Comment rédiger un e-mail de rappel doux ? (Étapes et exemples)

Quel que soit votre domaine professionnel, tout évolue vers la digitalisation dans le monde globalisé d'aujourd'hui.

Vous pourriez être dans n'importe quelle entreprise s'il s'agit de marketing par e-mail sous une forme ou une autre, sachez simplement que les rappels sont quelque chose que vous devrez prendre en compte et travailler.

Un e-mail de rappel ramène efficacement le sujet là où vous le souhaitez, vous aidera à naviguer dans les conversations dans une direction spécifique, à augmenter les engagements et les interactions avec les consommateurs et à établir des relations commerciales durables.

Bien que le concept d'un e-mail de rappel doux semble assez simple, il doit être bien planifié. On entend par là qu'il doit être bien pensé au niveau de l'écriture, du ton, du choix des mots, etc. Les petits détails comptent car, au bout du compte, un mail de rappel vise à persuader les lecteurs.

Continuez à lire ce blog pour découvrir tout ce que vous devez savoir sur la création d'un e-mail de rappel doux, nous avons sélectionné les meilleurs conseils pour vous aider à perfectionner vos e-mails de rappel.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel et quand devez-vous en écrire un ?

Un e-mail de rappel est un e-mail amical que vous envoyez à quelqu'un pour lui demander d'agir. Ce sont des e-mails qui contiennent des messages qui font passer un certain point mais ne créent pas de rancune. Ils sont par nature professionnels et efficaces, mais en même temps, ils sont amicaux et doux.

Voici un exemple simple pour que ce soit encore plus clair pour vous - si l'un de vos clients a manqué une date limite pour effectuer un paiement, l'e-mail que vous envoyez pour le rappeler gentiment et peut-être même lui demander quand vous pouvez vous attendre à un paiement est ce qu'on appelle un rappel e-mail.

L'envoi d'un e-mail de rappel a deux objectifs principaux - le premier est qu'il s'agit d'un moyen d' inciter les clients à répondre plus rapidement et de manière courtoise, et le second est qu'il aide à rétablir une ligne de communication qui vous permet, à vous et aux personnes qui reçoivent l'e-mail pour rester sur la même page.

Il existe de nombreuses situations où un e-mail de rappel doux est nécessaire, comme les cas où un événement important est censé se produire ou lorsque quelque chose aurait dû se produire et ne s'est pas produit. Nous avons répertorié certains scénarios clés dans lesquels un e-mail de rappel doit être envoyé.

1. Événements importants à venir

Il y a juste quelques événements qu'on ne peut pas prendre le risque d'oublier . Il est donc nécessaire d'envoyer un e-mail de rappel.

2. Retards de paiement

C'est une évidence. Lorsque les délais de paiement ne sont pas respectés, l'envoi d'un rappel en douceur est indispensable.

3. Délais de travail manqués

Chaque entreprise fonctionne avec des contraintes de temps. Il est nécessaire de rappeler aux employés de manière courtoise les échéances de travail manquées.

4. Engagements en cours

Qu'il s'agisse d'entretiens d'embauche ou de candidatures en attente , vous devez envoyer un e-mail de rappel doux dans ces scénarios.

5. Erreurs de communication

Avec les horaires chargés de chacun, il est facile de promettre de faire quelque chose et d'oublier de le faire. Je pense que nous avons tous été coupables de cela. Ainsi, l'envoi d'un e-mail de rappel doux pour rétablir le contact est une bonne décision de votre part.

Maintenant que vous en savez un peu plus sur les emails de rappel, regardons le bon moment pour en envoyer un !

Quel est le bon moment pour envoyer un e-mail de rappel doux ?

Déterminer le bon moment pour envoyer un e-mail de rappel peut être délicat. Vous ne voulez pas l'envoyer trop tôt parce que vous ne voulez pas risquer de paraître trop autoritaire. Cela dépend aussi beaucoup de ce que vous envoyez par e-mail. Est-ce un ami personnel ? S'agit-il d'un événement important ? Ou peut-être un délai de travail manqué? Serait-ce un rappel d'entretien d'embauche ? La nature du sujet déterminera le délai.

Par exemple, si une échéance de travail n'est pas respectée, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel en un jour ouvrable. Un scénario similaire serait si une échéance de paiement n'était pas respectée, l'envoi d'un e-mail de rappel un jour ouvrable après la date d'échéance est approprié. Si vous continuez à le reporter, la ou les personnes peuvent éventuellement l'oublier. Et puis il sera plus difficile de rétablir la communication après une période prolongée.

Cependant, si vous avez l'intention de faire un suivi sur quelque chose sans date d'échéance spécifique, il est courtois d'attendre un peu plus longtemps - peut-être même une semaine. Surtout dans les cas où il s'agissait d'une faveur, envoyer un e-mail de rappel trop tôt donne une mauvaise impression.

Dans le cas des e-mails de suivi pour les entretiens d'embauche, vous devez garder à l'esprit que le processus d'embauche pour n'importe quelle entreprise ne peut pas être effectué rapidement. Au lieu de vous précipiter pour envoyer un e-mail de rappel doux de votre part, si vous pouvez attendre au moins une semaine ou deux (de préférence 10 à 14 jours), cela met en valeur la qualité de patience de votre part ainsi que le respect du temps et de l'autorité de votre employeur potentiel. .

S'il s'agit d'un événement (professionnel ou personnel), un simple rappel 2 jours ouvrables à l'avance donne au destinataire suffisamment de temps pour se préparer physiquement et mentalement à l'événement.

Le point à retenir de tous ces exemples que nous avons expliqués est de vous donner une idée d'un délai approprié, en fonction de la nature de l'e-mail.

Puisque vous connaissez maintenant le moment opportun pour envoyer un rappel par e-mail, voyons comment en rédiger un ! Il ne peut y avoir d'e-mail de rappel "parfait" en douceur, mais voici quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous rédigez le vôtre.

Comment rédiger un e-mail de rappel doux ?

1. Ligne d'objet appropriée

Ce sera la première chose qu'un destinataire verra avant d'ouvrir votre e-mail de rappel. Ainsi, choisir une ligne d'objet appropriée a du poids. L'ajout d'une ligne d'objet garantit à quiconque reçoit votre e-mail que vous n'êtes pas un spammeur. Surtout s'il s'agit d'un recruteur ou même d'un vendeur qui ne vous connaît pas bien et qui n'a pas forcément vos coordonnées.

Si votre e-mail de rappel concerne quelque chose d'urgent, comme un délai de travail manqué ou un paiement manqué, les lignes d'objet telles que « Action requise » ou « Réponse requise » attirent l'attention et persuadent les gens d'ouvrir votre e-mail de rappel. S'il s'agit de rappeler à quelqu'un une faveur qu'il a promis de rendre, une phrase comme "Suivre" est courtoise.

2. Accueillez votre destinataire

Un e-mail de rappel doux doit toujours commencer par saluer votre destinataire. Sauter directement dans le rappel est impoli et peut être rebutant pour le lecteur. Saluer votre destinataire donne instantanément à l'e-mail de rappel une ambiance conviviale et donne le ton au reste de l'e-mail.

Bien qu'il puisse être difficile de décider comment saluer votre destinataire, vous n'avez pas besoin de vous en soucier. Si le sujet est lié au travail, alors le « M. » standard. ou 'Mme.' est professionnel ; s'il s'agit d'un sujet plus personnel, des salutations telles que "Cher" peuvent être utilisées. Pour définir un ton décontracté, vous pouvez également utiliser des salutations telles que "Salut" ou "Bonjour".

3. Commencez par un message amical

Après les salutations initiales, vous devez toujours commencer votre e-mail de rappel doux par un message amical. Ne vous éloignez pas du sujet ; il est préférable d'être précis et de faire référence à quelque chose lié au destinataire. Par exemple - "J'espère que tout va bien avec le travail" ou "Félicitations pour le récent succès de votre….".

Si le destinataire a fait quelque chose de gentil pour vous ou a promis de vous rendre un service, vous pouvez commencer votre e-mail de rappel en le remerciant. Un exemple de ceci serait - "Merci beaucoup pour votre contribution…" ou "Merci pour votre proposition sur…". Si vous ne savez pas à qui vous envoyez votre e-mail de rappel, alors jouez la sécurité et saluez avec "J'espère que vous passez une bonne journée/semaine" est également bien.

4. Évitez d'utiliser un langage de blâme

Faites attention à la façon dont vous écrivez et essayez de ne pas utiliser de mots accusateurs ou quoi que ce soit qui implique que l'autre personne est en faute. Il est préférable d'éviter d'utiliser des déclarations littérales comme "Vous êtes en retard pour votre paiement…" ou "Vous avez dépassé votre délai…", optez plutôt pour des déclarations "Nous voudrions vous rappeler de bien vouloir….". Cela vous permet de transmettre votre message et de ne pas blâmer entièrement le destinataire.

5. Rendez-le spécifique

Après avoir fourni une ligne d'objet appropriée et terminé vos salutations, il est préférable de ne pas trop tourner autour du pot. Quelle que soit la nature du contenu, personne n'a le temps ou la patience de lire des e-mails longs et élaborés. Donc, vous devriez aller droit au but sans être brutal.

Le but ultime d'un e-mail de rappel est de déclencher une action de suivi. Par conséquent, vous devez indiquer clairement qu'ils nécessitent une action de suivi.

Vous pouvez le faire et maintenir un ton amical en utilisant des déclarations telles que - "J'apprécierais si vous pouviez…" ou "S'il vous plaît, faites-moi savoir quand je peux m'attendre à….".

6. Encouragez la communication de suivi

Votre e-mail de rappel devrait encourager la communication de suivi. Après avoir transmis le message nécessaire, vous devez inclure une ou deux lignes qui ouvrent une voie de communication.

Un exemple serait d'utiliser des déclarations telles que "N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions…" ou "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles…". Des déclarations comme celles-ci créent la base pour établir des relations cordiales et ouvrent des canaux de communication de suivi.

7. Conclusion

Le dernier conseil est de ne jamais oublier de terminer votre e-mail de rappel en vous déconnectant correctement. Certains mots de signature appropriés sont - Meilleures salutations, Cordialement, Sincèrement, etc.

Après cela, vous le terminez avec votre nom complet, ou si le destinataire est un ami personnel, vous pouvez le terminer avec juste votre prénom. Vous devez également noter qu'avant de conclure, une bonne phrase de clôture du type "Merci d'avoir donné la priorité à cet e-mail…" ou "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles…" doit être ajoutée avant de signer.

Vous savez maintenant comment rédiger un e-mail de rappel en douceur, mais nous aimerions quand même vous montrer quelques exemples pour vous aider à comprendre comment cela fonctionne ! Regarde!

Exemples d'e-mails de rappel

Voici trois exemples d'e-mails de rappel que nous avons sélectionnés pour vous :

1. E-mail de rappel de paiement en douceur

Objet : Expéditeur : facture (76543) Paiement en retard

Madame Léna,

J'espère que vous passez une belle semaine.

Ceci est un gentil rappel que nous n'avons pas encore reçu de votre part le paiement de 200 USD concernant notre facture (76543) dont le paiement est dû le 15 novembre 2022.

Cette facture est maintenant en retard et devient assez problématique pour nous. Si vous pouviez s'il vous plaît nous faire savoir quand le paiement peut être effectué de votre part, ce sera grandement apprécié car il s'agit d'une question assez urgente.

Cordialement,

Ashley Miles

2. E-mail de rappel d'événement

Chère Susan,

Ceci est un e-mail de rappel doux pour notre prochain événement de lancement de produit d'entreprise le 3 décembre 2022 à 10 heures. J'ai hâte de vous y voir. N'hésitez pas à nous contacter et à poser toutes vos questions concernant l'événement.

Meilleurs voeux,

Anne Tucker

3. Rappel d'entrevue

Bonjour,

Ceci est un aimable rappel de votre entretien prévu avec l'entreprise le 5 décembre 2022 à Avery Building (3e étage, salle 3B).

Nous sommes impatients de discuter et de tester votre expertise et d'évaluer si vous serez un bon candidat pour notre entreprise.

Veuillez nous faire savoir si vous avez des questions. Merci d'avance pour votre temps. Au plaisir de vous parler à nouveau!

Sincèrement,

Jaden Locke

Avery Records

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Rappelez doucement votre public à l'aide d'e-mails magnifiquement conçus par elink !

Conclure

Un excellent e-mail de rappel est à la fois efficace et percutant. Il remplit l'objectif visé et le fait d'une manière aimable.

Les e-mails de rappel aident à mémoriser des informations utiles et encouragent la sensibilisation des destinataires à l'approche des échéances et des événements, tout en maintenant des relations amicales.

Maintenant que vous connaissez les tenants et les aboutissants de la création d'un e-mail de rappel doux, il ne vous reste plus qu'à commencer à rédiger. Avec elink, à vos côtés, votre travail est également devenu beaucoup plus facile ! Bon e-mail, les amis !

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