Comment Reboot Online utilise Clockify pour augmenter sa productivité

Qu’est-ce qui définit une entreprise prospère ? Est-ce le dévouement au métier qui mène finalement aux profits ? Ou s’agit-il d’années de fidélité et de satisfaction de la clientèle ?

La réponse dépend toujours de la personne à qui vous posez la question. Néanmoins, le dénominateur commun sera toujours la qualité du travail : un effort inlassable pour atteindre vos objectifs avec le plus haut niveau de qualité séduira toujours les clients payants.

Nous avons eu le plaisir de discuter avec Oliver Sissons, l'un des représentants de Reboot Online, une société de référencement dont la notoriété repose sur le travail acharné et l'obtention de résultats. Les employés de Reboot sont également de fiers utilisateurs de Clockify. Nous avons donc décidé de combiner le meilleur des deux mondes et de partager une histoire unique sur le succès et la gestion du temps.

Nous avons abordé de nombreux sujets, et ceux qui vous intéresseront probablement le plus sont les suivants :

• Qu'est-ce que Reboot Online et quel est le secret de son succès ?
• Comment maîtriser l’art de la gestion du temps et de la planification ?
• Comment Clockify aide-t-il Reboot Online à gérer ses horaires chargés ?

Allons-y et écoutons-en plus par Oliver, l'expert dans le domaine du référencement.

Reboot Online : L'idée et la mission derrière l'entreprise

Afin de comprendre toute l’histoire du succès de la société de référencement Reboot Online, nous devrons revenir en arrière et revenir aux racines.

C'est pourquoi nous avons appelé Oliver Sissons, leur responsable et directeur du référencement, pour nous aider à combler les vides.

Les débuts de Reboot Online : pratiques et méthodes

Reboot Online est une agence de référencement numérique spécialisée dans la combinaison de techniques de relations publiques traditionnelles avec des pratiques de référencement modernes pour dynamiser les entreprises en termes de :

• Notoriété de la marque,
• Visibilité,
• Classements Google, et
• Présence sur les réseaux sociaux.

Ils existent depuis plus d'une décennie. Tout d’abord, Reboot Online a commencé avec beaucoup de travail technique de référencement. Puis, en cours de route, ils ont intégré les relations publiques numériques, le contenu et les médias sociaux dans leur répertoire.

Cependant, malgré leur parcours complet, les personnes derrière Reboot Online ont construit leurs connaissances approfondies sur une base technique solide en matière de référencement – ​​ce qui est souvent appelé « travail de détective » :

« Nous avons effectué de nombreuses récupérations de pénalités sur Google – nous aidions les clients qui ont été frappés d'une pénalité et ont été retirés du classement – ​​à récupérer. Lors de nos audits, nous constations souvent que les plantages étaient causés par la création de mauvais liens vers les backlinks qui ramenaient aux sites Web des clients.

Ainsi, l'opportunité s'est présentée : proposer des services de création de liens dans le package et aider les entreprises avant que le problème ne survienne. Ainsi, l’entreprise a commencé à se développer, et avant que vous ne vous en rendiez compte, leur offre combinait plusieurs services :

« Une grande partie de l'évolution a été d'être présentée dans la presse grand public, les journaux et les organisations professionnelles. Par conséquent, nous avons commencé à faire des relations publiques numériques, puis plus récemment, nous avons commencé à faire des médias payants et des relations publiques traditionnelles, ainsi qu'à élargir le service que nous proposons aux clients dans le besoin.

L'évolution de Reboot Online : naviguer sur la voie de l'excellence en matière de référencement

Le succès ne vient pas du simple fait de faire le travail. Pour réussir, vous devrez faire votre travail correctement. Ce principe peut paraître simple, mais toutes les agences de référencement ne visent pas la perfection dans leur travail.

D'un autre côté, Reboot Online est fier d'évoluer continuellement et de trouver des moyens d'améliorer son travail. Ils ont réussi à diversifier leurs opérations commerciales en mettant en œuvre différentes stratégies et en embauchant des experts dans de nombreux domaines différents, des experts en marketing aux praticiens du droit, afin de répondre aux besoins de leurs clients.

En ce qui concerne le travail lui-même, Oliver note en outre que pour réussir en référencement, vous devez apprendre à déléguer et adopter un état d'esprit axé sur les données :

«Je pense que la clé du succès dans ce domaine est d'avoir quelqu'un à la barre qui est suffisamment organisé pour déléguer correctement et respecter les délais - suivre où le temps passe, comment les gens interagissent avec les clients et s'ils touchent. suffisamment de base et en quelque sorte discuter des choses avec les clients comme ils doivent l'être.

Étant donné que le référencement se résume généralement à analyser des chiffres et à se plonger dans des analyses complexes, il est tout à fait naturel qu'Oliver pense que les chiffres peuvent également raconter une histoire de réussite plus large :

« Nous disposons d'une équipe de données interne qui aime trouver des ensembles de données uniques pour nos clients, mais aussi en interne. Ils nous aident à évaluer notre productivité et recommandent des moyens d’améliorer nos opérations quotidiennes.

Comment maîtriser l’art de la gestion du temps et de la planification ?

Puisque nous parlions déjà de productivité et de délais, nous nous sommes naturellement demandé s’il y avait un secret pour maîtriser la gestion du temps dans le domaine du SEO. Après tout, Reboot semble toujours trouver un moyen de combiner la créativité et l'objectif tout en gardant tout aux normes.

Oliver pense que la réponse réside probablement dans une allocation de temps efficace et un dévouement approprié envers leurs clients :

« Au fur et à mesure que nous avons commencé à nous développer, nous avons constaté qu'il était impossible de rester aussi attentif à la façon dont chacun (dans l'entreprise) passait son temps. Nous avons commencé à explorer les moyens d’améliorer cela. Nous avons compté parmi nous des personnes orientées vers les données qui ont proposé de nombreuses idées sur la façon dont nous pouvons améliorer les choses et continuer à les rendre plus efficaces.

Outre les problèmes internes, Oliver a également noté que des compétences appropriées en gestion du temps étaient également nécessaires pour travailler avec les clients :

« Vous devez tenir compte du temps que vous pouvez accorder à chaque client et vous devez vous assurer que vous tenez votre promesse, mais vous devez également faire attention à ce que cela n'aille pas trop loin et que vous ne dépensiez pas trop d'argent. temps sur un client donné.

Pour faire court, le voyage a finalement conduit à tester un logiciel de suivi du temps pour augmenter la productivité.

Découverte de Clockify : faire passer la productivité au niveau supérieur

Comme mentionné précédemment, Oliver et ses collègues avaient du mal à suivre tout et tout le monde, en particulier lorsqu'ils travaillaient sur de grands comptes. La nécessité de gérer leur temps et leurs tâches était évidente, et ils ont eu recours à un suivi manuel du temps :

« Au début, nous nous en sortions bien, car nous n'étions pas très nombreux. Vous pouvez discuter avec tout le monde et rester connecté. Une fois que nous avons grandi, nous avons expérimenté des feuilles de temps manuelles et des fichiers Excel, mais cela n’a pas abouti. C'est à ce moment-là que nous avons décidé de passer à Clockify.

Leur voyage a donc commencé et ils ont rapidement commencé à remarquer des changements dans leurs routines quotidiennes.

Fonctionnalités Clockify que l'équipe Reboot apprécie le plus

L'argument de vente était l'intuitivité de Clockify, comme le dit Oliver. Il n'était pas nécessaire d'informer qui que ce soit sur les fonctionnalités et les caractéristiques de Clockify : tout était simple, correctement affiché et prêt à être utilisé :

« Vous avez une équipe de taille décente et tout le monde ne sera pas disposé à apprendre à réaliser des logiciels plus avancés. Il était donc important de disposer d’un outil dans lequel les gens pouvaient simplement se lancer et se lancer, et c’était le cas avec Clockify.

Voyons quelles fonctionnalités Clockify Oliver et son équipe utilisent le plus.

Fonctionnalité n° 1 : rapports récapitulatifs

Oliver a noté que les chiffres fournis par Clockify dans les rapports de synthèse se sont révélés bénéfiques pour leur travail avec leurs clients. Avoir la possibilité d'exporter des données et de présenter les résultats à leur équipe et à leurs clients était crucial pour conclure d'excellentes affaires avec leurs clients :

« Je dirais que cela nous a également aidé à développer le nombre de nos clients. Nous sommes en mesure de démontrer le temps que nous consacrons à fournir nos services.

De plus, Oliver a souligné que les rapports de synthèse de Clockify contribuent grandement à mettre en évidence le besoin de main-d'œuvre supplémentaire lorsque l'on travaille sur des projets :

« Vous pouvez montrer, par exemple, pourquoi nous avons besoin de plus d'heures pour consacrer plus d'énergie et plus de ressources à la campagne client. Par conséquent, en termes de développement commercial, cela a été utile, ce qui était inattendu puisque nous pensions que Clockify ne serait utile que pour un usage interne.

Fonctionnalité n°2 : minuterie Pomodoro

Oliver a également noté que l'utilisation du minuteur Pomodoro – une technique de gestion du temps basée sur des périodes de travail ciblées, qui sont ensuite décomposées en pauses de cinq minutes – s'est avérée un excellent antidote à l'épuisement professionnel.

En fait, il s’est vite rendu compte que faire de petites pauses dans la journée, surtout dans les moments critiques, permettait d’accomplir le travail sans stress supplémentaire.

"Beaucoup de gens ont parlé de l'utilité de pouvoir définir des intervalles de temps plus petits pour accomplir certaines tâches, mais ensuite de prendre du recul et de faire une petite pause tout au long de la journée."

Fonctionnalité n°3 : intégrations

De plus, il déclare que les intégrations de Clockify avec Chrome et Trello étaient un avantage considérable, car ils utilisaient les deux logiciels à l'époque.

« Le fait que nous puissions intégrer directement les outils de gestion de projet était également extrêmement utile et pratique, car cela signifiait que nous n'avions pas à redoubler d'efforts pour extraire des données d'un outil à l'autre.

Comment Clockify a aidé Reboot Online à lutter contre l'épuisement professionnel

En parlant de gestion du temps, Oliver a abordé le sujet de l'épuisement professionnel et à quel point il est courant dans le domaine.

« L'épuisement professionnel est une réalité. Si vous passez trop de temps à travailler sur des comptes clients, cela peut entraîner du stress et du surmenage. Vous êtes fatigué, vous n'êtes pas aussi créatif, ce qui est un gros problème si vous êtes un agence de création.

Cependant, l'utilisation d'un outil de suivi du temps a aidé les employés de Reboot Online à établir un équilibre travail-vie personnelle plus sain et à finalement remarquer une diminution de leur niveau de stress :

« J'ai donc découvert qu'en équilibrant le temps que nous consacrons à un client donné, nous pouvons fournir des lignes directrices à notre équipe sur le temps qu'elle devrait consacrer à un client donné. Ils n’ont plus autant ce problème. La qualité de vie des employés de Reboot s’est donc considérablement améliorée.

À qui Reboot Online recommanderait-il Clockify et pourquoi ?

Alors que nous terminions l'entretien, Oliver a partagé quelques réflexions sur Clockify en général : il trouve Clockify particulièrement utile aux agences de référencement :

«Je recommanderais certainement Clockify, avant tout, aux agences de référencement. Toute équipe d'agence qui cherche à fournir des rapports plus détaillés à ses clients et à s'assurer qu'ils travaillent de manière rentable et à améliorer leur productivité bénéficiera de l'utilisation de Clockify.

Cependant, même si le référencement est son domaine, il a souligné que la valeur de Clockify s'étend bien au-delà du travail de n'importe quelle agence de référencement :

« En réalité, quiconque a du mal à gérer ses charges de travail ou cherche à augmenter son rendement et son efficacité devrait se tourner vers Clockify. Nous sommes désormais une équipe de plus de 75 personnes et nous avons vu Clockify avoir un impact positif sur les personnes de chaque département, de nos équipes de développement Web et de données, à nos équipes de conception graphique et de ressources humaines.

Aperçu final : Clockify a aidé à rassembler des personnes de différentes équipes

Enfin, Oliver a fait l'éloge de Clockify, car l'outil a aidé à planifier et à connecter des personnes de différentes équipes.

En effet, les comptes de certains clients nécessitent que différents experts et équipes travaillent ensemble à l'unisson, ce qui est essentiel pour faire le travail.

« Toutes ces différentes équipes qui passaient du temps sur un compte, ne se coordonnaient pas toujours et ne savaient pas toujours combien de temps avait été consacré à certaines tâches. Ils ne pouvaient pas essentiellement rendre compte du travail qu'ils avaient effectué dans leur facturation, ce qui constituait un énorme problème.

De plus, la coordination des équipes manquait souvent en raison d'une mauvaise communication et du fait de ne pas savoir combien de temps était consacré à une certaine tâche, jusqu'à ce qu'ils commencent à utiliser Clockify :

« Ainsi, avec un outil comme Clockify, vous pouvez réellement voir entre les équipes, à quoi les autres consacrent leur temps et nous pourrions rendre compte de combien l'équipe de données, par exemple, a dépensé pour un client au cours d'un mois donné. Ensuite, nous pourrions transmettre cela à l'équipe de contenu, vous savez, ajuster ou réduire le temps passé de ce côté si nécessaire.

Conclusion : le suivi du temps présente des avantages au-delà de la capture du temps

Oliver a abordé de nombreux sujets dans son entretien avec nous, mais le seul point qui reflète toute l'expérience est le suivant : le suivi du temps contribue grandement à garantir le succès.

Le simple fait de suivre le temps ne représente pas grand-chose s’il est considéré du point de vue des données ou comme un simple minuteur. Si nous prenons Reboot Online comme exemple, la valeur du suivi du temps pour eux réside dans la manière dont les données collectées sont utilisées et analysées – ce n'est qu'alors que l'on peut ressentir la véritable valeur du suivi du temps.

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