Planification de la nouvelle année : comment créer un calendrier éditorial

Une de mes traditions préférées vient chaque 1er janvier. Comme beaucoup d'entre vous, je me permets de dormir, de boire du café (peut-être avec des Baileys) et de regarder le football.

Mais à un moment donné, pendant la journée, je range mon bureau (ou ma table de cuisine) et j'ouvre un tout nouveau calendrier de planification de la journée. Avec une boisson de choix, je prends le calendrier de l'année dernière et le nouveau calendrier de cette année et je commence à rêver de tout ce que je vais faire et accomplir. Cela signifie copier les dates importantes (anniversaires, etc.) dans le nouveau calendrier, ainsi que les vacances, les voyages souhaités ou les rendez-vous chez le médecin. C'est un moment que je savoure.

Le premier jour de retour au travail après la nouvelle année, je fais quelque chose de très similaire avec mon calendrier de travail. Comme vous le sentez probablement, je suis un planificateur. Je suis aussi une personne visuelle et j'aime tracer des listes de choses à faire. Mais même si vous n'êtes pas naturellement câblé comme moi, vous pouvez toujours créer un calendrier avec quelques astuces. Pour cet article, je ferai spécifiquement référence aux calendriers éditoriaux, qui sont à la fois une nécessité et un outil utile pour les spécialistes du marketing et les experts en contenu.

Aussi, je me rends compte qu'en marketing on n'a pas toujours le luxe de planifier un calendrier une année entière à l'avance. Parfois, nous pouvons être chanceux si nous avons une semaine pour conceptualiser et exécuter un plan. Mais nous pouvons aspirer. Cet article est destiné à vous aider à surmonter l'obstacle d'un calendrier vierge. À la fin de l'article et de l'exercice qui l'accompagne, vous devriez avoir un plan approximatif qui vous mènera jusqu'à la fin de 2017.

Nous y voilà!

Pourquoi avez-vous besoin d'un plan?

Organisation! Un calendrier peut vous aider à visualiser votre journée, votre mois ou votre année à venir. C'est votre feuille de route pour ce que vous affrontez.

Cela peut également vous aider lorsque vous manquez d'inspiration. Si vous avez déjà configuré votre calendrier, vous avez fait le travail acharné d'idéation de sujets et de thèmes pour vos campagnes et votre copie. Il ne vous reste plus qu'à exécuter.

De plus, les calendriers éditoriaux sont une excellente ressource pour montrer à votre patron que vous êtes le patron.

Quand avez-vous besoin d'un calendrier éditorial ?

J'ai mis en place des calendriers et des horaires de travail pour tout, y compris la vie quotidienne. Il suffit de demander à mon mari de nous parler de notre emploi du temps du week-end et il deviendra vitreux dans les yeux en repensant au plan détaillé que j'ai établi pour que nous puissions faire toutes nos courses et nous amuser. Je ne peux pas m'en empêcher ! Je dois tout planifier pour m'assurer que c'est réaliste - pour m'assurer que tous mes plans s'intégreront réellement dans une journée. De plus, j'aime la contrainte de blocage du temps (voir mon post précédent sur la productivité).

J'utilise également un calendrier éditorial ou un plan de travail pour la plupart des missions au bureau.

Les calendriers éditoriaux sont particulièrement importants pour ceux d'entre vous qui s'occupent de contenu et de publication - pour planifier le travail à l'avance, y compris l'affectation de pigistes. Je viens du monde des magazines, où nous devions planifier notre couverture et nos reportages des mois à l'avance. Cette habitude se répercute également sur la publication Web, pour savoir ce qui est publié et quand. Ils sont également nécessaires pour les blogs.

Certaines personnes se demandent s'il est judicieux de créer un calendrier éditorial pour les médias sociaux. L'argument contre cela est que les médias sociaux doivent être opportuns et spontanés et que la planification des mois à l'avance est l'antithèse de cela.

C'est un point juste, bien que je sois d'avis que vous avez besoin d'un calendrier éditorial comme colonne vertébrale de votre calendrier de médias sociaux. La raison pour laquelle? Vous deviendrez fou si votre plan de médias sociaux est littéralement vide et que vous devez parcourir et trottiner pour trouver des sujets à la volée, jour après jour. Je ne suggère pas que vous aligniez les 365 jours de messages à l'avance, cependant. Au lieu de cela, recherchez un équilibre. Je suis attiré par la sélection de sujets hebdomadaires ou même mensuels qui m'aident à cadrer mon calendrier. Ensuite, je laisse également beaucoup de marge à remplir avec des articles d'actualité.

Que mettre dans votre calendrier éditorial ?

Vous n'êtes pas obligé de tout inclure dans votre calendrier. En fait, vous ne voulez probablement pas le faire, car plus cela devient granulaire, plus vous devrez vous ajuster lorsque les choses changeront (et elles le feront).
Au lieu de cela, commencez par les bases : dates, sujets ou thèmes et étapes clés. C'est en soi un calendrier rudimentaire et efficace.

Mais allons un peu plus loin.

Comment aborder votre calendrier éditorial

Je veux que ce soit un atelier interactif et pratique d'un blog. Mon objectif est que vous puissiez établir votre propre calendrier approximatif pendant que nous parcourons les sections suivantes.

Alors, pour commencer, sortez quelques feuilles de papier brouillon et un ustensile d'écriture pour cela.

(Remarque : bien que je réalise que nous sommes à l'ère du numérique, je vous encourage fortement à utiliser du papier et un stylo/crayon à ce stade. Vous ébauchez des idées et pouvez faire quelques croquis rudimentaires - et beaucoup de gribouillis. Le papier fonctionne mieux pour maintenant, et vous pourrez le transférer ultérieurement dans un fichier numérique plus raffiné.)

Prioriser

Tout d'abord, priorisez vos objectifs et vos tâches. Dessinez une pyramide inversée, pointe vers le bas. Au sommet (la plus grande partie de la pyramide) se trouvent les choses que vous devez faire cette année : lancer un produit, atteindre un certain objectif de revenus, etc. Ce sont ces choses sur votre liste de choses à faire.

Ensuite, déplacez-vous vers la section centrale de votre pyramide et divisez-la en quatre quadrants. Étiquetez-les Q1, Q2, Q3, Q4 - vous en aurez donc un par trimestre. Pensez à ce qui doit se passer dans chacun de ces délais et notez ces choses, si vous le savez. Si vous ne connaissez pas encore les dates précises de ces éléments, remplissez simplement quelque chose comme espace réservé. Vous pouvez toujours le mettre à jour.

Dans la plus petite section de votre pyramide, au point, listez les éléments de votre liste de souhaits plus petits que vous aimeriez faire si vous le pouvez.

Je me rends compte qu'il est un peu gênant de tout écraser dans cette forme pyramidale, car le résultat n'est pas une forme symétrique - en particulier dans cette section quadrant. Mais l'intention est de vous faire réfléchir à vos priorités, des plus grandes aux plus petites.

Calendrier-ize

Maintenant, prenez un nouveau morceau de papier. Nous allons prendre cette même pyramide et la rendre plus calendaire.

La première étape consiste à tracer 12 carrés et à étiqueter chacun avec les 12 mois de l'année. Au cours de chaque mois, tracez une chose à partir de votre pyramide. Cette chose peut être un élément de liste de tâches, un jalon ou un thème général. Tenez également compte des opérations commerciales clés ici. Par exemple, toutes les conférences que vous soutiendrez. Énumérez également les jours fériés nationaux et internationaux auxquels vous pourriez être en mesure de vous rattacher. N'hésitez pas à ajouter "TBD" ou "placeholder" à votre liste. C'est OK. Votre objectif est de laisser couler les idées et les plans à ce stade. Ne vous jugez pas de ne pas avoir toutes les réponses. Vous pouvez également avoir des extras - plus d'une chose par mois. Écrivez-les pour l'instant.

Pendant que vous faites ce travail, je suppose que votre cerveau va commencer à rêver. Vous pouvez ressentir le besoin d'être créatif ici - du moins c'est le cas pour moi. Lorsque je commence à planifier, mon cerveau s'excite et les idées fusent. Je fais des corrélations et je peux même trouver des slogans accrocheurs et des idées de campagne que je peux utiliser plus tard. Si cela vous arrive, ne résistez pas. Écrivez-les. Personne ne regarde ! Ces notes sont pour vous.

Éloignez-vous de votre travail

Maintenant que vous avez tracé vos mois, faites une pause. Vous pouvez diviser cela en morceaux hebdomadaires ou même quotidiens et horaires plus tard. Mais c'est bon pour le moment. Vous pouvez même vous arrêter complètement à ce stade, surtout si vous vous sentez taxé et que vous devez passer à autre chose.

Sinon, accordez-vous une pause avant de réviser. Tapez-vous dans le dos et éloignez-vous au moins 15 ou 30 minutes. Prenez un café ou promenez-vous et revenez.

Bienvenue à nouveau : il est temps de mélanger

Dos? Super! Il est maintenant temps de mélanger les choses et de jouer un peu.

Prenez 12 notes autocollantes ou cartes de correspondance - une pour chaque mois - et griffonnez le travail de votre calendrier de 12 mois. Fixez-les sur votre bureau ou votre sol et commencez à mélanger les choses pour voir ce qui fonctionne le mieux. Si vous avez des extras, donnez à ces idées leur propre post-it.

Ensuite, recherchez un calendrier en ligne des jours fériés et notez tout ce que vous avez peut-être manqué, comme les petites vacances ou les «journées» nationales (telles que la journée nationale du chien, la journée de la crème glacée, etc.). Ceux-ci peuvent être des choses amusantes à exploiter.

Je vous recommande également de sortir le calendrier éditorial de l'année dernière à ce stade pour comparer votre travail. Si vous avez des mesures de l'année dernière, tant mieux. Évaluez ce que vous avez fait, ce qui a fonctionné et ajustez.

Continuez à mélanger et à équilibrer votre calendrier jusqu'à ce que vous soyez satisfait. Personnellement, je cherche à m'assurer d'avoir une répartition régulière des sujets et des idées par mois, mais cela ne se passe pas toujours aussi bien. Au minimum, j'essaie d'avoir une ou deux idées majeures pour chaque mois, avec quelques extras qui pourraient flotter entre les mois ou être de bons compléments si nous avons le temps. Et je veux pécher par excès de contenu dans la moitié avant du calendrier que dans la partie arrière. Vous pouvez toujours ajouter plus de choses plus tard au fil des mois.

Aussi, prenez votre temps à ce stade. C'est vraiment le gros du travail, et cela demande réflexion. Vous voudrez peut-être même étendre ce travail sur quelques jours.

Créer une vue sur une seule feuille

Une fois que vous vous sentez solide sur le plan, revenez en arrière et tracez votre calendrier "final" sur une vue d'une seule feuille afin que vous puissiez tout voir en flux. Regroupez vos mois en trimestres. Attribuez des KPI ou des objectifs afin de pouvoir mesurer vos résultats. De quoi ça a l'air? Probablement assez poli à ce stade. Bon travail!

Attribuer du travail

Une fois que vous avez défini votre calendrier et vos thèmes, il est maintenant temps de définir les détails et d'élaborer des plans de travail. Par exemple, attribuez des noms aux éléments à faire. Saisissez les principales dates d'échéance des livrables. Prenez même note des restrictions budgétaires spécifiques ou des objectifs de trafic pour vos efforts.

Attendez-vous à des révisions

Notez que ci-dessus, j'ai dit que c'était votre calendrier "final". Entre guillemets. C'est parce que ce n'est jamais vraiment fait, n'est-ce pas ? Vous connaissez ce jeu maintenant. Tout change, que ce soit à cause d'un changement de stratégie ou d'un nouveau patron qui arrive et remanie les choses.

Et c'est peut-être parce que vous n'aimez tout simplement pas le plan et que vous devez faire quelques ajustements pour améliorer votre calendrier. N'oubliez pas qu'il s'agit de votre calendrier, vous pouvez donc y revenir et travailler à l'avance aussi souvent que vous le souhaitez.

Tactiquement, je m'y prépare en définissant des rappels sur mon calendrier numérique tous les 1 à 2 mois. J'intitule ma tâche « mise à jour du calendrier éditorial » et je bloque une heure ou deux. Ensuite, je passe en revue les exercices ci-dessus - ou du moins je lis mes plans - et je fais les ajustements nécessaires.

Vues hebdomadaires ou quotidiennes – devez-vous les créer ?

Si vous êtes sur une lancée et que vous souhaitez approfondir la création d'un plan semaine par semaine ou au jour le jour, vous le pouvez. Mais si vous faites cela, je vous recommande de ne planifier cela profondément que 6 à 10 semaines à l'avance. La raison en est à cause de ce dont nous venons de parler : les plans peuvent changer et changent. Je détesterais que tu te maries avec des idées et des tâches quotidiennes, seulement pour devoir les défaire et les changer toutes.

Passer au numérique et derniers conseils

Une fois que vous avez griffonné sur du papier et résolu les problèmes, c'est le moment de transférer ce calendrier sur le support qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe. Peut-être que vous transférez tout sur un calendrier partagé comme Outlook, des feuilles de calcul Google ou Asana.

Je vous suggère de créer une vue de diapositive d'une feuille du calendrier, probablement dans PowerPoint. J'aime faire cette étape pour pouvoir insérer le calendrier dans l'annexe de tous les supports marketing que je distribue tout au long de l'année. Il est également facile d'imprimer cette diapositive et de la coller au mur de mon bureau pour la consulter.

J'aime aussi créer une vue d'un mois à la fois, que j'appelle ma vue "en un coup d'œil". Cela m'aide à rester sur la bonne voie et à organiser clairement mes priorités pour le mois.

Bon travail! Voici une année réussie à venir!