Exemples et conseils de commentaires professionnels

Le terme « feedback » est largement utilisé dans le monde des affaires et est fréquemment sollicité et fourni aux clients et aux employés . Il s'agit de l'une des ressources les plus précieuses pour améliorer les performances, la qualité du travail et favoriser la satisfaction globale au sein d'une entreprise. Les commentaires ne se limitent pas aux questions concernant les activités commerciales de l'organisation ; il englobe également les sentiments des individus à l'égard de l'entreprise.

Dans un contexte organisationnel, les commentaires peuvent provenir et être recherchés par les chefs d'équipe ainsi que par d'autres professionnels. Cela peut se produire à un niveau personnel au sein d'un petit groupe d'individus ou à une plus grande échelle dans le cadre d'une stratégie commerciale impliquant de nombreuses parties prenantes. En effet, de nombreuses organisations recherchent et proposent régulièrement des commentaires à leurs divers professionnels afin d'évaluer la trajectoire de l'organisation et d'améliorer diverses facettes.

Que vous soyez un professionnel cherchant à donner ou recevoir des commentaires à un collègue ou à un chef d'équipe, ou que vous soyez une entreprise cherchant à les appliquer à l'ensemble de votre équipe ou à vos clients, voici 9 conseils qui vous aideront à donner et à recevoir des commentaires constructifs et améliorer votre entreprise.

Donner et recevoir du feedback : les 9 règles d’or

Les 9 règles suivantes sont extraites du livre perspicace "Smart Feedback" de Jane et Rosa Rodriguez del Tronco et Noemi Vico Garcia.

1. Décrivez les faits

Lorsque vous proposez des commentaires, il est plus constructif et mieux reçu si vous vous abstenez de toute évaluation personnelle et vous concentrez uniquement sur la fourniture d'informations objectives . Il est donc utile de souligner les faits.

Par exemple, au lieu de dire « vous n'êtes pas très méticuleux dans votre travail », il est plus efficace de dire « j'ai trouvé plusieurs erreurs dans votre travail ».

La distinction entre un fait et une opinion est que cette dernière est une interprétation d'un fait qui peut être subjective, tandis que la première peut être vérifiée et justifiée .

Présenter une opinion conduit souvent à davantage de conflits et de résistances. À l’inverse, il est plus difficile de contester la réalité lorsqu’on lui présente des faits vérifiables, ce qui rend les données objectives plus facilement acceptées .

2. Soyez concis

Le feedback que vous donnez à une personne doit être spécifique, ce qui signifie qu'il ne doit pas laisser place à l'interprétation ou à la possibilité que l'autre personne comprenne quelque chose de différent de ce que vous voulez réellement dire.

C'est vrai que nous sommes responsables de nos paroles et non de la façon dont les gens les interprètent . Cependant, nous pouvons faire un effort pour que notre message soit compris le plus clairement possible.

Être concis sert non seulement à garantir une compréhension claire, mais également à éviter toute mauvaise interprétation ou exagération des commentaires fournis.

Il est essentiel d'éviter de parler en termes généraux ou d'utiliser des adjectifs trop généraux. Par exemple, au lieu de dire « vous devez améliorer vos compétences oratoires », il est plus efficace de spécifier des domaines d'amélioration réalisables tels que « lorsque vous parlez en public, concentrez-vous sur vos déplacements sur scène, articulez clairement et maintenez un contact visuel avec le public ». public plutôt que de lire des notes ou des diapositives.

De plus, lors de l'envoi d'un feedback négatif, il est avantageux de commencer par une note positive pour encourager l'individu et favoriser sa réceptivité aux points les moins positifs .

De plus, il est préférable de transmettre des commentaires négatifs dans un cadre privé pour éviter de causer de l'embarras ou de l'inconfort au destinataire.

3. Soyez direct

Pour garantir une compréhension claire, il est essentiel de communiquer le message directement, sans élaboration inutile. Soyez concis et évitez de tourner autour du pot , car cela peut diluer la signification et l’impact du feedback central.

Efforcez-vous de concentrer vos critiques constructives sur deux ou trois aspects clés au maximum, en faisant preuve de sélectivité. Présenter trop d’informations à la fois peut submerger le destinataire et entraver sa capacité à traiter efficacement les commentaires.

Il est également avantageux de consacrer du temps uniquement à fournir des commentaires, plutôt que de les intégrer à d'autres discussions. Cette approche permet de concentrer l’attention sur le feedback et améliore son efficacité.

4. Faites-le en temps opportun

Cela ne sert à rien de formuler des critiques constructives trop tard, lorsque l'autre ne peut plus rien faire pour s'améliorer ou lorsque les détails et la perspective de ce qui a été fait ont été oubliés.

Plus les commentaires sont proches de la question dont vous souhaitez discuter, mieux c'est . Idéalement, faites-le dans les 24 heures pour que cela ait le plus grand effet possible, car la personne aura l'expérience fraîche en tête et sera plus motivée pour l'aborder.

De plus, il est préférable de ne pas parler au nom de tiers ; il est toujours préférable de parler à la première personne et des comportements que vous avez vous-même observés . Sinon, l'autre personne pourrait se sentir mal à l'aise en sachant que vous parlez d'elle dans son dos.

5. Fournissez des suggestions et des questions

Les commentaires doivent rester ouverts à la discussion et aux défis. Après avoir envoyé un feedback, il est crucial d' encourager le destinataire à partager son point de vue et à poser toutes les questions qu'il pourrait avoir . Votre propre point de vue pourrait évoluer après avoir engagé un dialogue avec eux.

De plus, au cours du processus de feedback, il est utile de poser des questions qui incitent à la réflexion, telles que « êtes-vous d'accord avec mon évaluation ? » ou "Que pensez-vous de cette question ?"

De plus, il est conseillé d'éviter d'être trop assertif ou absolu dans vos commentaires et vos suggestions de solutions.

6. Maintenir une attitude ouverte

Passant à la réception des commentaires, l'essentiel est de mettre votre ego de côté et de l'aborder avec une véritable volonté d'écouter des perspectives qui peuvent différer des vôtres , tout en étant ouvert à la possibilité de changement.

Cet aspect est essentiel pour que la critique constructive donne des résultats. Quelle que soit l’efficacité avec laquelle les commentaires sont communiqués ou compris, si le destinataire n’est pas réceptif au changement ou s’il ne veut pas reconnaître la réalité, les progrès deviennent difficiles.

Cela souligne le fait que le feedback est un échange mutuel, nécessitant une participation active à la fois de la part de celui qui donne et de celui qui reçoit .

7. Travailler sur la confiance en soi

Lorsque nous recevons des critiques constructives, il est très utile de faire preuve de compassion envers soi-même et de comprendre que nous ne sommes pas parfaits et que nous pouvons faire des erreurs. Nous devons accepter la critique constructive telle qu’elle est, un commentaire qui se veut constructif et non une attaque personnelle.

L'erreur peut être synonyme d'apprentissage, et la critique ne définit pas qui vous êtes ; c'est juste un commentaire sur la façon dont vous avez effectué une tâche spécifique.

Par exemple, si on vous dit « vous avez oublié de me parler de ce message d'un client », vous ne devriez pas l'interpréter comme « vous êtes une personne très oublieuse ».

Ce principe s’applique non seulement aux commentaires négatifs mais également aux commentaires positifs. Lorsqu’on reçoit des commentaires positifs, il est naturel de ressentir un sentiment de fierté, mais il est essentiel de rester humble.

Essentiellement, que vous receviez des commentaires négatifs ou positifs, il est crucial de ne pas les prendre personnellement. Les commentaires négatifs ne doivent pas être intériorisés comme le reflet de votre valeur, et les commentaires positifs ne doivent pas gonfler votre ego au point de vous sentir supérieur aux autres. Au lieu de cela, il est essentiel d’avoir une compréhension claire de vous-même et de ne pas vous fier uniquement à des évaluations externes pour la validation.

8. Gérez vos émotions

Étroitement lié au point précédent, quelque chose qui vous aidera également à mieux accepter les critiques constructives est d'apprendre à gérer vos émotions.

Lorsque vous recevez des commentaires négatifs, il est naturel d’éprouver des sentiments d’inconfort, de tristesse ou de découragement. Plutôt que d'essayer de supprimer ces émotions, il est important de les reconnaître, de comprendre leur source et de vous accorder le temps de les traiter . Cette période de réflexion peut fournir des informations précieuses sur soi-même et aider à apaiser les tensions.

Face à des critiques constructives en personne, une stratégie utile consiste à pratiquer une respiration lente et profonde et à compter jusqu'à 5 ou 10 avant de répondre . Cette brève pause permet une réponse composée et réfléchie. Une fois seul, profitez-en pour analyser plus en détail votre réponse émotionnelle et ses causes sous-jacentes.

De la même manière, les commentaires positifs peuvent également susciter des émotions fortes. Il est bénéfique d’aborder ces sentiments avec la même attention, sans les supprimer ni les laisser vous submerger.

Il s'agit de trouver un équilibre : ne pas étouffer vos émotions, mais aussi ne pas leur permettre de dominer vos pensées et vos actions.

9. Développer la résilience

La résilience, la capacité de s'adapter et de surmonter les défis, varie selon les individus mais peut être cultivée et est inestimable lorsqu'on reçoit des critiques constructives.

Ceux qui font preuve de résilience ont tendance à se concentrer du problème vers les solutions potentielles , extrayant plus de points positifs que de points négatifs des commentaires. En fin de compte, la résilience implique un changement de perspective, se considérant comme un agent actif capable de façonner sa réalité.

Accepter l’adversité comme faisant naturellement partie de la vie, reconnaître ses limites personnelles, demander de l’aide en cas de besoin, s’abstenir de prendre personnellement en compte les commentaires et perfectionner ses compétences d’écoute active sont tous propices au renforcement de la résilience. Ces pratiques encouragent une réponse proactive plutôt que passive à l’adversité.