Comment Rachael McDiarmid utilise Clockify pour le suivi du temps et la facturation

C'est excitant de pouvoir enfin tenir un livre que vous vouliez lire depuis si longtemps, mais vous êtes-vous déjà demandé combien d'étapes ce livre a traversé avant que vous ne mettiez la main dessus ?

Du processus d'écriture à la distribution et à l'expédition, le voyage est long avant que le lecteur puisse apprécier le livre lui-même. C’était du moins le cas avant que l’édition numérique ne commence à prendre le pas sur la presse écrite traditionnelle.

Bien que le secteur de l'édition soit en constante évolution (ce qui peut être un défi pour les personnes qui en font partie), la directrice des services marketing de RM, Rachael McDiarmid, trouve cela plutôt passionnant. En fait, la principale chose avec laquelle elle avait du mal dans son travail était de suivre le temps qu'elle consacrait aux tâches et aux projets .

Nous avons rencontré Rachael sur LinkedIn, où elle a mentionné comment Clockify l'aide à suivre le temps qu'elle consacre au travail des clients et à créer des factures pour ses clients, entre autres.

Nous l'avons donc contacté pour discuter de :

• Comment elle a commencé à travailler dans l'industrie de l'édition,
• Pourquoi a-t-elle décidé de créer sa propre entreprise, et
• Comment elle utilise Clockify pour faciliter son travail.

Sans plus tarder, creusons !

Carrière de Rachael McDiarmid : acquérir des connaissances et démarrer sa propre entreprise

Avant de démarrer sa propre entreprise, Rachael McDiarmid a occupé plusieurs postes différents, allant des ventes et du marketing aux postes de direction. Chemin faisant, elle décide de se spécialiser dans l’externalisation, le conseil et le coaching d’auteurs, d’éditeurs et de distributeurs de livres.

En discutant avec Rachael, nous avons compris que son parcours vers la création de sa propre entreprise – RM Marketing Services – a été relativement long mais diversifié et amusant. Et tout a commencé chez Pergamon Press, où elle a beaucoup appris sur le pouvoir du marketing direct et de niche.

Les débuts de Rachael : débuter une carrière dans le secteur de l'édition

Rachael travaille dans le commerce du livre depuis 1990 et a débuté sa carrière chez Pergamon Press, où elle a travaillé principalement sur les ressources pédagogiques et scientifiques. Elle aimait ses tâches quotidiennes et, aujourd’hui encore, elle est connue pour son amour de « tout ce qui est académique », comme elle l’a dit un jour.

Depuis Pergamon Press, Rachael a commencé à bâtir sa carrière dans l'édition et a occupé divers postes :

« Je travaille dans le secteur de l'édition depuis plus de trois décennies. J’ai commencé principalement dans des rôles de produit et de marketing, puis je suis passé à la direction.

Bien qu'elle ait travaillé principalement dans le domaine de l'édition universitaire et professionnelle, RachaeI a également acquis une vaste expérience dans l'approvisionnement des bibliothèques et la distribution de livres, en travaillant avec des centaines de fournisseurs et des milliers d'éditeurs, tant au niveau local qu'international.

Pendant plus de 10 ans, Rachael a dirigé une entreprise de distribution représentant une centaine de presses auprès du commerce du livre d'ANZ (Australie et Nouvelle-Zélande). Elle a également travaillé en étroite collaboration avec Blackwell, YBP et Baker & Taylor.

Alors qu'elle travaillait au niveau de la haute direction, Rachael a commencé à réfléchir à la manière de faire progresser sa carrière à partir de là, et une pensée lui est venue : peut-être qu'elle devrait démarrer sa propre entreprise.

Comment l’idée de créer RM Marketing Services est née

Bien que Rachael ait passé du temps à réfléchir à son prochain changement de carrière, elle ne savait pas vraiment dans quelle direction aller.

Étant donné qu’elle avait rassemblé toutes ces connaissances et atteint un stade de sa carrière où il n’existait aucun emploi similaire dans l’industrie qu’elle pouvait essayer, elle se sentait un peu coincée.

Heureusement, elle a reçu le bon conseil au bon moment :

« Je dois en fait remercier un homme formidable qui était directeur général d'une des grandes entreprises d'ici. Il m'a dit : « Vous êtes la personne la plus connectée de l'industrie. Pourquoi ne faites-vous pas fonctionner votre réseau pour vous ? »

C'est alors qu'elle a réalisé ce qui manquait au secteur de l'édition : une entreprise qui fournit une solution d'externalisation et un service de conseil aux auteurs, éditeurs, distributeurs et vendeurs de bibliothèques. En d’autres termes, elle a pensé à une entreprise qui s’adresse à pratiquement tous les professionnels de l’édition qui ont besoin d’aide en matière de ventes, de marketing et de distribution.

Et elle était la personne idéale pour démarrer une telle entreprise.

Elle souhaitait utiliser ses relations et son expérience pour aider les autres à atteindre leurs objectifs, que ce soit en fournissant des services de coaching aux auteurs incompétents en marketing numérique ou en sous-traitant aux éditeurs et distributeurs de livres.

« De nos jours, particulièrement en matière de marketing numérique, il y a des auteurs très avertis et d'autres qui ne le sont pas, et ils ont besoin d'aide pour les sites Web et les médias sociaux et même pour des choses comme les newsletters et la publicité. Alors je les coache et les forme à faire ce qu’ils doivent faire.

Bien qu'elle soit basée en Australie, Rachael travaille désormais à l'échelle mondiale et a des clients partout dans le monde :

« Je suis dans l'industrie depuis si longtemps et j'ai acquis de nombreuses connaissances. C'est bien, vous savez, d'avoir beaucoup de clients différents et de faire beaucoup de travail différent.

Suivi du temps dans Clockify : ce qui change la donne dans la vie professionnelle de Rachael

Comme elle travaille avec de nombreuses personnes et fournit de nombreux services différents, Rachael avait besoin d'un moyen simple de suivre le temps qu'elle consacre aux tâches et aux projets afin de pouvoir facturer ses clients.

Au départ, Rachael suivait les heures qu'elle consacrait au travail des clients à l'aide de son calendrier et d'Excel. Cependant, au bout d’un moment, elle s’est rendu compte que la façon dont elle suivait son temps n’était ni assez pratique ni assez rapide. C'est à ce moment-là qu'elle a commencé à chercher une solution plus efficace, comme une application de suivi du temps.

Comment Rachael a découvert Clockify

Dans l'espoir de trouver l'application adaptée à ses besoins, Rachael s'est connectée et a commencé à lire des résumés et des articles de blog sur les meilleures applications de suivi du temps. C'est à ce moment-là que Clockify est apparu.

« J'avais besoin de quelque chose qui puisse m'aider à suivre le temps que je consacrais au travail des clients. J'ai donc commencé par utiliser la version gratuite, afin de pouvoir exporter ces informations, faire des rapports à mes clients et les facturer plus tard.

En créant des rapports dans Clockify, Rachael a pu partager toutes les informations importantes liées au projet avec ses clients, y compris le temps qu'elle a consacré à chaque projet ou tâche et ses coûts.

Qu'est-ce qui a poussé Rachael à rester avec Clockify

Avec toutes les fonctionnalités de Clockify publiées au fil du temps, Rachael a souhaité essayer certaines des options supplémentaires utiles, telles que l'arrondi des délais et le suivi du budget du projet, elle est donc passée à une version payante.

L'arrondi du temps dans Clockify aide Rachael à garder ses rapports bien rangés en arrondissant ses entrées de temps vers le haut ou vers le bas aux minutes ou aux heures les plus proches.

En plus de arrondir les délais, Rachael apprécie de pouvoir suivre le budget de chaque projet dans Clockify.

« Si un client me dit : « J'ai 2 000 $ à dépenser pour cette campagne », vous devez suivre cela en tant que projet pour vous assurer de ne pas dépasser le budget.

Grâce aux options de suivi du budget du projet de Clockify, Rachael est capable de :

• Établir le budget de son projet, et
• Suivez le montant de son budget qu'elle a dépensé en établissant des estimations monétaires.

Garder une trace du budget de son projet aide Rachael à le respecter.

Fonctionnalités Clockify que Rachael apprécie le plus

Dans cette section, nous explorerons les fonctionnalités Clockify que Rachael utilise le plus, à la fois pour suivre son travail et facturer facilement ses clients.

Fonctionnalité n°1 : Facturation

La facturation peut être un processus fastidieux et assez difficile, surtout si vous avez de nombreux clients différents.

Ce que Rachael aime le plus chez Clockify, c'est qu'elle peut facilement adapter chaque facture en fonction des besoins de ses clients :

« Clockify m'a sauvé la raison, en particulier parce que j'ai beaucoup de clients : les clients externalisés, puis les consultations en plus. Et il y a différents tarifs pour les choses, donc devoir gérer tout cela et faire la facturation – c'est, euh, c'est un défi.

Fonctionnalité n°2 : Alertes

En ce qui concerne le suivi du budget du projet et les estimations de projet, Rachael dit qu'elle aime particulièrement la fonctionnalité Alertes :

"Il m'envoie une notification indiquant que mon projet a atteint 25 %, 50 %, 75 % ou tout autre pourcentage de la durée estimée que j'ai précédemment définie."

De cette façon, Rachael peut respecter le budget du client et ne pas dépasser le délai convenu.

Fonctionnalité n°3 : balises

Comme Rachael travaille sur de nombreux projets et tâches, il est pratique de pouvoir les étiqueter. Elle utilise donc la fonctionnalité Tags pour organiser son travail.

Elle peut également utiliser des balises pour filtrer ses rapports et trouver exactement ce dont elle a besoin en fonction de mots clés.

Avantages de l'utilisation de Clockify pour le travail

En tant que personne qui ne peut plus imaginer son fonctionnement quotidien sans utiliser Clockify, Rachael a partagé avec nous les avantages qu'elle a découverts en utilisant cette application pour le travail.

Avantage n°1 : Clockify est efficace et facile à utiliser

Lorsque vous avez autant de travail que notre personne interrogée, Rachael – ce qui est souvent beaucoup – il est indispensable d'utiliser une application fiable pour vous aider à faire votre travail plus efficacement.

Clockify aide Rachael à terminer toutes ses tâches liées au client beaucoup plus rapidement :

« C'est un gain de temps absolu. Il fait tout ce dont quelqu'un comme moi a besoin, depuis le reporting à mes clients jusqu'à la création de factures et l'enregistrement des dépenses de travail. Oh mon Dieu, j'adore ça !

Lorsqu'elle a commencé à utiliser Clockify, Rachael a également remarqué à quel point il était pratique et facile à utiliser.

Par rapport à avant, lorsqu'elle effectuait toutes ces tâches à la dure en utilisant Excel, Rachael a désormais des journées de travail plus productives.

Avantage n°2 : Clockify est incroyablement abordable

L'un des plus grands atouts de Clockify est qu'il est extrêmement abordable, étant donné qu'il offre une tonne de fonctionnalités intéressantes.

« Vous pouvez faire toutes ces choses différentes dans une seule application. C'est un bon rapport qualité-prix. »

Comme l'ajoute Rachael, disposer d'une application de suivi du temps peu coûteuse qui vous aide également à créer rapidement des rapports et des factures est définitivement une bouée de sauvetage, en particulier pour les indépendants ou les personnes ayant un budget serré.

Avantage n°3 : Clockify offre un excellent service client

Lorsque vous utilisez une application, c'est toujours un gros plus si elle fournit un bon support client, car vous ne savez jamais quand vous rencontrerez une complication ou un problème mineur.

Lorsque quelque chose comme cela se produit, vous n’avez généralement pas beaucoup de temps à consacrer à essayer de réparer le problème : vous avez besoin d’aide immédiatement.

Un bon service client est un autre avantage de Clockify, ce que Rachael a remarqué très tôt :

« J'ai dû poser une question parce que quelque chose n'apparaissait pas sur un rapport, et c'est uniquement parce que je n'avais pas rempli une partie particulière lors du montage d'un nouveau projet. Et le service client était excellent. Ils se sont juste assurés que je savais suffisamment ce que je faisais pour ne plus jamais commettre cette erreur. Ce genre de choses rendent également le travail avec Clockify agréable.

À qui Rachael recommanderait-elle Clockify et pourquoi ?

Comme Clockify a véritablement changé sa vie professionnelle pour le mieux, Rachael profite de chaque occasion pour partager ses expériences avec d'autres, tant au sein du secteur de l'édition qu'au-delà :

« L'autre jour, je parlais à quelqu'un qui lance sa propre entreprise. Comme ils travaillent avec de nombreuses personnes différentes et recherchent un moyen simple de gérer les rapports et les factures, je leur ai dit : « Vous devez vous procurer cette application. Cela vous rendra la vie tellement plus facile ! »

Comme Clockify offre beaucoup de choses – du suivi du temps à la création de rapports – Rachael le considère comme très utile pour quiconque travaille avec de nombreux clients et a plusieurs projets et tâches à suivre.

Elle recommande également Clockify aux personnes qui ne veulent pas vraiment dépenser beaucoup d'argent pour une application de suivi du temps, car elle est vraiment abordable.

Enfin, Rachael pense que Clockify peut être bénéfique pour les indépendants ou les personnes en général qui n'ont pas de personnel et qui effectuent leur propre facturation à la main.

Conclusion : Utiliser la bonne application de suivi du temps rend faire ce que vous aimez encore plus agréable.

Même si Rachael aime son travail et le trouve amusant et diversifié, il n'est pas facile de rendre compte à plusieurs clients et de suivre autant de projets différents. Pour être plus précis, ce n'était pas facile. Du moins pas jusqu'à ce qu'elle commence à utiliser le bon outil de suivi du temps.

Maintenant qu'elle utilise Clockify pour suivre son temps mais aussi créer des rapports et des factures pour ses clients, Rachael réalise combien de temps et d'énergie elle perdait à essayer de tout faire elle-même.

Si vous faites partie de ces personnes qui ont du mal à suivre leur temps et leurs projets, ne vous inquiétez pas. Avec un peu d’aide, vous pouvez facilement résoudre ce problème.

Assurez-vous simplement de trouver le bon outil de suivi du temps qui répond à tous vos besoins.

️ Avez-vous des histoires intéressantes sur les applications de suivi du temps et sur la manière dont elles ont amélioré votre vie professionnelle ? N'hésitez pas à partager vos réflexions à [email protected], et nous pourrions écrire un blog à ce sujet. N'oubliez pas non plus de partager cet article avec quelqu'un qui pourrait le trouver utile.