Comment bien démarrer votre projet

Si nous devions comparer le lancement d'un projet au début d'un match de football, ne pas organiser de réunion de lancement, c'est comme ne pas avoir de stratégie tactique. Sans plan, tout ce que vous pouvez faire est d'improviser, et même si cela peut parfois être amusant, cela entraîne le plus souvent une perte de temps, une perte d'argent et une perte de confiance. Cela ressemble à une recette pour un désastre, non ?

#hackyourkickoff – la procédure de décollage parfaite

Bien que chaque projet soit différent, la procédure de lancement est généralement assez similaire et basée sur les mêmes principes . Afin d'optimiser vos efforts, il vaut la peine de créer un modèle de liste de contrôle qui inclut tous les « incontournables » et de le raccourcir ou de l'enrichir avec des points optionnels supplémentaires, selon les besoins du projet. De cette façon, vous n'aurez pas besoin d'inventer la roue à chaque fois que vous plongerez dans un nouveau projet et la cohérence de votre processus à travers différents projets s'améliorera.

Diviser les sujets que vous souhaitez aborder en plusieurs domaines vous aidera certainement à maintenir l'ordre . La répartition peut être basée sur les phases par lesquelles le projet passe successivement (pré-production, conception, production, etc.) ou, par exemple, sur le triangle de fer de la gestion de projet : portée, délai, coût (et tout le reste ). Peu importe lequel vous sert le mieux, assurez-vous de couvrir tous les domaines avec précision, en particulier les plus discutables.

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Alors, comment menez-vous le processus? Regardons de plus près.

Une introduction rapide

• Préparez le terrain : passez en revue le contexte et l'objectif du projet - vous avez besoin d'un objectif clair, mesurable et inspirant à viser, et non d'un objectif excessivement ambitieux.
• Définissez les attentes , discutez de l'énoncé des travaux, résumez les cadres et les technologies.
• Préparez des règles de sécurité , décidez des accès et du stockage des informations d'identification, choisissez le bon outil pour conserver la documentation du projet dans un endroit central et collaboratif.
• Annoncez les rôles et les affectations au sein de l'équipe. Informez le client des changements possibles dans l'équipe et du degré d'implication des membres de l'équipe.
• Mettez-vous d'accord sur la matrice RACI avec toutes les responsabilités et dépendances, et décidez également du processus d'approbation.
• Mettez en place un temps de travail pratique , surtout si vous travaillez dans des fuseaux horaires différents.
• Discutez des canaux de communication (par exemple, chat de groupe pour un contact ad hoc et e-mails pour une correspondance formelle) et de la fréquence.
• Établissez une matrice de réunions cycliques et assurez-vous que chaque personne concernée reçoive les invitations nécessaires pour y participer (toute l'équipe n'est pas obligée de participer à chaque réunion).
• Établir un code de conduite c'est-à-dire un codex général d'équipe dont chacun peut proposer les règles et qui sera suivi par toute l'équipe pour maintenir une coopération respectueuse.

Conseil de pro : Toutes les informations doivent être facilement repérables sur une affiche de projet si vous en conservez une.

Portée du projet

• Préparer la liste des livrables et des exigences sous la forme d'un brouillon de backlog.
• Mettez en évidence les priorités essentielles du projet - effectuer une analyse MoSCoW peut être utile.
• Concentrez-vous sur les contraintes , telles qu'un budget strict ou un calendrier pour atteindre le consensus sur la portée (suggérez ouvertement des réductions potentielles).
• Notez la définition de prêt et la définition de terminé .
• N'oubliez pas la taxonomie - un glossaire lié au projet pour éviter tout malentendu ou confusion.

Chronologie du projet

• Présenter au client le processus de l'entreprise et l'ajuster en fonction des besoins du projet, spécifier le flux de travail dans l'équipe.
• Préparez la feuille de route avec des délais clairs et convenez de quelques marges d'erreur possibles.
• Fixez les jalons et les délais déterminés par le cycle de vie du projet : releases, régressions, durée des sprints, etc.
• N'oubliez pas de vous concentrer sur toutes les étapes du projet auxquelles la coopération se rapporte (lancement, planification, exécution, suivi et/ou clôture).

Budget du projet

• Confirmez le budget et convenez des écarts possibles.
• Assurez-vous que vous et votre client avez exactement la même compréhension de la méthode de facturation approuvée. Vérifiez à nouveau si les différences entre les modèles T&M et les modèles à prix fixe sont claires.
• Découvrez comment gérer les bogues, les demandes de modification et les révisions de code .
• Identifiez les obstacles et les risques , préparez la stratégie d'atténuation et impliquez tout le monde dans la création d'un journal des modifications régulièrement mis à jour.
• Assumer la responsabilité du suivi des progrès et assurer la livraison en temps opportun des rapports sur l'état du projet.

Il est temps d'allumer la mèche

Le jour de votre exposition est arrivé ! Maintenant, comme vous avez tout mis en place, la réunion elle-même ne devrait être que des formalités agréables. Avec ces quelques étapes, vous en tirerez certainement le meilleur parti :

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1. Fournissez un ordre du jour de la réunion à l'avance pour permettre à chaque participant passer en revue tous les détails nécessaires du projet et préparer la réunion. Soulignez les principaux sujets pour lesquels vous avez besoin d'une action spéciale de la part de quelqu'un.
2. Prenez des notes et partagez ensuite le résumé de la réunion avec votre équipe . C'est la meilleure des façons informelles de donner un statut officiel à tout ce qui a été convenu lors de la réunion. De plus, si tout le monde est à bord, vous pouvez enregistrer la session et avoir la possibilité d'y revenir ultérieurement.
3. S'assurer qu'une bonne exécution est possible plus tard en développant une implication et un intérêt tout aussi forts dans toute l'équipe . C'est pourquoi la réunion doit prendre la forme d'un dialogue et non d'une émission. Ayez quelques idées de formules engageantes dans votre manche, par exemple : chacun se présente seul (nom, rôle, comment il aime travailler dans le projet). Points bonus pour allouer du temps pour un court brise-glace et des questions-réponses.
4. Discutez des prochaines étapes . C'est probablement ainsi que vous terminez les réunions au quotidien, et c'est exactement comme cela devrait être dans ce cas. Il serait bon que les prochaines étapes soient également incluses dans le résumé de la réunion de lancement.

Menez cette réunion d'une manière qui vous convient, mais restez organisé et vous ne manquerez de rien.

N'oubliez pas : jouez à Captain Obvious

Même si certaines choses vous semblent évidentes parce que vous les aviez faites d'une certaine manière dans des projets antérieurs, elles n'ont pas besoin d'être aussi claires pour votre client et le reste de l'équipe . Expliquer que l'herbe est verte vous semble redondant ? Jusqu'à ce que vous veniez travailler avec une personne daltonienne, cela peut l'être.

Dire l'évidence à voix haute et l'écrire réduit le risque de divergence d'interprétation et garantit que vous allez tous exactement dans la même direction.

Il en va de même pour les choses qui pourraient affecter le projet. Il ne faut rien cacher ici – la transparence est l'un des ingrédients les plus importants d'une collaboration réussie et sincère . La confiance mutuelle est essentielle au bon fonctionnement de l'équipe. Il est très difficile à construire et très facile à perdre.

Si vous n'êtes pas sûr que quelque chose mérite d'être mentionné, cela signifie qu'il l'est. Les conjectures n'ont pas leur place ici, car des problèmes non exprimés peuvent dégénérer aux moments les moins attendus. En tant que chef de projet, vous connaissez probablement déjà la loi de Murphy…

Sommaire

La réunion de lancement est l'occasion de se synchroniser sur la manière de guider le projet vers le succès. Avec une bonne préparation, vous pouvez limiter les surprises et éviter les revers plus tard. Bonne chance!

Besoin d'aide pour vous assurer que votre idée de produit va dans la bonne direction ? N'hésitez pas à nous contacter !