Systèmes téléphoniques pour bureaux distants : caractéristiques, coûts et avantages

La pandémie de COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à travailler à distance. Et comme nous l'avons découvert, de nombreux employés n'ont tout simplement pas besoin de travailler dans un immeuble de bureaux pour être productifs, mais ils ont besoin du bon équipement pour faire leur travail efficacement.

Maintenant, dans l'environnement d'un demandeur d'emploi, de nombreux employés potentiels veulent savoir si vous bénéficiez d'avantages de travail à domicile. Les entreprises qui s'adaptent rapidement aux changements du marché ont tendance à surperformer celles qui ne le font pas. Alors, que pouvez-vous faire pour préparer votre équipe à travailler à domicile ? Une solution consiste à adopter un système téléphonique de bureau à distance afin que votre équipe puisse communiquer de n'importe où.

Notre récente enquête sur les communications d'entreprise révèle que plus de 38 % des entreprises ont des membres d'équipe qui travaillent à distance, et pour ceux qui ne viennent pas physiquement dans un bureau , ils sont plus enclins à communiquer avec leurs patrons par e-mail ou par téléphone.

Il est donc temps de leur donner ce qu'ils veulent : un téléphone professionnel accessible de n'importe où. Il est temps d' obtenir un système téléphonique de bureau à distance pour votre équipe .

Examinons les caractéristiques notables, les coûts et les avantages convaincants que vous pouvez attendre d'un système téléphonique de bureau distant :

• Fonctionnalités indispensables d'un système téléphonique à distance
• Coûts des systèmes téléphoniques à distance
• Avantages d'un système téléphonique à distance
  • Utilisez votre numéro de téléphone professionnel pour travailler à domicile
  • Restez connecté avec vos clients et vos collègues
  • Tout le monde partage un système téléphonique de bureau
  • Disponibilité en déplacement
  • Conférence vocale et vidéo
  • Restez organisé et concentré
  • Créez des autorisations utilisateur personnalisées et précises
  • Approche sans maintenance de la sécurité du système téléphonique
  • Protéger la vie privée
• L'avenir du système téléphonique de bureau à distance

Que dois-je rechercher dans un système téléphonique de bureau distant ? 12 fonctionnalités indispensables

Les outils et stratégies de travail à distance jouent un rôle important dans l'obtention d'une plus grande flexibilité sur le lieu de travail. La meilleure façon de créer un système téléphonique de bureau à distance est de commencer par un système téléphonique VoIP de qualité.

Les systèmes téléphoniques VoIP offrent aux utilisateurs des fonctionnalités qui étaient autrefois réservées aux centres d'appels avancés. Ces fonctionnalités sont désormais standard pour la plupart des systèmes téléphoniques de bureau modernes.

Voici les 12 principales fonctionnalités VoIP indispensables à rechercher lors du choix d'un système téléphonique de bureau distant :

1. Distribution automatique des appels - Si vous exploitez n'importe quel type de centre d'appels, comme un centre d'appels de service client ou d'assistance client, la distribution automatique des appels (ACD) est votre meilleur ami. Avec ACD, vous pouvez définir des règles et des critères pour que les appels entrants soient automatiquement distribués et dirigés vers les extensions ou groupes disponibles.
2. Standard automatique - Les systèmes téléphoniques VoIP tiers rendent les appels plus efficaces et professionnels avec un standard automatique. Un assistant virtuel accueille les appelants avec un menu et les achemine vers une extension ou un numéro local.
3. Identification de l'appelant - Rien dans le travail hors site ne devrait impliquer un jeu de devinettes. L'identification de l'appelant permet aux agents distants de voir qui appelle même lorsqu'ils sont loin de leur téléphone professionnel.
4. Transfert d'appel - Si un agent reçoit un appel entrant et qu'il est absent de son téléphone professionnel, il peut recevoir des appels sur son téléphone portable. Cette fonctionnalité et le transfert d'appel rendent la transition rapide et transparente.
5. Mise en file d'attente des appels - La mise en file d'attente automatique des appels met les appelants en attente lorsque votre équipe est occupée. En cas de volumes d'appels élevés, cette fonctionnalité réduit les risques que les appelants raccrochent. C'est un must si votre système téléphonique reçoit un pic d'appels.
6. Messagerie vocale visuelle - Les systèmes de messagerie vocale standard sont utiles et simples. Cependant, la gestion des messages vocaux est inefficace. Un système téléphonique de bureau à distance permet à votre équipe d'écouter les messages vocaux sur leurs ordinateurs, de les lire à l'aide d'une application mobile et d'y répondre rapidement.
7. Messagerie vocale vers e-mail - Quoi de plus efficace que la messagerie vocale ? Un système qui transcrit automatiquement votre messagerie vocale et l'envoie dans votre boîte de réception. Cette fonctionnalité fait gagner du temps à votre équipe pour écouter les messages vocaux et améliore vos temps de réponse. Tout comme un e-mail, ils peuvent également être transférés.
8. Transfert de messagerie vocale - Parfois, ce sont les petites choses qui stimulent considérablement la concentration. Prenons un scénario typique : un membre de l'équipe reçoit un appel mais ne peut pas répondre immédiatement. Utilisez cette fonctionnalité pour transférer un message à un coéquipier afin que vous puissiez vous concentrer sur votre projet.
9. Gestion avancée des appels - Vos employés ne sont peut-être pas tous sous le même toit, mais vous pouvez toujours gérer encore plus efficacement. Avec la VoIP, vous avez accès à des fonctionnalités d'appel plus puissantes telles que les appels N-Way, les ponts de conférence et la sonnerie simultanée. Tous peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de votre bureau.
10. Analyse des appels - Les systèmes de bureau basés sur le cloud sont idéaux pour agréger des quantités incroyables de données. Quelles sont vos heures de pointe d'appel ? D'où proviennent les appels ? Le suivi des performances individuelles et d'équipe vous aide à mieux servir vos clients. L'analyse des appels fournit des rapports objectifs dans un tableau de bord facile à lire. Vous pouvez même afficher des métriques et des KPI avec votre équipe.
11. Enregistrement des appels - Implémentez l'enregistrement automatique et à la demande des appels pour coacher vos équipes de vente et d'assistance. Les chefs d'entreprise apprécient la responsabilisation accrue. Comme les appels téléphoniques sont enregistrés dans le cloud, vous n'avez jamais besoin d'équipement ou de câbles supplémentaires.
12. Application mobile - Allez au-delà de l'environnement de bureau typique en fournissant à votre personnel une application mobile complète. Pour une équipe distante, ils ne manquent jamais un battement avec une application iPhone ou Android connectée au même système téléphonique professionnel.

Combien coûte un système téléphonique à distance ?

C'est une bonne question : combien dépenserez-vous pour un système téléphonique de bureau distant ?

Le prix varie (selon les fonctionnalités dont vous avez besoin, cela peut coûter moins de 20 $ par ligne), mais c'est presque toujours moins cher qu'une configuration de ligne fixe. Il y a plusieurs raisons à cela.

Tout d'abord, vous n'êtes pas lié à du matériel coûteux. Les applications informatiques sans matériel, appelées softphones, sont votre meilleure option pour les téléphones distants. Le remplacement des téléphones de bureau aide les entreprises à réaliser des économies importantes. Vos employés distants peuvent télécharger une application softphone sur les téléphones Android et Apple, ainsi qu'un programme de bureau pour les ordinateurs Mac et Windows.

Deuxièmement, il est riche en fonctionnalités. Un système téléphonique à distance offre beaucoup plus de fonctionnalités téléphoniques qu'une ligne téléphonique traditionnelle. Étant donné que la plupart de ces fonctionnalités sont généralement incluses pour un tarif forfaitaire, vous ne serez pas touché par des frais surprises.

Troisièmement, il est plus rapide et plus rentable d' ajouter de nouvelles lignes téléphoniques à votre système téléphonique de bureau distant. Vous n'aurez pas besoin d'installer des lignes téléphoniques et des câbles supplémentaires pour les systèmes PBX traditionnels. Ajouter plus de lignes VoIP est en quelques clics.

Enfin, vous pouvez économiser encore plus avec un accord annuel par opposition aux paiements mensuels.

En termes de coût, un système téléphonique de bureau distant alimenté par VoIP est votre meilleur investissement. Mais qu'en est-il des avantages? Comment se compare-t-il à un système téléphonique traditionnel ?

Quels sont les avantages d'un système téléphonique à distance ?

L'accès à distance est synonyme de flexibilité, et la flexibilité est la clé d'un service client de premier ordre. Après tout, il y a autant de besoins des clients que de clients. Et plus vous disposez de ressources, mieux votre personnel sera équipé pour répondre à ces besoins.

Voici les principaux avantages que votre entreprise peut tirer de l'obtention d'un système téléphonique de bureau à distance :

1. Utilisez votre numéro de téléphone professionnel pour travailler à domicile.

Vous vous demandez comment utiliser votre téléphone de bureau depuis chez vous ? La VoIP et un système téléphonique de bureau à distance sont la solution dont vous avez besoin. Désormais, vous n'êtes plus lié à votre bureau pour prendre un appel, une ligne téléphonique VoIP peut accepter et recevoir des appels depuis n'importe quel endroit où vous avez Internet. Pas besoin de transférer un appel depuis votre téléphone de bureau, vous pouvez prendre un appel depuis une application et travailler depuis n'importe où, depuis n'importe où vous avez Internet, c'est-à-dire.

2. Restez connecté avec les clients et les collègues

Lorsque vous n'êtes pas au bureau, c'est presque comme si vous preniez un jour de maladie. Lorsque vous n'êtes pas vu, il est difficile pour votre équipe et vos clients de vous joindre. Un système téléphonique à distance permet à votre équipe de rester en ligne et accessible où qu'elle travaille.

Pour une connectivité encore plus grande, un système téléphonique cloud contient un répertoire et un carnet d'adresses gérés, il n'a donc pas été plus facile de rester en contact.

3. Tout le monde partage un système téléphonique de bureau

Lorsque vous travaillez à domicile , il peut être difficile de communiquer avec le reste de l'équipe. Avec un système téléphonique de bureau à distance conçu pour prendre en charge les employés distants, vous n'aurez pas ce problème.

Lorsque le temps et l'argent sont en jeu, vous ne voulez pas retrouver les téléphones portables personnels. Avec un seul système téléphonique VoIP, le renvoi d'appel permet à votre équipe de rester connectée au bureau et à l'extérieur.

Les systèmes PBX virtuels fournissent également des numéros locaux et sans frais. Les systèmes PBX permettent aux employés de rester accessibles en utilisant leurs extensions de bureau.

4. Disponibilité en déplacement

Le travail à domicile est très différent du travail dans un bureau. Les travailleurs à distance ont souvent plus de contrôle sur leurs horaires, surtout s'ils voyagent.

L'avantage principal ici est qu'un système téléphonique de bureau ne sacrifie jamais les fonctionnalités si les employés sont absents du bureau. Avec une application téléphonique professionnelle fiable, les employés peuvent accéder à leur ligne téléphonique depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet - cela peut fonctionner correctement même en Wi-Fi.

Les employés distants ne devraient pas avoir à risquer de manquer des appels téléphoniques importants lorsqu'ils sont en déplacement. La mobilité renforce votre entreprise en garantissant la fiabilité des agents sur chaque appareil.

5. Conférence vocale et vidéo

La communication est au cœur de toute équipe performante. Du Fortune 500 aux Navy SEALS. Établir une cadence régulière et la confiance dans la communication d'équipe est ce qui fait leur succès.

Vous ne pouvez pas laisser les conversations à l'interprétation. Parler à votre équipe en direct grâce à la puissance de la vidéo et faire une présentation en direct est inestimable. Il permet des éclaircissements rapides et l'expression du ton et de la nuance. Cela renforce même votre équipe à distance dans l'ensemble.

Si vous constatez que les membres de votre bureau passent d'une application à l'autre pour parler, c'est le moment d'une crise des communications . Pour rester concentré, limitez le nombre de mouvements nécessaires pour accomplir des tâches simples, comme lorsque vous discutez avec votre équipe.

Un système téléphonique de bureau à distance fournit des communications unifiées qui facilitent le basculement entre la voix, la vidéo, le chat et le courrier électronique. Peu importe la situation, votre équipe est couverte.

Recherchez des fonctionnalités vidéo qui offrent des chats vidéo en tête-à-tête ainsi que le partage d'écran. Ces fonctions complètent les routines quotidiennes partagées par les managers et leurs rapports. Les applications personnelles comme Skype ou Google Hangouts ne conviennent pas aux entreprises.

En fin de compte, vous ne voulez pas d'incertitude. Les vidéoconférences sont idéales pour les présentations, les argumentaires de vente ou les démonstrations de produits.

6. Rester organisé et concentré

Saviez-vous qu'un système téléphonique cloud aide à maintenir un environnement de travail productif ? C'est le héros méconnu du bureau. Avec une équipe distante , votre système téléphonique doit être là pour les aider à rester organisés et productifs.

Avec un annuaire d'entreprise toujours mis à jour, les employés peuvent se retrouver et engager la conversation. Cela permet de gagner du temps dans la résolution des questions des clients et invite à une communication plus directe.

De même, lorsqu'il est temps de se concentrer en profondeur, votre système téléphonique gère votre présence en ligne pour indiquer aux autres que vous êtes en réunion, absent ou simplement hors ligne.

Dans tous les cas, vous voulez un système téléphonique facile à utiliser et largement adopté dès le premier jour.

7. Créez des autorisations utilisateur personnalisées et précises

Comment protégez-vous le système téléphonique de votre entreprise contre les erreurs internes ou les abus ? Avec un modèle de confiance zéro, vous pouvez attribuer des autorisations pour sélectionner des fonctionnalités VoIP selon les besoins.

Les autorisations spécifiques à l'utilisateur et à l'emplacement permettent aux organisations de contrôler qui gère les paramètres système. Ces paramètres de sécurité vous permettent de conserver l'accès aux fonctionnalités de communication sans mettre en péril la continuité de votre activité .

Les responsables informatiques peuvent respirer un peu plus facilement en sachant que leur système téléphonique est hébergé dans le cloud, ce qui le rend résistant aux catastrophes naturelles et même au sabotage.

8. Approche sans maintenance de la sécurité du système téléphonique

Il est crucial de comprendre comment les fournisseurs de VoIP contrôlent et maintiennent tous les protocoles de sécurité de votre système téléphonique. Ce concept signifie que votre entreprise n'a pas besoin de maintenir l'infrastructure de sécurité.

Étant donné que votre système téléphonique utilise VoIP, cela signifie qu'il utilise également SIP pour établir chaque appel téléphonique et chaque message. Tout comme la façon dont les sites Web sécurisent tout le trafic entre l'utilisateur et le serveur, votre système téléphonique peut offrir la même fonctionnalité.

Un puissant système téléphonique de bureau à distance vous permet d'activer une sécurité d'appel renforcée entre les utilisateurs. Il n'en résulte aucune latence supplémentaire et vous pouvez être assuré que d'autres ne peuvent pas écouter la conversation. Le cryptage des appels est possible grâce à Transport Layer Security ( TLS ) et au protocole de transport en temps réel sécurisé (SRTP).

Contactez votre fournisseur VoIP pour confirmer ses paramètres de sécurité pour votre entreprise.

9. Protéger la vie privée

Même le personnel sur place communique avec les clients et les collègues à l'extérieur du bureau. Lorsque cela se produit, ils utilisent souvent leurs coordonnées personnelles pour un appel professionnel.

Malheureusement, cela invite également à des contacts indésirables via un canal de communication que votre entreprise ne gère pas. Les gens sont assez protecteurs en ce qui concerne leur numéro de téléphone portable personnel.

D'un point de vue commercial, ces situations peuvent nuire considérablement à la crédibilité. Atteindre un client via un téléphone portable personnel ou un numéro de téléphone personnel n'est pas professionnel.

Un système VoIP basé sur le cloud sépare les numéros de téléphone professionnels et les numéros personnels.

Accéder à votre courrier électronique à partir d'un ordinateur domestique ou personnel est assez simple. Pourquoi votre système téléphonique professionnel ne devrait-il pas être tout aussi flexible ? Il est préférable que toutes vos communications professionnelles soient enregistrées et documentées pour référence ultérieure.

En relation: Avantages et inconvénients du travail à domicile par rapport au travail dans un bureau

Comment configurer un système téléphonique de bureau à distance

1. Testez votre connexion Internet pour vous assurer qu'elle peut prendre en charge toutes les fonctionnalités VoIP.

Tout d'abord, vous devez disposer d'une connexion Internet capable de prendre en charge toutes les fonctionnalités VoIP qui vous intéressent. En règle générale, vous avez besoin d'environ 100 kbps de téléchargement et de téléchargement par ligne.

Effectuez ce test de vitesse VoIP pour voir si votre connexion Internet est prête à gérer la VoIP.

2. Choisissez un fournisseur VoIP et un forfait.

Bien sûr, nous voulons que vous nous choisissiez - Nextiva - sommes votre fournisseur de services VoIP, mais vous devez choisir un fournisseur qui possède les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

Tout d'abord, considérez les fonctionnalités VoIP les plus importantes pour votre entreprise. Connaître votre liste de fonctionnalités préférées vous aidera à affiner le meilleur fournisseur pour votre entreprise.

3. Obtenez un numéro de téléphone professionnel.

Si vous avez déjà un numéro de téléphone professionnel, de nombreux fournisseurs VoIP peuvent utiliser votre numéro de téléphone existant lorsqu'ils configurent votre système téléphonique de bureau à distance.

Si vous n'avez pas encore de numéro de téléphone professionnel, de nombreux fournisseurs VoIP incluront un numéro de téléphone dans votre forfait. Tout ce que vous devez savoir pour obtenir un numéro de téléphone professionnel, c'est le type de numéro que vous souhaitez : local, sans frais, personnalisé ou virtuel.

4. Configurez votre téléphone de bureau distant.

Une fois que vous avez un fournisseur et du matériel, il est temps de terminer la configuration dans votre bureau. Les étapes spécifiques dépendent du matériel et du nombre d'employés. Regardez cette vidéo de Nextiva avec tous les détails.

L'avenir du système téléphonique de bureau à distance

Au fur et à mesure que les employés deviennent indépendants de l'emplacement, le système téléphonique d'une entreprise le sera également. Les chefs d'entreprise verront les avantages éprouvés d'un système téléphonique basé sur le cloud .

Les entreprises ont déjà compris les avantages du cloud. Des millions d'entreprises envoient et reçoivent des e-mails à l'aide de Google et d'Office 365, ce qui leur évite d'avoir à gérer des serveurs coûteux.

Passer à un système téléphonique de bureau à distance est la prochaine étape importante.

Les entreprises continueront à faire évoluer leurs technologies et leurs plateformes pour soutenir leurs employés. Upwork projette que d'ici 2028, près des trois quarts des employeurs auront une équipe à distance.

Un exemple de ce changement spectaculaire est le télécopieur. Autrefois considéré comme un incontournable du bureau typique, il est maintenant assez rare. Aujourd'hui, vous pouvez envoyer et recevoir des télécopies à l'aide d'un service de télécopie en ligne, tout comme le courrier électronique. La télécopie en ligne permet aux entreprises d'économiser du matériel encombrant et du toner, et améliore le flux de travail interne.

Maintenir la polyvalence de vos télécommunications aide les entreprises à se préparer à des circonstances imprévues. Déplacer votre système téléphonique vers le cloud aidera votre organisation à innover et à résister à tous les changements du marché.