Une ventilation des 5 phases de la gestion de projet
Publié: 2022-06-12Chaque projet comporte cinq phases distinctes. Apprenez tout à leur sujet pour réaliser des projets réussis.
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains projets échouent alors que d'autres réussissent ? Qu'est-ce qui différencie un bon projet d'un mauvais ? La réponse est l'efficacité avec laquelle un projet est géré, qui est influencée par les phases de gestion de projet.
Un projet bien géré comporte cinq phases distinctes : lancement, planification, exécution, suivi et clôture. Ceux-ci font référence aux différentes étapes qu'un projet traverse du début à la fin. La gestion d'un projet par phases est un moyen éprouvé d'assurer une réalisation rapide dans les limites du budget et de la portée.
Chaque phase a un objectif spécifique et les cinq phases doivent être réalisées dans l'ordre. Une gestion inexacte des phases du projet peut entraîner des délais non respectés, des budgets gonflés ou l'échec du projet.
Si vous êtes un chef de projet cherchant à gérer efficacement des projets et à éviter les pièges, ce blog est fait pour vous. Nous expliquons les différents ensembles d'opportunités que chaque phase présente et les objectifs distincts de chacune. Mais d'abord, comprenons les bases des phases de gestion de projet et leur importance.
Pourquoi se concentrer sur les phases de projet ?
Les phases d'un projet vous permettent de suivre les progrès et d'identifier les problèmes potentiels dès le début en divisant le projet en parties plus petites et plus gérables. Cela permet d'éviter des erreurs et des retards coûteux qui pourraient éloigner votre projet de son budget et de son calendrier estimés.
De plus, les phases de gestion de projet permettent d'améliorer la communication entre les membres de l'équipe en clarifiant les rôles et les responsabilités. Des tâches et des objectifs clairement définis permettent aux membres de votre équipe de projet de rester sur la bonne voie et de travailler ensemble efficacement.
Phase 1 : Lancement du projet
La première phase du projet consiste à démarrer. Au cours de la phase de lancement, vous développez une compréhension claire du but, de la portée et des objectifs du projet. C'est le moment de constituer une équipe et de commencer à prendre des décisions sur la façon dont le travail sera effectué.
L'étape de lancement du projet comprend le choix d'une méthodologie de gestion de projet, la création d'un budget et l'obtention des approbations nécessaires des parties prenantes pour faire avancer le projet. Le lancement du projet est la phase la plus importante, car il donne le ton et l'orientation de l'ensemble du projet. Vous devez avoir une compréhension claire du but, de la portée et des objectifs du projet au cours de cette étape. Et pour cela, vous avez besoin d'une charte de projet.
Une charte de projet est un énoncé de la portée, des objectifs, des livrables et des participants du projet. Vous devez en créer un pour trouver des réponses à des questions telles que : Quel est l'objectif du projet ? Pourquoi devriez-vous faire ce projet? Qui tous seront impliqués tout au long du cycle de vie du projet ? Une charte fournira une vision claire du projet et garantira qu'il est aligné sur vos objectifs commerciaux.
Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la phase d'initiation du projet :
- Assurez-vous d'impliquer toutes les parties prenantes du projet au cours de cette phase.
- Utilisez un logiciel de gestion de projet pour développer une charte de projet claire et concise qui décrit le but, les buts et les objectifs du projet.
- Créez un calendrier de projet qui détaille toutes les tâches du projet qui doivent être terminées et à quel moment elles doivent être effectuées.
- Rassemblez une équipe de personnes qualifiées qui ont les compétences et l'expérience nécessaires pour mener à bien les travaux du projet.
- Élaborer un budget et obtenir l'approbation de toutes les parties nécessaires.
- Créer un plan de gestion des risques pour identifier et atténuer les risques potentiels du projet.
- Planifiez une réunion de lancement du projet à la fin de la phase d'initiation pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le début et éviter les surprises plus tard.
Phase 2 : Planification du projet
La deuxième phase consiste à planifier votre projet. C'est à ce moment que vous prenez toutes les informations recueillies au cours de la phase de lancement et que vous les utilisez pour créer un plan d'action détaillé pour atteindre les objectifs du projet. La phase de planification comprend l'attribution des tâches, l'élaboration de plans de communication et la définition des livrables ou des objectifs du projet.
Assurez-vous que vos objectifs sont réalisables en utilisant la méthode spécifique, mesurable, réalisable, pertinente et opportune (SMART). Cette approche vous aidera à créer des objectifs tangibles qui sont mesurables, réalisables, pertinents par rapport aux objectifs de votre entreprise et limités dans le temps.
CLEAR, qui signifie Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable et Refineable, est une autre méthode de définition d'objectifs axée sur les résultats que vous pouvez utiliser. Cette approche garantit que vos objectifs sont collaboratifs (partagés par l'équipe), limités dans leur portée, émotionnels (motivants), appréciables et peuvent être affinés au besoin.
Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la phase de planification de projet :
- Créez un plan de projet détaillé qui définit toutes les tâches, les délais et les parties responsables.
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe de projet et fournissez-leur les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.
- Élaborez un plan de communication clair et concis pour tenir tout le monde au courant de l'avancement du projet.
- Surveillez l'avancement du projet en temps réel et apportez des ajustements au plan de projet au besoin.
- Utilisez un logiciel de planification de projet pour créer un plan de projet bien pensé. Le logiciel facilitera le suivi de l'avancement du projet et aidera à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.
Phase 3 : Exécution du projet
Cette phase se concentre sur la mise en œuvre de votre plan de projet et sur la réalisation du travail. C'est à ce moment que les membres de l'équipe commencent à travailler sur les tâches qui leur sont assignées et commencent à progresser vers les objectifs du projet. Votre rôle au cours de cette phase est de déléguer judicieusement les tâches, de fournir un soutien et des conseils à votre équipe, ainsi que de suivre les progrès pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.
Pour vous assurer que les tâches sont exécutées efficacement, déléguez-les aux bonnes personnes. Assurez-vous d'attribuer des tâches en fonction des compétences, de l'expérience et de la disponibilité de chacun. Fournissez également des instructions claires sur ce qui doit être fait et comment cela doit être fait. Cela aidera à éviter toute confusion et à s'assurer que les tâches sont accomplies comme vous le souhaitez.
Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la phase d'exécution du projet :
- Communiquez régulièrement avec les membres de l'équipe pour fournir un soutien et répondre aux questions qu'ils pourraient avoir.
- Maintenez un canal de communication ouvert avec les parties prenantes du projet pour les tenir informés de l'avancement.
- Soyez prêt à ajuster le plan de projet, au besoin, en fonction des commentaires et des nouvelles informations.
- Suivez les progrès et les jalons pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.
- Utilisez un logiciel de suivi de projet pour suivre avec précision les progrès et les jalons.
- Restez flexible. Des choses que vous n'aviez pas prévues arriveront inévitablement, il est donc important de pouvoir s'adapter et apporter les changements nécessaires.
Phase 4 : Suivi et contrôle du projet
La quatrième phase consiste à surveiller régulièrement le projet pour s'assurer qu'il reste sur la bonne voie. C'est à ce moment que vous surveillez de près les progrès et les performances de l'équipe de projet et que vous les comparez au plan initial.
Pour vous assurer que vous vous en tenez au plan initial, identifiez les facteurs critiques de succès (CSF) de votre projet, c'est-à-dire les facteurs critiques pour définir le succès de votre projet, ainsi que les indicateurs de performance clés (KPI), c'est-à-dire les mesures utilisées pour évaluer la performance du projet.
Les CSF sont un ensemble de conditions qui doivent être remplies pour qu'un projet réussisse, tandis que les KPI sont des mesures qui mesurent si les CSF sont remplis ou non. Par exemple, un CSF pour un projet de développement de site Web pourrait lancer le site à temps, tandis que son KPI pourrait effectuer un nombre défini de tâches par semaine.
Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la phase de suivi de projet :
- Organisez des réunions d'équipe régulières pour suivre les progrès et identifier les problèmes qui doivent être résolus.
- Faites des vérifications régulières avec les parties prenantes pour les tenir au courant des progrès et répondre à toute préoccupation qu'elles pourraient avoir.
- Analysez régulièrement les données du projet pour vous assurer que votre projet est sur la bonne voie.
- Gardez la documentation du projet à jour en tout temps afin de pouvoir vous y référer facilement en cas de besoin. Cela vous aidera également au moment de rédiger le rapport final du projet.
- Documenter les leçons apprises tout au long du projet afin d'améliorer les processus pour les projets futurs.
Phase 5 : Clôture du projet
La cinquième et dernière phase n'est rien d'autre que la conclusion du projet et la résolution de tous les détails. Dans cette phase, vous allez créer un rapport final documentant l'ensemble du projet du début à la fin. Ce rapport doit inclure des détails sur les objectifs du projet, les résultats, les leçons apprises et toute autre information pertinente.
Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la phase de clôture du projet :
- Comparez les objectifs du projet aux résultats pour vous assurer qu'ils ont été atteints.
- Identifiez toutes les leçons apprises au cours du projet et documentez-les pour référence future.
- Organisez une réunion d'équipe pour débriefer le projet et remercier les membres de l'équipe.
- Assurez-vous de célébrer les succès et les réalisations du projet avec votre équipe une fois le projet terminé. Cela contribuera à remonter le moral et la motivation pour les projets futurs.
Gérer efficacement les phases du projet pour en assurer le succès
La gestion efficace des projets est essentielle pour toute entreprise, grande ou petite. Ces cinq phases de gestion de projet vous aideront à vous assurer que vos projets sont bien organisés, sur la bonne voie et se déroulent sans heurts du début à la fin.
N'oubliez pas d'être flexible et adaptable, car des choses que vous n'aviez pas prévues (telles que des changements dans les exigences du projet, le budget ou tout autre problème imprévu) pourraient survenir à tout moment. Et surtout, n'oubliez pas de célébrer le succès une fois le projet terminé.
Conseils rapides pour une gestion efficace des phases de projet
- Définir la portée du projet et créer un plan détaillé. Sans une compréhension claire de ce que votre projet implique et de ce qui doit être fait, il sera difficile d'assurer le succès du projet. La création d'un plan détaillé vous aidera à suivre les progrès et à vous assurer que toutes les tâches nécessaires sont terminées à temps.
- Constituez une équipe solide et engagée. Pour réussir, il faut les efforts d'une équipe solide et déterminée. Par conséquent, rassemblez une équipe prête à relever le défi et possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour mener à bien le projet.
- Déléguer les tâches et les responsabilités selon les forces de chaque membre de l'équipe. Pour tirer le meilleur parti des forces de votre équipe, déléguez les tâches et les responsabilités en conséquence. Cela aidera à s'assurer que toutes les tâches sont accomplies efficacement.
- Définissez des objectifs et des jalons clairs et suivez les progrès tout au long du cycle de vie de la gestion de projet. Sans objectifs clairs, il sera difficile d'évaluer le succès de votre projet. Assurez-vous de définir des jalons et de suivre les progrès afin de pouvoir effectuer les ajustements nécessaires en cours de route.
- Soyez prêt à adapter et à ajuster votre plan à mesure que le projet évolue : Au fur et à mesure que votre projet progresse, soyez prêt à adapter et à ajuster votre plan de gestion de projet. Cette flexibilité vous aidera à faire face aux défis inattendus et assurera le succès de votre projet.
Lors de la gestion des différentes phases du projet, vous pouvez rencontrer plusieurs risques. Voici quelques ressources de gestion des risques de projet pour vous aider à faire face à ces risques :
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