Qu'est-ce qu'un bon de commande ? Comment créer le vôtre ?

En ce qui concerne la gestion des fournisseurs, vous aurez besoin d'un produit ou d'un service particulier pour faire fonctionner votre petite entreprise, vous contactez donc vos fournisseurs et leur dites ce dont vous avez besoin. Ils l'offrent. Vous les payez pour cela.

Cela semble trop facile ? Oui, le processus d'achat de produits peut être plus compliqué que la description. Il peut y avoir des problèmes de paiement, un manque d'approvisionnement, une mauvaise communication qui entraîne des expéditions incorrectes et des interruptions de planification.

Néanmoins, acquérir des services auprès de vendeurs fiables de manière transparente et en temps opportun n'a pas besoin d'être beau pour être vrai - cela peut être possible, et le choix des bons de commande peut aider. C'est pourquoi vous devriez suivre attentivement cet article ci-dessous Qu'est-ce qu'un bon de commande et comment créer le vôtre ?

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Définition

Un bon de commande, également appelé bon de commande, est un document officiel envoyé par un acheteur qui s'engage à payer le vendeur pour la vente de certains biens ou services à expédier à l'avenir.

L'avantage dont bénéficie l'acheteur est la possibilité de clôturer une commande sans paiement instantané. Du point de vue du vendeur, un bon de commande est une méthode pour fournir un crédit aux acheteurs sans risque, car l'acheteur est obligé de payer lorsque les biens ou les services ont été expédiés.

Chaque bon de commande est accompagné d'un numéro unique qui aide les acheteurs et les vendeurs à suivre la livraison et le paiement. Un bon de commande global s'engage à acheter en permanence des biens ou des services jusqu'à ce qu'un maximum spécifique soit atteint.

Exemples

Différents types de bon de commande

1. Bons de commande standard

Les bons de commande standard sont les plus populaires et les plus reconnus. Dans ce cas, l'acheteur est clair sur les informations d'achat et peut déterminer le produit ou le service qu'il achète, le nombre, les calendriers de livraison et les politiques de paiement.

Par exemple, une entreprise à court de cartouches d'imprimante peut clôturer un bon de commande standard car elle sait précisément de combien elle a besoin et quand elle doit l'obtenir.

2. Bons de commande planifiés

En passant une commande d'achat planifiée, un acheteur prédit les demandes futures de son entreprise pour le produit en question en passant une commande d'achat à l'avance. Dans cette situation, des informations telles que le produit, le prix et les politiques de paiement sont connues, mais le nombre est basé sur une supposition éclairée et la date d'expédition est provisoire.

Par exemple, si la même entreprise qui manque de cartouches d'imprimante passe une commande d'achat planifiée, l'acheteur estimera le nombre de cartouches d'imprimante dont il a besoin avec un calendrier de livraison plus flexible.

3. Bons de commande généraux

Avec un bon de commande global, un acheteur passe plusieurs commandes en même temps pour négocier des remises sur les prix.

Par exemple, si la même entreprise peut négocier un accord avantageux en s'engageant à passer de nombreuses commandes de cartouches d'imprimante et de papier auprès d'un seul fournisseur, elle pourrait envisager d'utiliser un bon de commande général pour obtenir ces produits.

4. Bons de commande contractuels

Un bon de commande contractuel est considéré comme la variation la plus formelle. Dans cette situation, l'acheteur et le fournisseur signent un contrat sur les conditions de l'acheteur avant qu'un bon de commande faisant référence au contrat ne soit publié. Ce type de bon de commande offre la meilleure protection juridique aux personnes concernées.

Par exemple, si la même entreprise signe un contrat avec son fournisseur décrivant les produits, le nombre, le prix et le calendrier de livraison des marchandises promises et fait suivre d'un bon de commande standard, ces entreprises resteront sous un contrat de bon de commande.

Bon de commande vs facture : quelles sont les différences ?

Les acheteurs créent les bons de commande et les fournisseurs créent les factures. Les vendeurs peuvent envoyer une facture comme méthode de perception du paiement - lorsqu'il existe des conditions de paiement spécifiques ou peuvent envoyer une facture avec un solde nul comme méthode pour enregistrer qu'un paiement a été confirmé pour la commande.

Les bons de commande et les factures incluent les mêmes détails, tels qu'une adresse de facturation et une destination d'expédition. Les factures font généralement référence au numéro de bon de commande, avec la présence d'un numéro de facture pour préciser que les deux documents sont associés et correspondent l'un à l'autre. La principale différence est que les informations de commande et les informations techniques supplémentaires contenues dans le bon de commande ne sont pas ajoutées à la facture.

Jetez un œil à l'exemple suivant :

John, l'acheteur, a reçu des informations d'un service au sein de son organisation : il a besoin de nouveaux moniteurs pour les ordinateurs du bureau. Il fait le bon de commande qui indique le nombre et les exigences détaillées pour les moniteurs.

La société qui vend les moniteurs reçoit la commande. Lorsqu'ils confirment qu'ils peuvent fournir la commande, ils passent le bon de commande et reçoivent le paiement, ou envoient la marchandise en s'attendant à ce que le paiement soit basé sur les dernières conditions de paiement convenues. Lorsque le paiement est reçu, l'exécution de la commande a lieu et les moniteurs sont livrés avec la date de livraison et les détails de suivi, et John reçoit la facture.

La facture identifie soit le paiement envoyé avant la livraison de la marchandise, soit la date d'expiration du paiement si l'argent n'a pas été envoyé en premier. John vérifie la facture pour s'assurer qu'elle correspond au bon de commande, et vérifie le bon de livraison pour s'assurer que tous les produits commandés ont été reçus, et que le paiement n'est émis que pour les marchandises commandées et reçues, dans un processus appelé rapprochement à trois.

Les bons de commande sont souvent confondus avec d'autres types de documents. Il est essentiel de connaître les écarts entre les commandes et les contrats, les écarts entre le bon de commande et les bons de travail et les écarts entre les bons de commande et les bons de commande.

Fonctions des bons de commande

L'acheteur choisit de commander des produits auprès du fournisseur

Avant qu'une commande puisse être clôturée, l'acheteur doit clarifier un besoin auquel l'article ou le service du fournisseur peut répondre. Au cours de cette étape, l'acheteur doit s'assurer du bien ou du service requis, du nombre d'articles dont il a besoin (si possible) et du moment où il en a besoin.

Par exemple, si vous devez commander de nouvelles boîtes pour livrer vos commandes de produits aux consommateurs, calculez le nombre de boîtes dont vous aurez besoin et le temps dont vous aurez besoin.

Disons que vous avez des vacances prévues à venir; vous pouvez regarder la commande de boîtes de l'année précédente et la multiplier par votre croissance estimée ce jour férié pour commander la quantité exacte.

L'acheteur rédige des bons de commande et les envoie au fournisseur pour approbation

Avec les détails ci-dessus, l'acheteur doit décrire le bon de commande et l'envoyer à son fournisseur pour approbation. Lors de l'envoi du bon de commande à un fournisseur, montrez que l'approbation est nécessaire pour s'assurer que le processus est dans les délais.

Idéalement, la réponse devrait arriver à temps pour obtenir les biens ou services dans les délais prévus ou donner à l'acheteur suffisamment de temps pour s'approvisionner auprès d'un autre fournisseur.

A partir de l'exemple ci-dessus, lorsque vous avez clarifié un vendeur pouvant vous fournir vos cartons, savez de combien de cartons vous aurez besoin et quand vous en aurez besoin, vous pourrez utiliser ces informations pour rédiger votre bon de commande.

Le fournisseur examine le bon de commande et confirme s'il peut répondre à la demande

Lorsque le fournisseur reçoit le bon de commande, il lui incombe d'examiner la demande et de vérifier l'inventaire ou la disponibilité pour confirmer s'il peut être exécuté à la date d'échéance de l'achat.

Dans le cas de l'expédition de la boîte, le vendeur a examiné votre commande et, après avoir examiné son inventaire et sa capacité de livraison, il a déterminé qu'il pouvait répondre à votre demande.

Approbation du bon de commande

Si le fournisseur peut répondre à la demande en suivant les instructions de l'acheteur, il approuvera le bon de commande et le rendra légal.

Étant donné que la société de boîtes peut répondre à votre demande, elle vous envoie une copie approuvée du bon de commande pour effectuer la confirmation.

Réalisation de produits ou de services

Une fois le bon de commande approuvé, le vendeur assume la responsabilité de fournir les biens ou les services comme convenu. Au cours de cette étape, ils peuvent créer et envoyer une facture à l'acheteur pour la quantité indiquée dans le bon de commande. La facture doit récapituler les produits proposés, la quantité pertinente et le montant dû.

Par exemple, après avoir approuvé l'expédition des boîtes, vous devriez recevoir la commande exécutée et une facture pour la quantité due. Ce vendeur a des conditions de paiement nettes de 30, avec une attente de paiement dans les 30 jours suivant l'émission de la facture.

Facture payee

Au cours de cette dernière étape, la responsabilité de l'acheteur est de payer la facture selon les conditions de paiement du vendeur.

Il appartient à l'acheteur de soumettre le paiement de la facture avec des conditions de paiement approuvées.

Comment créer un bon de commande ?

Vous souhaitez créer votre bon de commande ? Voici ce que vous devez inclure :

• En-tête - Affichez les informations de votre entreprise, y compris le nom de l'entreprise, l'emplacement de l'entreprise, la date du bon de commande et le numéro de commande.
• Informations sur le vendeur - Incluez le destinataire approprié pour le bon de commande. C'est là que vous mettez le nom de la société du fournisseur, votre nom de contact détaillé et l'adresse de la société du fournisseur.
• Expédier à - Identifiez où la commande doit être livrée, quel est le mode de livraison, les conditions d'expédition et la date d'expédition provisoire.
• Informations sur la commande - Pour chaque article inclus dans la commande, indiquez un article avec le code produit ou le numéro SKU, le nom ou la description de l'article, le nombre d'unités requises, le prix unitaire et la date d'expédition de chaque produit.
• Résumer - Terminez le bon de commande en proposant un sous-total, les remises applicables, les taxes, les frais d'expédition et le total général.

Sommaire

Grâce à cet article, nous espérons que vous pourrez comprendre la définition d' un bon de commande et comment le créer. Nous incluons également les connaissances sur la différence entre un bon de commande et une facture pour vous.

Laissez toute question que vous avez dans la zone de commentaire ; nous sommes là pour vous aider et vous soutenir. N'hésitez pas à nous contacter.