainstorming avec votre équipe ; analyser des projets antérieurs ; et mener une analyse approfondie de vos forces, faiblesses, opportunités et menaces, connue sous le nom d'analyse SWOT.
Risques communs à identifier dans votre projet :
- Retards ou délais non respectés : cela peut se produire pour diverses raisons, telles que la sous-estimation de la quantité de travail requise, des problèmes avec les fournisseurs ou d'autres facteurs externes.
- Déformation de la portée : c'est à ce moment que la portée d'un projet s'étend et que vous vous retrouvez à ajouter de plus en plus de fonctionnalités ou de tâches. Il peut être tentant de continuer, mais l'expansion de la portée peut rapidement entraîner des dépassements de coûts et de délais.
- Dépassements de coûts : cela peut être causé par des coûts imprévus (par exemple, des prix des matériaux plus élevés que prévu) ou une dérive de la portée (lorsque la portée du projet s'étend au-delà de ce qui avait été initialement convenu).
- Problèmes imprévus avec la technologie ou l'équipement : il peut s'agir de pannes matérielles ou de problèmes de compatibilité logicielle.
Une fois que vous avez les "risques identifiés" en main, ajoutez-les à un registre des risques. Un registre des risques est un document qui répertorie tous les risques, leur impact potentiel et leur probabilité d'occurrence. C'est un outil essentiel qui permet de suivre tous les risques et leur statut.
2. Analyser les risques et évaluer leur impact
L'évaluation des risques est une étape cruciale du processus de gestion des risques. Après avoir identifié et ajouté tous les risques à un registre des risques, il est temps de commencer l'analyse des risques. Pour chaque risque, vous devez analyser l'impact et la probabilité.
L'impact est la perte financière ou opérationnelle potentielle qui pourrait survenir si le risque se matérialisait, et la probabilité est la probabilité que le risque se produise réellement. Évaluez à la fois l'impact et la probabilité sur une échelle telle que faible, moyenne ou élevée. Cela vous aidera à identifier les risques qui doivent être priorisés.
Quelques façons d'évaluer l'impact et la probabilité d'un risque :
- Utilisez une matrice des risques : cet outil permet de visualiser les risques et leur impact potentiel sur le projet.
- Utilisez une évaluation de la probabilité et de l'impact : cela implique d'évaluer la probabilité que chaque risque se produise et son impact potentiel s'il se produit.
- Utilisez la méthode Delphi : cette technique consiste à obtenir des informations sur les risques et leur impact potentiel auprès d'un groupe d'experts.
- Utilisez un outil de classement des risques : cet outil classe les risques en fonction de leur impact et de leur probabilité en utilisant une échelle telle que faible, moyen et élevé.
3. Déterminer comment gérer les risques
Maintenant que vous connaissez l'impact potentiel et la probabilité de chaque risque, déterminez comment les gérer. Selon le risque et sa gravité, vous pouvez développer une stratégie d'atténuation des risques, transférer le risque à une autre partie ou accepter le risque. Le plus important est de comprendre quels sont les risques et ce que vous pouvez faire pour les atténuer.
Quelques façons courantes de gérer les risques :
- Transférer le risque : c'est lorsque vous transférez le risque à une autre partie, comme une compagnie d'assurance. Cela peut être fait pour les risques financiers (par exemple, les dépassements de coûts), les risques opérationnels ou les problèmes technologiques.
- Accepter le risque : c'est à ce moment que vous décidez que l'impact potentiel d'un risque est acceptable et que vous ne prenez aucune mesure pour l'atténuer. Cela ne doit être fait qu'après mûre réflexion et ne doit pas être utilisé à la légère.
- Éviter le risque : C'est à ce moment que vous prenez des mesures pour éviter complètement le risque. Par exemple, s'il y a un risque de vol de données, vous installez un logiciel de sécurité pour protéger votre réseau.
Assurez-vous de choisir une méthode qui complète les risques de votre projet et aide à obtenir le résultat souhaité. Ce faisant, vous pouvez garder les risques du projet sous contrôle et minimiser les risques de mauvaises surprises.
4. Élaborer un plan réalisable pour faire face aux risques
Une fois que vous avez déterminé la bonne façon de gérer les risques, vous devez élaborer un plan pour y faire face. Ce plan doit être réaliste, réalisable et adapté à votre projet spécifique.
Il doit inclure un calendrier afin que vous puissiez suivre la progression des étapes d'atténuation. Il est crucial de se rappeler que certains risques ne peuvent jamais être totalement éliminés ; ils ne peuvent être gérés que pour minimiser l'impact jusqu'à un certain niveau.
Mathias Ahlgren, fondateur/PDG de Website Rating, a parlé à Capterra de l'importance d'avoir un plan de gestion des risques viable et a partagé son point de vue.
Éléments à prendre en compte lors de la création d'un plan de gestion des risques :
- Établissez un objectif clair : Le plan doit avoir un objectif clair afin que toutes les personnes impliquées comprennent à quoi il sert.
- Identifiez qui est responsable de chaque tâche : Assurez-vous d'identifier qui est responsable de chaque tâche dans le plan. Cela aidera à s'assurer que les tâches sont terminées à temps.
- Attribuez des échéances : Attribuez des échéances à chaque tâche du plan pour que tout le monde reste sur la bonne voie et concentré.
- Créez un plan de communication : assurez-vous d'avoir un plan pour informer les membres de l'équipe et les parties prenantes des risques et de la manière dont ils sont traités.
5. Surveillez et examinez régulièrement les risques
Étant donné que la gestion des risques est un processus continu, il est essentiel de surveiller et d'examiner en permanence les risques. Cela aidera à garantir que les risques sont traités de manière adéquate et que le plan est toujours efficace.
Il est également important de mettre à jour le plan de gestion des risques à mesure que de nouveaux risques apparaissent ou que des mesures d'atténuation sont prises. En gardant un œil attentif sur les risques, vous pouvez vous assurer que vos projets restent sur la bonne voie.
Quelques méthodes éprouvées de surveillance et d'examen réguliers des risques :
- Planifiez des réunions régulières : Planifiez des réunions régulières avec l'équipe du projet pour discuter des risques et de la manière dont ils sont traités.
- Communiquer régulièrement avec les parties prenantes : cela aidera à s'assurer que tout le monde est conscient des risques et de la manière dont ils sont traités.
- Passez en revue les risques à chaque étape du projet : cela vous aidera à vous assurer que les risques sont traités efficacement et que les plans sont toujours sur la bonne voie.
- Utilisez un logiciel de gestion des risques : utilisez-le pour identifier et évaluer les risques au début du cycle de projet, créer des plans d'atténuation détaillés et surveiller et examiner les risques de manière continue.
Assurez le succès grâce à une planification des risques de projet axée sur les résultats
L'élaboration d'un plan de gestion des risques est une étape essentielle de tout projet. Des cyberattaques aux finances inattendues, les risques peuvent être des obstacles difficiles à surmonter.
Cependant, avec une approche axée sur les résultats, vous pouvez développer une compréhension globale des risques liés à votre projet et élaborer un plan efficace pour y faire face.
Si vous avez du mal à gérer les risques de votre projet ou si vous en faites face à de nouveaux qui semblent impossibles à vaincre, les étapes «faciles à mettre en œuvre» susmentionnées peuvent vous aider à réussir.
Vous voulez rester à jour avec les dernières nouveautés de l'espace de gestion de projet ? Consultez ces ressources Capterra :
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Méthodologie de l'enquête
Capterra a mené l'enquête sur l' intelligence émotionnelle en milieu de travail en décembre 2021 auprès de 528 professionnels basés aux États-Unis qui gèrent des projets dans leur petite et moyenne entreprise. Les répondants ont été présélectionnés en fonction de leur statut d'emploi (temps plein), de la taille de l'entreprise (2 à 500 employés) et de leur implication dans la gestion de projet (extrêmement impliquée).