La clé d'un travail à distance réussi : une communication stratégique et consciente

Alors que la pandémie de coronavirus a contraint les entreprises et les employés à adopter le travail à distance, les managers et leurs équipes commencent à réaliser à quel point le télétravail à temps plein est un changement radical.

De nombreuses entreprises autorisent les employés à travailler à distance depuis des années, et de nombreux employés sont habitués à travailler à domicile aussi souvent qu'une ou deux fois par semaine. Malheureusement, ces pratiques sont loin d'imiter un mandat de travail à temps plein à l'échelle de l'entreprise à domicile.

La plupart de ceux qui ne connaissent pas le travail à distance à temps plein ont tendance à considérer l'organisation et la communication comme des défis centraux. Vous pouvez trouver de nombreux contenus en ligne qui fournissent des conseils pour rester organisé et motivé tout en travaillant à domicile, et le nombre d'articles traitant de l'utilisation efficace de Zoom, Slack et d'autres outils de communication sur le lieu de travail a explosé.

Ces problèmes sont importants et doivent être pris en compte, mais les gens négligent souvent les changements moins apparents et souvent plus fondamentaux qu'ils devront apporter pour travailler efficacement à domicile.

Au-delà des problèmes de routine et de la migration des réunions vers la visioconférence, beaucoup de gens supposent que fonctionnellement, peu de choses changeront dans leur rôle lorsqu'ils travaillent à distance. Si les équipes effectuent la grande majorité de leur travail sur ordinateur et ont les mêmes réunions hebdomadaires sur leurs calendriers, pourquoi s'attendraient-elles à ce que leur stratégie existante cesse d'être efficace ?

Bien qu'elle varie d'un rôle à l'autre, cette hypothèse est généralement incorrecte - un travail à distance réussi et efficace nécessite plus qu'une équipe motivée et la migration des réunions habituelles vers la vidéoconférence.

Dans des domaines comme le marketing et le design, le travail à distance nécessite souvent de repenser plus fondamentalement la façon dont les membres de l'équipe communiquent et structurent leur quotidien, car les livrables sont plus abstraits et subjectifs.

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Les problèmes plus profonds qui accompagnent le travail à distance

De nombreux ajustements ont été nécessaires à mesure que les gens passent au travail à distance. Mais voici quelques-uns des problèmes persistants qui causent des problèmes de flux de travail à long terme s'ils ne sont pas traités :

Goulots d'étranglement de la productivité  

Les avantages d'une communication ouverte et ad hoc sont généralement considérés comme acquis jusqu'à ce que vous travailliez à distance.

La première semaine hors du bureau, de nombreuses personnes commenceront à remarquer de petits goulots d'étranglement qui surviennent dans leur travail - des problèmes qui seraient normalement résolus par une conversation rapide, mais qui nécessitent maintenant un échange de messages Slack ou même la planification d'un court appel.

Au fil du temps, ces goulots d'étranglement peuvent entraîner des journées de travail fragmentées et moins productives. Mais la plus grande préoccupation est qu'ils conduisent inévitablement à une augmentation des hypothèses formulées.

Comme les travailleurs ont moins d'occasions d'obtenir des éclaircissements et d'établir un consensus de groupe, davantage d'hypothèses doivent être faites lorsqu'il s'agit de tâches ambiguës qui ne sont pas suffisamment cruciales pour justifier la communication. Ainsi, la cohésion des livrables qui impliquent plusieurs personnes peut commencer à souffrir légèrement, ce qui nous amène à notre problème suivant :

Lorsqu'il s'agit d'initiatives ou de projets qui s'étendent sur une période plus longue, il devient beaucoup plus difficile d'aligner les attentes entre les membres de l'équipe lorsqu'ils n'ont pas la capacité de s'interfacer et de se mettre à niveau en dehors des réunions planifiées.

Difficulté à aligner les attentes  

Aligner les attentes entre différentes équipes a toujours été l'une des choses les plus difficiles à faire lors de la gestion d'un projet interfonctionnel. Lorsque vous travaillez à distance, cette difficulté inhérente aux projets transverses peut s'étendre à votre propre équipe !

Par exemple, un rédacteur UX et un concepteur UX travaillent normalement en parfaite harmonie, mais le travail à distance peut entraîner une microcopie de rédaction du rédacteur UX qui ne s'aligne pas aussi bien qu'il le fait habituellement avec la conception du produit.

Une question non résolue ou une seule hypothèse émise peut faire dérailler les livrables et entraîner de la confusion ou de la frustration au sein d'une équipe lorsque toutes les pièces du puzzle ne s'emboîtent pas aussi bien qu'à l'habitude.

Même si les niveaux de motivation et d'effort restent les mêmes ou augmentent, ces problèmes ne disparaîtront pas - ils nécessitent un changement plus important dans la façon dont les individus et les équipes communiquent et structurent leur travail quotidien.

De toute évidence, ces problèmes existent sur un spectre basé sur la nature du rôle et de l'industrie. Cependant, de nombreuses équipes et certaines organisations dans leur ensemble (comme Zapier) peuvent prospérer pendant un mandat de travail à distance à l'échelle de l'entreprise, même si elles opèrent dans des espaces où d'autres entreprises sont en difficulté.

Que pouvons-nous apprendre de ces organisations et de leur culture ? Comment ces entreprises relèvent-elles les défis du travail à distance ?

Centrer votre travail autour d'une communication consciente et stratégique

Lorsque nous regardons une entreprise comme Zapier qui a adopté avec succès le travail à distance à l'échelle de l'entreprise pendant des années, nous pouvons voir que la communication est intégrée au cœur de leur culture d'entreprise. Ils ont même publié un ebook entier sur la façon dont ils gèrent la communication en tant que main-d'œuvre presque 100 % distante, ça vaut le coup d'être lu.

Les entreprises et les équipes qui passent efficacement au travail à distance ont généralement la communication comme élément central de leur culture. Par extension, ils sont stratégiques et attentifs lorsqu'ils communiquent, et ils centrent leurs processus et flux de travail autour de la communication. Comment pouvez-vous faire la même chose ?

Organiser et hiérarchiser les tâches

Travailler à distance signifie que vous devrez être beaucoup plus attentif à la façon dont vous structurez votre journée de travail. Les tâches qui ont plus d'ambiguïté et de pièces mobiles doivent être travaillées avant les réunions avec les membres de l'équipe correspondante afin que vous puissiez poser des questions importantes et avoir des conversations productives.

Cela signifie également qu'une plus grande considération pour les autres doit être prise en compte dans la façon dont vous organisez et hiérarchisez votre travail, car il est important que chacun structure son quotidien autour de communications cruciales afin d'éviter les goulots d'étranglement.

Organisation et priorisation des réunions

Il est crucial d'être attentif et stratégique lors des réunions, d'anticiper les problèmes et les points d'ambiguïté à l'avance afin d'obtenir les éclaircissements dont vous avez besoin pour minimiser les hypothèses formulées. Tout le monde connaît le sentiment de quitter une réunion avec plus de questions que vous n'en aviez - ces réunions peuvent faire dérailler des projets, en particulier lorsque tout le monde travaille à distance.

Pour les tâches récurrentes et les synchronisations hebdomadaires, attendez-vous initialement à des problèmes de communication et à des ratés. Certains processus impliquant plusieurs personnes peuvent parfaitement passer au travail à distance, mais d'autres non.

Lorsque les choses ne se passent pas aussi bien que prévu, identifiez les domaines qui ont conduit à des problèmes ou à une ambiguïté et apportez des modifications afin que vous et votre équipe trouviez finalement la cadence, la durée et la structure de communication parfaites qui permettent à chacun de s'exécuter.

Les plats à emporter

En fin de compte, il est presque inévitable que les personnes travaillant à domicile aient besoin de demander des éclaircissements de manière non structurée. La quantité de messages envoyés sur Slack et d'autres outils de productivité sur le lieu de travail va monter en flèche, mais diminuera progressivement à mesure que les gens s'habitueront au travail à distance.

Bien que cela puisse sembler inefficace et ennuyeux, il n'est jamais mauvais d'envoyer un message instantané à quelqu'un si vous avez besoin d'éclaircissements sur quelque chose. Si vous vous demandez si cela vaut la peine de demander ou non, c'est probablement le cas !

Le jugement quant à où vous pouvez faire des hypothèses et où vous ne pouvez pas est quelque chose que les équipes développeront beaucoup plus rapidement lorsqu'elles travaillent à distance. S'il y a une doublure argentée à l'expérience forcée du travail à distance à l'échelle de l'entreprise avant de retourner au bureau après la pandémie, c'est que nous serons tous obligés d'apprendre à devenir des communicateurs meilleurs et plus conscients.