Gestion à distance : un guide détaillé sur la gestion d'une équipe à distance

Que vous dirigez une équipe à distance depuis un certain temps ou que vous envisagiez simplement de faire passer votre équipe à un arrangement à distance, vous avez probablement déjà remarqué à quel point le travail à distance s'est répandu.

En fait, des recherches ont montré que plus de 40 millions d'Américains sont très susceptibles de passer à un environnement totalement éloigné au cours des cinq prochaines années.

Par conséquent, les managers qui maîtrisent les nuances de la direction d'équipes distantes semblent tout à fait susceptibles de prospérer.

Mais vous savez probablement qu'un arrangement de travail à domicile comporte son lot de défis, en particulier pour les débutants, qui doivent :

• Organiser,
• Faire en sorte,
• Superviser,
• Exécuter,
• Communiquer, et
• Signaler les progrès.

Et tout ça de loin…

Pourtant, il existe des moyens d'éviter de laisser les défis du travail à distance tirer le meilleur parti de votre style de gestion - et c'est exactement pourquoi cet article de blog est ici.

De l'examen de certains des défis les plus courants auxquels sont confrontés les gestionnaires à distance à la liste de toutes les stratégies pour vous aider à éviter que le travail à distance ne perturbe le flux de travail de votre équipe, ce guide de gestion à distance vous aidera à tirer le meilleur parti de votre équipe, quel que soit leur emplacement.

Qu'est-ce que la télégestion ?

La gestion à distance est assez similaire à la gestion régulière, avec une différence majeure : toute l'équipe, y compris les managers et les employés, travaille en dehors du bureau.

Lorsqu'ils sont en charge d'une équipe à distance, les managers s'appuient généralement sur différents outils pour :

• Attribuer des tâches,
• Suivre l'évolution de son équipe,
• Assurez-vous que la communication et le flux de travail de l'équipe se déroulent sans heurts.

5 défis de la gestion d'une équipe à distance

Nous savons tous déjà que le travail à distance s'accompagne de quelques défis.

Mais terminer vos tâches tout en gérant une équipe à distance pose tout un ensemble de défis que vous devez relever jour après jour - d'essayer de faciliter la progression de votre équipe à ne pas pouvoir les joindre lorsqu'une tâche urgente survient à l'improviste .

Les statistiques ne semblent pas prometteuses non plus. À savoir, un échantillon de recherche de 4 000 enquêteurs montre que, bien que 86 % des employés distants se sentent connectés à leurs collègues directs, seuls 14 % se sentent connectés à leur siège social.

Cependant, tout n'est pas sombre.

Identifier les défis exacts auxquels sont confrontés la plupart des managers, PDG, CMO, fondateurs, co-fondateurs et autres professionnels distants du monde entier pourrait aider à trouver une solution viable pour chacun d'eux.

Défi #1 : Le manque de supervision

L'un des plus gros problèmes du travail à distance, tant pour les employés que pour les managers, est la question de la supervision à distance.

Les managers s'inquiètent généralement de savoir si les employés sont suffisamment efficaces et peuvent même avoir des difficultés à suivre les progrès de leur équipe.

Parfois, ils peuvent se sentir mal à l'aise rien qu'en pensant au fait qu'ils ne peuvent pas se rendre personnellement au bureau d'un membre de l'équipe pour l'aider dans ses tâches et discuter des problèmes.

Les employés ressentent également la frustration de ne pas pouvoir consulter leurs managers en face à face.

Parfois, ils peuvent également se sentir obligés de prouver leur productivité, ils ont donc tendance à travailler encore plus dur, risquant de se surmener dans des conditions graves, telles que l'épuisement professionnel.

Défi n° 2 : retards dans le temps de réponse des communications

Travailler à distance signifie naturellement que toutes vos communications seront traitées à distance.

Cependant, la distance physique s'accompagne parfois d'un temps de réponse plus lent, car même les problèmes simples doivent être traités via un logiciel de chat à distance.

De plus, les problèmes de confiance peuvent refaire surface et les managers ressentent la frustration de ne pas pouvoir obtenir une réponse rapide.

De plus, il y a un grand potentiel de perdre du temps en attendant chaque réponse, comme l'a souligné Lauren Mendoza, vice-présidente du marketing chez Swipecast.com :

"Bien que nous sachions qu'il existe de nombreuses plateformes que nous pouvons utiliser pour rendre la communication efficace, le temps est parfois un facteur qui peut jouer contre nous. Et parce que nous voulons des réponses rapides, parfois attendre un message ou un appel peut nous prendre beaucoup de temps.

Outre l'impatience, le plus gros problème concernant les retards de communication à distance, selon Nelson Sherwin, le responsable RH de PEO compare, ce sont les managers eux-mêmes :

« Bien que les gestionnaires à distance puissent parler d'un bon jeu de communication à leur personnel, plus d'un ne pratiquent pas ce qu'ils prêchent. Pour « à distance » avec succès, il faut comprendre que vous avez affaire à un tout autre type de bête. Toutes les petites interactions tenues pour acquises dans un environnement de bureau centralisé disparaissent. Le seul type de communication est ce que vous configurez et utilisez.

En plus de prendre leur temps pour choisir un logiciel de communication sur lequel ils peuvent compter, les responsables qui communiquent à distance doivent également trouver une solution de contournement pour les lacunes de communication et maintenir un flux de travail sain.

Défi #3 : Le manque de réunions quotidiennes en face à face

Au bureau, vous aviez probablement des réunions hebdomadaires régulières ou des stand-ups quotidiens. Mais, maintenant, vous ne pourrez plus simplement envoyer un message rapide et convoquer tous vos coéquipiers dans la salle de conférence en quelques minutes.

Naturellement, votre première solution sera d'héberger régulièrement des visioconférences en ligne.

Cependant, selon Michael Alexis, PDG de Team Building, une entreprise entièrement distante de 80 employés, même les réunions en ligne peuvent devenir problématiques pour les grandes équipes :

« Si vous avez trop de personnes lors de vos conférences téléphoniques, il y a un risque que toutes les voix ne soient pas entendues. Cela peut être dû à des retards dans la technologie ou à un manque d'espace perçu par certains participants pour partager leurs idées.

De plus, la planification d'un appel rapide pose généralement un défi important pour les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires, ce qui peut encore creuser le fossé de communication entre les membres de l'équipe distante.

Défi #4 : Difficultés à structurer le travail

Conserver votre flux de travail lors du passage à un paramètre distant peut sembler une tâche facile à gérer. Une fois que vous avez laissé derrière vous le bruit de la photocopieuse et dit au revoir à vos collègues bavards, il peut sembler que vous êtes sur le point de devenir votre moi le plus productif.

Pourtant, dès que vous installez votre bureau à domicile, vous devrez peut-être trouver comment gérer différentes distractions à la maison - des animaux de compagnie cherchant à attirer l'attention aux partenaires, parents, frères et sœurs ou colocataires entrant dans votre espace de travail pour parler.

Comme prévu, de nombreux membres de votre équipe peuvent également être tentés par d'autres distractions à la maison, maintenant qu'ils ne sont plus responsabilisés par la présence physique de leurs collègues et managers. Et ce potentiel accru de procrastination peut entraver la capacité d'un gestionnaire à gérer correctement ses employés, ce qui peut entraîner beaucoup de travail non structuré et une perte de temps.

Défi #5 : Isolement affectant la santé mentale

Même si 61 % des 2 118 travailleurs interrogés décrivent leur expérience de travail à distance comme positive, 21 % identifient l'isolement et le manque de lien social comme le plus grand inconvénient de leurs conditions de travail modifiées.

À l'époque où toute l'équipe était au bureau presque tous les jours, chacun pouvait cueillir les fruits de l'ambiance bavarde.

Mais maintenant que beaucoup doivent travailler loin du centre social de leur vie professionnelle, l'isolement et la solitude prennent le dessus.

Ce problème ne manquera pas d'affecter en premier les extravertis, qui, de par leur nature, rechargent mieux leurs batteries lorsqu'ils sont entourés d'autres personnes. Mais, finalement, l'isolement et la solitude commencent également à affecter les ambivertis et les introvertis, malgré leurs moyens plus «intérieurs» de recharger leurs batteries.

Naturellement, si ce problème n'est pas résolu correctement, il peut même entraîner une augmentation du taux de roulement ainsi qu'une diminution notable des performances de votre équipe.

19 conseils pour une gestion à distance réussie

Vous savez probablement que le passage du travail côte à côte à un environnement distant nécessite une toute nouvelle approche de gestion. Mais, parfois, les dirigeants ont tendance à négliger les solutions les plus simples mais les plus efficaces aux défis quotidiens des membres de leur équipe, surtout lorsqu'ils ont leurs propres tâches à accomplir.

Ainsi, pour vous aider à vous assurer que votre équipe conserve à la fois ses niveaux de connexion et de productivité même si elle n'est pas ensemble en personne, nous avons contacté des experts pour découvrir les meilleures stratégies de gestion à distance.

Astuce n°1 : Oubliez la microgestion

Bien qu'il puisse être tentant de tomber dans le piège de surveiller chaque tâche sur laquelle votre équipe travaille, vous voudrez peut-être reconsidérer cette idée.

À savoir, la recherche montre que 69 % des enquêteurs ont envisagé de changer de travail à cause de la microgestion, tandis que 36 % ont en fait changé de travail à cause de cela.

Outre le fait que les employés sont plus susceptibles de dire adieu à une atmosphère de méfiance, examiner chaque petit choix que vos employés font pourrait même conduire à leur démission silencieuse, ce qui signifie qu'ils feront le strict minimum jour après jour.

Morgan Taylor, directeur marketing de LetMeBank, est d'accord, ce qui implique que la microgestion n'est jamais la voie à suivre :

"Le plus grand défi est de s'assurer que chacun fait ce qu'il est censé faire et de le garder heureux pendant qu'il le fait. J'ai trouvé que le meilleur moyen de faire en sorte que les gens fassent ce qu'ils sont censés faire est de reculer et de les laisser faire les choses de la manière qui leur convient le mieux. Comme ils sont tous dans leurs propres maisons, avec leurs propres circonstances uniques, ils trouvent généralement qu'ils savent comment s'adapter au mieux à la situation dans laquelle ils se trouvent, et une procédure trop rigide cause en fait plus de problèmes qu'elle n'en résout.

Ainsi, au lieu de gaspiller votre énergie à prendre la décision finale sur toutes les questions, procédez comme suit :

• Consacrez du temps à passer en revue différentes stratégies pour renforcer la confiance en milieu de travail,
• Concentrez-vous sur l'amélioration de vos compétences en matière de délégation,
• Essayez de définir des attentes claires avant d'attribuer une tâche.

Astuce #2 : Concentrez-vous sur l'établissement de la responsabilité

Contrairement à la microgestion - une habitude que nous aurions dû abandonner dès que nous avons fermé nos portes - la responsabilité est une vertu qui ne s'est jamais démodée.

Le fondateur et PDG de The Word Counter, Kevin Miller, est d'accord, soulignant l'importance d'établir la responsabilité à une époque où nous ne pouvons pas superviser nos équipes en face à face :

"La création d'heures d'enregistrement et l'attribution de livrables clairs ont été très utiles pour la responsabilisation. Chaque tâche est assignée dans un outil de gestion de projet pour garder les choses suivies et organisées. Nous organisons également des réunions quotidiennes à 10h00 PST. Au cours de ces réunions, nous discutons de ce que nous avons fait hier, de ce sur quoi nous travaillons aujourd'hui et discutons des problèmes que nous rencontrons. Toutes nos réunions se déroulent via Zoom, ce qui permet également de responsabiliser tout le monde. »

La recherche soutient l'affirmation selon laquelle l'établissement de la responsabilité est essentiel pour améliorer la performance au travail. À savoir, une étude réalisée par l'American Society of Training and Development (ASTD) a révélé que s'engager envers quelqu'un à atteindre un objectif augmente en fait vos chances de le faire à 65%.

Conseil n° 3 : utilisez des indicateurs de performance clés (KPI) pour suivre vos objectifs

Si vous ne prenez pas assez de temps pour définir des objectifs clairs et identifiables juste avant d'attribuer des tâches, il y a de fortes chances que vous vous retrouviez avec des résultats qui ne soient pas à la hauteur de vos attentes.

Cependant, si vous êtes conscient de l'importance de définir des objectifs précis, mais que vous n'avez pas établi de système clair d'évaluation des objectifs, vous pourriez même devoir faire face à de mauvaises performances et à un manque de motivation.

Le propriétaire d'Atlanta House Buyers, Shawn Breyer, propose la mise en place de mesures quantifiables pour déterminer dans quelle mesure les gens progressent dans leur travail :

"Il a été plus facile de s'adapter à notre équipe travaillant à distance en les tenant responsables en suivant leurs indicateurs de performance clés (KPI) . Chaque semaine, nous organisons une réunion d'équipe complète pour passer en revue les KPI de chaque membre. Lors de l'examen de la liste, nous demandons à chaque membre s'il a atteint ses objectifs. Les réponses doivent être un "Oui" ou un "Non" sans explication. S'il y a une tendance à ce que tous les membres de l'équipe n'atteignent pas un certain objectif, nous discutons des ressources qui doivent être mises à disposition pour qu'ils puissent atteindre leurs objectifs lorsqu'ils travaillent à domicile .

Naturellement, lorsque vous vous assurerez que les employés connaissent le système d'évaluation et de suivi de leurs progrès, il sera beaucoup plus facile de conserver leur motivation et de les diriger vers le succès.

Conseil n° 4 : Utilisez des applications pour suivre les progrès de votre équipe

Le manque d'interaction en face à face conduit généralement les managers à se demander si les membres de leur équipe travaillent sur les tâches qui leur sont assignées pendant les heures de travail.

Parfois, ils peuvent même ne pas avoir la capacité de suivre les progrès de leur équipe, ce qui pourrait soulever d'autres questions et augmenter les chances de se tourner vers la microgestion.

Pourtant, il existe des moyens de suivre le flux de travail de votre équipe malgré la distance géographique.

Si vous êtes troublé par l'idée que certains membres de votre équipe travaillent en dehors de l'horloge, opter pour une application de suivi du temps qui vous permet d'analyser la productivité de votre équipe pourrait être un excellent point de départ.

En encourageant votre équipe à suivre ses heures de travail, vous pourrez générer des rapports basés sur le temps suivi et voir instantanément sur quoi les membres de votre équipe travaillent actuellement en jetant un coup d'œil à la section "Tableau de bord" de l'application.

Pour gérer vos équipes et vos projets à distance, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet qui vous permet de suivre l'état de vos tâches et projets et de rester toujours au courant de l'avancement de votre équipe.

Astuce #5 : Soyez compréhensif et patient

Si les membres de votre équipe distante ne répondent pas immédiatement aux messages de discussion de votre équipe, le plus souvent, il n'y a pas lieu de s'inquiéter.

Essayez d'être patient et concentrez-vous sur une tâche prioritaire différente dans votre emploi du temps pendant que vous attendez la réponse.

Si le retard est plus long et que vous attendez un rapport d'avancement ou un autre type de réponse importante, il y a de fortes chances que votre employé à distance vous offre une explication appropriée du retard, même sans que vous le demandiez.

Après tout, la recherche montre que les organisations à haut niveau de confiance réussissent beaucoup mieux à mettre en œuvre leurs stratégies que les organisations à faible confiance. De plus, les employés qui sentent que vous leur faites confiance chercheront probablement à justifier cette confiance et feront l'effort de répondre dès que possible.

Astuce #6 : Soyez facilement joignable

Pour que la communication à distance prospère, Nelson Sherwin estime que les managers doivent encore plus intensifier leur jeu que dans un bureau traditionnel :

« Un manager doit s'assurer, VRAIMENT s'assurer que les membres de l'équipe s'installent et sont actifs sur tous les différents modes de communication. Mais c'est la partie facile. Ce qui est plus difficile pour ce même manager, c'est de se rendre disponible pour toutes les questions qui se posent tout au long de la journée de travail. Cela signifie que des notifications apparaissent sur votre écran toute la journée et que vous êtes disposé et capable de vous connecter en ligne et de répondre aux questions dans un délai raisonnable. Sinon, les employés arrêteront de demander, commenceront à se retirer, et vous aurez alors un problème de moral.

En plus de vous rendre facilement disponible, Nicole Wood, PDG et cofondatrice d'Ama La Vida, souligne l'importance de faire savoir à votre équipe que vous êtes facilement joignable :

« Communiquez clairement aux membres de votre équipe qu'ils n'ont pas besoin d'attendre un tête-à-tête formel pour venir vous poser des questions. Soyez encore plus intentionnel que jamais avec votre temps en tête-à-tête couvrant des choses comme le moral, les engagements personnels, l'avancement du travail et comment mieux collaborer dans cet environnement.

Pour vous assurer que les membres de votre équipe ont compris que vous êtes toujours là pour leurs préoccupations, commencez par consacrer une journée par mois uniquement à des réunions individuelles informelles.

En allouant une partie de votre temps à votre équipe, vous :

• Améliorer considérablement le moral de votre équipe,
• Assurer la rétention des employés, et
• Renforcez les liens avec les membres de votre équipe.

Conseil n°7 : Formez vos managers à la communication à distance

Dès que vous déplacez toute la communication de votre équipe vers une plateforme en ligne, vous augmentez les chances de chacun d'être la proie de

• Les malentendus,
• Miscommunication,
• Les pannes de communication.

Mais, pour éviter que la distance ne profite au mieux des messages de votre équipe, donnez l'exemple.

À savoir, Jennifer Walden, directrice des opérations chez WikiLawn, souligne l'importance de former les gestionnaires à la communication à distance et de les faire établir de bons rapports avec les personnes qui leur sont subordonnées :

« Il ne leur suffit pas de filmer leurs rapports et leurs e-mails de temps en temps. Ils doivent rester en contact, par chat textuel, ou idéalement par conférence vocale ou vidéo. Commencez à former les gestionnaires dès que possible et laissez-les former leurs rapports à l'utilisation de cet équipement. »

La direction faisant l'effort d'intégrer des outils de communication virtuels dans son flux de travail, le passage d'un bureau physique à un bureau virtuel devient moins difficile. Votre équipe pourrait se sentir plus prête à s'adapter aux nouvelles conditions de travail.

Conseil n° 8 : Lorsque vous êtes pressé, optez pour une visioconférence

Si vous ne vous êtes toujours pas habitué à attendre une réponse dans votre application de chat d'équipe, vous pouvez toujours opter pour un appel vidéo rapide pour accélérer les choses.

Lauren Mendoza suggère que les réunions vidéo peuvent être une excellente solution au temps que nous perdons habituellement en attendant une réponse textuelle :

"Chaque réunion, où toute l'équipe est réunie, posez autant de questions et laissez sortir tous les doutes, pour avoir la tête claire et directe sur les étapes suivantes de votre travail. De cette façon, vous réduirez le temps dont vous avez besoin pour utiliser le courrier électronique.

Attention cependant à ne pas abuser de l'option d'appel vidéo. La fatigue du zoom est toujours une chose, et elle peut avoir un impact important sur les niveaux d'énergie des membres de votre équipe et leur capacité à se concentrer tout au long de la journée.

Conseil n° 9 : Tirez le meilleur parti de vos outils de conférence en ligne

En parlant de la meilleure façon de résoudre le problème d'avoir trop de personnes pour des réunions vidéo optimales, Michael Alexis suggère d'utiliser une fonctionnalité intéressante disponible dans un système de conférence en ligne populaire :

« Pour créer de l'espace dans les grandes réunions pour tous les participants, utilisez les « salles de sous-commission » de Zoom. Dans une salle de sous-commission virtuelle, le modérateur de la réunion peut diviser les personnes en petits groupes pour discuter d'un sujet spécifique, puis les rappeler pour partager leurs idées avec l'ensemble du groupe.

De nombreux outils de conférence sont également dotés d'une option d'appel vocal, qui peut réduire la surcharge cognitive et la fatigue oculaire que la plupart des employés distants subissent quotidiennement en raison de l'obligation d'assister à une réunion virtuelle après une réunion virtuelle.

Astuce n°10 : Définissez des règles claires pour les réunions en ligne

L'établissement de règles de base pour la visioconférence est essentiel pour maintenir le moral des employés.

Sans étiquette de réunion en ligne, certains membres de l'équipe pourraient se sentir libres d'intervenir à tout moment pendant la conversation en ligne. Lorsque cela se produit, il est probable que le reste de l'équipe n'aura pas l'occasion de s'exprimer et pourrait même quitter l'appel en pensant que son opinion n'est peut-être pas suffisamment appréciée.

L'ancien COO de The Slumber Yard, Matthew Ross, croit en l'instauration de règles claires pour les réunions vidéo :

«Nous demandons à nos employés d'utiliser la fonction de chat pour indiquer qu'ils ont d'abord une question ou une déclaration au lieu de simplement la laisser échapper. Lorsque plusieurs employés participent à un appel vidéo, cela peut être un cauchemar si tout le monde se parle simplement. En suivant nos directives, nous nous assurons que l'appel se déroule de manière structurée et organisée. Nous avons également des employés qui attendent deux secondes complètes après que quelqu'un a fini de parler avant d'intervenir. Cela donne au logiciel de vidéoconférence le temps de rattraper son retard. J'ai remarqué qu'un décalage dans le système peut créer un appel mouvementé et improductif si tout le monde commence immédiatement à parler.

Bien que vous n'ayez probablement pas besoin d'élaborer un livre de règles sur l'étiquette des réunions vidéo, l'établissement de limites claires jettera les bases d'un environnement de travail à distance sain.

Conseil n° 11 : Adaptez vos flux de travail au travail en ligne

Depuis que nous avons dit au revoir à frapper à la porte des bureaux de nos collègues pour une question rapide, il est naturel que nous tirions le meilleur parti de nos outils pour assurer le bon déroulement de notre travail.

Jennifer Walden suggère de créer un système en ligne rationalisé pour aider l'équipe à collaborer, ainsi qu'à recevoir et envoyer des documents :

"Si vous avez besoin d'un contrôle de version, prenez définitivement ce temps pour obtenir un SVN opérationnel. Sinon, utilisez le cloud. G-Suite fonctionne bien pour de nombreuses entreprises, et c'est ce que nous utilisons. Ensuite, vous pouvez communiquer avec ces fichiers ouverts via Google Hangouts (intégré via G-Suite), Zoom ou un autre logiciel permettant le partage d'écran et l'annotation.

La plupart des outils de collaboration vous permettent de recevoir des notifications en temps réel, de discuter avec votre équipe et d'attribuer des tâches. Cela peut vous aider à gérer facilement votre flux de travail, car les options fournies sont spécialement conçues pour les équipes dispersées.

Conseil n° 12 : implémentez un système d'enregistrement quotidien

La mise en place d'un système d'enregistrement quotidien n'est pas seulement essentielle pour créer un environnement de travail transparent, elle est également bénéfique pour obtenir les commentaires des employés et restructurer votre flux de travail en conséquence.

Matthew Ross suggère que les e-mails peuvent être utiles pour vous aider à mettre en place un système de vérification quotidienne :

« Je recommanderais vivement aux gestionnaires à distance de mettre en place un système d'enregistrement quotidien avec les individus. Demandez à la personne de vous envoyer un e-mail détaillant ce sur quoi elle travaille ce jour-là et comment elle va répartir son temps. De cette façon, vous pouvez facilement intervenir et faire des suggestions ou leur dire de passer à une nouvelle tâche pour s'assurer qu'ils ne patinent pas et ne perdent pas de temps . En fin de compte, les managers doivent être proactifs plutôt que réactifs lorsqu'ils traitent avec des employés distants pour s'assurer qu'ils continuent d'avancer de manière efficace. »

En vous efforçant de rester en contact avec votre équipe, vous pourrez également résoudre immédiatement les problèmes potentiels au fur et à mesure qu'ils surviennent et faire savoir à votre équipe que vous êtes présent malgré la distance, afin qu'elle puisse se tourner vers vous pour obtenir de l'aide.

Conseil n° 13 : rationalisez le travail à distance dès le départ

Le principal consultant en affaires de Clairly Creative International, Clair Kim, qui a aidé plus de 250 organisations à améliorer leurs opérations, suggère de penser à rationaliser divers processus de travail à distance dès le départ :

"Depuis les "directives de communication sur le messager d'équipe", le processus de gestion de projet, les périodes de révision fréquentes des documents de gestion des connaissances, les enregistrements automatisés et les normes d'exécution, nous nous assurons que la façon dont nous communiquons et dont nous gérons chaque tâche est complètement rationalisée. Cela élimine la plupart des problèmes ! »

De plus, la rationalisation du flux de travail de votre équipe distante est particulièrement utile lors de l'accueil de nouveaux membres d'équipe. Lorsque vous développez des plans et des processus clairement définis, vous accélérez le processus d'intégration et aidez les nouvelles recrues à s'intégrer beaucoup plus rapidement dans l'équipe.

Astuce #14 : Respectez votre horaire de bureau

Lors du passage à un environnement distant, les employés qui sont habitués à un style pratique de leurs managers peuvent faire face à un manque de capacité à structurer correctement leur travail.

Pour les aider à faire face à ce problème, Jennifer Walden propose de conserver au moins une partie de l'ancienne routine de travail inspirée du bureau :

"Essayez de conserver les anciennes routines - mêmes heures de réunion, même structure de délais, etc. - pour réduire les effets de ce problème."

Les routines de bureau des membres de votre équipe doivent généralement être réajustées en raison de la nature même du travail à distance. Mais essayer de maintenir vos anciennes habitudes dans un nouveau contexte aidera votre équipe à faire de même.

Comme la science a montré que nos habitudes sont fortement dépendantes du contexte, lorsque vous offrez à votre équipe des conditions de travail similaires à celles auxquelles elle s'est habituée au bureau, elle aura plus de chances de conserver son niveau de productivité, malgré le changement .

Astuce #15 : Aidez votre équipe à éviter les distractions à la maison

Pour augmenter les chances que vos employés structurent leur travail correctement, ils devraient essayer de le faire dans un environnement de travail bien structuré.

Pour les aider à atteindre cet objectif, vous pouvez recommander quelques conseils :

• Mettre en place des postes de travail dédiés . Certaines personnes n'ont tout simplement pas de pièce de rechange séparée (bien que ce soit l'idéal) à utiliser pour effectuer toutes les tâches de travail à domicile. Cependant, chacun peut improviser un « coin bureau » avec un petit bureau solide et une chaise.
• Je vous isole du bruit de fond . Les employés peuvent simplement mettre leurs écouteurs (une paire antibruit serait idéale, mais une paire ordinaire fera l'affaire), allumer un générateur de bruit en ligne, sélectionner de la musique favorable à la productivité et se concentrer sur le travail.
• Utilisez un bloqueur de site Web . Les plateformes de médias sociaux peuvent être un puissant ennemi de la structuration du travail à domicile (et elles ne sont que la pointe de l'iceberg). Ainsi, vous pouvez recommander un bloqueur de site Web à vos employés pour les éloigner des distractions en ligne pendant les heures de travail et les garder concentrés sur leur travail à la place.

Conseil n° 16 : Socialisez en ligne en équipe

Ce n'est un secret pour personne que les cultures de travail positives où les employés peuvent créer des liens et créer des liens significatifs ont un impact positif à la fois sur leur confiance et sur leur performance au travail. Néanmoins, le maintien de la connexion dans un environnement distant nécessite une planification minutieuse.

Le PDG de Talk Travel App, Saurabh Jindal, propose de se rassembler en ligne de temps en temps :

"Essayez d'avoir des appels réguliers avec vos collègues et de discuter de choses en dehors du travail, pour renforcer les liens d'équipe. Nous organisons régulièrement des déjeuners d'équipe et des sessions où nous partageons des écrans et accueillons les autres dans nos postes de travail et dans la vie quotidienne. Ce sont généralement des moments joviaux, et ils aident à briser la glace et à construire une bonne culture d'équipe.

Le directeur marketing mondial de Prezi, Spencer Waldron, propose d'apporter de la créativité à de tels rassemblements en ligne :

« Que vous vous connectiez avec des amis ou que vous vous connectiez avec des collègues, utilisez des outils vidéo pour rendre votre contenu interactif et trouver de nouvelles façons créatives de vous connecter avec les gens. Par exemple, vous pouvez le faire en organisant une soirée-questionnaire à thème ou un quiz dans un pub, un club de lecture virtuel ou des jeux tels que "deux vérités et un mensonge". Se connecter avec des collègues à un niveau plus léger aide à renforcer le lien de votre équipe et peut améliorer leur efficacité globale. »

Le processus d'entretien des relations de travail, surtout s'il implique de s'amuser ensemble, est la clé de la motivation des employés. Ainsi, ce n'est jamais une mauvaise idée de développer des rituels d'équipe qui impliquent des jeux virtuels de cohésion d'équipe ou de se réunir pour discuter.

Conseil n° 17 : Encouragez la socialisation en tête-à-tête

Peut-être que l'expression « parler de refroidisseur d'eau » ressemble à un cliché ringard, mais, sans la possibilité de s'engager dans de petites conversations après être passé au travail à distance, les membres de votre équipe pourraient avoir l'impression de manquer des informations importantes, d'autant plus que ce n'est pas rare. pour qu'une petite conversation se transforme en une discussion de travail sérieuse.

Spencer Waldron souligne également l'importance de faciliter ce type de socialisation tout en travaillant à domicile :

« Il est important de faire un effort pour communiquer avec vos collègues en dehors des réunions d'équipe prévues, comme vous le feriez normalement dans un bureau. Chez Prezi, différentes équipes disposent d'une salle de réunion vidéo ouverte qui fonctionne comme un lobby virtuel, où n'importe qui peut venir rencontrer quelqu'un, ou simplement visiter pour se connecter avec des collègues pendant le déjeuner ou d'autres pauses. Planifier des discussions virtuelles autour d'un café ou des pauses à la fontaine d'eau pour discuter avec vos collègues ou discuter de sujets non liés au travail sont d'excellents moyens de renforcer les liens de votre équipe. »

Les managers investissent généralement plus d'énergie pour aider les nouveaux employés à socialiser. Mais, développer un système de compagnonnage de travail qui pourrait fonctionner pour toute l'équipe est un excellent moyen de commencer à encourager votre équipe à être plus connectée.

Astuce #18 : Montrez à votre équipe que vous vous souciez de vous

Montrer de l'intérêt pour la façon dont les gens se débrouillent lorsqu'ils travaillent à domicile au lieu de se concentrer uniquement sur ce qu'ils font est essentiel pour atténuer le sentiment d'isolement.

Le co-fondateur de SaveMyCent qui a récemment dû faire passer toute son équipe au travail à distance, Milos Djordjevic, partage son point de vue sur l'importance de faire savoir à votre équipe que vous vous souciez de vous :

« L'une des choses que j'ai introduites est l'enregistrement régulier le matin. On se retrouve tous sur Zoom pendant une demi-heure et cette réunion n'a rien à voir avec le travail. J'essaie de maintenir une atmosphère décontractée et de vraiment parler aux gens et de voir comment ils vont. Jusqu'à présent, j'ai pu identifier plusieurs problèmes grâce à ces cafés du matin.

Spencer Waldron ajoute que vous devriez également observer la situation entre les membres de votre équipe lors de chaque réunion vidéo :

"Cela devrait s'appliquer aux réunions virtuelles et en personne, mais c'est particulièrement important en ce moment. Commencez un appel en prenant contact avec les gens, en évaluant la pièce et en notant les expressions faciales et le langage corporel de chacun. Qui n'a pas de caméra allumée ? Peut-être que quelqu'un a eu une mauvaise journée, s'est disputé ou a du mal à vivre à l'intérieur - tout cela aura un impact sur la réunion, alors soyez sensible à l'invisible.

Étant donné que la création d'un environnement sain de travail à domicile nécessite plus d'efforts que l'établissement d'un flux de travail à distance, il est crucial de toujours essayer de penser aux difficultés des gens, puis d'agir en conséquence.

Astuce #19 : Automatisez les opérations

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Excellentes applications pour automatiser les processus de vente

• HubSpot Sales est un système de commerce électronique destiné à aider à suivre et à rationaliser les processus de vente, à suivre l'état de vos transactions, à organiser les activités de vente et à automatiser la sensibilisation personnalisée.
• Salesforce est un service de gestion de la relation client basé sur le cloud qui permet de se connecter avec les clients actuels, les clients potentiels et les partenaires. Gérez vos contacts, trouvez de nouvelles opportunités de vente et envoyez automatiquement par e-mail les PDF des modèles approuvés aux clients.
• Pipedrive est un système de CRM et de gestion de pipeline basé sur le cloud destiné à aider à organiser les prospects. Automatisez les tâches de vente répétitives, suivez automatiquement les appels des prospects et automatisez le suivi des transactions.
• Reply.io est un logiciel d'automatisation des ventes destiné à vous aider à automatiser un éventail de tâches de vente manuelles. Automatisez les e-mails personnels, les suivis et les points de contact sociaux, puis effectuez des actions suggérées en fonction de l'activité de vos prospects.
• Sensibilisation est un outil d'automatisation des ventes qui vous permet d'organiser toutes vos activités de vente, d'obtenir des données et des mesures détaillées, de suivre rapidement les nouveaux prospects, etc.

Excellentes applications pour automatiser les processus informatiques

• Selenium est un framework portable permettant d'automatiser des applications web afin de les tester. Exécutez des tests sélectionnés ou choisissez d'exécuter tous les tests sur une variété de navigateurs Web, en utilisant différents langages de programmation et pour une variété de systèmes d'exploitation.
• Docker est un système de développement d'applications destiné à aider à rationaliser les processus de développement en exécutant des tests dans un environnement isolé et en s'intégrant à des applications tierces. Configurez des builds automatisés, personnalisez-les, puis utilisez une variété de tests de référentiel automatisés à partir de la documentation Docker pour tester les builds.
• Ansible est un logiciel d'automatisation informatique open source qui automatise le provisionnement du cloud, le déploiement d'applications et d'autres processus informatiques. Construisez et partagez votre infrastructure, créez des flux de travail uniques pour différents cas d'utilisation, résolvez les problèmes une fois et partagez-les avec votre équipe pour une utilisation future.
• RunDeck est une collection open source de runbooks automatisés destinés à aider les individus à fournir à leurs équipes des réponses toutes faites aux demandes et incidents ad hoc. Définissez des flux de travail, répartissez les commandes, importez des informations et établissez des calendriers de travail clairs.
• Resolve.io est un autre excellent outil d'automatisation et d'orchestration informatique, destiné à vous aider à automatiser à la fois des tâches simples et des processus informatiques plus complexes. Choisissez parmi plus de 1 000 automatisations prédéfinies et créez de nouvelles automatisations.

Excellentes applications pour automatiser les processus RH

• Bamboo HR est un logiciel d'automatisation du SIRH destiné à aider à créer et à mettre en œuvre des flux de travail RH personnalisés. Gérez les avantages sociaux et l'administration de la paie, suivez le statut de vos candidats, rationalisez la gestion des performances et utilisez une base de données centralisée des employés.
• Gusto est un logiciel d'automatisation des ressources humaines qui vous aide à rationaliser l'administration des avantages sociaux, la paie, les impôts, l'intégration et bien plus encore.
• Zenefits est un logiciel RH basé sur le cloud destiné à aider à gérer les RH, les avantages sociaux, les processus de paie et d'autres tâches administratives sans paperasserie excessive. Stockez et accédez aux profils des employés et à d'autres documents pertinents dans une seule base de données, suivez les statuts des candidats, rationalisez les processus de recrutement, etc.
• Documate est une application d'assemblage de documents sans code développée par des avocats et des ingénieurs pour aider à créer des formulaires Web et des questionnaires personnalisés. Générez des modèles personnalisés dans plusieurs formats de sortie, ajoutez des signatures numériques et rationalisez votre administration à distance.

Excellentes applications pour automatiser le support client

• HelpDesk est une approche minimaliste de la gestion des tickets clients. Convertissez directement les e-mails des clients en tickets, créez des réponses standardisées pour les questions récurrentes, configurez l'attribution automatique des tickets et recevez des notifications automatiques chaque fois qu'un nouveau ticket arrive.
• TeamSupport est une suite de support client destinée à aider à mettre en œuvre des workflows de support avancés dans l'industrie des logiciels B2B. Établissez des portails client en libre-service qui fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, automatisez la gestion des tickets, collaborez avec d'autres services pour aider à améliorer l'expérience client et discutez avec d'autres agents de support directement depuis l'application.
• Freshdesk est un logiciel de support client permettant de catégoriser, de hiérarchiser et d'attribuer des tickets de support. Suivez et gérez tous les tickets d'assistance de votre équipe à partir d'une seule boîte de réception, créez et envoyez des réponses préformatées aux questions récurrentes et automatisez le processus de gestion des tickets en quelques clics grâce à l'automatisation des scénarios.
• HubSpot Service Hub est un système de support client axé sur l'amélioration du support client en tirant des informations des commentaires des clients. Automatisez les tickets et les enquêtes liés aux processus de vente et de marketing de votre entreprise, collectez des enquêtes automatisées sur l'expérience d'assistance du client, puis effectuez automatiquement un suivi auprès des clients insatisfaits.

Conclusion : En cas de doute, adressez-vous à des experts en gestion à distance

Pour exécuter et gérer votre entreprise à distance, vous devrez d'abord identifier les défis qui accompagnent le concept de gestion d'entreprise à distance - et réfléchir à ceux qui peuvent le plus affecter votre équipe et votre entreprise.

Même s'il semble qu'il n'y ait pas de solution viable aux défis que vous rencontrez lorsque vous dirigez une équipe à distance, assurez-vous que de nombreux professionnels sont confrontés à des problèmes de travail à distance similaires. Examiner de plus près leurs expériences pourrait vous aider à mettre en perspective vos propres préoccupations en matière de gestion à distance.

En plus des conseils d'experts, essayez d'utiliser les applications et les outils spécialement conçus pour vous aider à rationaliser et à automatiser vos opérations commerciales.

De cette façon, vous serez prêt à relever tous les défis que le travail à distance vous lance.

️ Votre équipe est-elle récemment passée au travail à distance ? Peut-être que vous gérez une équipe à distance depuis un certain temps maintenant. Quels défis avez-vous rencontrés depuis que vous avez changé d'environnement de travail ? Faites-nous savoir à [email protected], et nous pourrions inclure votre expérience dans l'un de nos futurs articles. Et, si vous avez aimé cet article de blog, partagez-le avec quelqu'un qui, selon vous, le trouverait utile.