Économisez de l'argent en renégociant les contrats logiciels de votre entreprise

Les petites entreprises peuvent revoir leurs contrats Software-as-a-Service (SaaS) actuels et renégocier les conditions pour économiser de l'argent à la lumière de la crise du COVID-19.

REMARQUE : cet article est destiné à informer nos lecteurs sur les problèmes liés aux entreprises aux États-Unis. Il n'est en aucun cas destiné à fournir des conseils juridiques ou à approuver une ligne de conduite spécifique. Pour obtenir des conseils sur votre situation particulière, consultez votre conseiller juridique.

Pour la photographe de mariage et de portrait Alana Lindenfeld, la décision de renégocier ses contrats SaaS a été facile. L'épidémie de COVID-19 a interrompu les processus commerciaux normaux et Lindenfeld a dû réduire ses coûts pour rester à flot.

"J'ai dû rétrograder certains logiciels pour réduire les coûts pendant une période où je ne suis légalement pas autorisé à filmer des séances ou des mariages", a déclaré Lindenfeld.

Elle a pu économiser de l'argent sur ses abonnements Adobe et Pixieset en contactant les deux fournisseurs et encourage les autres petites entreprises à faire de même :

Les petites entreprises peuvent renégocier les contrats SaaS pour économiser de l'argent pendant ce ralentissement économique. Selon Gartner, 36 % des entreprises ont négocié ou prévoient de négocier de nouvelles conditions avec les fournisseurs et les vendeurs (recherche complète disponible pour les clients).

Voici une ventilation de la façon dont vous pouvez faire de même et du fonctionnement du processus de renégociation.

5 étapes pour renégocier vos contrats logiciels.

1. Réévaluez vos besoins logiciels

Le COVID-19 a changé la façon dont les entreprises fonctionnent, forçant nombre d'entre elles à passer rapidement d'une culture de travail au bureau à une culture à distance. Les besoins en logiciels de ces entreprises ont également changé.

Girdharee Saran, responsable du marketing pour SurveySensum, a réalisé qu'il était temps de réévaluer les contrats logiciels de l'entreprise après avoir calculé les pertes induites par le COVID-19 :

Pour démarrer ce processus, Saran et son équipe ont dressé une liste de tous les abonnements logiciels actifs et les ont divisés en trois catégories :

1. Doit continuer : Logiciel essentiel au processus de leur entreprise, même si le fournisseur n'offre pas de remise.
2. Peut survivre sans : Ces abonnements mensuels sont agréables mais pas complètement nécessaires.
3. Nouveaux besoins : Cette catégorie est née de la transition du travail à distance de l'entreprise et a besoin de logiciels pour faciliter la collaboration et la communication à distance avec les autres membres de l'équipe et les clients.

2. Lisez votre contrat, y compris les petits caractères

Une fois que vous avez identifié les contrats que vous souhaitez renégocier, il est important de lire le contrat et de comprendre ses termes avant de contacter votre fournisseur de logiciels.

Maria Veronica Saladino, une avocate d'entreprise qui aide actuellement les entreprises à renégocier des contrats logiciels, suggère aux entreprises de répondre aux questions suivantes pour le logiciel qu'elles ont désigné pour la renégociation à la première étape :

• Que prévoit actuellement le contrat existant ?
• Dans quelles conditions le contrat doit-il prendre fin ?
• Le contrat comporte-t-il une clause de renégociation en cas de crise ou de ralentissement économique ?
• Qu'est-ce que le contrat existant considérerait comme une violation ?
• Quelles mesures le fournisseur prendrait-il si vous n'étiez pas en mesure d'effectuer les paiements ?
• Existe-t-il une clause de force majeure qui vous libérerait du contrat face à des circonstances indépendantes de votre volonté (comme une pandémie) ?

Qu'est-ce que la force majeure ?

Une clause de force majeure libère les parties du contrat en cas de circonstances indépendantes de la volonté des parties qui peuvent rendre déraisonnable ou impossible d'attendre de la partie qu'elle remplisse ses obligations contractuelles.

Ces circonstances peuvent inclure la guerre, les catastrophes naturelles, les grèves ou une législation inattendue et, généralement, les pandémies.

Selon Gartner, 18 % des organisations ont déjà invoqué des clauses contractuelles de force majeure à cause du COVID-19, et 37 % envisagent de le faire (recherche complète disponible pour les clients).

La décision d'invoquer une clause de force majeure ne doit pas être prise à la légère et vous devez tenir compte de l'impact que cela aura sur votre relation à long terme avec le fournisseur.

"Un inconvénient d'essayer de déclencher un cas de force majeure est que vous risquez d'empoisonner l'eau dans une relation que vous souhaitez entretenir avec ce fournisseur pour les années à venir", a déclaré Eric Talley de Columbia Law dans une interview avec Gartner (recherche complète disponible pour cliente).

Les clauses de force majeure sont conçues pour protéger les entreprises mais peuvent également nuire aux relations avec les fournisseurs. Avant d'invoquer cette clause, vous devez vous adresser à un conseil extérieur.

3. Découvrez ce que votre fournisseur SaaS fait déjà pour satisfaire les clients

Avant que Lindenfeld ne contacte les fournisseurs de logiciels, elle a recherché ce que ces fournisseurs faisaient déjà pour les clients :

"J'avais entendu dire par d'autres photographes qu'ils [Adobe Suite] offraient quelques mois gratuits ou crédités sur votre compte, alors je savais à quoi m'attendre."

De nombreux fournisseurs SaaS offrent déjà un accès gratuit ou à prix réduit à des outils pour aider les entreprises à rester à flot.

Par exemple, HubSpot propose sa suite pour les petites entreprises à un prix réduit et des limites croissantes pour les clients existants, et Adzooma propose l'intégralité de sa plateforme gratuitement jusqu'au 1er juin 2020.

Ces fournisseurs de SaaS et bien d'autres offrent déjà un accès gratuit ou à prix réduit à leurs plateformes pour faire écho au sentiment « nous sommes dans le même bateau » et montrer leur soutien à la communauté des affaires.

4. Décidez ce que vous voulez retirer de la renégociation

Sachez ce que vous voulez retirer des négociations avant de contacter votre fournisseur de logiciels. Neil Andrew, fondateur de PPC Protect, a déclaré :

Certaines entreprises peuvent avoir besoin ou vouloir annuler leur contrat, tandis que d'autres cherchent à suspendre ou à retarder les paiements, à appliquer des remises, à réduire les fonctionnalités pour économiser de l'argent ou à augmenter temporairement les fonctionnalités pour répondre aux nouveaux besoins de leur entreprise.

Pensez à ce que vous voulez obtenir de la renégociation et sur quoi vous êtes prêt à faire des compromis. Certains fournisseurs SaaS peuvent ne pas être disposés à annuler entièrement le contrat, mais peuvent réduire le coût de votre abonnement en réduisant les fonctionnalités ou le nombre de licences.

"Les fournisseurs de SaaS préfèrent s'assurer qu'ils obtiennent au moins un certain flux de trésorerie plutôt qu'aucun flux de trésorerie du tout", a déclaré Andrew. "Les bons fournisseurs de SaaS chercheront à fournir une relation précieuse à long terme en offrant autant d'assistance que possible."

5. Soyez transparent et empathique, et ayez un plan de secours

Les entreprises doivent être transparentes sur leur situation financière et empathiques envers les éditeurs de logiciels.

"Nous sympathisons avec nos clients et ne voulons jamais qu'ils se sentent dépassés", a déclaré Josh Sanders, chef de projet chez Alpha Bravo Development. "Si une entreprise décrit comment son entreprise souffre, quelque chose peut être résolu."

Girdharee Saran a contacté le fournisseur CRM de son entreprise et a clairement expliqué sa situation financière : leur paiement pour utiliser la plate-forme était désormais une contrainte financière compte tenu des pertes de revenus dues au COVID-19. En conséquence, ils ont pu conclure un accord.

Soyez transparent dans votre conversation avec le fournisseur de logiciels, mais n'oubliez pas d'être également empathique. C'est une période stressante pour tout le monde.

Sean McDermott, fondateur de RedMonocle et Windward Consulting Group, a tenu à rappeler aux entreprises que les éditeurs de logiciels sont également en difficulté en ce moment :

Les fournisseurs de SaaS dépendent fortement des revenus des abonnements et, même s'ils ne peuvent pas renoncer entièrement à un contrat, ils peuvent être disposés à aider les clients à trouver une solution raisonnable. Sinon, envisagez des solutions logicielles alternatives.

Saran a eu une expérience positive en trouvant une solution mutuellement bénéfique avec sa plate-forme CRM, mais n'a pas été en mesure de trouver une solution similaire avec ses fournisseurs de logiciels de vidéoconférence et de webinaire.

Avant COVID-19, son entreprise payait pour un plan de 100 participants. Au fur et à mesure que les équipes s'éloignaient, la demande de communication à distance augmentait. Saran voulait temporairement mettre à niveau son plan pour accueillir jusqu'à 500 participants, mais ne pouvait pas se permettre l'augmentation des coûts. Il a tenté en vain de négocier avec le fournisseur, mais a finalement opté pour une solution alternative comparable, moins coûteuse et dotée de fonctionnalités améliorées.

"Les fonctionnalités peuvent être remplacées, un bon service client ne peut pas l'être", a déclaré Ethan Taub, fondateur de Goalry, qui a également opté pour des solutions alternatives après qu'une entreprise ait refusé de faire des compromis sur les conditions contractuelles.

La renégociation des contrats logiciels pendant les crises peut aider les petites entreprises à économiser de l'argent

Réduire les coûts pendant une crise peut aider les petites entreprises à rester à flot et à éviter les licenciements, et les entreprises peuvent consulter leurs contrats SaaS.

Le COVID-19 a exercé des pressions uniques sur chaque industrie, faisant de la flexibilité entre les entreprises une nécessité pour affronter cette tempête économique. Travaillez ensemble pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques et soyez attentifs aux défis des autres entreprises.

REMARQUE : Les applications sélectionnées dans cet article sont des exemples et ne sont pas destinées à être approuvées ou recommandées.