Surmonter l'erreur de planification et ses effets négatifs

Avez-vous déjà sous-estimé le temps dont vous aurez besoin pour accomplir une tâche ou un projet ? Ou avez-vous fini par dépasser votre budget initial ?

Il est fort probable que vous l'ayez fait, même si vos compétences en gestion du temps, en organisation et en planification sont au rendez-vous.

De plus, il semble que nous le fassions tous, systématiquement et à plusieurs reprises.

Bien sûr, nous pouvons toujours blâmer la loi de Murphy et décliner toute responsabilité pour les mauvaises prévisions.

Cependant, la vérité réside dans le câblage même de notre cerveau - en particulier, un type de biais cognitif appelé l'erreur de planification.

Dans cet article, nous allons aller au fond des choses en abordant les sujets suivants :

• Qu'est-ce que l'erreur de planification,
• Comment reconnaître les biais cognitifs,
• Les étapes pour devenir plus objectif, et
• L'importance du suivi du temps dans le développement d'habitudes saines et le suivi des progrès.

Nous fournirons également des exemples concrets, ainsi que des conseils et astuces précieux pour vous aider à surmonter le problème de l'erreur de planification, alors lisez la suite.

Le phénomène du sophisme de la planification

Commençons par définir le phénomène qui est à l'origine de nos vœux pieux et fixons des attentes et des délais irréalistes.

Le terme erreur de planification a été introduit en 1977 par Daniel Kahneman et Amos Tversky, des psychologues qui ont tenté d'expliquer cette tendance chez les gens.

Ils ont formulé la définition du phénomène, disant que l'erreur de planification est :

“ Une tendance à sous-estimer le temps qu'il faudra pour terminer un projet tout en sachant que des projets similaires ont généralement pris plus de temps dans le passé. C'est donc une combinaison de prédiction optimiste sur un cas particulier face à des connaissances plus générales qui suggéreraient le contraire. ”

En termes simples, l'erreur de planification fait référence à un phénomène de prédiction et à un optimisme irréaliste dans l'estimation du temps dont nous avons besoin pour accomplir les tâches futures.

Cela vous semble trop familier ? Vous ne devriez pas vous en vouloir, car cela arrive aux meilleurs d'entre nous.

Et heureusement, il existe des stratégies pour devenir plus réaliste dans la planification à venir .

Mais avant d'aborder les étapes pour vaincre l'erreur de planification, examinons pourquoi le phénomène se produit même.

Pourquoi les gens ont-ils tendance à succomber au problème de l'erreur de planification ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les gens continuent d'être trop confiants dans leurs prédictions (même s'ils se trompent à chaque fois), telles que :

• Le biais d'optimisme,
• Le biais actuel,
• Motivations, et
• Pression sociale.

D'un point de vue comportemental, l'erreur de planification a un impact sur 2 aspects vitaux du comportement humain :

• Pensée critique et
• Processus décisionnels .

Lorsque les 2 aspects sont altérés, nous sommes moins susceptibles d'anticiper les conséquences et de faire des hypothèses correctes, ce qui nous rend moins rationnels et moins susceptibles d'envisager la tâche sous des angles différents .

De plus, nos compétences organisationnelles et de gestion du temps dépendent fortement à la fois de la pensée critique et de la prise de décision, ce qui augmente encore les risques d'impact néfaste.

De plus, il existe une myriade de raisons plus personnalisées que chacun de nous peut ajouter à la liste ci-dessus, telles que notre incapacité à décomposer les tâches en composants plus petits. Cela dépendra principalement des tâches spécifiques et de ce que nous pensons de les accomplir.

Expliquons maintenant les liens entre l'erreur de planification et les principales raisons de la liste ci-dessus.

Raison #1 : Biais d'optimisme

Le biais d'optimisme est profondément ancré dans notre cerveau et fait essentiellement référence à une tendance à toujours voir le verre à moitié plein.

Partout dans le monde, les gens ont tendance à avoir cette illusion, donc être trop optimiste n'est pas une chose culturelle, comme l'explique la neuroscientifique cognitive Tali Sharot dans son livre The Optimism Bias: A Tour of the Irrationally Positive Brain .

Un autre point clé pertinent du même livre est que notre perception du monde repose souvent sur des attentes positives du résultat - ce qui n'est pas une mauvaise chose.

Nous devons juste garder à l'esprit que les résultats ne seront pas toujours aussi souhaitables que nous l'avions prévu , et donc considérer les hypothèses.

Fait intéressant, une étude sur le biais d'optimisme rapporte que le biais d'optimisme affecte également d'autres espèces, telles que les oiseaux et les rats, ce qui indique qu'il s'agit d'un phénomène évolutif profondément enraciné.

D'autre part, le manque de tendances optimistes peut être remarqué chez les personnes souffrant de dépression. Selon le Manuel diagnostique et statistique des troubles mentaux, le pessimisme est le symptôme clé d'une gamme de troubles dépressifs.

Alors, que pouvons-nous conclure sur le lien entre l'erreur de planification et l'optimisme ?

L'optimisme est un mécanisme cérébral sain qui nous aide à être plus heureux et plus confiant pour relever les défis que la vie nous lance.

Cependant, si nous voulons en récolter les bénéfices et éviter l'erreur de planification, nous devons être pleinement conscients que nous sommes biaisés . C'est le seul moyen de ne pas sous-estimer les risques et de réussir dans un monde d'incertitude.

Raison #2 : Biais présent

Un autre biais qui façonne nos processus de prise de décision, permettant ainsi l'existence de l'erreur de planification, est le biais actuel.

La relation entre notre moi passé, présent et futur se résume souvent à la recherche d'une récompense immédiate - bénéfique pour le moi présent - même si nous savons que le moi futur regrettera la décision.

Dans le contexte de l'erreur de planification, le biais actuel rend difficile d'être objectif sur les événements futurs. Afin de justifier la satisfaction de notre moi actuel , nous allons créer un scénario idéal pour accomplir la tâche, sans tenir compte des obstacles ou des interruptions.

Ou, dans les mots de l'un de nos personnages de dessins animés préférés :

« C'est un problème pour le futur Homer ! Mec, je n'envie pas ce gars !

Raison #3 : Motivation

Il existe 2 types de motivation - intrinsèque et extrinsèque - et ils jouent tous deux un rôle dans l'existence de l'erreur de planification.

La motivation intrinsèque est ce qui nous motive en interne, les cas où notre propre satisfaction est la récompense elle-même. D'autre part, la motivation extrinsèque tourne autour de facteurs de récompense externes, tels que l'argent, les éloges, etc.

Le lien avec l'erreur de planification est assez évident ici - une faible motivation peut nous empêcher d'agir, mais nous ne pouvons pas vraiment anticiper à quel point nous nous sentirons motivés à l'avenir .

De plus, nos niveaux de motivation initiaux sont généralement les plus élevés au stade où la tâche ou un projet est encore abstrait. C'est le moment où nous sommes conscients des avantages, mais pas encore conscients des défis tels que :

• Les obstacles que nous pourrions rencontrer,
• La procrastination et ses impacts négatifs, et
• Réalisation des tâches que nous trouvons désagréables.

Par conséquent, nous créons un plan ou un calendrier convaincu que lesdits niveaux resteraient aussi élevés, ce qui, malheureusement, n'est souvent pas le cas.

Raison #4 : Pression sociale

Les gens sont intrinsèquement des créatures sociales - nos vies sont façonnées par les normes sociales , ainsi que par nos relations et nos interactions avec les autres.

Nous grandissons en famille, travaillons en équipe et développons des amitiés et des relations amoureuses, il est donc naturel que les personnes qui nous entourent aient une influence sur notre comportement.

Cependant, cette influence peut se transformer en pression pour s'intégrer et se conformer à une norme spécifique .

Ce type de pression s'appelle la pression sociale .

Considérez le scénario suivant :

Nous sommes lundi et vous êtes en communication avec votre partenaire commercial. Vous discutez tous les deux du calendrier et des responsabilités pour la semaine suivante, vous êtes donc tous les deux pleinement conscients de ce qui doit être fait.

À un moment donné, vous faites une déclaration confiante telle que "Considérez que c'est fait d'ici la fin de la semaine!"

Et puis un obstacle inattendu survient et vous finissez par devoir prendre un jour de maladie. La semaine passe et vous n'arrivez à réaliser que 70% des activités prévues. Maintenant, vous devez demander une prolongation de délai et vous vous sentez probablement mal à ce sujet.

Il est naturel que nous voulions tous faire bonne impression sur les autres , n'est-ce pas ? C'est là que la pression sociale entre en jeu, ainsi que la tendance à être trop optimiste et peut-être trop confiant en notre avenir.

Cependant, en réalité, alors que nous voulons impressionner les autres et leur montrer à quel point nous sommes capables, une fois de plus, l'erreur de planification se produit, comme l'explique Dyedra KC Morrissey dans sa thèse de doctorat sur l'Université d'Oxford.

Les raisons sont nombreuses, allant de la prise d'un jour de maladie imprévu au simple problème d'erreur de planification - sous-estimer le temps dont nous avions besoin pour accomplir la tâche.

Effets négatifs du sophisme de planification

Faire des prédictions irréalistes peut être dangereux dans nos aspects privés et professionnels de la vie.

À l'échelle individuelle, pour commencer, cela nous amènera à manquer des délais et à nuire à notre réputation ou à nos relations - en nous faisant paraître peu fiables. De plus, cela peut avoir des conséquences financières et entraîner une détérioration de la santé mentale.

Mais il y a aussi la vue d'ensemble, comme l'économie mondiale et le changement climatique.

Voici un fait (pas si) amusant : plusieurs économistes et neuroscientifiques, dont Tali Sharot susmentionnée, affirment que le biais d'optimisme, donc implicitement le sophisme de la planification, est « l'une des principales causes de la chute financière de 2008 ».

Voyons maintenant d'autres exemples d'effets négatifs du problème de l'erreur de planification.

Effet négatif #1 : Résultats de projet sous-optimaux

Nous avons déjà mentionné que l'erreur de planification affecte négativement notre réflexion critique et nos processus de prise de décision. Examinons donc l'impact de la fixation d'objectifs et de délais irréalistes dans un environnement commercial, en particulier pour la planification et la réalisation de projets.

En matière de gestion de projet, certaines répercussions courantes de l'erreur de planification sont :

• Des résultats sous-optimaux en termes de qualité,
• Délais manqués, et
• Dommages financiers.

La raison est que lorsque nous sous-estimons le temps nécessaire pour accomplir une tâche, il y a 2 facteurs supplémentaires que nous ne prenons pas en compte . Les dits facteurs sont :

• Conséquences négatives d'une mauvaise prise de décision, et
• Coûts financiers dus à des retards dans le calendrier prévu ou à des estimations inexactes.

Ainsi, plus le projet est complexe, plus ces conséquences peuvent être dommageables. Voici pour citer quelques exemples :

• Insatisfaction et roulement des employés,
• Potentiel de poursuites, et
• La faillite.

Cela s'applique non seulement aux projets individuels, mais à la réputation commerciale globale d'une entreprise ou d'une organisation.

Effet négatif #2 : Diminution de la productivité et de l'efficacité

Être conscient que nous sommes en retard sur notre calendrier prévu est tout simplement frustrant.

Nous établissons certaines attentes concernant nos propres capacités et notre propre jugement, et lorsque ces attentes ne sont pas satisfaites, il est naturel que nous nous sentions découragés ou même déçus de nous-mêmes.

C'est alors que notre niveau de stress augmente, et au lieu d'être dans l'instant présent, nous avons tendance à nous inquiéter du résultat futur.

Ces sentiments négatifs ont un impact sur notre motivation et, par conséquent, nos niveaux de productivité et d'efficacité sont réduits.

Donc, en plus de ne pas être déjà sur la bonne voie, la marge d'erreur augmente, et nous sommes plus susceptibles de tergiverser et de trop réfléchir.

Au lieu de nous blâmer une fois de plus, nous devrions nous rappeler que le plan initial était défectueux et déraisonnablement optimiste. Accepter cela comme un fait est la première étape pour vaincre l'erreur de planification à l'avenir.

Après tout, ce n'est que si nous sommes conscients du problème que nous pouvons enregistrer et analyser ultérieurement les données pour éviter qu'un problème similaire ne se reproduise et mieux faire des estimations précises.

Effet négatif #3 : Mauvaise estime de soi et bien-être psychologique

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, ne pas répondre à nos attentes conduit directement à la déception, au surmenage et au stress.

Sans bien comprendre le rôle de l'erreur de planification, nous nous blâmerons et commencerons à nous sentir faibles et inadéquats, et même à vivre le syndrome de l'imposteur.

Comme l'explique Tchiki Davis du Berkley Well-Being Institute, ces sentiments sont directement liés à une faible estime de soi et à une faible confiance en soi.

Suite à cela, l'une des études sur l'estime de soi souligne que l'estime de soi est étroitement liée à notre bien-être psychologique et en est un important prédicteur.

Ce qui est intéressant, c'est que c'est exactement le contraire de ce qui se passe lorsque nous créons la même chronologie irréaliste. Ainsi, contrairement à l'excès d'enthousiasme, nous finissons par ressentir une baisse de motivation, suivie d'un doute sur notre expertise et nos capacités.

Effet négatif #4 : Relations interpersonnelles endommagées

En plus de vous laisser tomber, l'erreur de planification a pour résultat de laisser tomber les autres. Lorsque les échéances manquées et les promesses non tenues deviennent une habitude, toutes les personnes impliquées ou affectées vous percevront comme peu fiable et indigne de confiance.

Votre intégrité et votre réputation seront compromises , car vous serez perçu comme quelqu'un dont les actions ne sont pas à la hauteur de vos paroles et de vos promesses .

En termes de vie personnelle, par exemple, vous pourriez finir par être cette personne - à qui tout le monde s'attend toujours à être en retard pour les réunions de famille.

D'autre part, comme nous l'avons mentionné ci-dessus, les impacts de l'erreur de planification dans les affaires ont le potentiel de ruiner votre crédibilité et même d'entraîner l'échec de votre entreprise.

L'une des raisons est qu'il y a plus de dépendances impliquées, donc un retard a un impact sur chaque étape suivante.

En conséquence, vos clients et partenaires commerciaux vous considéreront comme non professionnel et avec qui il n'est pas souhaitable de travailler et de coopérer .

7 Stratégies utiles pour faire face à l'erreur de planification

Maintenant que nous avons couvert les bases, voyons ce que nous pouvons faire pour résoudre le problème de l'erreur de planification . Malheureusement, il n'y a pas de formule magique qui fonctionnera toujours, mais des stratégies et des techniques utiles existent.

Voici 7 exemples de bonnes pratiques et des idées que vous pouvez utiliser pour remarquer et combattre l'erreur de planification.

Stratégie #1 : Recherche continue, analyse des données et réflexion

Commençons sans doute par l'étape la plus importante : utiliser les données et l'expérience antérieure à votre avantage . Comme nous l'avons expliqué, l'erreur de planification se produit en faisant des hypothèses et en suivant notre intuition, n'est-ce pas ?

Donc, au lieu de cela, nous devrions essayer d'être plus objectifs et créer des estimations futures basées sur des preuves. C'est pourquoi le suivi du temps passé sur différentes tâches et activités est essentiel pour vaincre l'erreur de planification.

Les solutions logicielles peuvent faciliter ce processus, car beaucoup offrent des fonctionnalités de rapports et de prévisions.

C'est extrêmement avantageux car les données de tous les membres de l'équipe et de tous les projets seront prises en compte pour les estimations futures.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, vous pourrez ainsi visualiser les progrès et comparer le temps prévu et réel pour l'achèvement. De plus, les rapports et les prévisions de projet vous aideront à trouver des modèles, s'il y en a.

Ainsi, par exemple, vous pourrez identifier les retards ou les pannes et ainsi prendre des mesures pour les prévenir à l'avenir.

Enfin et surtout, vous pourriez même établir des problèmes spécifiques qui peuvent être facilement résolus ou traités.

Par exemple, votre rapport de synthèse peut indiquer que :

• L'un des membres de l'équipe manque continuellement ses délais, ce qui entraîne toujours des retards supplémentaires et l'extension de l'ensemble du projet,
• Les livraisons externes d'une entreprise spécifique sont souvent en retard, et de même.

Stratégie #2 : Suivi des équipes et du budget des projets

Nous avons déjà souligné certains effets négatifs de l'erreur de planification survenant dans la réalisation du projet. Voyons maintenant ce que nous pouvons faire pour identifier rapidement si quelque chose ne va pas et éviter les conséquences dommageables.

Tout d'abord, il est essentiel de suivre et d'enregistrer le temps, ainsi que toutes les autres ressources utilisées plus souvent que vous ne le pensez nécessaire.

Plus vous déterminez d'étapes importantes dans la feuille de route du projet, plus grande est la possibilité de remarquer et de réagir aux échecs ou aux éventuels retards.

De plus, pour les projets, la lutte contre les erreurs de planification doit être un effort d'équipe, et c'est pourquoi il est préférable d'utiliser une application de suivi d'équipe à cette fin. De cette façon, tout le monde peut vérifier l'avancement du projet et voir qui travaille sur quoi.

Heureusement, il existe des outils plus utiles que jamais - voici un exemple de suivi d'équipe et de budget dans Clockify.

Stratégie #3 : Décomposer les tâches complexes en tâches plus petites et plus gérables

Un processus de répartition solide des tâches spécifiques d'un projet peut aller très loin et réduire considérablement les risques d'erreur de planification.

Votre capacité à identifier correctement les tâches créera un cadre pour un calendrier plus détaillé et un calendrier avec plus de jalons . Cette capacité est appelée microproductivité et sert à nous faire utiliser la stratégie une étape à la fois.

Pourquoi c'est important?

Premièrement, les petites tâches deviennent plus gérables et nous les percevons comme plus réalisables , ce qui nous rend encore plus motivés pour accomplir une tâche.

Deuxièmement, garder une trace du temps que vous allouez à une tâche plus petite vous fournira des informations plus pertinentes et précises sur l'ensemble du processus.

Et la troisième raison essentielle est qu'il est tout simplement plus facile d'identifier et de réagir rapidement à un délai plus court .

Par exemple, au lieu d'estimer qu'il faut 4 jours pour terminer la tâche "rédiger un rapport mensuel", essayez de la décomposer en composants.

Après une panne, vous aurez plusieurs petites tâches (collecte de données, création de visuels, rédaction de l'e-mail, etc.) avec des allocations de temps plus courtes, ainsi une meilleure compréhension de l'étape qui a pris plus de temps que prévu .

Ainsi, la prochaine fois que votre plan comprendra la même étape, vous ferez une estimation meilleure et plus précise.

Stratégie #4 : Amélioration continue des compétences en gestion du temps

En plus d'estimer précisément le temps nécessaire pour accomplir une tâche, vous devez également vous concentrer sur la recherche d'un moyen de terminer vos tâches en moins de temps.

Et, après tout, nos principales compétences en gestion du temps incluent :

• Planification,
• Planification,
• Organisation, et
• Prioriser.

C'est là que l'importance de la gestion du temps devient évidente par rapport à l'erreur de planification.

Non seulement vous réduirez considérablement la probabilité que l'erreur de planification se produise, mais les étapes pour améliorer l'ensemble des compétences stimuleront également le développement organique d'habitudes saines.

Stratégie #5 : Estimations en trois points pour fixer des délais plus réalistes

Lors de la création d'un calendrier et de l'estimation du temps pour des tâches spécifiques, l'utilisation d'une technique d'estimation en trois points vous aidera à devenir plus objectif.

Le processus même vous fait au moins envisager le pire résultat possible , ainsi que d'autres résultats, car les 3 métriques suivantes sont utilisées :

• L'estimation la plus optimiste,
• Le scénario le plus susceptible de se produire, et
• L'estimation la plus pessimiste.

Il y a de fortes chances que, tout en créant l'estimation la plus pessimiste, vous rencontriez déjà certains facteurs susceptibles d'avoir un impact négatif sur l'exécution du projet.

Le but est de fixer des délais plus réalistes, donc le fait même que vous teniez compte de ces facteurs signifie que vous êtes sur la bonne voie pour surmonter le problème de l'erreur de planification.

Stratégie #6 : Consulter des parties externes

Comme nous l'avons mentionné au début, l'erreur de planification est due au câblage de notre cerveau, ce qui signifie qu'il s'agit d'un problème interne.

Heureusement, nous pouvons éviter de nous convaincre que nous terminerons une tâche à temps et de ne pas le faire continuellement.

Pour éviter de soumettre votre plan trop optimiste, il est important de demander des commentaires externes et d'entendre l'avis de quelqu'un d'autre avant de le faire.

Présenter votre plan à un collègue ou à un ami vous aidera à vous démarquer de l'approche axée sur l'intuition .

De plus, l'opinion d'un tiers impartial peut vous aider d'une manière à laquelle vous ne vous attendiez même pas, et vous pourriez entendre d'excellents conseils.

Stratégie #7 : Apprendre de vos erreurs

Enfin, gardez à l'esprit que nous avons le pouvoir de prévenir la gamme de sentiments négatifs que nous avons mentionnés ci-dessus, et finalement la détérioration de notre santé mentale.

Comment?

Tout d'abord, nous devons accepter le fait que nous mordons parfois plus que nous ne pouvons mâcher .

De plus, reconnaissez que cela arrive à tout le monde.

Ainsi, au lieu de nous culpabiliser, nous pouvons réellement apprendre quelque chose de nos erreurs et tenir compte de ces connaissances la prochaine fois .

C'est dans la nature humaine de faire des erreurs et, parfois, d'échouer complètement. Ce qui compte le plus, c'est notre perception de ces événements - nous devons donc les considérer comme des opportunités de croissance et d'évolution .

Comme notre cerveau n'est pas vraiment câblé pour gérer « positivement » les erreurs, nous devons agir de manière proactive et prendre les choses en main.

Récapitulation : planifiez l'imprévu et éliminez le sophisme de la planification

Comme vous pouvez le conclure à partir de l'article, une approche simple et unique pour faire face à l'erreur de planification n'existe pas.

De plus, il ne fait aucun doute que surmonter un problème qui provient de notre propre cerveau est un défi et nécessite des efforts actifs et continus. Ce n'est pas impossible, mais quand même, s'il n'est pas traité, cela devient un problème qui entrave le succès.

Donc, en fin de compte, il est possible de surmonter le problème de l'erreur de planification. Il suffit d'une approche stratégique et d'un peu d'aide des bons outils.

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