Comment (re-)prioriser vos tâches

Il est facile d'être stressé dans un monde occupé où les listes de tâches semblent ne faire que s'allonger et jongler avec toutes les tâches ressemble à un sport extrême.

Heureusement, toutes les tâches ne sont pas égales - certaines tâches sont plus égales que d'autres. Avez-vous réfléchi à vos priorités ? Quelles tâches sont plus égales que les autres ? Un bon moyen de devenir moins submergé est de simplement établir des priorités. C'est aussi une bonne idée de catégoriser vos priorités - travail, santé, vie personnelle, etc.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les priorités de travail et sur la manière de hiérarchiser les tâches ; nous passerons également en revue les signes indiquant que vous devrez peut-être redéfinir vos priorités et comment le faire.

Différence entre les priorités et les objectifs

Avant d'entrer dans les détails de la (re-)priorisation, nous devons clarifier la distinction entre un objectif et une priorité, car ils sont souvent utilisés de manière interchangeable. Ils vont de pair, mais ce sont deux choses différentes.

Les objectifs sont les choses concrètes que vous voulez accomplir, tandis que les priorités sont ce qui est important pour vous et ce à quoi vous consacrez la majorité de votre temps.

Par exemple, si votre objectif est de réussir un examen difficile, votre priorité est probablement d'étudier. Si votre objectif est d'obtenir une promotion au travail, votre priorité sera de travailler dur pour répondre à toutes les exigences. Si l'objectif est d'augmenter les ventes, la priorité pourrait être de lancer un nouveau produit ou de proposer une nouvelle stratégie avec l'équipe de vente.

Comment prioriser 101

Donner la priorité à une tâche plutôt qu'à une autre n'est pas toujours facile, surtout si les deux tâches sont importantes. Et lorsque plusieurs tâches sont impliquées, cela peut devenir assez écrasant.
Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à définir vos priorités avec moins de stress.

Faire une liste principale de choses à faire

Prenez un morceau de papier / ouvrez un document vierge et faites une liste de toutes vos tâches, grandes et petites. Rassemblez toutes vos petites tâches griffonnées sur des morceaux de papier aléatoires, écrites dans l'application Notes sur votre téléphone, capturées ou notées dans votre agenda. C'est plus facile lorsque vous avez toutes les tâches devant vous, sur une seule liste de tâches principale.

Après avoir tout écrit, regardez votre grande liste de choses à faire et commencez lentement et de manière réfléchie à y travailler. Décomposez-le en objectifs mensuels, hebdomadaires et quotidiens. Choisissez quelques-unes des tâches les plus importantes du mois et décomposez-les en plus petits morceaux pour vos tâches hebdomadaires et quotidiennes. En outre, il existe de nombreux types de modèles de liste de tâches si vous souhaitez accélérer et simplifier le processus.

Gardez votre liste dans un endroit visible

Après avoir fait votre ou vos listes, placez-les dans un endroit visible – de préférence quelque part devant vous afin de les consulter souvent. Vous pouvez les coller sur votre ordinateur portable ou sur un mur devant votre bureau, comme le cousin plus ennuyeux d'un tableau de vision.

Avoir votre liste de tâches dans votre champ de vision vous permettra de rester concentré et motivé pour rayer les choses dès que possible.

Ne faire qu'une seule chose à la fois

Je sais que cela peut être tentant, mais ne faites pas plusieurs tâches. Vous n'en ferez pas plus en moins de temps - vous vous retrouverez simplement avec quelques tâches à moitié terminées. Il est beaucoup plus efficace de travailler sur une tâche à la fois, de la terminer complètement, puis de passer à la suivante.

Pensez à ce qui est vraiment important pour vous

Les tâches à prioriser ne sont pas toujours évidentes. Pour maîtriser l'art de la priorisation, vous devez faire une réflexion sur vous-même. Pour mettre les choses en perspective, il est souvent utile de se demander : quelle est la chose la plus importante que je puisse faire aujourd'hui et qui améliorera demain ?

Qu'est-ce qui me permettra d'atteindre mes objectifs le plus rapidement ?

Quel est le résultat probable si (ne pas) en faire une priorité ?

Quelles sont les tâches urgentes ?

Que puis-je bien faire, et moi seul, qui fera la différence ?

Quelles sont mes activités les plus importantes ?

Connaissez votre rythme naturel

Soyez conscient de votre rythme naturel et du moment où votre concentration est à son apogée. Quand vous sentez-vous le mieux ? Avez-vous remarqué que vous êtes particulièrement productif à un certain moment de la journée ? Travaillez-vous le plus efficacement le matin, l'après-midi ou la nuit ?

Quelle que soit votre réponse, c'est à ce moment-là que vous devriez accomplir la ou les tâches les plus importantes de la journée.

Effectuez des tâches stratégiques

Vous connaissez ces jours où, malgré votre travail acharné, vous semblez ne rien faire ? Si votre liste devient trop longue, effectuez quelques tâches rapides et faciles pour vous donner un sentiment d'accomplissement et un peu de vent à l'arrière pour continuer.

Soyez ouvert au changement

Soyez flexible et ouvert pour redéfinir les priorités si de nouvelles informations arrivent. Il est également normal que vos priorités changent avec le temps. Certains signes vous indiquent que vous devrez peut-être arrêter et repenser votre plan - continuez à lire pour savoir de quoi il s'agit.

Signes que vous devez redéfinir vos priorités

"Quand les choses tournent mal, n'allez pas avec eux." - Elvis Presley

Parfois, la sagesse consiste à savoir quand abandonner et pivoter. Il n'est pas facile d'abandonner quelque chose pour lequel vous avez consacré du temps, des efforts et de l'argent ; cependant, dépenser encore plus de temps, d'efforts et d'argent sur la mauvaise chose est pire. Voici quelques-uns des signes que vous devez redéfinir :

• Vous travaillez beaucoup mais vous avez l'impression de ne rien faire ;
• Vous vous sentez désorganisé et flou ;
• Vos tâches quotidiennes vous stressent et/ou ne provoquent que des émotions négatives ;
• Vous avez travaillé longtemps sur quelque chose mais il n'y a aucun signe de résultats ;
• Vous avez du mal à arrêter de travailler et les choses amusantes vous semblent une corvée.

Techniques de (re)priorisation

Que vous vous attaquiez à la priorisation pour la première fois ou que vous décidiez de redéfinir vos priorités, certaines techniques peuvent vous aider. Voici quelques-unes des plus faciles et des plus populaires.

Méthode ABCDE

Prenez votre liste de tâches principale depuis le début de cet article de blog. À côté de chaque tâche, écrivez l'une des lettres suivantes :

A – tâches les plus prioritaires. Ce sont les plus importants et ils auront soit les plus grandes conséquences si vous ne les accomplissez pas, soit la plus grande récompense si vous les accomplissez.
Vous pouvez avoir jusqu'à trois tâches A, et vous devez également les hiérarchiser - marquez-les comme A1, A2 et A3.

B – tâches importantes, mais pas autant que celles de A ; les récompenses et les conséquences négatives sont moindres. Les tâches B doivent être effectuées lorsque toutes les tâches A sont terminées.

C – tâches agréables à faire. Si vous ne les faites pas, il n'y aura aucune conséquence. Vous ne changerez pas le monde en accomplissant les tâches C, mais vous pouvez les faire s'il vous reste encore du temps et de l'énergie après les tâches A et B.

D - D signifie Délégué. Ce sont les tâches qui peuvent être effectuées par quelqu'un d'autre, vous pouvez donc vous concentrer sur les tâches A.

E – E comme Éliminer. Les tâches électroniques sont celles qui ne sont pas importantes et ne devraient pas prendre de place sur votre liste de tâches.

La méthode Ivy Lee

En 1918, Charles M. Schwab, le président de la Bethlehem Steel Corporation, était un homme d'affaires incroyablement prospère - il était l'un des hommes les plus riches du monde.

Alors qu'il décidait d'augmenter l'efficacité de son équipe et de faire les choses mieux et plus rapidement, il a embauché Ivy Lee, une consultante en productivité bien connue. Lee a demandé 15 minutes avec chacun des dirigeants de l'entreprise, lorsqu'il leur a expliqué la méthode suivante.

1. À la fin de chaque journée de travail, notez 6 tâches que vous devez accomplir demain. Il peut y avoir moins de 6 tâches, mais pas plus.
2. Classez-les par ordre d'importance réelle. Vous pouvez utiliser des mesures supplémentaires comme la valeur financière pour déterminer leur ordre.
3. Lorsque vous arrivez au travail, concentrez-vous sur la première tâche. Travaillez jusqu'à ce que la tâche soit terminée, puis passez à la seconde.
4. Parcourez le reste de votre liste de la même manière. Si vous ne parvenez pas à toutes les terminer, déplacez les tâches inachevées vers la liste de demain.
5. Répéter.

Les résultats ont été si satisfaisants que Lee a été payé à six chiffres (en argent d'aujourd'hui).

Le principal avantage de cette méthode est qu'elle facilite le démarrage (ce qui est souvent la partie la plus difficile). Cela réduit la fatigue décisionnelle - cela vous empêche d'avoir trop de choses dans votre assiette et de vous surmener. Cela vous oblige également à être intentionnel avec votre temps et votre énergie, ce qui est probablement la raison pour laquelle c'est si simple, mais efficace.

MIT (Tâches les plus importantes)

Tout le monde n'est pas d'accord avec Ivy Lee – certaines personnes pensent que 6 tâches par jour, c'est trop et qu'il ne faut pas choisir plus de 3 priorités quotidiennes.

La stratégie MIT est basée sur le principe que nous avons tous un temps et une énergie limités pour chaque jour, nous devons donc choisir jusqu'à trois MIT (tâches les plus importantes) auxquelles nous consacrerons notre journée. Les MIT sont des tâches essentielles qui feront la plus grande différence et vous mèneront le plus loin possible dans la poursuite de vos objectifs. En cas de doute, réfléchissez à la tâche qui vous rend le plus inconfortable et anxieux – celle que vous redoutez le plus est probablement celle que vous devriez accomplir en premier.

Vous devriez faire vos 2-3 MIT au début de votre journée de travail, lorsque votre esprit est encore frais et concentré. Si vous pensez que vous les finirez plus tôt, vous pouvez ajouter quelques choses agréables à faire - quelque chose qui serait bien de finir mais qui n'est pas aussi important.

Priorisation des tâches uniques

Si les choses deviennent difficiles, vous devrez peut-être raccourcir votre liste de tâches encore plus impitoyablement. Cela peut être une solution à court terme pour certains et une bonne option quotidienne pour d'autres, selon le type de travail que vous effectuez.

Essentiellement, vous choisissez une tâche plus importante ou un thème lié à plusieurs tâches et vous vous concentrez dessus toute la journée. Par exemple, ma priorité pendant ma journée de travail est d'écrire un article de blog. C'est la seule chose sur laquelle je me concentre, mais il contient quelques tâches connexes, telles que la recherche, l'écriture (ce qui, ironiquement, prend le moins de temps) et l'édition.

Matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower porte le nom de Dwight D. Eisenhower. Il était un général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale, le 34e président des États-Unis et le fondateur de la DARPA et de la NASA (entre autres choses), donc je pense qu'il est sûr de dire qu'il était un gars assez productif.

La matrice d'Eisenhower vous fait diviser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.

• Importantes et urgentes – tâches qui doivent être effectuées en premier.
• Important mais pas urgent - tâches qui doivent être planifiées pour être effectuées plus tard. Des choses comme l'exercice ou la création d'une stratégie commerciale à long terme peuvent entrer dans cette catégorie.
• Urgent mais pas important - tâches que vous devez déléguer afin de pouvoir vous concentrer sur vos tâches les plus importantes. Dans ce contexte, "pas important" signifie que cela ne doit pas nécessairement être fait par vous, cela peut aussi être fait par quelqu'un d'autre. Des exemples de ces tâches pourraient être de répondre à certains e-mails, de télécharger des articles de blog ou de planifier des réunions.
• Pas important et pas urgent - tâches que vous devez supprimer de votre liste de tâches.

Parfois, il peut être difficile de déterminer entre l'urgence et l'importance. Les tâches urgentes sont urgentes, tandis que les tâches importantes contribuent à nos objectifs et à notre mission à long terme.

Principe de Pareto

Un jour, alors qu'il se promenait dans son jardin, l'économiste italien Vilfredo Pareto a remarqué que 20 % de ses plants de pois produisaient 80 % des pois. Cela a conduit à plus de conclusions - dans de nombreuses industries et entreprises, 20% de la partie la plus productive est responsable de 80% de la production. 20% de la population détient 80% de la richesse. 20% des clients réalisent 80% du chiffre d'affaires.

Cela est devenu plus tard connu sous le nom de principe de Pareto. Comme il le dit, 20% de nos actions apportent 80% de nos résultats. Cela signifie que découvrir ce que 20 % de vos tâches apportent à 80 % des résultats et se concentrer sur elles est une excellente technique de priorisation. Si vous ne savez pas quelles sont vos 20 %, essayez de déterminer quelles sont vos tâches qui font la plus grande différence et facilitent le plus l'atteinte de vos objectifs.

Méthode MoSCoW

Avant de demander - non, ce n'est pas lié à la capitale de la Russie. C'est l'acronyme MSCW (must, should, could, would) avec deux "o" ajoutés pour une prononciation plus facile.

Il s'agit d'une technique populaire de gestion des exigences. Il les divise en 4 catégories :

• M (doit avoir) - exigences non négociables sans lesquelles un projet échouera.
• S (devrait avoir) - des choses importantes qui ne sont pas obligatoires, mais qui ajoutent beaucoup de valeur.
• C (pourrait avoir) – exigences qui sont souhaitables, mais pas nécessaires ; s'ils étaient laissés de côté, ils auraient peu ou pas d'impact.
• W (n'aura pas) – pas une priorité ; ils pourraient être agréables à inclure à l'avenir.

Conclusion

Maîtriser l'art de la (re)priorisation est important dans le monde d'aujourd'hui, où les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle sont souvent floues et où les maladies causées par le stress s'aggravent chaque jour. Si vous devez absolument stresser, il est important d'être conscient que toutes les tâches ne valent pas la peine d'être soulignées - et c'est à cela que sert la priorisation. Prenez votre liste de choses à faire et commencez à réfléchir à ce qui est vraiment important pour vous.