15 meilleurs outils de gestion des ressources pour votre organisation

Pour gérer une entreprise ou un projet, il ne suffit pas de gérer la qualité du travail une fois celui-ci terminé ; vous devez également couvrir d'autres facteurs qui l'affectent, tels que les ressources financières, les stocks, les compétences humaines, la production, les ressources ou les technologies de l'information (TI) et les ressources naturelles. La façon dont vous planifiez, organisez et gérez les ressources de votre équipe ou de votre organisation a un impact significatif sur la réussite du projet. La gestion des ressources est donc plus importante que jamais pour faire une réelle différence sur le lieu de travail.

Si vous êtes nouveau dans le concept de gestion des ressources , vous pourriez facilement être confus et vous tromper avec de nombreux termes, tels que la planification, l'allocation, la planification des ressources et les techniques et méthodes impliquées. Par ailleurs, la question de savoir quel outil utiliser pour gérer les ressources est également un casse-tête pour les entreprises.

Par conséquent, dans cet article, je vais aborder brièvement le concept de gestion technique et vous présenter les 15 meilleurs outils de gestion des ressources pour vous permettre de gérer votre équipe .

Qu'est-ce que la gestion des ressources exactement ?

La gestion des ressources est une activité dans laquelle les entreprises gèrent efficacement diverses ressources au sein de l'entreprise. Ces ressources peuvent être intangibles comme la productivité du travail, le temps et tangibles comme l'équipement, les machines, les fournitures et les finances.

La gestion des ressources est étroitement liée à la planification afin que les ressources appropriées soient affectées aux tâches respectives. En outre, la gestion des ressources implique la planification et la budgétisation des personnes, des projets, des équipements et des fournitures.

Bien que la gestion des ressources soit souvent appliquée à la gestion de projet, elle peut également être appliquée à de nombreux autres domaines de gestion d'entreprise. En général, les petites entreprises devront prêter attention à la gestion des ressources dans plusieurs domaines, notamment :

• Finances : L'entreprise peut-elle encore faire face aux dépenses courantes ou se permettre d'investir dans de nouveaux équipements ou de former des employés ?

• Personnel : L'entreprise a-t-elle recruté les bonnes personnes ? L'entreprise doit-elle embaucher plus de personnes s'il y a de nouveaux clients, et de quelles compétences ces personnes auront-elles besoin ?

• Lieux de travail et fabrication : les lieux de travail et les installations de fabrication sont-ils correctement équipés ? L'espace de travail peut-il être facilement géré ?

• Équipement : y a-t-il un ensemble d'outils nécessaires pour travailler ? Les coûts d'entretien et de réparation des machines sont-ils chers ?

• Technologie : De quelle technologie l'entreprise a-t-elle besoin pour maximiser son potentiel et économiser des ressources financières à réaffecter pour financer ce qui manque ?

Lorsqu'elle est utilisée à des fins de gestion de projet, la gestion des ressources est souvent appliquée pour le nivellement et le lissage.

Le nivellement des ressources est un moyen d'éviter une offre excédentaire ou un inventaire excessif en maintenant le stock de ressources à un niveau moyen. Il existe maintenant des logiciels spécialisés qui peuvent aider à déterminer la moyenne à laquelle les entreprises peuvent se référer. Le nivellement des ressources est également utilisé dans les références sur le temps requis pour terminer un projet. Avec un équilibre dans le temps, la date de début et la date de fin seront ajustées en fonction des ressources disponibles. Cependant, le nivellement des ressources peut prolonger la durée du projet.

Le lissage des ressources est une technique de planification qui vise à respecter les délais. L'objectif du lissage des ressources est d'utiliser les ressources de manière continue dans le temps.

En bref, la gestion des ressources est la pédagogie qui s'assure qu'une entreprise utilise ses ressources et ses matériaux de manière judicieuse et efficace.

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Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante ?

La gestion des ressources est considérée comme faisant partie de la gestion de projet, aidant le chef de projet à tout comprendre sur l'avancement, l'équipement, les coûts, etc. Le tabou dans les affaires est le gaspillage. Par conséquent, la gestion des ressources se concentre principalement sur l'efficacité. Une fois que vous savez ce que vous devez faire pour réussir le projet, vous pouvez vous organiser pour les utiliser efficacement.

Pour certaines entreprises, l'efficacité optimale est si vitale que les entreprises ont une seule personne spécialisée dans la gestion des ressources, uniquement connue sous le nom de gestionnaire de ressources. Alors que les chefs de projet sont responsables de la création et de l'attribution de tâches pour terminer les projets, les gestionnaires de ressources sont responsables de l'allocation des ressources nécessaires pour faire réussir le projet et obtenir l'effet le plus optimal.

La gestion des ressources présente certains avantages :

• Éviter les problèmes imprévus : en connaissant vos ressources et en planifiant de les utiliser, vous pouvez corriger les lacunes ou les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
• Prévenir l'épuisement : Une gestion efficace des ressources vous permet d'éviter d'être seul ou trop dépendant des ressources en comprenant mieux la charge de travail de votre équipe.
• Fournir un filet de sécurité : la plupart des projets qui échouent aujourd'hui ont une raison, c'est le manque de ressources. La gestion et la planification des ressources montrent que vous avez tout fait au mieux avec ce que vous avez sous la main.
• Renforcer la transparence : d'autres groupes peuvent obtenir une visibilité sur votre équipe et s'organiser de manière appropriée si votre groupe a tout au plus une capacité énorme ou peut être requis pour des projets inutilisés.
• Mesure efficace : avec une compréhension de haut niveau de ce qui est nécessaire pour superviser et exécuter une entreprise prometteuse, vous organiserez et évaluerez de manière viable le retour sur investissement

15 meilleures ressources de gestion pour votre organisation

1. Basculer le plan

Toggl Plan est un outil de planification et de gestion des ressources avec une belle interface facile à utiliser. Bien qu'il puisse sembler simple, il possède des fonctionnalités puissantes qui permettent à tout chef de projet de planifier et de gérer correctement les ressources. Certaines fonctionnalités spéciales de Toggl Plan incluent l'allocation des ressources, le glisser-déposer intuitif, l'allocation de temps pour les réservations intelligentes et les rapports.

En outre, Toggl Plan permet également aux utilisateurs d'importer des tâches à partir de nombreuses applications tierces telles que Trello ou Github. Comparé à d'autres outils, Toggl Plan est livré avec de nombreuses intégrations qui permettent aux équipes de communiquer et de collaborer. Il convient aussi bien aux petites qu'aux grandes entreprises. Toggl Plan est fourni avec un plan gratuit qui permettra aux utilisateurs d'ajouter cinq membres au groupe. Pour les équipes qui ont besoin de plus de membres, le plan premium commence à 8 $/mois/utilisateur.

2. Mavenlink

Mavenlink est un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de gérer des ressources. Il inclut toutes les fonctionnalités standard de planification des ressources telles que l'allocation des ressources, l'édition rapide, etc. De plus, il fournit également des fonctionnalités de prédiction en temps réel. La chose la plus spéciale quand il s'agit de Mavenlink est son outil de mise en forme des ressources. Cette fonctionnalité spéciale permet aux utilisateurs d'identifier les ressources nécessaires dans une semaine de travail et d'attribuer automatiquement des tâches aux postes disponibles.

Mavenlink est également intégré au partage de fichiers, au contrôle des tâches, aux feuilles de temps et aux rapports. En outre, Mavenlink dispose de fonctionnalités API à intégrer à d'autres services ou à des solutions personnalisées. Les prix pour commencer à utiliser Mavenlink sont de 19 $/mois pour une équipe de 5 membres maximum.

3. 10 000 pieds

10 000 pieds est un outil pour aider les entreprises à gérer les ressources et à suivre le temps afin de réduire la probabilité d'incidents inattendus sur le lieu de travail. Vous pouvez l'utiliser pour prendre le contrôle total de vos ressources, réduire le temps de recherche des ressources disponibles et prévoir les futures charges de travail.

En plus de la planification de projet, les projets de style Gantt, 10 000 pieds sont également intégrés aux feuilles de temps, à l'équilibrage budgétaire des projets et à une gestion du temps plus facile. 10 000 pieds offre une politique d'essai gratuite de 30 jours. Après cela, le prix commence à 150 $/mois pour le forfait de base.

4. Récolte

Harvest est un outil de suivi du temps de projet qui permet aux équipes de transformer les feuilles de temps en rapports détaillés. Harvest est couramment utilisé dans les applications iOS et Android. Il est également utilisé dans les trackers de temps de bureau et les extensions Chrome et Safari.

En utilisant Harvest, vous pouvez planifier votre équipe et suivre sa charge de travail. Les données recueillies vous aideront à améliorer les formules d'estimation et les horaires de travail. Les feuilles de temps peuvent ensuite être transformées en rapports détaillés qui permettent aux responsables de suivre les performances des employés, les heures supplémentaires et de suivre l'avancement des projets. Avec Harvest, les experts peuvent créer des factures basées sur le temps et les envoyer aux clients directement depuis l'application. Harvest est livré avec plusieurs intégrations telles que la gestion de projet, la comptabilité, les transactions de suivi des requêtes, le CRM et les calculs de productivité.

Harvest a également une politique d'essai gratuit de 30 jours ; le mois prochain, les utilisateurs commenceront à utiliser à partir de 12 $/utilisateur/mois.

5. Ganttique

Ganttic est un logiciel de planification des ressources qui aide les utilisateurs à suivre les tâches, les projets et les ressources. Vous pouvez gérer vos employés dans la vue du calendrier pour contrôler la charge de travail, les feuilles de temps et les horaires. Vous pouvez également suivre les projets en affichant des diagrammes de Gantt, en plaçant des tâches, en ajoutant des liens entre elles et en plaçant des projets périodiquement.

En outre, la création de rapports et leur exportation au format CSV ou PDF est également une fonctionnalité intéressante de cet outil. Vous pouvez également configurer des rapports automatiques pour recevoir des mises à jour quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Ganttic vous offre un essai gratuit de 14 jours pour dix ressources. Les frais sont alors calculés, à partir de 25$/mois pour un maximum de 20 ressources.

6. Elapseit

Elapseit est un outil conçu pour offrir une expérience utilisateur sûre et complète tout en allouant et en gérant les ressources de l'entreprise. Elapseit est simple, intuitif et apporte des fonctionnalités créatives. Certaines fonctionnalités importantes utilisées sont : la planification des ressources, le suivi du temps, la gestion des congés, la facturation, les documents juridiques, etc.

Elapseit est le meilleur choix pour toutes les entreprises, des petites aux moyennes entreprises, et il s'adapte parfaitement à tous les types de projets. Actuellement, Elapseit a une version d'essai gratuite qui inclut toutes les fonctionnalités. Lorsque les utilisateurs commenceront à utiliser, le prix sera d'environ 5 $/utilisateur/mois.

7. Gourou des ressources

Resource Guru est l'un des plus anciens logiciels de gestion de ressources du marché. Cependant, il est toujours très populaire auprès des agences et des entreprises travaillant avec de nombreux clients. Resource Guru fournit des fonctionnalités telles que le filtrage, la vérification de la disponibilité des groupes, l'allocation des ressources, la création de rapports, la prise en charge des fuseaux horaires, etc.

Resource Guru permet également aux utilisateurs de gérer les congés payés et les jours de maladie afin que les chefs de projet puissent avoir un meilleur aperçu des ressources disponibles. Chaque utilisateur de Resource Guru aura son tableau de bord. Resource Guru empêche également l'allocation inégale des ressources en définissant la disponibilité de chaque ressource et par le biais de listes d'attente. Il prend également en charge que de nombreux chefs de projet puissent l'utiliser en même temps sans avoir à attendre ou à concourir à qui c'est le tour. Resource Guru propose également un essai gratuit de 30 jours. À la fin de l'essai, son prix est de 2,50 $/utilisateur/mois.

8. Courir

Runn est un outil moderne de planification, de gestion des capacités et des besoins. Il dispose également de fonctionnalités intégrées de gestion du temps et de prédiction qui aident les responsables à gérer les groupes à distance. Runn utilise une interface Planner qui donne aux utilisateurs la possibilité de visualiser tous les projets et les ressources humaines de votre organisation, vous permettant d'identifier et de prévoir les risques de surcharge et d'éviter rapidement les conflits concernant les ressources, la main-d'œuvre et le temps.

Par rapport à d'autres outils de gestion des ressources, Runn peut également établir des prévisions financières compréhensibles et des KPI associés pour suivre les bénéfices de votre entreprise, les performances du projet, les dépassements de coûts et les écarts réels par rapport au plan. Cette application dispose d'un suivi du temps intégré afin que vous puissiez mieux comprendre votre temps passé que prévu.

Actuellement, Runn permet aux utilisateurs de l'utiliser gratuitement jusqu'au 1er juillet 2021. Après le temps libre, Runn facturera 10 $/personne ou 30 $/personne pour chaque forfait choisi par les clients.

9. lundi.com

Si vous avez besoin d'un outil de gestion des tâches qui fonctionne bien avec vos équipes commerciales, Monday.com sera un choix notable. Ce logiciel de gestion des tâches dispose d'un logiciel de productivité plus visuel qui permet aux chefs de projet de déléguer des tâches et de suivre en détail chaque étape effectuée par les membres de l'équipe.

En outre, vous pouvez créer des listes de tâches, partager des fichiers et communiquer avec des collègues. Ce logiciel de gestion des tâches fournit des vues assez perspicaces sur les projets, vous permettant de modifier des détails importants tels que le statut du propriétaire, la priorité et la durée du projet. De plus, il existe une fonction de chat intégrée qui vous permettra de discuter des tâches et de mettre à jour les tâches quotidiennes avec chaque membre de l'équipe.

10. Flotteur

Float est un logiciel de gestion des ressources pour les agences, les studios et les entreprises. Il fournit généralement des fonctionnalités simples de gestion du personnel. Sa fonction de planification du personnel permet aux utilisateurs de gérer les réservations, de visualiser les charges de travail de l'équipe et d'attribuer des tâches.

Grâce aux excellentes fonctionnalités de gestion d'équipe de Float, les chefs de projet peuvent découvrir rapidement les ressources humaines disponibles, gérer les sous-traitants et trouver des employés avec leurs cartes. Une autre chose intéressante est que vous pouvez accéder à Float via une application iPhone. Float vous permet de l'essayer gratuitement pendant 30 jours. Le forfait payant commence à partir de 5 $/personne/mois.

11. Saviom

Saviom est un expert de premier plan dans les logiciels qui aident à accroître l'efficacité des projets. Certaines des ressources des modules de gestion des ressources de Saviom aident de nombreuses entreprises dans la gestion des ressources, telles que le module de planification intelligente des ressources, qui vous aide à surmonter les déséquilibres de travail, le module de planification des ressources pour surveiller et planifier les ressources tout en les maintenant, etc. Vous pouvez également synchroniser les ressources et les calendriers des projets dans toute votre entreprise avec le système de gestion des ressources de Saviom. Saviom intègre également un magasin de compétences qui facilite le profilage des ressources, la recherche et la combinaison de futures compétences professionnelles.

Saviom définira une tarification échelonnée personnalisée, telle que les outils, les licences et les versions Saviom. Il fonctionne par accès basé sur les rôles et assure un contrôle total sur les données qui vous appartiendront.

12. Planificateur de ressources électroniques

eResource Scheduler est un outil de planification des ressources qui fournit à la fois des versions cloud et sur site avec une configuration facile à utiliser. Il comporte des fonctionnalités telles qu'un tableau de bord qui met en évidence les informations importantes sur un seul écran et une variété de champs définis par l'utilisateur qui vous permettent de capturer des informations complètes sur vos projets.

eResource Scheduler fournit également des fonctionnalités telles que les graphiques, la planification, les vues des ressources, les projets, les rôles et les utilisateurs. eResource Scheduler offre également la possibilité de planifier à la fois au niveau du projet et de la tâche. Une autre caractéristique importante d'eResource Scheduler est le tableau de temps et le module financier. Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à réaliser des projets en fonction du ratio de coût et de paiement et des rapports de prévision. eResource Scheduler offre aux utilisateurs un essai gratuit de 14 jours du virus. À l'expiration du temps gratuit, le prix sera de 5 $/ressource/mois.

13. Paiement

Fondamentalement, Paymo est un logiciel de gestion des ressources qui peut vous aider à réduire considérablement votre temps de réservation. Vous pouvez suivre les charges de travail actuelles et restantes de votre équipe, le nombre de congés et les budgets de projet sur une seule chronologie. Paymo est configuré automatiquement en fonction des détails de la tâche que vous avez saisis précédemment. Avec Paymo, tous les membres de l'équipe ont accès à leurs horaires pour voir ce qu'ils doivent faire.

En outre, Paymo a été intégré à des applications de productivité et de facturation telles que Slack, Google Calendar et Adobe CC pour prendre en charge la gestion de toute l'équipe. Après l'essai gratuit, les utilisateurs choisiront deux forfaits payants de Paymo, à partir de 11,95 $/utilisateur/mois à utiliser.

14. Clarizen

Clarizen est un outil qui allie gestion de projet de qualité et travail d'équipe. C'est la seule solution qui offre une structure de travail clairement définie et facilement identifiable. Clarizen permet la centralisation et le partage des ressources, l'élaboration de stratégies et la mise en relation des personnes dans un but commun. Clarizen permet également aux utilisateurs de travailler avec une interface flexible et intuitive, adaptée à leur style de travail. Les utilisateurs peuvent également créer des processus automatisés et répétitifs avec le flux de travail et la fonction d'alertes rapides de Clarizen.

15. Planificateur de hub

Hub Planner est un puissant système de gestion du personnel doté de nombreuses fonctionnalités utiles de gestion des ressources. Hub Planner possède de nombreuses vues différentes par ressource, équipe ou projet. En plus de la gestion des ressources, Hub Planner possède également d'autres fonctionnalités telles que des feuilles de temps intégrées avec de puissants processus d'approbation, des tableaux de bord et des outils de reporting dynamiques. Vous pouvez définir complètement le calendrier, la solvabilité et les bénéfices en un coup d'œil.

L'avantage de Hub Planner est que vous façonnerez la feuille de route du produit et même financerez de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez personnaliser davantage ou supprimer des extensions de produit pour augmenter les fonctionnalités ou désactiver les fonctions dont vous n'avez pas besoin. Hub Planner commence à 7 $/utilisateur/mois après 60 jours d'essai gratuit.

Meilleures pratiques et techniques de gestion des ressources

Voici quelques techniques et pratiques utiles que vous devriez appliquer pour bien gérer vos ressources :

1. Comprendre quelles ressources manquent et se concentrer sur elles

Le manque de ressources vous empêchera de planifier en détail et perturbera la mise en œuvre du projet. Ce cas, généralement, vous pouvez employer selon la règle 80/20. La règle 80/20 est interprétée comme 80% de l'effet (ou contrainte de ressource) provenant de 20% de la ressource. Vous devez vous concentrer sur les ressources limitées et planifier en fonction de leur disponibilité.

2. Convenir d'une approche commune pour hiérarchiser les travaux sur les ressources partagées

Vous devez créer un processus de notation/évaluation standard qui sous-tend une prise de décision objective. Une supervision de travail non intentionnelle peut vous amener à sous-estimer vos capacités et entraîner des retards dans l'avancement. N'oubliez pas que les personnes trop attachées peuvent facilement entraîner des problèmes de qualité.

3. Comprendre les différentes façons de travailler entre les organisations et les ressources

Vous pouvez bénéficier de différents types de travail et même de différents groupes au sein d'une organisation si vous avez une méthode spécifique pour les concilier. Assurez-vous que les outils et les méthodes sont choisis de manière appropriée et qu'ils sont efficaces. Un cumul plus standardisé peut fournir les métriques nécessaires pour une vue globale de votre organisation. Cela permettra à votre organisation de planifier, gérer et répartir le travail correctement

4. La gestion des ressources est un processus continu

Vous devez comprendre que les conflits qui surviennent en raison d'événements et de changements inattendus se produisent fréquemment et inévitablement. Travaillons ensemble pour résoudre les conflits de ressources en fonction des priorités immédiates et des priorités inférieures qui ne sont pas vraiment nécessaires.

5. Gérez les tâches et les ressources en utilisant un mélange de détails

Vous devez planifier le travail, gérer les tâches et rapporter le temps en détail pour être facilement géré. Cependant, tous les travaux ne doivent pas utiliser le même niveau de détail. Découvrez les normes spécifiques à chaque situation. Le travail de planification est généralement le plus détaillé, tandis que les rapports de temps peuvent simplifier le processus avec un plus grand degré de précision. Lors de l'affectation des ressources au travail, les tâches à long terme doivent être effectuées à un niveau élevé et les tâches à court terme doivent être comprises afin qu'elles puissent être planifiées en détail.

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Derniers mots

La gestion des ressources peut sembler compliquée, mais il n'est pas vraiment difficile d'en saisir le cœur et les outils pour bien la faire fonctionner. La gestion des ressources doit être une partie essentielle d'un processus de gestion de projet de groupe afin que vous puissiez utiliser les bonnes ressources au bon moment et anticiper les problèmes potentiels à l'avenir. En opérant sur un outil de gestion des ressources, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d'efforts. Espérons qu'avec les 15 outils de gestion des ressources pour gérer votre équipe que j'ai présentés ci-dessus, vos entreprises trouveront une technologie de support puissante pour vous aider à réaliser les projets de la manière la plus pratique et la plus correcte.