Foire aux questions sur le logiciel de gestion des propositions

Si vous avez déjà créé une proposition à partir de zéro, vous savez exactement à quel point cela peut prendre du temps et être compliqué. Entre lutter contre les problèmes de formatage, être bloqué par des flux de travail inefficaces et vérifier trois fois si les informations que vous utilisez sont correctes, vous pourriez commencer à vous demander s'il existe un meilleur moyen.

Il y a. Et ça s'appelle un logiciel de gestion des propositions.

Avec le bon outil à vos côtés, vous pouvez contourner tous les obstacles à la création de propositions et rationaliser votre processus de proposition. Des modèles de proposition qui lancent vos propositions à une bibliothèque de contenu pré-approuvé à extraire, cela aide votre équipe à créer des propositions qui inciteront les prospects à travailler ensemble.

Au cours des dernières années, nous avons reçu des centaines, voire des milliers de questions sur les logiciels de gestion des propositions. Mais au fil du temps, nous avons réalisé qu'il y en avait une poignée qui apparaissait beaucoup plus souvent que d'autres. Nous avons pensé que si nos clients et prospects nous posaient des questions, il y en avait probablement beaucoup d'autres qui cherchaient des réponses.

Sans plus tarder, voici les principales questions sur les logiciels de gestion des propositions :

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de propositions ?

Le logiciel de gestion des propositions est exactement ce à quoi il ressemble - c'est une application qui vous aide à créer, gérer, envoyer et suivre les propositions. Il rassemble tous les aspects du processus de proposition sous un même toit, pour rendre l'envoi de propositions et la réponse aux appels d'offres plus faciles et plus efficaces que jamais.

Qui utilise un logiciel de gestion des propositions ?

Toute personne qui envoie régulièrement des propositions commerciales ou répond à des RFP (demandes de propositions). De la comptabilité à la conception UX et tout le reste, le logiciel de gestion des propositions peut être utilisé dans un certain nombre d'industries, et Proposify propose même un certain nombre de modèles de proposition gratuits pour vous aider à démarrer.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des propositions ?

Par où commencer ? Sans logiciel de gestion des propositions, la création de propositions peut prendre du temps, être source d'erreurs et souvent ennuyeuse. Si vous voulez vous démarquer de vos concurrents, vous devez créer et envoyer des propositions attrayantes, précises et en avance sur vos concurrents.

C'est exactement ce que fait le logiciel de gestion des propositions. Il vous permet de créer de belles propositions qui correspondent à votre marque et de vous assurer que toutes les informations qu'elles contiennent sont exactes et à jour, le tout en une fraction du temps qu'il faut pour créer une proposition à partir de zéro. Il rationalise le processus de proposition pour vous aider à éviter les obstacles et à améliorer la collaboration, et vous donne le pouvoir de suivre les propositions après leur envoi, afin que vous sachiez toujours ce qui se passe avec chacune de vos offres à chaque étape du processus de vente.

Avons-nous besoin d'une application eSignature distincte pour capturer les signatures des clients ?

Non! La plupart des logiciels de gestion des propositions intègrent une fonctionnalité de signature électronique pour faciliter encore plus la capture de la signature de vos clients et leur adhésion.

Un logiciel de gestion des propositions peut-il être utilisé pour répondre aux appels d'offres ?

Absolument. Que vous envoyiez des propositions sollicitées ou non sollicitées, un logiciel de gestion des propositions peut vous aider à créer, gérer et envoyer des propositions qui se démarquent de vos concurrents. Vous pouvez commencer avec un modèle de proposition prédéfini ou créer le vôtre, puis l'adapter en fonction de chaque projet et client.

Quel est le meilleur logiciel de proposition ?

Sans vouloir klaxonner, mais nous pensons que Proposify est plutôt génial. Mais tous les logiciels de gestion de propositions ne sont pas créés de la même manière. Le meilleur logiciel de gestion des propositions est celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Pour vous aider à démarrer, nous avons élaboré un guide sur la façon de choisir le meilleur logiciel de gestion des propositions. Mais si vous ne faites que commencer votre recherche, vous voudrez peut-être explorer certaines des meilleures versions gratuites pour voir si l'une de ces options vous convient.

D'autres applications s'intègrent-elles au logiciel de gestion des propositions ?

Absolument. Proposify dispose d'une longue liste de partenaires d'intégration qui peuvent vous permettre d'ajouter une vidéo à vos documents, d'activer le traitement des paiements dans vos propositions, de synchroniser les livrables avec votre logiciel de gestion de projet, etc. Un logiciel de gestion des propositions peut vous aider à connecter votre pile technologique et à piloter l'automatisation des transactions pour faire passer votre processus de vente au niveau supérieur.

Combien de temps faut-il pour que le logiciel de gestion des propositions soit opérationnel ?

Cela dépend de vos processus existants et de la taille de votre entreprise, mais cela prend généralement entre quatre et six semaines. Avec Proposify, la majorité de ce temps est consacrée à la conception personnalisée de votre tout nouveau modèle. Mais si vous aimez déjà le look du vôtre, vous pouvez être opérationnel dans environ trois semaines.

Aurons-nous un responsable de la réussite client ou est-ce en libre-service ?

Ça dépend. Pour les équipes de vente plus importantes, un CSM est souvent désigné pour vous guider tout au long des étapes initiales de configuration et d'intégration. Mais dans la plupart des cas, les petites équipes peuvent généralement se mettre en place et fonctionner !

Est-il possible de suivre les transactions après l'envoi d'une proposition ?

Absolument! Avec le logiciel de gestion des propositions, vos commerciaux bénéficieront d'une vision radiographique de toutes les activités du pipeline. Ils ne seront plus laissés dans l'ignorance une fois les propositions envoyées, ou ne devineront plus quand ils devraient faire un suivi avec leurs prospects. Au lieu de cela, ils recevront des alertes chaque fois que quelqu'un ouvrira la proposition, pourront voir quelles sections le client consulte et recevront des notifications leur indiquant les meilleurs moments pour effectuer un suivi.

Ces mesures ont prouvé qu'elles aidaient les représentants à hiérarchiser les offres les plus susceptibles de se conclure, à inciter les prospects lents s'ils n'ouvrent pas la proposition et à relancer les offres inactives si le prospect ouvre la proposition des mois plus tard.

Qui doit être impliqué dans la mise en place d'un logiciel de gestion des propositions ?

En règle générale, les ventes, les opérations et le marketing. Direction des ventes pour guider l'équipe de réussite client tout au long du flux de travail des propositions et du processus d'approbation des transactions, direction marketing pour posséder le contenu et opérations pour rationaliser les intégrations et le flux de travail opérationnel.

Existe-t-il un moyen de déterminer le contenu ou les sections qui intéressent le plus les prospects ?

Bien sûr! Chaque fois qu'ils envoient une proposition, vos commerciaux obtiendront des données de proposition individuelles indiquant combien de temps le prospect a passé sur chaque page et section, mais en tant que propriétaire du compte, vous avez également la possibilité d'examiner les données de l'ensemble du compte.

Vous pouvez filtrer toutes les mesures pour savoir quel contenu ou quelles sections sont les plus consultés dans différents types de propositions, révéler quelles sections sont les plus consultées sur les offres gagnées par rapport aux offres perdues, et plus encore. Avec l'aide de ce logiciel de suivi des ventes, vous pouvez améliorer les sections dont vous avez besoin et supprimer celles qui ne sont pas aussi importantes que vous le pensiez !

Comment débuter avec un logiciel de gestion de propositions ?

Passer à un logiciel de gestion des propositions peut sembler intimidant, mais ce n'est pas obligatoire. Chez Proposify, nous accompagnons votre équipe à travers un processus d'intégration approfondi qui commence par la création d'un modèle personnalisé en fonction de vos besoins. Nous mettrons ensuite en place vos intégrations et configurerons vos différents niveaux d'accès au compte. Une fois cela fait, nous ferons un appel de formation test avec quelques-uns de vos vendeurs, et couronnerons le tout avec une formation pour toute votre équipe. Et le soutien ne s'arrête pas là. Vous aurez accès à notre file d'attente d'assistance prioritaire pour toutes vos licences utilisateur ! Si jamais votre équipe a besoin d'aide, nous serons là.

Nous voulons garder les vendeurs dans Salesforce, notre équipe peut-elle créer des propositions directement à partir d'une opportunité ?

Oui! Avec l'intégration de Salesforce, les propositions se rempliront automatiquement avec les détails de l'opportunité, du contact et du compte. L'activité de la proposition (comme les vues, par exemple) sera enregistrée en tant qu'activité sur la transaction, et vous pouvez cliquer sur un instantané pour obtenir un aperçu de la proposition.

Pouvez-vous joindre automatiquement des propositions à des offres dans un CRM ?

Oui absolument. Lorsque vous intégrez un logiciel de gestion des propositions à votre CRM, le suivi de vos propositions et de vos transactions devient beaucoup plus facile. Une fois qu'un accord est signé ou marqué comme conclu, la proposition finalisée sera transmise à l'opportunité au format PDF.

Est-il possible de contrôler qui peut apporter des modifications aux modèles et aux propositions ?

Bien sûr! Au fur et à mesure que plusieurs gestionnaires travaillent sur vos modèles et propositions, ils peuvent commencer à se transformer en quelque chose de complètement différent. Afin de garder vos documents cohérents, votre CSM travaillera avec vous lors de l'intégration pour configurer vos rôles et autorisations. Par exemple, vous pouvez donner à vos commerciaux l'accès à la création et à la personnalisation de propositions à partir de vos modèles, mais pas la possibilité de les modifier.

Vous pouvez même obtenir une granularité dans vos modèles en définissant des autorisations qui déterminent quelles sections peuvent être modifiées par quels rôles. Par exemple, vous pouvez autoriser votre équipe technique avant-vente à mettre à jour l'étendue des travaux, mais empêcher les commerciaux de la modifier.

Dernières pensées

Le logiciel de gestion des propositions est sans aucun doute le moyen le plus simple d'améliorer votre processus de proposition et de gagner plus de ventes. Mais avant de laisser votre proposition actuelle dans la poussière, vous avez probablement quelques questions. Nous espérons que cet article a apporté les réponses que vous cherchiez, mais si vous êtes toujours curieux, n'hésitez pas à consulter notre base de connaissances, à réserver une démo ou à discuter avec notre équipe commerciale pour voir de quoi il s'agit.