Qu'est-ce que la prévision en gestion de projet ?

Si vous avez déjà été en charge d'un projet, vous savez probablement déjà à quel point la gestion d'un projet du début à la fin peut être stressante. En plus de vous assurer que chaque étape du projet dispose de suffisamment de financement et de ressources, vous devez également éviter les dépassements de budget et les retards, ce qui peut vous maintenir au bord de l'incertitude jusqu'à l'achèvement du projet.

Cependant, il n'a pas à être de cette façon.

Si vous voulez éviter de vous mettre en quatre pour voir un projet se concrétiser, il vous suffit de faire une prévision de gestion de projet.

Mais qu'est-ce qu'une prévision de gestion de projet et comment fonctionne-t-elle exactement ? Poursuivez votre lecture, car nous sommes sur le point de découvrir tout ce que vous devez savoir sur la prévision dans la gestion de projet, de ses éléments de base à des conseils soigneusement choisis pour vous aider à mettre en œuvre avec succès la prévision de projet, quelle que soit la durée de votre projet.

Dans cet article de blog, vous allez :

• En savoir plus sur les bases de la prévision de projet,
• Découvrir les éléments de prévision en gestion de projet, et
• Découvrez 7 conseils pour vous aider à mener à bien votre prévision de projet.

Qu'est-ce que la prévision de projet ?

La prévision en gestion de projet consiste à faire des prédictions sur les résultats futurs possibles d'un projet en cours. Ces estimations, cependant, ne sont pas basées sur un tirage au sort, mais elles doivent être fondées sur une observation et une analyse minutieuses des données actuelles d'un projet en cours.

En fait, les prévisions de projet doivent commencer lorsque 20 % du projet est déjà terminé, afin que vous disposiez de suffisamment d'informations pour faire des prévisions basées sur les données collectées. De plus, au fur et à mesure que le projet progresse, vous devrez parfois mettre à jour vos prévisions, surtout si vous devez fréquemment répondre à des événements inattendus.

En termes simples, si vous souhaitez prévoir les résultats de votre projet, vous devrez utiliser toutes les informations et connaissances dont vous disposez après avoir terminé environ un tiers de votre projet et faire des prédictions sur le point final de votre projet.

Quels sont les éléments les plus importants de la prévision de projet ?

Avant de commencer à faire une prévision de projet, vous devrez prendre en considération trois éléments cruciaux si vous voulez vous assurer que votre projet se déroule aussi bien que possible. Réfléchissez à votre projet :

• Durée,
• Coût, et
• Qualité.

Élément #1 : Durée du projet

Avant même d'envisager de réaliser un projet, commencez par vous poser une question :

Combien de temps le projet prendra-t-il ?

Si vous souhaitez faire une prévision de projet précise, vous devez d'abord déterminer le temps dont vous aurez besoin pour l'ensemble du projet. Ensuite, essayez de diviser votre projet en tâches, phases ou étapes plus petites, afin de pouvoir estimer la durée de chacune de vos tâches.

Les chefs de projet utilisent fréquemment un logiciel de planification de projet pour les aider à automatiser le processus de planification de projet et à améliorer la précision des prévisions. Ce type d'outil peut en outre vous aider à suivre le temps de chaque tâche et vous aider à collecter des données importantes - qui sont toutes stockées en un seul endroit et peuvent vous aider à faire des prévisions futures.

Élément #2 : Coût du projet

Après avoir déterminé la durée approximative de votre projet, continuez en faisant une estimation des coûts de votre projet.

Même si créer la prévision de dépenses la plus précise n'est pas toujours la tâche la plus simple, le suivi de vos dépenses peut considérablement simplifier ce processus et vous aider à obtenir les chiffres les plus précis à inclure dans vos calculs.

Puisque vous souhaiterez probablement que votre budget estimé soit aussi proche que possible du coût final de votre projet, assurez-vous d'inclure à la fois les salaires de vos employés ainsi que les outils qu'ils utilisent pendant toute la durée du projet.

Élément #3 : Qualité du projet

Au moment où vous décidez de lancer un projet, vous souhaitez probablement obtenir des résultats de qualité supérieure. Cependant, des performances de haute qualité vont de pair avec un budget plus important.

Ainsi, si votre budget est limité, vous voudrez peut-être évaluer vos priorités et décider si vous êtes prêt à sacrifier la qualité pour pouvoir conclure votre projet sans que vos coûts ne grimpent en flèche.

Étant donné que vous ne pourrez peut-être pas payer les employés les plus qualifiés ou acheter les matériaux de la plus haute qualité avec un budget serré, réfléchissez à l'impact des ressources limitées sur votre résultat final et incluez vos conclusions dans les prévisions de votre projet.

De plus, gardez à l'esprit que si vous décidez d'opter pour un projet de meilleure qualité, ce choix pourrait également avoir un impact sur la durée de votre projet, car vous aurez besoin de plus de temps pour trouver et sélectionner les personnes les plus qualifiées pour le travail ou obtenir des matériaux de premier ordre. .

Un exemple de prévision en gestion de projet

Supposons que vous dirigiez une entreprise de marketing et qu'un client vous demande de créer une stratégie de médias sociaux pour lui. Une fois que toutes les informations sont collectées et que 20 % de votre projet est terminé, vous pouvez commencer à faire des prévisions de projet.

Pour des prévisions de projet précises, vous devrez prendre en compte :

• Le temps que prendront chaque étape, tâche et l'ensemble du projet (y compris le temps supplémentaire si nécessaire ou si le client demande une livraison urgente),
• Le travail qui sera effectué au cours du projet (y compris l'élaboration d'une stratégie, la décision sur le design, la rédaction du contenu, la planification des publications sur les profils, etc.), et
• Les employés qui seront impliqués dans ce projet du début à la fin et leurs salaires (cela inclut de vérifier si vous aurez besoin d'embaucher des employés supplémentaires, ou si vos employés actuels sont suffisamment qualifiés, si vous avez un plan de secours en cas d'urgence , etc).

Pourquoi la prévision en gestion de projet est-elle importante ?

La prévision en gestion de projet vous aide à :

• Estimation des résultats possibles,
• Réduire les risques d'exécution d'un projet, et
• Augmenter les chances de réussite du projet.

Cependant, il n'est pas toujours facile de prédire le résultat final d'un projet, surtout au début quand on ne dispose pas de toutes les informations. Par conséquent, il est essentiel d'identifier tous les résultats possibles et de déterminer les résultats que vous souhaitez atteindre. La prévision en gestion de projet peut vous aider à anticiper tous les résultats possibles et à déterminer celui qui est le plus avantageux pour votre entreprise.

De plus, les prévisions de projet peuvent vous aider à vous préparer à tous les changements qui peuvent survenir pendant l'exécution du projet ainsi qu'à calculer et réduire les risques. En diminuant les risques, vous gagnez plus de contrôle sur votre projet et augmentez vos chances de succès.

Étant donné que la gestion de projets consiste à utiliser vos compétences et vos connaissances pour prendre des décisions judicieuses afin d'assurer le succès du projet, les prévisions de projet se présentent comme un outil pratique pour vous aider à prendre des décisions éclairées basées sur les prévisions les plus précises possibles. Ainsi, en faisant des prévisions précises, vous augmentez les chances de succès de votre projet.

De plus, les approbations de projet reposent souvent sur les résultats prévus - si le résultat est défavorable, le projet peut même être rejeté.

7 conseils pour une prévision réussie en gestion de projet

La prévision en gestion de projet est un processus complexe car il vous oblige à prendre en compte plusieurs facteurs, tels que :

• Temps,
• Coût,
• Qualité,
• Ressources,
• Personnel, et ainsi de suite.

Cependant, pour vous aider à éviter de vous sentir submergé par trop de tâches dans votre assiette, nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à vous assurer que vos prévisions de gestion de projet fonctionnent comme sur des roulettes.

Conseil n° 1 : Créez plusieurs prévisions

Quelle que soit la précision d'une prévision, il y aura toujours le risque que des événements imprévisibles modifient le résultat final de votre projet. Par conséquent, au lieu de se fier à une prévision de projet et d'espérer le meilleur, il est préférable d'essayer de faire quelques prévisions détaillées. Vous serez beaucoup plus près de prédire le résultat réel si vous incluez diverses opinions et possibilités et créez plusieurs prévisions. Comme le dit le proverbe, "Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier."

Astuce #2 : Soyez organisé

De grandes compétences organisationnelles sont l'une des qualités les plus importantes qu'un chef de projet doit posséder. Garder une trace de toutes les étapes et connaître les rôles de chaque membre de l'équipe est crucial pour une gestion de projet efficace, et c'est là que le suivi de l'avancement du projet à chaque étape peut s'avérer utile. En vous appuyant sur un outil qui peut vous aider à voir combien de temps votre équipe passe sur chaque tâche, vous pourrez obtenir des feuilles de temps qui pourront être utilisées pour faire des prévisions lors de l'exécution du projet.

Conseil n° 3 : utilisez des outils de prévision

Vous pouvez apprendre beaucoup en observant les données du projet et en tirant des conclusions. Cependant, pour produire les meilleures prévisions possibles, essayez d'implémenter un logiciel de gestion de projet tel que Plaky dans votre entreprise, ce qui apportera de nombreux avantages à votre projet.

Avec Plaky vous pouvez :

• Avoir les données statistiques les plus précises sur le temps passé sur chaque tâche,
• Obtenez toutes les informations importantes dont vous avez besoin pour des prévisions de projet précises à portée de main,
• Avoir un aperçu clair de toutes les activités du projet telles que l'avancement du projet et les délais,
• Attribuez des tâches aux employés pour que chacun sache quoi faire,
• Organiser les projets en étapes ou en tâches,
• Laisser des commentaires et des réactions,
• Soyez averti lorsque quelqu'un vous confie une tâche, lorsqu'il y a une mise à jour ou que quelqu'un vous mentionne,
• Avoir une représentation visuelle de la chronologie de votre projet, et
• Être en mesure d'apporter rapidement et automatiquement des modifications à vos projets, afin de ne pas perdre de temps à le faire manuellement, etc.

Dès que vous commencerez à utiliser Plaky, vous remarquerez à quel point vous pouvez organiser plus facilement et plus rapidement les membres de votre équipe et les tâches. Vous aurez un aperçu clair de l'ensemble du projet et de toutes ses tâches afin que vous puissiez faire de meilleures prédictions sur les résultats du projet.

Conseil n° 4 : Prévoyez du temps supplémentaire pour les tâches (au cas où)

Des événements imprévisibles et des retards de projet peuvent survenir malgré vos meilleurs efforts et les outils de prévision et de gestion les plus récents. Vous ne savez jamais quand un employé peut se déclarer malade ou s'il lui faudra plus de temps que prévu pour accomplir une tâche. C'est pourquoi c'est toujours une option sûre de prévoir du temps supplémentaire pour chaque tâche.

Essayez également de suivre l'avancement de votre projet à chaque étape du processus. Si vous constatez que certaines activités ou tâches prennent plus de temps que prévu lors de l'exécution d'un projet, vous pouvez les modifier et ajouter le temps nécessaire.

Pour faire de meilleures prévisions de projet lors de l'exécution de votre projet actuel, vous pouvez utiliser une application de suivi des tâches qui vous aide à conserver un journal des dépassements de temps afin que vous sachiez exactement quelle tâche nécessite plus de temps. Par conséquent, vous pourrez vous en servir de référence à l'avenir pour mieux structurer vos projets à venir et vous assurer d'avoir moins de dépassements et de retards.

Astuce #5 : Présentez clairement vos prévisions de projet

Parfois, même toutes vos données, vos employés qualifiés ou vos prévisions sans faille ne suffisent pas pour que le projet réussisse. Une fois votre prévision élaborée et documentée, vous devez la présenter clairement aux membres de votre équipe afin que chacun soit conscient de ses responsabilités.

Pour vous assurer que toutes les phases et tâches du projet sont présentées de manière claire, vous pouvez utiliser un logiciel de planification des employés qui permet à votre équipe d'avoir un aperçu clair de toutes leurs tâches et activités et de savoir exactement ce qu'ils sont censés faire pour atteindre un objectif souhaité. résultat du projet.

Conseil n° 6 : suivez les performances de votre projet

Gardez à l'esprit que les prévisions de projet ne sont qu'une prédiction qui peut changer en raison de facteurs externes ou internes, vous devrez donc suivre votre projet à toutes les étapes de son exécution.

Par exemple, lors du suivi de vos performances, vous remarquerez peut-être que votre budget est serré. Connaître un déficit budgétaire peut vous aider à apporter les modifications nécessaires et à résoudre le problème à temps. Par exemple, vous pouvez rediriger les financements d'autres succursales ou informer votre client des changements de prix. Par conséquent, vos prédictions changeront et vous aurez une prévision plus précise.

De plus, le suivi des performances du projet garantit que vous remarquerez des changements inattendus, que vous découvrirez éventuellement comment les résoudre et que vous les communiquerez correctement à vos clients à temps.

Conseil n°7 : passez en revue chaque projet et vérifiez si les prévisions étaient correctes

Après avoir terminé un projet, vous devez examiner les résultats pour voir dans quelle mesure ils correspondent à vos prévisions, car le succès d'un projet peut être mesuré par sa concordance avec les estimations initiales.

Par exemple, si des modifications ont été apportées en termes de temps ou de coût, vous pouvez les intégrer dans les prévisions futures pour des projets similaires. Comprendre ce qui manquait dans les prévisions précédentes peut vous aider à améliorer les prévisions de projets futurs.

Conclusion : augmentez vos chances de réussite de projet grâce à la prévision de projet

Comme vous l'avez probablement déjà compris, une prévision de projet efficace est ce qui différencie un projet bien exécuté d'un projet qui a mal tourné.

Dans cet article, nous avons expliqué ce que la prévision en gestion de projet exige. Nous avons également inclus quelques conseils de prévision qui vous seront utiles si vous décidez de commencer à faire des prévisions de projet.

Cependant, gardez à l'esprit que la prévision d'un projet est un processus complexe qui demande beaucoup de préparation et de réflexion.

Vous devriez essayer de prévoir du temps supplémentaire pour les tâches, suivre les performances de votre projet et utiliser un outil de prévision pour des données plus précises.

Un bon résultat de projet ne peut pas être garanti par une prévision de projet car il dépend de nombreux facteurs, mais cela vous rapprochera un peu plus du succès.

️ La prévision en gestion de projet est un processus utile qui vous permet de garder le contrôle de votre projet. Avez-vous des conseils précieux pour améliorer les prévisions de projet ? Écrivez-nous à [email protected] pour avoir une chance de figurer dans l'un de nos futurs articles. Aussi, si vous avez aimé cet article, partagez-le avec quelqu'un d'autre que vous connaissez qui le trouvera intéressant.