Gestion des coûts de projet : les bases, les étapes et les principaux objectifs

Lorsque votre entreprise entreprend un nouveau projet, le succès ou l'échec de votre travail dépend de l'efficacité de vos efforts de gestion de projet — et l'élément le plus important de vos efforts de gestion de projet est la gestion des coûts de gestion de projet .

De plus, une estimation inexacte des coûts d'un projet peut être l'une des principales raisons pour lesquelles les projets dépassent le budget ou échouent totalement.

Pour pouvoir mener à bien votre projet, vous devez être en mesure de contrôler, d'analyser et de prévoir les coûts avec plus de précision et d'éviter les mauvais résultats.

Pour vous aider à respecter le budget de votre projet, nous vous expliquerons ce qui suit :

• La définition de la maîtrise des coûts du projet,
• Les principaux objectifs de la gestion des coûts de projet,
• La façon de calculer les coûts de gestion de projet, et
• Les 4 étapes de la gestion des coûts d'un projet.

Nous couvrirons également certaines questions fréquemment posées sur la gestion des coûts de projet, alors restez avec nous.

Qu'est-ce que la gestion des coûts de projet ?

La gestion des coûts du projet est un processus qui implique l'estimation et l'allocation du budget du projet et des coûts ultérieurs, ainsi que le contrôle des coûts du projet.

La gestion des coûts de projet vous permet d'avoir une image claire de la situation financière de votre projet. Il aide les chefs de projet à prévoir les dépenses futures et à agir en conséquence.

Certains des avantages de la gestion des coûts de projet sont :

• Des dépenses en baisse,
• Efficacité accrue, et
• Suivi des progrès.

Termes importants de gestion des coûts de projet

Pour vous faciliter la compréhension de certains termes importants liés à la gestion des coûts de projet, nous les expliquerons plus en détail.

Dans cette section, nous expliquerons les termes suivants :

• Coûts du projet, et
• Le budget du projet.

Quels sont les coûts du projet ?

Dans l'ensemble, les coûts du projet sont les fonds totaux nécessaires pour couvrir financièrement et mener à bien une transaction commerciale ou un projet de travail.

Les coûts du projet impliquent :

1. Coûts directs — Les coûts directs sont ceux directement liés au projet et nécessaires pour mener à bien ledit projet.
2. Coûts indirects - Les coûts indirects d'un projet sont des coûts qui ne conduisent pas directement à l'achèvement du projet mais qui sont toujours vitaux pour l'entreprise ou l'individu travaillant sur ledit projet. En tant que tels, ils font partie des coûts de chaque projet.

Les coûts directs comprennent le coût de :

• Professionnels travaillant sur le projet - c'est-à-dire employés de l'entreprise ou sous-traitants et indépendants.
• Équipement - c'est-à-dire les outils et les machines que les employés, les sous-traitants ou les pigistes utilisent pour terminer le projet.
• Matériaux — c'est-à-dire les matériaux physiques (qui ne sont pas des outils ou des machines) nécessaires pour terminer le projet.
• Tâches de gestion de projet — c'est-à-dire toutes les tâches destinées à faciliter la réalisation d'un projet dans un délai donné et selon des exigences précises.
• Tâches d'ingénierie (si nécessaire) - c'est-à-dire toutes les recherches, les travaux de conception et l'installation d'équipements réalisés pour terminer le projet.
• Transport (le cas échéant) - c'est-à-dire tarifs personnalisés, livraison du produit fini aux détaillants, etc.

Les coûts indirects comprennent le coût de :

• Frais généraux d'exploitation — c'est-à-dire loyer du bureau, services publics, assurances, équipement général de bureau et matériaux.
• Salaire annuel cible - c'est-à-dire le bénéfice net que l'entreprise ou l'individu souhaite réaliser, en plus de l'argent nécessaire pour couvrir les frais généraux et autres dépenses.

Gérer les coûts directs et indirects et les maintenir dans le budget est essentiel pour une gestion fluide des coûts du projet.

Quel est le budget du projet ?

Le budget du projet est le montant total d'argent prévu et alloué pour l'exécution d'un projet dans un délai précis (délai).

Le budget du projet est basé sur l'estimation initiale des coûts du projet et dépend généralement de l'efficacité du contrôle des coûts du projet. Il existe 4 principales techniques de gestion de budget de projet :

1. Incrémentiel - Vous suivez le temps consacré à vos tâches au sein d'un projet et obtenez une compréhension du temps réel dont vous aurez besoin pour terminer lesdites tâches à l'avenir.
2. Basé sur l'activité - Vous calculez votre revenu idéal , considérez le nombre de projets sur lesquels vous devez travailler au cours de l'année et leurs prix pour atteindre ledit revenu, et déterminez le budget de chaque projet en calculant les coûts de ce projet.
3. Proposition de valeur — Vous ajoutez des éléments à votre budget en fonction de la valeur qu'ils apportent à votre projet. Si un élément/tâche/professionnel est important pour le projet, il est ajouté à votre budget prévu.
4. Base zéro — Cette technique de gestion budgétaire est similaire à la proposition de valeur. La différence (et la condition pour que le poste soit inscrit au budget) est que le poste doit être justifié et prouvé utile pour chaque nouvelle période d'activité et non pour un seul projet. Tous les éléments importants pour une nouvelle période commerciale sont approuvés pour le budget.

Pour en savoir plus sur les meilleures façons de gérer tous les coûts liés au budget d'un projet, jetez un œil à ces techniques de gestion des coûts budgétaires.

Techniques de gestion des coûts budgétaires

Afin de vous assurer de respecter le budget (et de réduire les coûts là où vous le pouvez), vous devez :

• Former les employés à être efficaces avec leur temps — Suivre les bons conseils de gestion du temps et développer les bonnes compétences en gestion du temps aidera votre équipe à être plus efficace en termes de temps, ce qui, à son tour, vous aidera à réduire les coûts.
• Utilisez les dernières technologies — Outre un outil de gestion de projet, essayez d'introduire d'autres outils commerciaux pour aider à automatiser le travail des employés de manière rentable.
• Externaliser les tâches — Embaucher un professionnel réputé de l'extérieur de l'entreprise pour gérer une partie de votre travail (travail lié à l'entreprise ou spécifique à un projet) vous aidera à réduire les coûts.
• Réduisez vos frais généraux - L'assurance est une dépense générale non négociable, mais il y a des frais généraux dont vous pourriez vous passer (et vivre). Les exemples incluent un bureau élégant dans le centre-ville pour votre travail indépendant ou des utilitaires à la mode mais autrement moins qu'utiles. Coupez ce que vous pouvez pour tirer le meilleur parti de votre budget.

L'importance de la gestion des coûts dans les projets et les techniques de gestion des coûts répertoriées sont presque explicites - lorsque vous visez à gérer vos coûts pour respecter le budget de projet défini, vous laissez essentiellement le budget défini guider vos décisions.

Si vous ne visez pas à gérer les coûts de votre projet, ils deviendront probablement incontrôlables et l'ensemble de votre projet pourrait s'effondrer en raison d'une mauvaise gestion.

Quels sont les principaux objectifs de la gestion des coûts de projet ?

Les avantages d'une bonne gestion des coûts de projet découlent des principaux objectifs de la gestion des coûts de projet , qui comprennent :

• Se concentrer sur la livraison du projet en fonction des critères de valeur établis au début du projet,
• Surveiller et documenter toutes les transactions, les paiements et les modifications liées au projet, et
• Faire des efforts pour réduire les coûts de l'entreprise dans son ensemble.

En général, l'objectif principal d'une bonne gestion des coûts de projet est d'aider les chefs de projet à mener à bien le projet, mais également de réduire les dépenses de projet inutiles. Un projet ne peut vraiment réussir que si vous suivez les coûts et respectez le budget du projet.

Comment calculer les coûts de gestion de projet

Lors de la détermination des frais de gestion de projet pour ses grands projets d'installations, la Northwestern University a adhéré au principe suivant : plus le projet est important, plus le coût de gestion du projet est faible par rapport au coût total du projet lui-même.

Pour voir comment ils ont calculé leurs dépenses de gestion de projet en fonction de la taille de leurs projets, jetez un œil au tableau ci-dessous.

Au fur et à mesure que les projets deviennent plus chers et plus gros, les coûts de gestion de projet diminuent progressivement - selon un système de frais de gestion de projet gradué qu'ils utilisent.

Leur tarif est basé sur le budget du projet qui a été déterminé au début du projet lui-même, et il doit également rester le même pendant toute la durée dudit projet.

Essentiellement, vos coûts de gestion de projet dépendront de la taille de votre projet, mais ils dépendront également du prix du logiciel de gestion de projet que vous choisissez d'utiliser, qui doit également être inclus dans le budget.

Quelles sont les 4 étapes de la gestion des coûts d'un projet ?

Pour gérer au mieux les coûts de votre projet, suivez ces 4 étapes simples :

• Planifier les ressources,
• Estimer le coût,
• Déterminer le budget des coûts, et
• Maîtrisez les coûts.

Étape 1 : Planifiez les ressources

La planification des ressources comprend l'examen de la portée du projet, puis la détermination des ressources futures - ces ressources sont nécessaires pour terminer le projet. La portée du projet est un aperçu du projet qui détermine tous les aspects du travail qui doit être fait pour terminer le projet.

Les ressources du projet peuvent inclure :

• Les personnes nécessaires à l'exécution du projet,
• équipements et outils, et
• Le temps nécessaire pour chaque tâche.

Tout ce qui permet de mener à bien le projet est considéré comme une ressource.

Pour créer un plan de ressources complet, vous devez définir :

• Combien de personnes seront nécessaires pour un projet,
• Quel type d'expérience ils doivent posséder,
• Quel type d'équipement sera nécessaire, et
• Quels sont les délais exacts pour chacune des activités.

Cependant, quel que soit l'effort que vous consacrez à la planification des ressources, il est toujours possible que des obstacles inévitables surviennent. Dans ce cas, vous devez tenir compte de la possibilité que certaines ressources deviennent indisponibles.

Il est également important de suivre l'allocation des ressources. Le suivi de l'allocation des ressources fournit aux chefs de projet un aperçu clair de ce qui doit être fait et les aide à faciliter la délégation des tâches.

Une fois que nous aurons un inventaire complet de toutes les ressources dont nous avons besoin, nous serons en mesure d'estimer les coûts, comme nous pourrons le voir à l'étape suivante.

Étape 2 : Estimer le coût des ressources

Dès que vous aurez fini de créer votre plan de ressources, vous devrez estimer tous les coûts des ressources précédemment allouées.

Déterminer le coût de chaque ressource et prendre en compte les facteurs variables est essentiel pour chaque processus de prise de décision impliquant des fournitures, des outils et le budget global du projet.

Après avoir rassemblé toutes les informations de tarification nécessaires, vous obtiendrez une estimation de vos dépenses.

Pour vous assurer que vous avez obtenu les chiffres les plus précis, vous pouvez :

• Suivez le temps et les dépenses de votre projet,
• Surveiller les activités de toutes les personnes impliquées dans le projet, et
• Découvrez où va l'argent en temps réel.

Pour en savoir plus sur le budget des coûts, passons directement à la troisième étape.

Étape #3 : Déterminer le budget des coûts

La détermination du budget des coûts est au cœur de la gestion des coûts du projet.

En termes simples, un budget de coûts est une somme de tous les coûts nécessaires pour toutes les tâches et étapes que le projet vise à remplir. Connaître votre budget de coûts vous aide à gérer les coûts réels par rapport aux coûts estimés.

La détermination du budget des coûts dépend fortement du calendrier du projet. De plus, être conscient de la durée des tâches et des jalons facilite le suivi des échéances du projet.

Avoir une stratégie de budgétisation des coûts permet également aux chefs de projet de faire des estimations budgétaires plus précises pour les étapes futures ou peut-être même d'éviter les dépassements.

Étape #4 : Contrôlez les coûts

Maîtriser vos coûts signifie garder un œil sur tous les coûts au fur et à mesure de l'avancement du projet et les enregistrer.

Ce processus vous permet de prendre les mesures appropriées lorsqu'il y a certains ajustements, tels que des changements dans les prix des matériaux ou des services. Le contrôle des coûts est important car il vous aide à réduire les coûts et garantit que votre projet reste rentable.

Pour maîtriser au mieux les coûts, voici ce que vous devez faire :

• S'assurer que le projet reste dans la portée,
• Collaborer avec les parties prenantes,
• Suivez le calendrier et gérez votre temps, et
• Utiliser un logiciel de gestion de projet.

Foire aux questions sur la gestion des coûts de projet

Si vous avez encore des doutes sur la gestion des coûts de projet, passons en revue certaines des questions fréquemment posées et examinons tout ce que vous devez savoir sur :

• Logiciel de gestion de projet, et
• Estimation des coûts du projet.

Avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de projet ?

L'un des coûts de projet les plus importants dans la gestion de projet est le logiciel de gestion de projet - et l'une des questions les plus importantes de gestion de projet tourne autour du coût du logiciel de gestion de projet.

Bien sûr, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet a pour objectif d'accélérer le processus de gestion de projet et de le rendre plus :

• Précis,
• Précis, et
• Rentable.

Ainsi, en utilisant un tel logiciel, vous économisez essentiellement de l'argent à long terme.

Il existe de nombreux outils de gestion de projet disponibles pour la planification de projet, mais trouver le bon logiciel de gestion de projet qui est également facile à utiliser peut simplifier le processus de suivi de projet.

Dans un outil de gestion de projet comme Plaky, par exemple, vous pouvez :

• Collaborer avec ses coéquipiers,
• Conservez toutes les tâches au même endroit et
• Suivez l'avancement de vos projets.

Bien que vous deviez inclure le coût du logiciel de gestion des coûts de projet dans votre planification de projet, il existe d'autres options comme Plaky où vous pouvez utiliser un grand nombre de fonctionnalités, et tout cela gratuitement.

Qu'est-ce que l'estimation des coûts d'un projet ?

L'estimation des coûts d'un projet est le processus qui consiste à prévoir :

• Coût,
• Quantité, et
• Prix ​​de toutes les ressources dont vous avez besoin pour terminer le projet.

Cependant, étant donné que l'estimation est faite avant l'achèvement du projet (ce qui signifie qu'elle ne peut pas tenir compte des dépenses et des changements imprévus), elle est souvent incertaine et ne sert que de point de départ pour établir un budget de projet et gérer la gestion des coûts.

Lors de l'estimation des coûts de votre projet, assurez-vous de couvrir les éléments suivants :

• Soyez précis — Essayez de ne pas surestimer ou sous-estimer vos coûts. Faites l'estimation en fonction de ce que vous cherchez à accomplir, de vos ressources et de la période.
• Soyez précis - Bien que vos consultants, travailleurs et indépendants soient essentiels au succès de votre projet, l'élément le plus important dans l'estimation de votre projet est le temps que vous y consacrerez. Il est donc important que vous suiviez le temps sur tous vos projets. De cette façon, vous obtiendrez un nombre précis d'heures pour chaque type de projet, il sera donc plus facile d'estimer le temps nécessaire pour terminer les projets à l'avenir.
• Comprendre les exigences (et les limites) du projet — Veillez à ne pas sous-estimer le temps, le nombre de membres de l'équipe et les ressources financières dont vous avez globalement besoin pour mener à bien votre projet.

Différents professionnels abordent l'estimation de projet de différentes manières. Voyons donc quels types d'estimations de coûts vous pouvez utiliser pour gérer votre projet.

Types d'estimations de coûts en gestion de projet

Il existe plusieurs types d'estimations de coûts efficaces en gestion de projet :

1. Jugement d'expert - Cette estimation convient mieux aux professionnels chevronnés car elle est basée sur les connaissances et l'expérience antérieures de l'estimateur.
2. Coût de la qualité — Cette estimation est basée sur l'argent dépensé pour gérer les défaillances potentielles et prévenir la mauvaise qualité du projet. Il vous aide à minimiser les pertes et à analyser où vous pouvez économiser de l'argent.
3. Analyse des offres des fournisseurs - Cette estimation est principalement utilisée dans les appels d'offres publics car elle vous oblige à analyser vos concurrents et à deviner leurs offres avant de faire la vôtre.
4. Utilisation d'un logiciel d'estimation de projet — Cette estimation repose sur des chiffres fournis par un logiciel d'estimation de projet spécialisé.
5. Analyse des réserves - Cette estimation est utilisée pour tenir compte des risques potentiels du projet et des ressources de réserve qui doivent être sécurisées pour faire face auxdits risques.
6. Estimations à trois points — Cette estimation comprend l'estimation moyenne de l'estimation la plus probable (A), une estimation optimiste (B) et une estimation pessimiste (C). Par exemple : A = 60 000 $, B = 55 000 $, C = 80 000 $. Selon la formule (B + 4A + C)/6, l'estimation en trois points pour les exemples d'estimations est de 62 000 $.
7. Estimation analogue — Cette estimation est basée sur des données compilées à partir de projets similaires antérieurs. Il est généralement utilisé dans les premières étapes d'un nouveau projet.
8. Estimation paramétrique — Cette technique est similaire à la technique d'estimation analogue, la différence étant que les données historiques utilisées sont basées sur la relation entre diverses variables du projet.
9. Estimation ascendante — Cette estimation est calculée en comparant le projet actuel avec les lots de travaux que vous avez déjà établis. Après cela, vous faites votre estimation pour le projet en cours.

Comment estimer au mieux un projet — exemple

Nous allons vous montrer comment estimer un projet grâce à l' exemple d'estimation du coût d'un projet . Cet exemple prend en compte :

• Les professionnels travaillant sur le projet,
• Leurs tarifs horaires,
• Les matériaux qu'ils utilisent, ainsi que
• Le temps dont ils ont besoin pour terminer des tâches spécifiques.

Voici ce que vous devez faire si vous souhaitez estimer votre projet :

1. Lister tous les professionnels,
2. Lister leurs taux horaires respectifs,
3. Énumérez toutes les ressources physiques dont vous aurez besoin, y compris tous les équipements et matériaux,
4. Faites une estimation du temps dont vous aurez besoin pour terminer le projet, et
5. Calculez le prix final.

Vous avez maintenant estimé que les membres de votre équipe passeront 300 heures au total sur les tâches liées au projet auxquelles ils ont été affectés, plus précisément :

• Lisa Johnson (taux horaire : 45 $) consacrera 30 h à la tâche 1
• John Bautista (taux horaire : 45 $) consacrera 70 h à la tâche 2
• Katie Stark (taux horaire : 50 $) consacrera 50 h à la tâche 3
• Austin White (taux horaire : 40 $) consacrera 120 h à la tâche 4
• Thomas Clark (taux horaire : 50$) consacrera 30h à la tâche 5

Voici la formule pour les 300 heures totales estimées :

Taux horaire x temps passé à travailler (pour chaque employé)

Voici à quoi ressemble l'équation :

45 $ x 30 + 45 $ x 70 + 50 $ x 50 + 40 $ x 120 + 50 $ x 30 = 13 300 $

Comme nous l'avons mentionné, en plus d'inclure vos employés, vous devez également prendre en compte les coûts propres de vos matériaux et équipements. En ce qui concerne les matériaux, vous devrez inclure le nombre d'unités mais aussi le prix unitaire.

De plus, lorsque vous comparez votre budget prévu avec vos dépenses réelles, vous verrez la différence entre les deux.

Enfin, si vous suivez vos progrès, vous pourrez modifier votre emploi du temps pour accorder plus de temps à certaines tâches et savoir quand le budget prévu est sur le point d'atteindre la limite.

Conclusion : Pour un projet réussi, une bonne gestion des coûts du projet est indispensable !

En fin de compte, votre temps, vos ressources et vos dépenses estimés sont ceux qui régissent votre budget.

Votre budget et la taille de votre projet, en revanche, déterminent vos coûts de gestion de projet et le coût de votre logiciel de gestion de projet.

Tout bien considéré, vos décisions liées au projet doivent être régies par le budget estimé de votre projet.

Si les coûts globaux de votre projet ne dépassent pas le budget, vous pouvez en conclure que la gestion des coûts de votre projet a réussi.

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