8 conseils de collaboration à distance pour maximiser la productivité

Pour les travailleurs, la collaboration à distance est la nouvelle norme. Mais de nombreuses organisations ont du mal à atteindre des niveaux de productivité pré-distants.

C'est prévu. Lorsque les employés sont habitués aux réunions en personne ou qu'ils se rendent simplement à un autre bureau pour discuter d'un problème, même les petites tâches peuvent se transformer en de longues chaînes d'e-mails, des délais manqués et des messages instantanés oubliés lorsqu'ils nécessitent une collaboration à distance.

Mais il n'a pas besoin d'être de cette façon. Voici 8 conseils pour vous aider à améliorer la collaboration à distance.

8 conseils de collaboration à distance

1. Réduire la distance d'affinité

Pour n'importe qui, la distance peut être isolante, mais c'est particulièrement vrai pour les membres de l'équipe à distance. Plus qu'une simple distance physique, il existe deux autres types que les équipes doivent surmonter pour travailler efficacement :

• Distance opérationnelle (taille de l'équipe, bande passante et niveaux de compétence)
• Distance d'affinité (valeurs, confiance et interdépendance)

Selon un article HBR d'Erica Dhawan et Tomas Chamorro-Premuzic, les équipes distantes sont les plus impactées par la distance d'affinité. Sans une interaction face à face cohérente et un travail d'équipe pour établir la confiance, les employés distants peuvent se sentir moins comme faisant partie d'une équipe, et plus comme une personne interagissant avec des avatars de messagerie. L'absence de langage corporel, les textes ambigus et la frontière de plus en plus étroite entre le travail et la maison présentent tous des menaces pour la collaboration à distance.

Mais même si vous ne pouvez pas éliminer la distance d'affinité, Dhawan et Chamorro-Premuzic suggèrent qu'il existe des moyens simples de la réduire :

Essayez de remplacer la plupart des communications à distance par des appels vidéo réguliers, qui sont un bien meilleur moyen d'établir un rapport et de créer de l'empathie que les e-mails ou les appels vocaux. Et concevez des rituels virtuels de consolidation d'équipe qui permettent aux gens d'interagir régulièrement et d'expérimenter leurs compétences de collaboration en action.

Le chat vidéo est facile à intégrer à vos canaux de communication. Côté team-building, les idées de rencontres virtuelles ne manquent pas autour de journées thématiques ou d'exercices ludiques.

Plus vous travaillez pour lutter contre l'isolement inhérent au travail à distance, moins la distance d'affinité aura un impact négatif sur votre équipe.

2. Fixez des limites et respectez-les

Pour les équipes distantes, le travail ne commence presque jamais à 9h ou se termine à 17h, même s'il l'a déjà fait au bureau. Lorsque votre espace de vie est le même que votre espace de travail, les limites ne sont pas évidentes, mais elles sont cruciales à définir. Dhawan et Chamorro-Premuzic présentent deux scénarios qui montrent pourquoi :

A 22 heures, un juriste d'entreprise reçoit un texto d'un collègue et se demande (ce n'est pas la première fois) s'il existe un protocole sur les textos liés au travail après une certaine heure.

Après un long et liquide dîner client, un publicitaire ouvre un e-mail de son patron lui rappelant de soumettre ses dépenses à temps. Agacé par cette microgestion, il répond immédiatement par ses pensées non censurées.

Il est facile de voir pourquoi ces deux interactions pourraient contrarier l'employé distant. Il est également facile de comprendre que le patron d'un cadre publicitaire n'a aucun moyen de savoir qu'il est au dîner, et le patron d'un avocat d'entreprise pourrait perdre la notion du temps ou supposer que tous ses collègues sont des bourreaux de travail.

C'est pourquoi les limites sont si importantes pour les équipes distantes. Ils réduisent la probabilité d'hypothèses et de malentendus qui peuvent rompre la relation d'équipe. Sans surprise, une enquête de FYI montre que deux des plus gros problèmes auxquels sont confrontés les travailleurs à distance sont liés à la communication et à la définition de limites :

Comment fixer les limites

Deux façons importantes de définir ces limites sont avec le temps et le type de communication :

• Heure : Si les heures où vous avez travaillé au bureau sont de 9h à 17h, assurez-vous que votre équipe à distance sait que toute communication après 17h ne pourra pas être répondue avant 9h le lendemain. Même si ce n'était pas une politique lorsque vous étiez au bureau, il est important de définir quelque chose de similaire lorsque les employés distants ont déjà l'impression d'être toujours au travail. Cela garantira également que des scénarios comme ceux ci-dessus ne se produiront pas.
• Type : Si un collègue envoie un e-mail, vous ne vous sentirez pas obligé de répondre immédiatement. S'ils envoient un message Slack, en revanche, vous répondrez probablement un peu plus rapidement. Que nous le reconnaissions ou non, les types de communication ont un niveau d'urgence qui leur est attaché.

Parmi ceux que nous utilisons quotidiennement, le courrier électronique a la priorité la plus basse, la messagerie instantanée est un peu plus élevée, les SMS un peu plus élevés que cela et un appel téléphonique est le plus élevé. Chacun doit être utilisé en conséquence. N'appelez pas pour quelque chose qui n'est pas urgent et, de la même manière, n'envoyez pas d'e-mail pour quelque chose d' important.

Si vous êtes du genre à tendre la main sur plusieurs plateformes, cette hiérarchie de communication est faite pour vous. Les SMS et les appels téléphoniques doivent être réservés aux problèmes urgents et ne doivent pas être abusés. Faites l'effort de garder toutes les communications professionnelles pendant les heures ouvrables, à moins qu'il ne s'agisse de quelque chose d'assez critique pour justifier un SMS ou un appel.

Lorsque le travail et la maison sont souvent au même endroit, les employés à distance ont besoin de temps et d'espace pour s'éteindre et se recharger, que ce soit sur le canapé seul ou au restaurant avec des amis. Sans limites claires, les équipes distantes ne sauront pas quand le travail est terminé et les managers ne sauront pas quand ils auront franchi la ligne.

3. Prévoyez du temps pour les pépins

Microsoft Teams tombe en panne, Hangouts ne prend pas en charge le partage d'écran, un escroc bombarde votre réunion Zoom…

Nous avons tous rencontré des difficultés techniques avec les outils de collaboration à distance, nous devons donc maintenant nous y préparer. Pourtant, certaines équipes distantes ne le sont pas. Et les résoudre implique souvent de tâtonner autour de la plateforme, de passer à une autre, de repousser d'autres événements programmés, voire de les suspendre jusqu'à une date ultérieure.

Alors, comment prévoyez-vous pour eux? Selon Bob Sutton, expert en comportement organisationnel, vous devriez vous attendre à ce que les présentations virtuelles durent 25 % plus longtemps que les présentations en personne si le contenu est similaire. En d'autres termes, pour chaque heure prévue pour la durée de la réunion, ajoutez 15 minutes à la durée d'exécution. Si c'est prévu pour une demi-heure, attendez environ 40 minutes. Vous êtes moins susceptible de vous retrouver désorganisé ou de paniquer pour corriger les problèmes à la volée.

4. Rendre les données accessibles à l'organisation

L'un des plus gros problèmes de la collaboration à distance est que la distance crée intrinsèquement des silos. Il n'est tout simplement pas aussi facile d'obtenir des informations des personnes lorsqu'elles ne sont pas toutes au même endroit.

Si votre designer ne répond pas aux e-mails et à Slack, par exemple, et que vous avez besoin d'un fichier image qui se trouve sur son disque dur, vous ne pouvez pas marcher dans le couloir jusqu'à son bureau. Vous êtes obligé d'attendre.

Lorsque l'auteur a besoin de l'image pour écrire le titre, le développeur a besoin du wireframe pour faire fonctionner la page, et le client attend que le responsable approuve le produit fini, il est facile de voir comment un seul barrage routier peut ralentir un projet entier significativement.

Pour s'assurer que cela ne se produise pas, l'information doit circuler librement dans l'organisation.

• Stockez les données en ligne dans un emplacement central où elles sont accessibles à tous.
• Donnez aux services l'accès aux fichiers et dossiers pertinents.
• Partagez les horaires entre les employés afin qu'ils aient une idée de la disponibilité.

Bien que de nombreuses organisations aient déjà apporté ces changements, certaines organisations traditionnelles ont pu s'en tirer en fonctionnant à l'ancienne. Mais maintenant que la plupart travaillent à distance si l'accès aux informations n'est pas prioritaire, la collaboration à distance en souffrira certainement.

5. Ne lésinez pas sur la gestion de projet

Gérer le travail à distance n'est pas la même chose que gérer le travail en personne. Bien que vous puissiez fonctionner sans outil de gestion de projet lorsque votre équipe est au bureau, il deviendra très vite évident que vous ne pouvez pas le faire à distance.

Pour la même raison, les entreprises distantes doivent organiser les données de manière accessible ; vous ne devriez pas lésiner sur les logiciels de gestion de projet. Des outils comme Trello et Asana aident les équipes à respecter les délais en responsabilisant les membres et en permettant aux responsables d'organiser un projet en tâches individuelles plus petites. Ces tâches sont écrites en détail et assignées à un membre spécifique de l'équipe :

Si l'équipe de l'exemple ci-dessus utilisait Trello, le responsable pourrait spécifier que le concepteur télécharge son fichier sur le logiciel, ou sur une plateforme de partage de fichiers comme Dropbox, à une date précise. De cette façon, une fois la conception terminée, le concepteur saura que sa tâche n'est pas terminée tant qu'il n'aura pas téléchargé le fichier dans un dossier partagé. Le concepteur peut marquer la tâche comme terminée et le logiciel informera le rédacteur de commencer à écrire le titre de la page. Le processus minimise les enregistrements via la messagerie instantanée et les appels vidéo plus longs, libérant du temps pour se concentrer sur le projet.

Cela peut sembler simple, mais les barrages routiers qui se terminent par des délais non respectés n'ont pas besoin d'une solution compliquée. Ils ont besoin d'une solution organisée. Lorsque chaque télétravailleur a ses propres outils et flux de travail, différents fuseaux horaires, les solutions de gestion des tâches sont indispensables pour garder les équipes distantes sur la bonne voie.

6. Investir dans des outils de collaboration à distance

Depuis qu'ils ont commencé à travailler à domicile, près des deux tiers des travailleurs du savoir ont accru leur utilisation des outils de collaboration. Mais trouver le bon logiciel de collaboration pour le travail n'est pas toujours facile.

Exemple

Dans les départements qui nécessitent des réunions approfondies en face à face, il est logique d'investir dans une solution de visioconférence puissante comme Zoom. Pour ceux qui s'appuient davantage sur le contenu, des outils similaires à Google docs qui permettent les commentaires et l'édition de groupe sont plus utiles.

Mais qu'en est-il des services publicitaires axés sur le design, dans lesquels la contribution des rédacteurs, des concepteurs, des développeurs, des stratèges et même des gestionnaires est nécessaire pour mener à bien un projet ?

Habituellement, la collaboration d'équipe sur la conception des pages peut signifier des chaînes de messagerie désordonnées et des captures d'écran annotées. Pas avec Instapage.

Lorsque vous avez besoin de créer des pages de destination post-clic avec une équipe, la solution de collaboration Instapage permet à chaque membre de travailler sur la même page en temps réel. Concevez des éléments de page, rédigez une copie, modifiez le code, laissez des commentaires et soumettez-les pour approbation à un responsable. Apprenez-en plus ici sur la façon dont la solution de collaboration Instapage peut immédiatement augmenter votre productivité.

7. Réévaluez votre niveau de productivité

L'environnement de travail à distance actuel est le résultat d'un phénomène particulier auquel personne n'était préparé. Les équipes n'étaient pas formées au travail à distance, les systèmes n'étaient pas mis en place. Et pour cette raison, il est irréaliste de penser que la productivité d'une équipe distante atteindra les niveaux qu'elle avait avant la transition. Du moins à court terme.

Combler cet écart de productivité par des équipes surmenées aura l'effet inverse escompté. Ce qui est plus susceptible de se produire, c'est que vous les épuiserez ou créerez un environnement de travail hostile. Les niveaux de productivité actuels ne sont pas toujours faciles à améliorer. Un responsable ferait mieux de réévaluer sa mesure actuelle de productivité et de travailler pour soutenir les employés distants avec ce dont ils ont besoin pour faire le travail.

8. Demandez à vos employés ce qu'ils attendent de vous

Les attentes d'un gestionnaire d'employés distants sont très différentes de celles d'un gestionnaire de bureau moyen. En tant que poste axé sur les personnes, un gestionnaire peut avoir du mal à faire la transition vers un environnement isolé où la communication n'est pas facile et rarement en face à face.

Si vous vous retrouvez à diriger une nouvelle équipe à distance et que vous ne savez pas comment la soutenir, la pire chose que vous puissiez faire est de faire semblant de savoir ce que vous faites ou de supposer que vous savez ce que veulent vos employés. Chaque entreprise est différente.

Là où l'un peut bénéficier d'un nouveau logiciel, un autre peut avoir besoin de limites plus strictes pour se recharger une fois la journée de travail terminée. Il n'y a rien de mal à ne pas savoir exactement ce dont votre équipe a besoin. Leur demander vaut mieux que de gaspiller des ressources sur une solution qui ne fera pas avancer l'aiguille vers une meilleure collaboration à distance.

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L'un des moyens les plus efficaces de soutenir les équipes distantes est de vous assurer que vous disposez des bons outils de collaboration à distance. Instapage est intégré à une solution de collaboration pour briser les silos causés par les trois types de distance. Découvrez comment mettre toute votre équipe sur la même page, créer des pages de destination post-clic plus rapidement que jamais, en réclamant une démo d'entreprise gratuite.