Le guide ultime de la comptabilité de projet : définition, importance et conseils

La comptabilité de projet est un aspect extrêmement précieux de la gestion de projet. Il aide les chefs d'entreprise et les chefs de projet à :

• Planifier,
• Contrôle, et
• Évaluez les aspects financiers de chaque projet.

Le suivi des finances est crucial pour le succès de tout projet, c'est pourquoi il est indispensable d'en savoir plus sur la comptabilité de projet !

Dans cet article de blog, nous passons en revue les informations comptables du projet que chaque chef de projet devrait connaître, notamment :

• Qu'est-ce que la comptabilité de projet,
• Quels sont ses bienfaits,
• Phases comptables du projet,
• Conseils pour une comptabilité de projet réussie, et
• Comment trouver un bon logiciel de comptabilité de projet.

Qu'est-ce que la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet est un processus qui consiste à suivre les finances d'un projet et à utiliser ces informations pour gérer efficacement ce projet. En termes simples, il s'agit d'une forme spéciale de comptabilité utilisée pour suivre l'avancement financier d'un certain projet.

Même les projets plus courts comportent plusieurs phases et peuvent être assez complexes. Ainsi, il peut être difficile de garder une trace de tous les changements et dépenses qui y sont associés. Heureusement, la comptabilité du projet est là pour garder les choses beaucoup plus organisées.

La comptabilité de projet enregistre tous les coûts associés à un projet spécifique. Ces frais comprennent :

• Matériaux,
• travail, et
• Toutes les autres dépenses qui peuvent en découler.

Les informations recueillies à partir de la comptabilité sont ensuite utilisées pour s'assurer que le projet respecte le budget.

De plus, la comptabilité de projet est extrêmement précieuse lorsqu'il s'agit d'estimer les dépenses pour de futurs projets. Il permet aux propriétaires d'entreprise et aux chefs de projet de générer facilement des rapports et de faire des prévisions, ainsi que de tenir les parties prenantes concernées informées.

La comptabilité du projet comprend généralement :

• Créer un système comptable pour un projet,
• Spécification des indicateurs clés de performance (KPI),
• Suivi de chaque transaction,
• Gérer les informations sur les ressources, des matériaux et équipements disponibles au temps passé,
• Mettre à jour régulièrement les informations sur les coûts, et
• Prévision basée sur les informations reçues.

Qui utilise la comptabilité de projet ?

Toute personne connaissant les finances d'un projet peut bénéficier de la comptabilité de projet. Les utilisateurs les plus fréquents de la comptabilité de projet sont :

• Responsables de projet,
• comptables, et
• Les propriétaires d'entreprise.

Le système peut être utile dans tout type de projet où les coûts et les revenus, le budget et les jalons doivent être suivis. C'est pourquoi les industries dans lesquelles la comptabilité de projet est essentielle sont :

• Construction,
• Ingénierie,
• Fabrication,
• Ça et
• Consultant.

Quel est un exemple de comptabilité de projet dans l'industrie informatique ?

La comptabilité de projet peut être utilisée pour n'importe quel projet auquel vous pouvez penser dans l'industrie informatique.

Supposons qu'une certaine société informatique utilise la comptabilité de projet pour un projet de développement logiciel pour une nouvelle application.

Le gestionnaire de ce projet utiliserait la comptabilité du projet pour :

• Suivre le budget du projet,
• Surveiller les coûts et les revenus,
• Enregistrez les dépenses d'embauche de développeurs,
• Acheter des licences de logiciels,
• Louer des bureaux, ainsi que
• Surveillez les revenus de la vente de l'application terminée.

Pour faciliter ce processus, un chef de projet ou un comptable peut utiliser un suivi du temps de projet, pour créer une liste des tâches nécessaires à la réalisation du projet. Ensuite, ils pourraient associer les coûts à chaque tâche, car cela leur donnera une image financière claire de l'ensemble du projet.

Avoir une image claire des finances aide les chefs de projet à s'assurer que le projet respecte le budget.

De plus, la comptabilité leur permettrait de déterminer si les gestionnaires de projet devraient apporter des ajustements financiers au plan, pour maintenir le projet sur la bonne voie. Cela pourrait impliquer de trouver des moyens d'augmenter les revenus pour compenser tout dépassement budgétaire ou de négocier la réduction des coûts de développement.

Différencier les types courants de comptabilité

Si vous commencez tout juste à vous familiariser avec le terme « comptabilité de projet », vous pouvez commencer à le confondre avec d'autres termes similaires. Décomposons les types de comptabilité les plus populaires et en quoi ils diffèrent de la comptabilité de projet.

Comptabilité de projet vs comptabilité régulière

La comptabilité de projet est une forme spécialisée de comptabilité régulière.

La comptabilité régulière concerne les questions financières globales d'une entreprise. Il s'agit généralement de suivre les revenus et les dépenses de l'entreprise dans son ensemble. En revanche, la comptabilité de projet se concentre sur les aspects financiers d'un projet spécifique et implique le suivi des coûts et des revenus associés à ce projet.

Une autre différence clé entre la comptabilité de projet et la comptabilité régulière est le niveau de détail. La comptabilité de projet implique souvent le suivi des coûts à un niveau très granulaire, comme le suivi du coût des matériaux individuels ou des heures de travail.

La comptabilité régulière, en revanche, implique généralement le suivi des dépenses et des revenus à un niveau supérieur, qui comprend le coût global d'un département ou d'une unité commerciale.

Comptabilité de projet vs comptabilité de gestion

La principale différence entre la comptabilité de projet et la comptabilité de gestion est l'orientation des deux disciplines.

La comptabilité de projet est axée sur les aspects financiers d'un projet spécifique et implique le suivi des coûts et des revenus associés à ce projet.

Au contraire, la comptabilité de gestion vise à fournir des informations que les gestionnaires peuvent utiliser pour prendre des décisions éclairées sur les opérations d'une entreprise. Cela implique généralement l'analyse de données financières à un niveau supérieur, comme le suivi des performances globales d'une unité commerciale ou d'un département.

Comptabilité de projet vs comptabilité analytique

La comptabilité analytique est un type de comptabilité qui détermine le coût associé à un service ou au processus de fabrication d'un produit en examinant chaque dépense de la chaîne d'approvisionnement. Donc, ce n'est pas lié à un projet spécifique, mais ça peut l'être.

Sur la base de cette définition, nous pouvons déduire que la comptabilité de projet est une forme de comptabilité analytique. Ainsi, vous pouvez considérer la comptabilité analytique comme un terme plus large qui implique des dépenses en dehors du champ d'application de la comptabilité du projet.

Principaux avantages de la comptabilité de projet

La comptabilité de projet est un outil précieux qui peut aider les chefs de projet et les propriétaires d'entreprise à gérer leurs projets plus efficacement et à prendre de meilleures décisions. Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser la comptabilité de projet pour votre prochain projet.

Avantage #1 : La comptabilité de projet vous permet de contrôler les coûts du projet

Comptabilité et gestion de projet vont de pair ! Lorsque vous travaillez sur un projet, vous pouvez utiliser la comptabilité de projet pour obtenir des informations précises et à jour sur la situation financière de votre projet en cours.

De plus, vous pouvez utiliser la comptabilité de projet pour examiner l'avancement d'un projet à chaque phase. Les chefs de projet peuvent utiliser les informations obtenues pour identifier les économies de coûts potentielles et apporter des ajustements au budget du projet en cours de route.

De plus, la possibilité de retards et ce que cela signifie pour les dépenses finales d'un projet est plus facile à comprendre et à gérer avec une comptabilité de projet approfondie.

Avantage #2 : La comptabilité de projet vous informe sur les dépenses potentielles et vous aide à préparer les futurs projets

La comptabilité de projet fournit aux chefs de projet les informations financières dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées concernant leurs projets. Ensuite, les chefs de projet peuvent évaluer la faisabilité des différentes options de projet et déterminer le meilleur plan d'action.

De plus, les avantages de la comptabilité de projet ne s'arrêtent pas lorsque le projet est terminé. La prévision est un aspect essentiel de chaque entreprise et elle est importante pour prévoir les dépenses futures ainsi que la durée de projets similaires à l'avenir. Avec la comptabilité de projet, les données financières d'un projet peuvent être utilisées comme référence pour des projets similaires à l'avenir.

Avantage #3 : La comptabilité de projet vous aide à créer des rapports de projet détaillés

Avec une image financière claire d'un projet, les chefs de projet peuvent facilement créer des rapports et informer leurs parties prenantes de son avancement.

De plus, les données comptables du projet contiennent des informations cruciales qui doivent être incluses dans le rapport final du projet pour :

• Investisseurs,
• Gestion, et
• Les parties prenantes.

La comptabilité de projet facilite grandement la création de rapports de projet finaux, car toutes les données sont déjà enregistrées et suivies !

4 Phases essentielles de la comptabilité du projet

Le nombre d'étapes par lesquelles passera le processus de comptabilité du projet dépend du chef de projet ou du service comptable. Pourtant, il existe quatre phases dans la comptabilité de projet qui sont essentielles pour un aperçu financier complet d'un projet spécifique :

• Planification et budgétisation,
• Suivi et surveillance,
• Rapports, et
• Fermeture.

Nous expliquerons chaque phase en détail dans les lignes suivantes.

La phase 1: Planification et budgétisation

La phase de planification et de budgétisation commence avant le début du projet. Cette phase présente une étape cruciale pour une comptabilité de projet réussie car elle anticipe les coûts potentiels et fixe les jalons à respecter.

La phase de planification et de budgétisation consiste à estimer chaque coût qu'un projet supportera, y compris :

• Travail,
• Les heures,
• Équipement,
• Transport,
• Matériaux, et
• Aérien.

De plus, les chefs de projet établissent un calendrier pour un projet et décrivent chaque tâche à accomplir pour que le projet réussisse.

Phase #2 : Suivi et surveillance

Une fois le projet lancé, l'avancement et le budget du projet doivent être suivis de près.

Dans cette phase, disposer d'un logiciel de comptabilité de projet ou embaucher un comptable de projet est crucial pour la réussite du projet. En effet, la comptabilité du projet implique de comparer régulièrement les revenus et les coûts réels au budget estimé. En surveillant régulièrement la situation des coûts, les chefs de projet peuvent effectuer des ajustements ou demander une augmentation du budget sans délai.

Un bon logiciel de gestion de projet, tel que Clockify, vous permet de suivre facilement l'avancement du projet. Vous pouvez vous connecter à toutes les tâches, leur durée, ainsi que tous les coûts qui leur sont associés.

Ensuite, vous pouvez également comparer le temps suivi et le temps estimé pour les projets et les tâches.

Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessus, nous pouvons voir que le temps estimé pour la tâche de développement était plus long que le temps suivi.

Phase 3 : Rapports

La comptabilité de projet facilite grandement la création de rapports de projet, car elle suit toutes les dépenses mineures et majeures qu'un projet doit effectuer. Les chefs de projet peuvent utiliser les données collectées à partir de la comptabilité du projet pour créer des rapports et les présenter aux parties prenantes et aux investisseurs.

Un grand aspect de la comptabilité de projet est qu'elle est effectuée pendant que le projet est en cours. Ainsi, les chefs de projet peuvent régulièrement mettre à jour toutes les parties prenantes impliquées et fournir des rapports à chaque étape du projet.

Phase #4 : Clôture

Dans cette phase finale, les chefs de projet complètent les dossiers financiers du projet et clôturent tous les comptes en souffrance.

Cela peut impliquer de rapprocher les registres financiers du projet avec le système comptable principal de l'organisation ou de remplir les formulaires fiscaux ou de conformité nécessaires. Une fois le projet clôturé, les registres comptables du projet peuvent être archivés pour référence future.

4 conseils clés pour une comptabilité de projet réussie

Avoir un comptable de projet ou investir dans un logiciel de comptabilité ne vous apportera pas grand-chose à moins que vous ne vous assuriez que vous avez couvert toutes les bases pour un suivi de projet réussi. Voici quelques conseils qui vous aideront à tirer le meilleur parti des compétences ou des outils de comptabilité de projet dont vous disposez !

Conseil n° 1 : Définissez le budget du projet

Selon les recherches, près de 30 % des organisations considèrent la mauvaise gestion des ressources comme un énorme défi pour la réussite de leurs projets. La gestion des ressources fait référence à l'utilisation des ressources disponibles, telles que le temps, l'équipement, les personnes et les fonds, de la manière la plus efficace. Les chefs de projet doivent toujours établir un budget qui décrit ce qui peut être fait avec les ressources en possession.

En décrivant vos coûts et revenus prévus dès le départ, vous disposerez d'une référence claire par rapport à laquelle vous pourrez mesurer vos dépenses et revenus réels au fur et à mesure de l'avancement du projet. De cette façon, vous pourrez facilement suivre toute modification des coûts et surveiller l'avancement d'un projet à l'aide de la comptabilité de projet.

De plus, vous serez mieux équipé pour gérer les dépenses imprévues et les changements à votre plan de projet.

Vous pourriez commencer par faire une liste de toutes les dépenses prévues, telles que :

• Matériaux,
• travail, et
• Frais généraux.

N'oubliez pas d'inclure une certaine marge de manœuvre pour tenir compte des imprévus. Une fois que vous avez une image complète de vos coûts et revenus prévus, vous serez en mesure d'utiliser la comptabilité de projet dans toute la mesure du possible.

Conseil n° 2 : suivez attentivement les coûts

N'oubliez pas de surveiller de près vos coûts et revenus réels au fur et à mesure. En suivant ces mesures avec précision, vous serez en mesure d'identifier les problèmes potentiels ou les domaines à améliorer et d'apporter des ajustements à votre projet si nécessaire.

En suivant les coûts du projet, vous serez également plus susceptible de respecter le budget. De plus, vous pouvez rattraper tout dépassement avant qu'il ne devienne un problème majeur.

Vous devez toujours conserver des registres détaillés de toutes vos dépenses et revenus, ainsi que des heures des employés. Ces dépenses peuvent inclure des reçus, des factures et d'autres documents indiquant combien vous dépensez et gagnez. Assurez-vous de mettre à jour vos dossiers régulièrement et comparez-les à votre budget initial pour voir comment vous vous en sortez.

Conseil n° 3 : créez régulièrement des rapports financiers

Avoir des rapports financiers réguliers est essentiel pour tous les chefs de projet. Les rapports contiennent des informations détaillées sur la situation financière de votre projet. Ils vous aideront à communiquer avec les parties prenantes, telles que les investisseurs ou la direction générale.

La première étape pour créer un bon rapport financier consiste à rassembler toutes les données financières pertinentes, telles que les reçus, les factures et autres documents indiquant combien vous dépensez et gagnez. Ensuite, vous devez organiser ces données dans un rapport clair et concis qui présente les informations les plus importantes dans un format facile à comprendre.

Un rapport comptable de projet réussi doit inclure :

• Un résumé,
• Indicateurs clés de performance,
• Graphiques et tableaux pour une meilleure compréhension,
• Interprétation des données,
• Objectifs atteints, et
• Projections.

De plus, en ayant toutes les informations pertinentes sur les finances du projet en un seul endroit, vous pourrez facilement voir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs financiers. Vous verrez également comment vos dépenses et vos revenus évoluent réellement. Ainsi, vous serez mieux équipé pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser du temps, de l'argent ou des ressources. Cela peut vous aider à rationaliser votre projet et à le rendre globalement plus efficace.

Conseil n° 4 : Identifiez les problèmes potentiels et corrigez-les

La comptabilité du projet vous permet d'avoir une image claire de l'ensemble des questions financières de votre projet. Mais cela ne vous apportera pas grand-chose si vous n'êtes pas prêt à revoir régulièrement vos finances et à changer tout ce qui peut être amélioré.

De plus, si vous repérez des problèmes potentiels avec votre projet, il est crucial d'agir immédiatement. Cela peut signifier modifier le calendrier du projet, modifier la portée du projet ou mettre en œuvre d'autres stratégies pour faire avancer les choses en douceur.

En traitant les problèmes potentiels dès le début, vous pouvez éviter des revers majeurs et vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie. De plus, vous pouvez utiliser les leçons de ce projet pour tout projet similaire à l'avenir. Par conséquent, surveiller attentivement les finances et identifier les problèmes que vous pouvez corriger peut faire toute la différence pour la réussite de votre projet !

Comment trouver un bon logiciel de comptabilité de projet

J'espère que vous comprenez maintenant à quel point la comptabilité de projet est importante. Investir dans un bon logiciel de comptabilité de projet peut rendre la comptabilité de projet beaucoup plus facile et cela vous fera certainement gagner beaucoup de temps à long terme.

Mais, avec autant d'options logicielles différentes disponibles, il peut être difficile de savoir par où commencer. C'est pourquoi il est important de prendre le temps de rechercher vos options et de comparer les fonctionnalités et les capacités de chaque programme. En faisant vos devoirs, vous serez en mesure de trouver le logiciel de comptabilité de projet parfait pour votre entreprise !

Voici nos conseils pour vous aider à faire un choix parfait.

Conseil n° 1 : Identifiez les besoins en comptabilité de votre projet

Avant de commencer à chercher un logiciel, prenez le temps de réfléchir à ce dont vous avez besoin d'un système de comptabilité de projet. En vous concentrant sur des logiciels adaptés à vos besoins, vous éviterez de consacrer du temps et de l'argent à des systèmes qui ne répondent pas à vos besoins. Alors, comment déterminer ce dont vous avez besoin d'un système de comptabilité de projet ?

Vous pouvez commencer par dresser une liste de vos besoins spécifiques, tels que :

• Les types de tâches que vous devez suivre, telles que la conception, le développement et le marketing,
• Le nombre d'utilisateurs qui auront besoin d'accéder au système, et
• Toutes les autres fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que le suivi du temps, les heures facturables, la capacité à gérer plusieurs projets, la facturation, etc.

Ensuite, vous pouvez affiner vos options et vous concentrer sur un logiciel adapté à vos besoins spécifiques.

Conseil n° 2 : Faites des recherches sur la qualité des fonctionnalités

Une fois que vous avez déterminé les fonctionnalités dont vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet pour les comptables, les chefs de projet et les propriétaires d'entreprise, il est temps d'examiner la qualité de ces fonctionnalités. Heureusement, Internet offre de nombreuses façons de vous assurer que vous faites le bon choix.

Vous pouvez parcourir les options populaires et créer une liste de celles avec les fonctionnalités dont vous avez besoin. Ensuite, vous devriez explorer comment ces fonctionnalités fonctionnent réellement. Vous pouvez lire des critiques, demander des recommandations à d'autres entreprises et même effectuer des essais gratuits pour voir comment le logiciel fonctionne dans la pratique.

Conseil n°3 : Jetez un œil à l'interface

Le logiciel de comptabilité de projet est un outil avancé conçu pour les tâches complexes. Mais cela ne signifie pas que vous devez être un expert comptable de renommée mondiale pour pouvoir l'utiliser !

Vous devriez donc rechercher un logiciel doté d'une interface conviviale. Des critiques, des recommandations et des versions d'essai sont là pour vous aider à trouver un programme facile à utiliser avec de grandes fonctionnalités.

Conseil n° 4 : Tenez compte du prix

Un logiciel de gestion comptable de projet peut être coûteux. Par conséquent, vous voulez vous assurer que vous en avez pour votre argent. C'est pourquoi vous devriez rechercher un programme qui offre un bon équilibre de fonctionnalités et qui ne vous fera pas dépasser le budget.

Conclusion : La comptabilité de projet est un outil essentiel pour un projet réussi

L'importance que vous accordez à la comptabilité de projet peut faire ou défaire un projet ! C'est pourquoi il est important que vous compreniez ce qu'est la comptabilité de projet et comment en tirer le meilleur parti.

Dans cet article, vous en avez appris davantage sur la comptabilité de projet et ses nombreuses utilisations.

De plus, vous connaissez désormais tous les avantages qu'il offre, tels que la maîtrise des coûts et la préparation des projets futurs, ainsi que les phases de comptabilité de projet essentielles à la réussite d'un projet.

De plus, vous pouvez toujours compter sur un logiciel de comptabilité de projet pour faciliter le processus de suivi de vos coûts ! Vous devriez utiliser les conseils de cet article pour trouver la meilleure option sur le marché. Par exemple, consacrer du temps à la recherche et à l'analyse des fonctionnalités et des prix qui correspondent à vos besoins contribuera grandement à ce processus.

Nous espérons que cet article de blog vous aidera à garder un œil sur vos projets et à tirer le meilleur parti de la comptabilité de projet.

️ Quelle est l'importance de la comptabilité de projet pour vous et vos projets ? Avez-vous des conseils pour tirer le meilleur parti de la comptabilité de projet ? N'hésitez pas à partager votre expérience avec nous à [email protected]. Aussi, si vous avez aimé cet article, assurez-vous de passer le mot à vos amis et collègues !