Pourquoi chaque équipe de vente a besoin d'un logiciel de gestion des propositions

Et avant de demander - oui, il existe encore de nombreuses équipes de vente qui utilisent des traitements de texte et d'autres méthodes obsolètes pour envoyer des propositions. Si vous faites partie de ce groupe, nous sommes désolés de vous appeler, mais il est temps de changer.

Avec autant de façons d'envoyer des propositions en ligne et une gamme infinie d'options logicielles de proposition à votre disposition, il n'y a aucune raison de continuer à tout faire manuellement. De la création à la clôture, le logiciel de gestion des propositions rationalise l'ensemble du processus de proposition afin que votre équipe de vente puisse se concentrer sur la victoire.

Maintenant, si vous ne le connaissez pas déjà, vous vous demandez peut-être,

« Qu'est - ce qu'un logiciel de gestion des propositions ? »

Un logiciel de gestion des propositions est une application (généralement basée sur le cloud) qui permet aux utilisateurs de créer, gérer, envoyer et suivre des propositions commerciales. Il combine tous les outils de rédaction, de conception, d'envoi, de suivi et de signature électronique des propositions en une seule plate-forme pour un processus de clôture rationalisé.

Et ce n'est que la version simplifiée. En réalité, un logiciel de gestion des propositions est bien plus que cela. Il comprend souvent des modèles de proposition, diverses intégrations d'applications, des champs et des variables personnalisés, des rôles et des autorisations, des capacités de traitement des paiements et même un chat intégré à la proposition - des fonctionnalités qui sont toutes conçues pour aider votre équipe à faire de chaque transaction une transaction conclue.

Maintenant que nous avons établi ce que c'est et ce qu'il peut faire, voici pourquoi chaque équipe de vente (qui veut gagner) doit utiliser un logiciel de gestion des propositions.

Avantages du logiciel de gestion des propositions

1. Contrôle

2. Visibilité

3. Efficacité

4. Organisation

5. Flux de travail

6. Conception

7. Clôture

8. Croissance

1. Contrôle

L'envoi manuel de propositions peut fonctionner, mais cela vous laisse peu de contrôle sur votre processus de proposition. Si les représentants créent chaque nouvelle proposition à partir de zéro, il y a beaucoup de place pour l'erreur. Entre la tarification, les conditions de vente, les remises, la conception, le format, les approbations et tout ce qui entre dans vos propositions, de nombreuses variables peuvent changer d'un représentant à l'autre et d'une proposition à l'autre. Bien sûr, les commerciaux peuvent copier des documents antérieurs pour les utiliser comme modèles, mais rien ne garantit qu'ils utilisent les bonnes informations. Sans contrôle sur votre processus ou un moyen efficace de collaborer, il y aura forcément des incohérences.

Avec le logiciel de gestion des propositions, la cohérence devient un non-problème. Avec des rôles et des autorisations attribués, des modèles de proposition et une bibliothèque de contenus approuvés et d'informations sur les prix, vous pouvez être tranquille en sachant que vos commerciaux utiliseront toujours des informations correctes et à jour. Au lieu de se soucier de la cohérence et de l'exactitude de vos supports de vente, votre équipe peut se concentrer sur l'établissement de relations plutôt que sur l'élaboration de propositions. Avec des incohérences dans votre messagerie et votre image de marque sous contrôle, vous n'aurez plus à vous soucier des commerciaux qui envoient des documents de vente non professionnels qui pourraient compromettre votre marque.

2. Visibilité

L'un des plus gros problèmes liés à la création et à l'envoi manuels de propositions est le manque de visibilité. Les responsables commerciaux n'ont aucun moyen de savoir qui travaille sur quoi, ce qui peut amener les commerciaux à privilégier les mauvaises offres. Et sans tableau de bord de clôture, il n'y a pas de moyen facile d'obtenir un aperçu de toutes les offres ouvertes ou de leur progression tout au long du pipeline des ventes.

Sans visibilité, les commerciaux ont du mal à déterminer sur quelle version du document de proposition ils doivent travailler, ce qui a été fait ou quelles sont les prochaines étapes. Et lorsque les propositions sont enfin terminées, elles sont essentiellement envoyées dans le vide ; les représentants n'ont aucun moyen de savoir ce qui se passe avec les transactions une fois qu'ils sont entre les mains du prospect, ce qui signifie qu'ils ne savent pas où les transactions se bloquent ni quand effectuer un suivi.

Avec un logiciel de gestion des propositions, votre équipe peut voir exactement ce qui se passe à chaque étape du processus de vente, avec des métriques en plus. Vous serez en mesure d'identifier les parties de votre processus qui fonctionnent bien et celles qui ont besoin d'un peu d'aide, ce qui vous permet d'aider vos commerciaux là où ils en ont le plus besoin.

De plus, vous obtiendrez des informations exploitables sur le comportement de vos prospects. Vous pourrez savoir si/quand ils ont ouvert vos propositions, combien de fois ils l'ont consulté, ce qu'ils ont fait une fois qu'ils l'ont ouvert, quelles sections ils consultent le plus longtemps, et plus encore. Armé de ces données, vous pouvez envoyer des e-mails de suivi stratégique pour faire avancer votre prospect ou entrer en contact pour clarifier l'une de ses questions.

3. Efficacité

Conçu pour réduire les tâches manuelles, le logiciel de gestion des propositions tire parti de l'automatisation pour vous aider à gagner du temps et à accroître l'efficacité tout au long du processus de création de propositions.

Les modèles de proposition constituent un excellent point de départ pour vos propositions, et ils sont généralement inclus avec la plupart des logiciels de proposition. Ainsi, au lieu de recommencer à zéro chaque fois que vous souhaitez envoyer une nouvelle proposition, vous pouvez démarrer à partir d'un modèle de proposition existant ou créer le vôtre pour plus de flexibilité. Ensuite, vous pouvez simplement soumettre des informations et adapter votre proposition commerciale à chaque prospect, et vous recevrez des propositions en un rien de temps.

Fini le temps où il fallait extraire manuellement les informations sur les clients, les frais et les prix, le contenu de marque et d'autres détails à partir de feuilles de calcul et qui sait où d'autre. Grâce à la fonctionnalité de bibliothèque de contenu, vous pourrez créer, enregistrer et stocker des éléments de contenu approuvé facilement accessibles et insérables dans les propositions comme bon vous semble. Et puisque tout dans la bibliothèque de contenu est approuvé, vous pouvez être assuré que toutes les sections, extraits ou informations que vous en extrayez sont corrects et à jour.

4. Organisation

Sans un moyen efficace de déplacer les données et les informations entre les applications sur lesquelles vous comptez et vos propositions, il y a de fortes chances que vous perdiez du temps (et que vous créiez plus de marge d'erreur ). Cela vaut pour votre CRM, votre logiciel de gestion de projet, votre système de facturation et bien plus encore.

Avec les intégrations de logiciels de proposition , tous vos outils commerciaux communiquent entre eux lorsqu'il est temps de fermer. Une fois que vous les avez connectés, ils communiquent de manière transparente pour vous assurer que les informations dont vous avez besoin sont toujours à portée de main. Les possibilités sont infinies; vous pourrez extraire les détails de tarification de votre source de vérité dans vos propositions, surveiller l'activité des propositions dans votre CRM, créer des tickets dans le logiciel de gestion de projet et même demander le paiement des clients directement dans vos propositions. D'Asana à Zapier et au-delà, Proposify propose plus de 30 intégrations qui peuvent vous aider à rationaliser votre processus de proposition commerciale en tirant parti des outils que vous utilisez déjà.

Le saviez-vous? Dans des secteurs comme le SaaS, une intégration du traitement des paiements dans la proposition augmente jusqu'à 90 % la probabilité de fermeture. Pour plus d'informations basées sur les données pour vous aider à conclure, téléchargez notre État des propositions 2021 .

5. Flux de travail

Il peut être difficile de gérer les responsabilités et les tâches, car les offres progressent dans le pipeline interne avant qu'une proposition ne soit envoyée aux prospects. Cela est particulièrement vrai pour les approbations, qui constituent un goulot d'étranglement majeur dans le processus de proposition, car il y a souvent plusieurs parties qui dépendent de l'approbation des responsables ou d'autres départements. Sans processus formel, des transactions entières peuvent être bloquées si un approbateur n'a pas le temps ou l'accès pour examiner l'ensemble de la proposition avant de signer, même si sa signature n'est nécessaire que pour une section.

Le logiciel de proposition peut vous aider à rationaliser votre processus de workflow d'approbation des transactions en présentant aux approbateurs les documents pertinents au bon moment. Ainsi, au lieu de s'enliser dans un arriéré de propositions qui ne les concernent pas, ils seront en mesure de faire avancer les affaires et de maintenir cette dynamique de vente.

6. Conception

Malheureusement, de nombreux prospects jugent un livre à sa couverture. La couverture de votre proposition est la première chose que voit le prospect, et si elle n'a pas l'air professionnelle, cela pourrait modifier sa perception de votre offre - et pas dans le bon sens.

Le logiciel de proposition peut vous aider à concevoir et à créer des propositions époustouflantes qui ont fière allure à chaque fois. Il vous permettra également d'ajouter des images, des vidéos et d'autres médias qui feront ressortir vos propositions. Après tout, les propositions qui se démarquent concluent des accords. En effet, inclure au moins une image dans vos propositions commerciales peut augmenter votre taux de conclusion de 26 %.

7. Clôture

En fin de compte, l'objectif de chaque équipe de vente est de conclure. Le logiciel de gestion des propositions fait exactement cela. En fait, sur la base d'une étude impliquant des milliers de professionnels de la vente, nous avons constaté que les propositions créées et envoyées avec Proposify avaient un taux de conclusion de 111 % supérieur à la moyenne du secteur. En raccourcissant votre cycle de vente, en améliorant la collaboration et en rationalisant votre processus de proposition, le logiciel de proposition aide votre équipe de vente à conclure davantage de transactions. Si cela ne vous vend pas sur sa valeur, nous ne savons pas ce qui le fera.

8. Croissance

Quelle que soit la manière dont vous vous y prenez, la création et l'envoi manuels de propositions prennent du temps - et cela suppose que tous les membres de votre équipe connaissent déjà votre processus. Ce n'est peut-être pas un problème maintenant, mais ce le sera une fois que vous commencerez à attirer de nouvelles entreprises et à former de nouvelles recrues. Le temps est limité, il n'est donc pas étonnant que les responsables commerciaux aient du mal à créer un processus évolutif, tout en soutenant la croissance de l'équipe et en raccourcissant le cycle de vente.

Un logiciel de gestion des propositions permet aux responsables commerciaux de concevoir un processus de clôture évolutif et reproductible dans toute l'équipe. Cela les aide également à optimiser leurs processus existants afin de garder les équipes concentrées sur la clôture, plutôt que de perdre du temps à créer des propositions à partir de rien. De plus, une fois ces processus en place, il devient beaucoup plus rapide d'intégrer de nouvelles recrues et de réduire le temps de rampe.

Dernières pensées

En fin de compte, la meilleure proposition est celle qui convertit les prospects en clients. Qu'il soit créé à la main, dans Microsoft Word ou en ligne, l'important est qu'il se ferme. Nous ne disons pas que vous ne pouvez pas envoyer de propositions manuellement, mais ce n'est certainement pas le moyen le plus efficace ou le plus efficient de gagner plus d'affaires.

Le logiciel de gestion des propositions, en revanche, l'est. Il combine tous les outils, ressources et données dont les équipes commerciales ont besoin pour réussir sous un même toit, ce qui rend le processus de proposition plus prévisible, cohérent et évolutif. Et avec une version gratuite à portée de main, il n'y a aucune raison de ne pas essayer.