Résoudre les défis du travail à distance : 10 méthodes basées sur des données

La popularité du travail à distance a augmenté au cours de la dernière décennie et de nombreux employés, en particulier les plus jeunes, recherchent désormais des postes proposant au moins des horaires hybrides.

En 2023, 68 % des Américains préféreraient travailler à distance, et 23 % accepteraient une baisse de salaire pour ce faire. Des études montrent qu'au moins la moitié de tous les employés américains travaillent à distance, au moins à temps partiel.

Les entreprises proposant des options de travail à distance sont également confrontées à un ensemble de défis différents. Heureusement, des outils et des stratégies adaptés au travail à distance peuvent aider à atténuer ces obstacles. Cet article abordera donc les principaux défis du travail à distance et la manière dont les entreprises peuvent les surmonter.

Quels sont les 10 principaux défis du travail à distance ?

Les travailleurs à distance bénéficient quotidiennement de nombreux avantages indéniables. Ils peuvent améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, réduire les coûts et le temps de déplacement et même prévenir l'épuisement professionnel.

En fin de compte, cependant, il y a des défis importants à considérer.

Ce sont les 10 plus grands défis que les entreprises et les employés doivent relever lorsque le travail à distance est sur la table.

1. Se sentir isolé de votre équipe

Le travail à distance élimine les interactions informelles et spontanées qui se produisent quotidiennement dans un bureau traditionnel. Vous ne discutez pas avant les réunions, ne vous retrouvez pas devant la fontaine à eau ou même ne vous arrêtez pas au bureau de chacun pour résoudre un problème.

Sans contact en face-à-face, de nombreuses équipes distantes ont plus de mal à établir des liens personnels solides et une camaraderie d'équipe. Cela peut, à son tour, rendre plus difficile la collaboration de vos employés en équipe.

Pour de nombreux adultes, le travail est une activité essentielle de socialisation. Le travail à domicile peut entraîner un isolement prolongé, conduisant à la solitude.

Au fil du temps, cela peut également avoir un impact direct sur leur santé mentale, car les travailleurs entièrement distants sont statistiquement plus susceptibles de souffrir d'anxiété ou de dépression que ceux qui travaillent de manière hybride ou au bureau.

Les solutions

Même si le travail à distance élimine les interactions en face-à-face au bureau, vous pouvez toujours faire un effort pour promouvoir les relations entre collègues entre les membres de l'équipe. Utilisez ces stratégies :

• Organisez des activités de team building en ligne, des pauses-café virtuelles ou des happy hours : ces événements doivent être facultatifs mais encouragés. Ils peuvent aider les membres de votre équipe à établir des relations plus solides qui peuvent faciliter un meilleur travail d’équipe, mais ils offrent également un débouché social à ceux qui en ont besoin.
• Encouragez l'utilisation de plateformes telles que Slack ou Teams pour des discussions informelles : de nombreuses entreprises auront des discussions dédiées à des sujets spécifiques, avec des balises telles que #smalltalk, #gamingfans et #sportschat.
• Reconnaissez les contributions au travail à distance sur les canaux de communication à l'échelle de l'entreprise : vous devez reconnaître le travail acharné des membres de votre équipe, même s'il est effectué à distance. Faites des remerciements lorsqu'ils sont gagnés par e-mail ou sur des plateformes de communication telles que Slack.
• Organisez des événements en personne si nécessaire et invitez vos équipes à distance : les événements en personne peuvent être délicats, surtout si vous avez embauché sans tenir compte de la situation géographique. Cela dit, des événements occasionnels en personne (même une fois par an seulement) peuvent avoir un impact considérable sur le sentiment d’isolement de votre équipe.

2. Maintenir l’équilibre travail-vie personnelle

En théorie, le travail à distance peut contribuer à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Les travailleurs peuvent passer moins de temps dans les déplacements et passer plus de temps à la maison.

Certains travailleurs à distance, cependant, ont du mal à maintenir un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée lorsqu'ils travaillent à domicile, car il n'y a pas de « départ pour la journée » clair comme c'est le cas dans un bureau. Et une fois que vous commencez à travailler à la maison, séparer le travail de votre vie personnelle peut être difficile.

Dans de nombreux cas, le travail à distance peut entraîner des horaires plus longs. Cela peut également amener à s'attendre à ce que les travailleurs soient toujours disponibles, même pendant des heures non conventionnelles ou (dans certains cas) lorsqu'un employé est malade ou en vacances.

Sans limites claires, les employés peuvent facilement se retrouver épuisés par le surmenage et le stress.

Les solutions

Ces solutions peuvent contribuer à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos employés :

• Éduquez les employés sur la définition d’horaires de travail spécifiques et sur la mise à disposition d’un espace de travail physique : Définir des horaires de travail peut aider à prévenir l’épuisement professionnel et le surmenage. Encourager votre équipe à travailler dans un espace de travail physique distinct de la partie principale de la maison (même s'il se trouve à un bureau dans un coin et non sur le canapé) peut également aider.
• Mettez en œuvre des politiques qui découragent la communication en dehors des heures normales : insistez sur le fait que personne n'est censé répondre à des messages ou à des appels après ses heures de travail fixées. Rappelez à votre équipe de ne pas engager de conversations en dehors des heures de travail, en dehors des urgences.
• Favorisez la prise régulière de courtes pauses pour éviter l’épuisement professionnel : les pauses peuvent aider à prévenir l’épuisement professionnel et sont également excellentes pour la productivité. Encouragez les membres de votre équipe à prendre des pauses de 10 à 15 minutes tout au long de la journée de travail.
• Permettez aux employés de travailler pendant leurs heures les plus productives : si les horaires fixes sont excellents, les horaires flexibles sont encore meilleurs. Laissez votre équipe travailler pendant les heures qui lui conviennent le mieux lorsque cela est possible. Ils en feront plus et devront passer moins de temps devant un ordinateur.

3. Surmonter les distractions à la maison

Lorsque l’on travaille à domicile , les distractions sont un problème réel et omniprésent.

Les parents peuvent avoir de jeunes enfants à la maison et les propriétaires d'animaux peuvent avoir des chiens ou des chats qui demandent de l'attention à des moments inopportuns. Même la tentation de faire une lessive rapide ou de faire une petite sieste peut rapidement faire dérailler un après-midi autrement productif.

Tout le monde ne dispose pas d'une configuration idéale pour travailler de manière ciblée à la maison, et lorsque vous conciliez vos responsabilités familiales et personnelles, les distractions peuvent être difficiles .

Pour cette raison, l’autodiscipline est nécessaire, même si la mise en place de la bonne configuration peut également aider.

Les solutions

Vous cherchez à aider vos employés à minimiser les distractions pendant leurs heures de travail ? Ces conseils peuvent vous aider :

• Offrez des conseils pour créer un environnement de travail à domicile efficace : fournissez des suggestions sur ce à quoi vous espérez que les environnements de travail à domicile de vos employés ressemblent. Vous pouvez leur demander de travailler à huis clos et les encourager à travailler dans un endroit calme et sans distraction.
• Adaptez les horaires de travail pour tenir compte de vos responsabilités personnelles : vos employés travailleront mieux lorsqu'ils n'essaieront pas de nourrir leur animal de compagnie au petit-déjeuner ou d'emmener leurs enfants à l'école. Si vous pouvez laisser les membres de votre équipe choisir des heures de travail calmes et productives, tant mieux.
• Proposer des ateliers sur la gestion efficace du temps : organisez des formations internes sur la gestion du temps et des conseils sur le travail à domicile, y compris des suggestions pour prendre des pauses et comment organiser leurs journées pour équilibrer les responsabilités personnelles et professionnelles.
• Fournissez des ressources ou une assistance pour la garde des enfants si nécessaire : la garde des enfants est souvent l'une des distractions les plus importantes pour les membres de l'équipe. Offrir des ressources ou une aide financière pour la garde d’enfants peut réduire ces distractions.

4. Surmonter les barrières de communication

Lorsque vous travaillez en face à face, il est facile de comprendre les nuances, de poser des questions de clarification et de lire des indices non verbaux lorsque vous discutez avec vos collègues.

La communication à distance manque souvent de ces signaux non verbaux. Les employés peuvent recevoir un message court, tapé à la hâte et avoir l'impression que l'expéditeur a été dur ; Cependant, l'expéditeur a peut-être simplement tapé le texte rapidement tout en étant distrait par une sonnette en arrière-plan.

Sans une communication régulière et claire, les malentendus sont plus probables et peuvent entraîner des tensions sur le lieu de travail. Cela peut également provoquer des erreurs dans les projets ou les flux de travail.

La rapidité est un autre obstacle à la communication à prendre en compte.

Le travail à distance peut entraîner des retards de réponse, ce qui peut avoir un impact sur la prise de décision et les progrès. Cela est particulièrement vrai lorsque vos employés travaillent selon des horaires décalés ou dans des fuseaux horaires différents.

Les solutions

Surmontez les obstacles à la communication grâce à ces stratégies :

• Utilisez des plateformes telles que Nextiva, Slack ou Teams pour la communication : Nextiva est une plateforme de communication tout-en-un qui comprend la vidéoconférence, la messagerie SMS et les lignes téléphoniques VoIP . Profitez de ces fonctionnalités pour choisir la meilleure méthode de communication pour chaque conversation.
• Établissez des directives de communication d'équipe sur le moment d'utiliser le courrier électronique, la messagerie instantanée ou les appels : disposez de processus documentés qui expliquent quand un appel vidéo est nécessaire ou quand un simple SMS suffit. Cela permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Ne comptez pas trop sur la communication asynchrone .
• Planifiez des réunions d'équipe quotidiennes ou hebdomadaires pour les mises à jour : ces réunions doivent avoir lieu sur Zoom ou par audioconférence , selon ce qui convient le mieux à votre équipe. Des enregistrements réguliers peuvent détecter rapidement les malentendus et favoriser la constitution d’une équipe.
• Assurez-vous qu'il existe des moyens de donner et de recevoir des commentaires : dites à votre équipe que vous êtes ouvert aux commentaires à tout moment. Vous devez également configurer des options de commentaires anonymes.

5. Maintenir un environnement collaboratif

Collaborer sur des projets à distance nécessite plus d’efforts et de coordination. Vous n'êtes pas simplement assis à quelques mètres les uns des autres, les équipes distantes dépendent donc fortement de la technologie, qui n'est pas infaillible.

Les brainstormings spontanés et la résolution de problèmes qui se produisent naturellement en personne sont plus difficiles à reproduire à distance. Les équipes doivent donc trouver de nouvelles façons de s'adapter pour maintenir une productivité et une collaboration élevées.

Les solutions

Pour promouvoir la collaboration en équipe, utilisez ces stratégies :

• Utilisez des plateformes telles que Nextiva, Asana, Trello ou d'autres outils de gestion de projet : utilisez toutes les applications de gestion de projet et de communication qui peuvent aider votre équipe à rester sur la bonne voie. Recherchez des plates-formes conviviales pour la collaboration qui permettent des conversations de groupe et le suivi des projets.
• Organisez des réunions cohérentes pour discuter des projets et des progrès : organiser des réunions cohérentes, qu'elles soient hebdomadaires au bureau ou régulièrement par vidéoconférence, offre aux membres de l'équipe un espace pour collaborer.
• Fixez des objectifs clairs à l’échelle de l’équipe pour favoriser un sentiment d’unité : lorsque toute l’équipe est sur la même longueur d’onde, il lui sera plus facile de travailler vers cet objectif final unique. Expliquez vos objectifs commerciaux et ce que vous espérez accomplir avec chaque projet sur lequel votre équipe travaille.
• Encourager l'interaction entre les services : promouvoir les conversations et la collaboration entre les services est essentiel, car celles-ci diminuent souvent lorsque les entreprises passent au travail à distance. Demandez aux managers de chaque équipe de faciliter cela, y compris des réunions semi-régulières pour discuter des objectifs communs.

6. Gérer une main-d'œuvre répartie

Coordonner des réunions et collaborer sur plusieurs fuseaux horaires peut être difficile. Pourtant, cela devient de plus en plus une réalité, car de nombreuses marques embauchent en fonction de leur culture d'entreprise plutôt que de leur situation géographique.

Essayer de faciliter l’interaction sociale lors d’un appel en direct avec quelqu’un à New York et quelqu’un en Australie peut s’avérer presque impossible ; un membre de l'équipe termine sa journée pendant que l'autre la commence.

Les différences de fuseau horaire peuvent entraîner des retards dans la communication et la progression du projet, même en dehors des difficultés de planification des appels. Dans certains cas, les employés travaillant dans des fuseaux horaires restreints peuvent être amenés à travailler à des heures inhabituelles ou indésirables, ce qui peut affecter leur équilibre travail-vie personnelle ou leur satisfaction globale au travail.

Les solutions

• Utilisez des outils de collaboration tels que la messagerie électronique ou un logiciel de gestion de projet pour la communication asynchrone : un logiciel capable de faciliter les conversations par projet, quel que soit le moment où les membres de l'équipe voient les messages, est inestimable.
• Rendre les enregistrements de réunion disponibles pour ceux qui ne peuvent pas y assister : au lieu d'exiger que quelqu'un assiste à une réunion en dehors des heures d'ouverture, fournissez des enregistrements de réunion. Idéalement, demandez à quelqu’un de prendre des notes au cas où l’entreprise ne parviendrait pas à enregistrer des réunions importantes.
• Évitez de planifier des réunions en dehors des heures normales de travail dans chaque fuseau horaire : ayez une liste des fuseaux horaires dans lesquels les membres de votre équipe travaillent et de leurs heures de travail standard. Assurez-vous que les réunions programmées se déroulent uniquement dans les délais où tout le monde est disponible, au moins aussi souvent que possible.

7. Surveillance de la productivité et des performances

Se réveiller et établir une liste de choses à faire dès le matin est un grand avantage du travail à distance, mais ce n'est pas toujours la réalité. Certains employés ont des difficultés avec la productivité lorsqu'ils travaillent à distance.

Lorsque les équipes travaillent à distance, il est plus difficile pour les managers d'observer et d'évaluer les habitudes de travail et de voir leur impact sur la productivité. Cela peut entraîner des problèmes de confiance si les managers sont habitués à superviser directement le travail, en particulier lorsqu'ils ne sont pas vraiment enthousiasmés par le changement.

Adapter les mesures de performance au travail à distance peut également s’avérer difficile.

Cela dit, plusieurs études ont montré que la productivité augmente généralement de manière significative lorsque les employés peuvent travailler à distance et selon des horaires flexibles. Étendre la confiance est souvent un bon choix et vous pouvez trouver une solution si les performances diminuent.

Les solutions

Ces stratégies peuvent aider à prioriser la productivité et aider les gestionnaires à évaluer les résultats :

• Mettre l'accent sur les résultats par rapport aux heures travaillées : se concentrer sur les jalons du projet et les tâches terminées plutôt que sur le simple nombre d'heures travaillées peut modifier la productivité des employés.
• Utilisez un logiciel pour suivre les progrès et gérer les tâches : un logiciel de liste de tâches peut ici vous sauver la vie, en aidant les membres de l'équipe et leurs responsables à voir ce qui est fait et à quelle vitesse.
• Mener des évaluations et des commentaires cohérents : une communication ouverte entre les gestionnaires et les employés est vitale. Fournissez des commentaires continus sur les performances, évaluez la productivité et proposez une assistance et une formation en cas de besoin.
• Définissez clairement les rôles, les responsabilités et les objectifs du poste : il est essentiel que les employés comprennent leurs responsabilités et leurs priorités professionnelles.

8. Garantir la sécurité et la confidentialité des données

L’un des défis les plus courants du travail à distance concerne la sécurité des données.

Lorsque les employés travaillent à distance (et potentiellement sur leur réseau Wi-Fi domestique et sur leurs ordinateurs personnels), la sécurité peut devenir un problème.

Les environnements de travail à distance sont moins sécurisés qu'un bureau contrôlé. Le risque augmente lorsque les membres de votre équipe travaillent dans des cafés, des aéroports et même des espaces de coworking dotés de connexions Internet partagées ou non sécurisées.

Vous devez garantir le respect des réglementations en matière de protection des données, qui peuvent être complexes et (dans certains cas) difficiles à superviser.

Les solutions

• Mettez en œuvre un cryptage fort, des VPN et des pare-feu : utilisez un logiciel de cybersécurité et les meilleures pratiques pour protéger les informations de votre entreprise.
• Organisez une formation de sensibilisation à la cybersécurité et aux bonnes pratiques : informez votre équipe sur les meilleures pratiques de sécurité qu'elle est censée respecter, notamment l'utilisation de mots de passe complexes et l'authentification à deux facteurs.
• Appliquez des politiques pour des mots de passe forts et régulièrement mis à jour : créez des exigences spécifiques et documentées pour les mots de passe, y compris la fréquence à laquelle les employés doivent mettre à jour leurs mots de passe. Envoyez des notifications et des rappels tout au long de l'année lorsqu'il est temps de changer de mot de passe.
• Limitez l’accès aux informations sensibles en fonction du besoin : tous les membres de l’équipe n’ont pas besoin de connaître tous les secrets de l’entreprise. L’accès aux informations indispensables doit être réduit au minimum.
• Utilisez une plate-forme dotée des meilleures fonctionnalités de sécurité des communications : Nextiva propose un cryptage de bout en bout, une authentification unique et des outils pour respecter les normes et réglementations du secteur.

9. Offrir des opportunités de développement professionnel et d’évolution de carrière

Malheureusement, les travailleurs à distance ont souvent l’impression que leurs réalisations sont moins visibles aux yeux de la direction. Et, dans certains cas, ils pourraient avoir raison ; Si la direction ne voit pas le travail acharné en personne, elle risque de négliger les employés aux caractéristiques prometteuses.

Il existe également moins de possibilités de réseautage informel et de mentorat.

Tous ces obstacles peuvent rendre plus difficile pour les travailleurs à distance d'être pris en considération pour des promotions et d'autres opportunités d'avancement de carrière .

Les solutions

Pour faciliter l’évolution de carrière et le développement professionnel des travailleurs à distance, essayez ces solutions :

• Proposez des cours et des ateliers en ligne pour le perfectionnement des compétences : des ressources facilement accessibles et gratuites proposant le développement des compétences peuvent vous aider à identifier les employés qui souhaitent évoluer dans leur carrière et leur offrir la possibilité de le faire.
• Associez des employés à distance à des mentors pour obtenir des conseils : les programmes de mentorat sont souvent populaires parmi les employés qui souhaitent évoluer dans l'entreprise, et les conseils d'un mentor peuvent améliorer la qualité de leur travail.
• Fournir des commentaires constructifs et des conseils en matière de développement de carrière : les managers doivent jouer un rôle actif dans le développement de carrière de chaque employé. Offrir des encouragements et des commentaires non seulement sur leur rôle actuel, mais également sur leur position globale dans l'entreprise, peut être inestimable.
• Assurez-vous que les travailleurs à distance sont pris en compte pour les promotions : même si un poste nécessite qu'un travailleur à distance soit au bureau plus souvent, assurez-vous qu'il a la possibilité de passer un entretien s'il est intéressé.

10. Apprendre une nouvelle technologie

Le travail à distance signifie souvent s'appuyer fortement sur les nouvelles technologies pour faciliter la collaboration et la gestion de projet, ce qui signifie apprendre à utiliser la technologie.

Les membres de l’équipe ont différents niveaux de confort et de compétences lorsqu’il s’agit d’adopter de nouvelles technologies. Il convient également de considérer que tous les employés n'ont pas accès à un accès Internet haut débit stable.

Bien que la mise en œuvre de nouvelles technologies soit une partie inévitable du travail à distance, il est important de choisir une technologie qui répond à vos besoins et qui est suffisamment intuitive pour que chacun puisse apprendre à s'y retrouver.

Les solutions

Pour faciliter l’adoption de nouvelles technologies, utilisez ces solutions :

• Offrez une aide financière pour l'équipement nécessaire : couvrir le coût de l'Internet haut débit d'un employé ou d'un ordinateur mis à niveau peut avoir une incidence sur la capacité d'une personne à travailler à distance.
• Disposez d'un service d'assistance informatique accessible et réactif : avoir des membres de l'équipe dédiés à aider votre personnel lorsque des problèmes informatiques surviennent peut maintenir la productivité de votre équipe. Les membres de l'équipe d'assistance informatique doivent être en mesure de résoudre des problèmes tels que le matériel informatique et la technologie utilisée par votre équipe.
• Assurez-vous que les configurations techniques des employés (matériels et logiciels) sont à jour et fonctionnelles : vous pouvez soit distribuer du matériel et des logiciels si nécessaire, soit offrir des allocations ou des remboursements si les employés ont besoin de mettre à niveau leur équipement.
• Proposer une formation complète et une intégration sur tous les outils : chaque fois qu'un nouvel outil est adopté, assurez-vous que toute l'équipe comprend comment naviguer et utiliser le logiciel. Idéalement, proposez des vidéos de formation accessibles à tout moment.

Relevez vos défis de front avec Nextiva

La plate-forme tout-en-un de Nextiva est parfaitement adaptée au travail à distance , offrant des fonctionnalités de communications unifiées, notamment la vidéoconférence, la conférence téléphonique, la messagerie SMS, etc.

La diversité des plateformes de communication peut aider votre équipe à communiquer efficacement et à utiliser le bon support au bon moment. Les appels vidéo, par exemple, peuvent aider à dissiper les idées fausses et constituent une excellente solution pour les happy hours ou les séances de team building conçues pour maintenir les liens d’équipe et réduire l’isolement.

Les fonctionnalités de messagerie instantanée, de chat et de partage de fichiers peuvent faciliter la collaboration et réduire les malentendus ou les retards dans la communication au sein de l'équipe.

Les statuts personnalisables et les fonctionnalités de messagerie vocale vers e-mail respectent le temps personnel, réduisent le besoin d'être constamment en ligne et permettent à votre équipe de rester informée chaque fois qu'elle choisit de travailler.

Toutes les fonctionnalités de communication de Nextiva respectent et dépassent les normes de l'industrie pour garantir un traitement des données sécurisé et privé. Vous pouvez être sûr que votre équipe peut communiquer à la fois en toute sécurité et efficacement.

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