Main-d'œuvre à distance : pourquoi c'est important et comment en gérer une

La main-d’œuvre moderne connaît une transition massive vers le travail à distance. Les progrès technologiques et les changements dans la culture et les attentes du travail ont permis à davantage de personnes de travailler de manière productive à domicile ou dans d’autres lieux flexibles.

Malgré le retour au bureau, le travail à distance reste un choix privilégié pour de nombreux salariés et entreprises. 38 % des entreprises ont des salariés qui travaillent à distance.

L'essor du travail à distance ne montre aucun signe de ralentissement, et il est temps que les entreprises s'adaptent à cette tendance émergente en matière de travail et gèrent mieux leurs équipes à distance.

Mais comment?

Nous vous expliquerons tout ce dont vous avez besoin concernant une main-d'œuvre distante et partagerons les meilleures pratiques pour gérer efficacement les employés distants. Commençons.

Qu'est-ce qu'une main-d'œuvre à distance ?

Une main-d'œuvre distante fait référence aux employés qui travaillent à domicile ou dans un autre lieu hors site au lieu de se rendre à un lieu de travail ou à un bureau central.

Les termes « travail à distance » et « télétravail » font référence à des modalités de travail dans lesquelles les employés bénéficient d'une flexibilité quant à leur lieu et leurs horaires de travail.

Plutôt que de se rendre quotidiennement au bureau, les travailleurs à distance accomplissent leurs tâches principalement depuis leur domicile ou depuis les espaces de coworking de leur choix, en collaborant avec leurs collègues en ligne.

Selon une récente enquête Gallup, plus de 60 % des travailleurs américains effectuent au moins une partie de leur travail à domicile, le travail à distance étant en moyenne de deux jours par semaine. En outre, plus de 85 % des employés interrogés souhaitent au moins un certain degré de flexibilité à distance.

Cela représente un changement radical par rapport aux normes de travail traditionnelles où les horaires fixes sur site étaient la norme.

Les progrès des logiciels de mise en réseau, de communication et de productivité ont permis aux entreprises de maintenir leur productivité en dehors des bureaux centralisés.

À mesure que ces technologies s’améliorent ainsi que le confort culturel lié à la collaboration à distance, de plus en plus d’entreprises reconnaissent les avantages substantiels des modalités de travail flexibles.

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Avantages d'une main-d'œuvre à distance

Avoir une main-d'œuvre à distance offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés. Voici quelques-uns des principaux avantages :

Pour les employés

Meilleur équilibre travail-vie personnelle : le travail à distance élimine le besoin de se déplacer, ce qui permet aux employés d'économiser de précieuses heures qui peuvent être consacrées à leurs activités personnelles, au temps en famille ou même à l'exercice et aux loisirs. Cela conduit à un mode de vie plus sain et plus équilibré, réduisant le stress et améliorant le bien-être général.

Productivité et concentration accrues : les employés travaillent également dans un environnement plus calme et moins distrayant, ce qui améliore leur concentration et se traduit par une productivité plus élevée et un travail de meilleure qualité.

Plus de flexibilité et d'autonomie : le travail à distance donne aux employés plus de contrôle sur leurs horaires et leurs styles de travail. Ils peuvent choisir de travailler au moment où ils sont le plus productifs, que ce soit tôt le matin, tard le soir ou même pendant les pauses de la journée. Cette flexibilité peut être particulièrement bénéfique pour les personnes ayant des responsabilités en matière de garde d’enfants, des problèmes de santé ou d’autres engagements.

Coûts réduits : les employés distants économisent de l'argent sur les déplacements domicile-travail, la tenue professionnelle et la garde d'enfants, ce qui peut constituer un avantage financier important. De plus, les entreprises peuvent économiser sur les espaces de bureau, les services publics et autres frais généraux.

Pour les employeurs

Frais généraux réduits : les entreprises bénéficient d’économies significatives en termes d’espace de bureau, de services publics et d’autres frais généraux.

Augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés : les travailleurs à distance sont souvent plus productifs et satisfaits que leurs homologues au bureau. Cela signifie que le travail à distance entraîne une meilleure rétention des employés, une réduction de l'absentéisme et une diminution des coûts de roulement.

Accès à un vivier de talents plus large : le travail à distance permet aux entreprises d'accéder à un vivier de talents mondial, attirant les meilleurs candidats, quel que soit leur emplacement.

Amélioration du moral et de l'engagement des employés : les employés ressentent un sentiment d'autonomie et de confiance en travaillant à distance, ce qui renforce le moral et l'engagement. Les équipes distantes ont également un sens plus fort de collaboration et de communication pour rester connectées.

Image d'entreprise améliorée : une entreprise qui propose des options de travail à distance est considérée comme plus progressiste et plus attrayante pour les employés et les clients potentiels.

Les défis de la gestion d'une équipe à distance

Malgré les nombreux avantages, gérer une équipe à distance n’est pas sans défis. Vous rencontrerez de nombreux obstacles en matière de leadership et de collaboration qui doivent être surmontés de manière préventive pour réussir à long terme.

Obstacles à la communication

Sans l’avantage des signaux non verbaux et des discussions plus fraîches, des malentendus entre employés peuvent survenir plus facilement par le biais d’e-mails, de messages et d’appels vidéo.

Dans le même temps, avec différents canaux de communication ouverts, les membres de l’équipe peuvent être bombardés d’informations, ce qui rend difficile la concentration et la priorisation des tâches.

Les brainstormings en personne et les discussions impromptues deviennent rares lorsque l’on travaille à distance, ce qui entrave la créativité et le travail d’équipe.

Team building et culture

Il peut être plus difficile d’établir de véritables relations et un sentiment de camaraderie sans une interaction face à face régulière.

Maintenir le moral de l’équipe est également un défi. Se sentir isolé et déconnecté de ses collègues peut entraîner une baisse du moral et un manque de motivation. Créer une identité partagée et un sentiment d'appartenance est délicat lorsque les membres de l'équipe sont géographiquement dispersés.

Productivité et flux de travail

Le travail à domicile s'accompagne de diverses distractions. Il est difficile de rester concentré et de maintenir sa productivité.

Sans une vision claire de l'horaire de travail d'une personne, les managers peuvent également avoir du mal à définir et à surveiller les attentes, ce qui peut entraîner des problèmes potentiels de responsabilité.

Un autre impact sur la productivité est la coordination des plannings et des réunions sur différents fuseaux horaires, ce qui a un impact sur le travail d'équipe et le flux de travail.

En outre, concilier travail et vie personnelle peut être difficile pour les travailleurs à distance, entraînant épuisement professionnel et stress.

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Meilleures pratiques pour gérer une main-d'œuvre distante

La gestion d'une main-d'œuvre à distance présente des défis, mais de nombreuses entreprises dirigent leurs équipes à distance depuis de nombreuses années. Découvrez ces stratégies pour préparer votre équipe au succès.

1. Mettre en œuvre des outils et des canaux de communication clairs

La bonne technologie peut faire toute la différence. Au niveau le plus élémentaire, ils auront besoin de matériel comme des ordinateurs portables, des smartphones et d’autres appareils pour travailler n’importe où. Cependant, ce n’est pas la fin de l’histoire.

Vous devez équiper votre équipe d'une boîte à outils technologique essentielle en matière de télétravail .

• Outils de communication : donnez à votre personnel des outils pour les aider à rester en contact avec les managers, les collègues, les prospects et les clients.
• Outils de collaboration : assurez-vous que votre équipe peut travailler ensemble même lorsqu'elle est séparée. Utilisez la technologie de vidéoconférence et un logiciel de gestion de projet pour rationaliser la collaboration.
• Outils de sécurité : protégez vos communications et vos données avec des outils de sécurité. Protégez les appels grâce à la technologie de cryptage. Utilisez des applications de gestion de mots de passe pour gérer les informations d'identification et l'accès.

2. Favoriser une culture de confiance et de transparence

Lorsque vous ne travaillez pas tous ensemble, les distinctions entre les rôles peuvent devenir floues. Assurez-vous d’établir immédiatement des rôles et des responsabilités clairs.

Cette pratique commence par des descriptions de poste bien définies, afin que les individus connaissent leurs responsabilités.

Informez les autres sur leurs fonctions et processus essentiels pour éviter les conflits. Tenir à jour un annuaire du bureau. Chaque fois que les rôles ou les membres de l'équipe changent, informez le reste du personnel distant.

Décidez également des résultats que vous recherchez et de la manière dont vous les jugerez. Pensez de manière créative aux différents types de KPI pour différentes tâches, puis suivez-les et mesurez-les en temps opportun.

3. Assurer l’équilibre travail-vie personnelle

Les travailleurs à distance sont susceptibles de continuer à travailler au-delà de la journée de travail habituelle et se surmènent souvent eux-mêmes. Vous devez intervenir pour aider toute votre équipe à rester en bonne santé et heureuse et à maintenir un équilibre entre travail et vie privée. Comment?

• Respectez un horaire de travail – N'oubliez pas que cela comprend le déjeuner et les pauses.
• Définissez quand des réponses sont nécessaires – Honorez ces engagements dans l’ensemble de la culture de votre entreprise.
• Gérez le temps grâce à la technologie – Gérez la présence de votre équipe pour indiquer quand elle n'est pas disponible.
• Partagez des conseils sur la productivité et le bien-être – Aidez votre équipe à comprendre comment elle peut rester productive en travaillant à domicile.

4. Promouvoir les activités de team building virtuelles

Selon un récent Gallup Selon les données, avoir de bonnes amitiés sur le lieu de travail a pris beaucoup d'importance depuis le début de la pandémie, même si l'on considère l'augmentation spectaculaire du travail à distance et hybride.

Alors, comment encourager les amitiés et constituer des équipes avec une main-d’œuvre distante ?

• Étirements en équipe – Les mêmes types d’exercices que vous faites en personne ou lors d’une retraite physique peuvent se produire virtuellement. Utilisez des vidéoconférences ou même une liste de tâches partagée pour recueillir des réponses.
• Rassemblez-vous derrière une cause commune – Trouvez des moyens de créer des liens. Faites un don à une cause importante pour votre équipe ou créez un club de loisirs virtuel. Engagez votre équipe à distance pour soutenir une cause commune.
• Créez un espace virtuel pour sortir – Considérez cela comme une fontaine d'eau virtuelle où les gens peuvent partager des discussions non professionnelles.
• Célébrez les anniversaires – Peut-être que vous ne pouvez pas faire de gâteaux ou signer une carte, mais trouvez des moyens de reconnaître les anniversaires et autres étapes importantes. De plus, vous évitez les calories !

5. Investissez dans le développement et la formation des employés

Soutenir les employés à distance et investir activement dans leur développement et leur formation continus est la clé d’une main-d’œuvre à distance heureuse et d’un meilleur engagement des employés. Investir dans le développement et la formation conduit à des employés plus autonomes et motivés et à de meilleurs résultats commerciaux.

Lorsque les employés n'ont pas la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences ou de rafraîchir celles qu'ils possèdent déjà, ils peuvent commencer à se sentir stagnants dans leur rôle ou déconnectés de la mission et de la culture de l'organisation.

En proposant des initiatives d'apprentissage et de développement à distance telles que des cours en ligne, des ateliers de développement de compétences, des séances de coaching, etc., les employeurs démontrent leur engagement à nourrir les talents et à aider les membres de leur équipe à atteindre leur plein potentiel, même à distance.

Ces investissements de développement permettent également aux travailleurs à distance d'acquérir des connaissances qui se traduisent directement par une amélioration des performances et de la productivité.

6. Annoncez vos opportunités d'emploi à distance

Les emplois à distance peuvent être un élément puissant d’un recrutement réussi. Pour de nombreuses personnes, le travail à domicile constitue un véritable attrait.

N'enterrez pas le fait que vous offrez des opportunités de travail à distance et d'emplois flexibles. Placez-le au premier plan de vos offres d’emploi et de vos descriptions. Présentez-le comme un avantage pour vos employés sur les réseaux sociaux comme Twitter et LinkedIn.

Et soyez précis. Expliquez pourquoi votre entreprise a adopté les rôles à distance, avec qui elle pourrait travailler et les avantages supplémentaires pour rendre le travail à distance plus attrayant.

De plus, votre vivier de talents ne se limite plus aux personnes suffisamment proches pour se rendre à votre bureau. Désormais, le monde entier est votre vivier de talents. Vous pouvez désormais annoncer vos postes partout. Vous pouvez recruter dans des zones géographiquement éloignées.

7. Investissez les économies de coûts

L’un des avantages majeurs d’une main-d’œuvre à distance réside dans les économies de coûts pour vos résultats financiers, et il existe de meilleures façons de les investir dans vos employés.

Pourquoi? Vous réaliserez peut-être que vous disposez de plus de liquidités pour pouvoir embaucher davantage, récompenser votre équipe et étendre les avantages de votre entreprise.

Commencez par économiser sur l’espace de bureau et l’immobilier commercial. Vous pouvez conserver le même espace de bureau que vous avez et embaucher davantage d’employés à distance. Avec une main-d'œuvre entièrement distante, vous n'avez même pas besoin d'un bureau.

Offrez aux employés des avantages en matière de santé et de bien-être afin que le travail à distance soit une modalité de travail plus saine.

L'avenir du travail

Avoir une main-d'œuvre distante offre de nombreux avantages concurrentiels. Les salariés gagnent en autonomie. Les employeurs accordent plus de confiance. Et il y a des gains incroyables à réaliser en se lançant à fond dans le travail à domicile.

Mais pour réussir, il faut de sérieux efforts. Vous avez besoin que votre équipe de direction évolue vers des rôles de leadership plus importants. Ils doivent s'adapter aux nouveaux outils du métier pour écouter et soutenir leur équipe.

Heureusement, cela a déjà été fait. Ces informations exploitables sur la manière de constituer et de faire évoluer votre main-d’œuvre vous donneront une longueur d’avance. Votre équipe distante appréciera vos efforts pour la soutenir et la guider afin qu’elle réussisse encore plus.

Utilisez ces conseils utiles pour gérer vos travailleurs à distance plus efficacement, rester connecté et accomplir davantage de travail.

N'oubliez pas de choisir un outil de communication qui facilite le travail à distance pour votre entreprise.