Guide de productivité personnelle : optimisez la productivité avec ces méthodes et applications

La productivité personnelle joue un rôle important dans nos activités quotidiennes, en particulier celles liées à notre travail. Il y a des jours de chance où nous sommes suffisamment efficaces pour mener à bien nos missions facilement. Malheureusement, il y a aussi des moments où nous sommes aux prises avec les tâches les plus simples.

Mais, devinez quoi, il existe de nombreuses façons de battre cette période de léthargie.

Dans cet article, nous vous montrerons de nombreuses étapes faciles à suivre qui augmenteront votre productivité, quel que soit l'aspect qui vous préoccupe ; qu'il s'agisse de distractions, de difficultés de concentration, de baisses de la qualité du travail, etc. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

Le guide étape par étape de la productivité personnelle

Première étape : "Suis-je vraiment improductif ?"

Avant de plonger dans le vif du sujet, parlons de ce qu'est réellement la productivité. Parce que croyez-le ou non, le concept lui-même a été faussé au fil du temps, et l'image avec laquelle nous nous sommes retrouvés ne pourrait pas être plus éloignée de la réalité.

Attentes irréalistes

Tout comme pour l'apparence physique et la santé mentale, il existe une image de la personne productive parfaite construite par les médias sociaux. Travailler sur votre productivité ne signifie pas que vous allez soudainement vivre ce style de vie minimaliste-lumineux-appartement-et-pédant-rêveur-meubles. Celui où vous vous réveillerez à 6 heures du matin tous les jours, prendrez votre petit-déjeuner, votre douche et votre entraînement avant 7 heures du matin et terminerez tout parfaitement à l'heure.

Certes, certaines personnes peuvent avoir ces routines et maintenir une vie aussi minimaliste.

Mais pour notre propre santé mentale, il est préférable de considérer ces images et ces messages parfaits comme un objectif atteint grâce à des années de travail et de dévouement. Lorsque vous partez de zéro, les petits pas sont bien meilleurs pour vous garder motivé qu'un tableau de vision d'un quotidien Pinterest.

Qu'est-ce que la productivité

Le concept de productivité tel que nous le connaissons – le rapport de l'intrant à l'extrant – a ses racines dans l'économie. Et dans ce contexte, cela a du sens, car la productivité a un impact direct sur le succès de diverses industries.

Cependant, le problème commence lorsque nous appliquons le même concept à la productivité dans nos vies personnelles. Nous ne sommes pas des machines et nous ne pouvons pas non plus calculer quantitativement le travail de la même manière, c'est pourquoi il est nécessaire de le redéfinir.

La productivité dans sa vie personnelle peut signifier différentes choses selon les objectifs de la personne :

• Pour certains, la productivité signifie travailler plus vite et gagner du temps sur de longs processus ;
• Pour d'autres, être productif signifie mieux se concentrer, assurer plus de résultats de qualité ;
• Et puis pour certains, la productivité consiste à apprendre à mieux s'organiser, à profiter pleinement de leur journée.

Vu sous cet angle, la productivité devient une compétence avec des chemins différents, tous menant à un même objectif : faire un meilleur travail.

Et donc, ce guide sera basé sur le choix du domaine de productivité que vous souhaitez améliorer et comment le faire.

Deuxième étape : Choisissez un domaine de productivité à améliorer

La vitesse est ce à quoi nous pensons généralement en premier lorsque quelqu'un parle de productivité. Nous l'associons le plus souvent au fait de travailler plus vite et d'en faire plus dans le temps imparti.

Vous voulez être plus rapide et plus efficace ?

Pour ceux qui ont du mal à faire les choses à temps parce qu'ils travaillent lentement, il existe plusieurs façons d'améliorer la vitesse.

• Adoptez un horaire de sommeil régulier

Vous devez être à votre meilleur si vous voulez être plus rapide. Et bien sûr, vous ne pouvez pas vous attendre à être à 100 % si vous vous réveillez à 60 %. Maintenant, pour ceux qui ont des enfants et des bébés, ou qui travaillent plus d'un emploi, il peut être difficile de maintenir un horaire de sommeil normal.

Mais, si possible, il est bon de noter les jours où vous voulez vous coucher tôt. Ces jours-là, vous pouvez planifier votre travail et vos tâches ménagères, de sorte qu'il vous reste du temps pour vous occuper de votre horaire de sommeil. Essayez de viser au moins 7 heures et pas plus de 8.

• Pratiquer la vitesse sur d'autres tâches quotidiennes

Travailler plus vite ne vient pas tout d'un coup. Vous vous améliorez avec le temps, tout comme avec d'autres compétences : lecture, écriture, mémorisation, etc. Il est donc tout à fait possible de pratiquer la vitesse dans d'autres aspects de votre vie et de voir comment cela se répercute sur votre travail.

Par exemple, vous lavez la vaisselle pendant que le déjeuner cuit sur la cuisinière. De la même manière, vous pouvez consulter vos e-mails sur votre téléphone pendant les mises à jour de Windows, par exemple.

De même, si vous voulez taper plus vite, tapez simplement les paroles d'une chanson que vous écoutez, d'une émission de cuisine ou d'un film. Voyez combien de texte cohérent vous pouvez en tirer, alors que l'audio est toujours en cours.

• S'en tenir à un horaire

D'une part, la vitesse est indiquée sur la vitesse à laquelle vous effectuez des tâches individuelles. D'autre part, il s'agit du nombre de tâches que vous pouvez terminer en plusieurs heures, un jour ou une semaine. Dans ces cas, la vitesse se reflète dans la façon dont vous pouvez respecter votre horaire.

Pour éviter la procrastination et conserver la productivité grâce à la rapidité, respectez votre emploi du temps « à la lettre ». Cela signifie créer des blocs de temps dans votre emploi du temps (des délais pour combien de temps vous passerez sur chaque tâche) et commencer et terminer les tâches sur le point.

Comment cela aide-t-il ? Vous ne permettez tout simplement pas à une tâche de s'infiltrer dans le temps requis pour l'autre tâche. Disons que vous commencez A et que vous le finissez une demi-heure plus tard que prévu. Cela signifie que vous aurez soit 30 minutes de moins pour terminer la tâche B , soit avancer l'ensemble du programme de 30 minutes. Dans chaque cas, vous ralentissez votre progression.

De plus, le fait de respecter une date limite pour chaque tâche vous permettra de mieux vous concentrer et d'être plus sage quant à votre approche de ladite tâche, pour suivre le rythme.

• Découpez vos devoirs

C'est un conseil bien connu. De plus petites étapes vous aident à mener à bien des projets ou des tâches plus importantes.

S'attaquer à une mission complexe dans son intégralité peut prendre beaucoup de temps et d'énergie. Plus encore si vous ne savez pas par où commencer, ou si le volume de travail vous submerge. Mais, si vous le décomposez d'abord en petites étapes, non seulement vous commencerez plus vite, mais vous vous faciliterez la tâche pour progresser à un rythme régulier.

Des tâches plus petites et faciles à accomplir donnent la motivation nécessaire pour continuer à travailler.

• Gardez tout à portée de main

Maintenant, ce conseil est un peu plus pratique. Quand vous regardez votre bureau, pouvez-vous vraiment dire que tout ce dont vous avez besoin pour le travail est à portée de main ? Des choses comme des stylos, des crayons, du papier supplémentaire, des post-its, l'imprimante, même !

Si vous visez à être plus rapide, vous ne pouvez pas vraiment sauter de votre chaise chaque fois que vous avez besoin de quelque chose. À moins que ce ne soit pour une pause ou un étirement, bien sûr.

Il est préférable de garder toutes les petites choses pratiques sur votre bureau ou dans un petit tiroir à portée de main. Des choses comme:

• Matériel de bureau : ciseaux, post-it, marqueurs, trombones, calculatrice, scotch, etc.
• Snacks (noix, fruits) pour ces moments critiques de chute de sucre dans le sang ;
• Liquide (eau, jus, café, smoothie).

Moins vous vous levez, moins il y a de chances que quelque chose sans rapport attire votre attention, causant une distraction.

• En savoir plus sur les raccourcis de votre PC

Une autre petite astuce pour devenir plus rapide consiste à apprendre à connaître votre PC et à l'organiser du mieux que vous le pouvez. Gagnez du temps en n'ayant pas à fouiller dans les dossiers, en filtrant les e-mails, en y répondant individuellement et même en utilisant votre souris.
Voici ce que vous pouvez faire :

• Nettoyez votre bureau. Ne laissez que des dossiers essentiels dessus ;
• Si vous êtes un utilisateur Windows, déplacez tous vos programmes vers le ruban inférieur, car il suffit d'un clic pour les démarrer, au lieu de deux, et ils n'occuperont pas l'espace nécessaire sur le bureau ;
• Chaque système d'exploitation a de nombreux raccourcis - recherchez une liste en ligne et trouvez ceux qui vous aident à naviguer dans le système sans avoir besoin d'une souris. Tout comme ctrl + C puis ctrl + V est beaucoup plus rapide que le clic droit pour copier et coller, il existe des centaines de raccourcis pour ouvrir des e-mails, de nouveaux dossiers, déplacer des fichiers, etc.

Mieux gérer son temps

• Prenez une longueur d'avance

Cette astuce a été adaptée de l'article de Simon Reynolds sur Forbes . Il soutient que nous devrions "faire semblant que notre journée se termine à 11 heures", ce qui signifie que vous créez une contrainte de temps où vous devez terminer toutes les tâches importantes d'ici là.

Reynolds soulève également un bon point : généralement, lorsque nous nous asseyons pour travailler, nous ne commençons pas à travailler tout de suite. C'est d'abord le café, peut-être une lecture de nouvelles en ligne ou de vidéos, une mise à jour sur Twitter ou une conversation matinale avec des collègues.

Ce qu'il conseille, c'est d'éviter ce rituel et de plonger dans le travail de front. Bien qu'un début décontracté d'une matinée de travail puisse faire partie de votre emploi du temps, il est plus probable qu'il s'agisse d'une distraction de départ. Cela peut vous faire démarrer vos tâches plus lentement et plus lentement.

• Améliorer la priorisation

Ici, sur le blog de Clockify, nous croyons passionnément que la priorisation est au cœur d'une excellente gestion du temps. Nous avons publié de nombreux articles et exemples sur la priorisation en tant que technique de gestion du temps. Et nous croyons fermement que c'est celle qui mène également à une meilleure gestion du temps dans la vie personnelle.

Il existe plusieurs approches de hiérarchisation, mais la plus célèbre est la matrice d'Eisenhower, où vous décidez quelles tâches sont (non) urgentes et lesquelles sont (non) importantes.

Savoir quelles tâches ont la plus haute priorité en fonction de leur importance et de leur urgence enlève un poids considérable sur les épaules. Vous pouvez prendre des décisions plus éclairées sur la façon dont vous gérez votre temps. Et aussi, quels aspects de votre travail nécessitent plus d'attention, par rapport à ceux qui, étonnamment, ne le font pas.

• Fixez-vous des objectifs clairs

Prenez une demi-heure tous les dimanches soirs pour discuter avec vous-même de vos objectifs pour la semaine suivante. Qu'est-ce que vous voulez ou devez réaliser ?

Peut-être souhaitez-vous terminer un projet à cause d'un délai trop long ?
Ou avez-vous une réunion après cela qui est plus importante ?

Conformément au conseil sur les priorités, il est bon de savoir quelle tâche (ou plus) est vitale pour votre carrière cette semaine-là, elle devient donc la priorité absolue. Ensuite, vous pouvez planifier votre temps à l'avance pour vous assurer d'y consacrer le plus de temps possible. Cette approche demande un certain temps pour s'y habituer, mais considérez-la comme une préparation de repas, tant de ménages ne jurent que par.

Ils veulent généralement gagner du temps en ne pensant pas à quoi cuisiner pour le déjeuner tous les jours. Ainsi, ils trouvent des recettes pour la semaine, achètent tous les ingrédients et planifient et préparent autant qu'ils le peuvent pendant le week-end. Cela donne à leur repas une structure pour la semaine suivante, ce qui élimine beaucoup de stress du processus de cuisson. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur d'autres choses plus importantes.

Vous pouvez appliquer la même méthode avec n'importe quel aspect de votre vie qui fait dérailler votre gestion du temps.

Soyez plus concentré/Éliminez les distractions

Certains recherchent une amélioration de la productivité en se débarrassant des distractions. Ils travaillent rapidement et efficacement lorsqu'ils sont "dans la zone", mais c'est d'arriver à cette zone qui pose problème. Bourdonnement constant, notifications, bavardage, conversations vidéo tentantes dans les salles de chat, etc.

• Évitez le multitâche

Le multitâche est connu pour créer une baisse de concentration. Lorsque vous passez d'une tâche à une autre, c'est généralement pour :

• Prendre un appel ;
• Répondre à un message de chat urgent ;
• Les distractions extérieures (comme les animaux domestiques, la famille, les enfants) ;
• Réunions,
• Une tâche plus facile (plus rapide) à laquelle vous avez pensé, etc.

Chaque fois que vous êtes interrompu ou que vous passez à une autre tâche, vous faites ce qu'on appelle un "changement de contexte". Déplacer la mise au point d'un endroit à un autre sans interruption est connu pour provoquer une baisse significative de la mise au point. Et à chaque nouvelle tâche que vous commencez, elle diminue encore plus. Donc, si possible, respectez une tâche jusqu'à ce que vous l'ayez terminée et placez des rappels pour toutes les nouvelles qui vous viennent à l'esprit.

• Ne comptez pas sur la motivation

En attendant qu'une idée surgisse, ou d'être dans la "bonne humeur" pour travailler sur une tâche précise, vous constaterez forcément une baisse de productivité. Bien que vous puissiez penser que la motivation vous aide à vous concentrer, c'est en fait une question de discipline. Vous pouvez faire du feng shui tout votre bureau, faire le meilleur emploi du temps de tous les temps - mais en fin de compte, aucune quantité de stimuli extérieurs ne vous fera mieux vous concentrer que votre propre cerveau.

Ainsi, pour vous discipliner à vous concentrer et éviter la procrastination, vous pouvez :

• Donnez-vous un compte à rebours de vingt secondes, après quoi vous devez absolument commencer à travailler ;
• Ayez un stylo et du papier sur le côté où vous produirez toutes les mauvaises idées jusqu'à ce que vous trouviez la bonne ;
• Entraînez-vous à faire la paix avec les brouillons, les erreurs initiales et les e-mails ou présentations médiocres, car la peur de l'imperfection est ce qui nous fait souvent tergiverser ;
• Faites une liste de distractions

Quelle meilleure façon d'éliminer les distractions qui ruinent votre concentration en en faisant une liste ? Passez une journée de travail normale et notez toutes les distractions qui se présentent à vous. Ce ne sont pas toujours les réseaux sociaux ou les e-mails et réunions inattendus.

Il peut s'agir de penser à ce qu'il faut manger pour le déjeuner, ou aux produits d'épicerie à acheter, ou peut-être qu'un collègue a mentionné un film dans un salon de discussion, et maintenant vous cherchez des critiques sur Google (ou planifiez quand le regarder).

Noter les distractions peut donner des résultats surprenants. Mais surtout, cela vous donne une idée plus précise de ce que vous avez à combattre.

• Travailler avec quelqu'un, même si vous êtes à distance

Certaines personnes sont plus concentrées lorsqu'elles travaillent avec d'autres. Ils trouvent le dynamisme et l'énergie d'avoir d'autres personnes près d'eux qui travaillent également, ce qui contribue à l'atmosphère occupée. Maintenant, à une époque où tant d'entre nous travaillent à distance et seuls, il peut être difficile de trouver cela. Aucune quantité de vidéos sonores de café ASMR ou de musique de travail ne peut le remplacer.

Heureusement, il existe deux solutions relativement nouvelles pour ceux qui aiment avoir des « copains » de travail :

• CAVEDAY

Caveday.org est un site Web où les gens peuvent s'inscrire pour devenir membre d'une communauté de travailleurs en ligne. Ils ont des séances de travail approfondies sur zoom, avec des microphones en sourdine. Avant chaque session, vous envoyez à l'administrateur de la salle ce sur quoi vous avez l'intention de travailler, puis vous commencez. A la fin de chaque session, vous vérifiez ensemble si les tâches ont été accomplies. Pendant tout ce temps, le groupe d'autres travailleurs à distance est également sur la webcam, donnant au moins un semblant d'espace de bureau.

• "Etudiez avec moi"

Si vous n'aimez pas l'idée de webcamer avec des inconnus, vous avez toujours la possibilité de demander à un collègue ou à un ami s'il aimerait essayer la même approche. Cependant, si c'est aussi un "non", vous pouvez choisir YouTube. À savoir, des vidéos préenregistrées de personnes étudiant ou travaillant.

Ils peuvent être silencieux, avec de la musique, avec des ambiances différentes, et même vous faire savoir s'ils utilisent la technique Pomodoro et comment leur vidéo sera structurée.

Avoir de meilleurs résultats

La productivité peut également refléter la qualité de votre travail. Plus particulièrement - la quantité de travail de qualité que vous avez effectué dans le délai imparti. Voici quelques conseils pour améliorer vos résultats finaux :

• Ayez votre propre personne « assurance qualité »

Tout comme une entreprise a un service d'assurance qualité, vous aussi pouvez en avoir un pour vous-même. S'ils le veulent et le peuvent, vous pouvez demander à des amis de domaines similaires ou à des collègues d'évaluer votre travail pendant que vous le faites ou au début.

Pour ajouter à cela, plus vous obtenez de commentaires variés et fréquents, meilleur sera le résultat final.

• N'attendez pas pour demander

La suite du point précédent serait de demander des commentaires dès que vous avez quelque chose à montrer. Attendre jusqu'à la toute fin pour demander des commentaires peut causer un revers majeur juste avant une date limite (parlant d'expérience personnelle ici).

Bien que vous puissiez penser que votre travail n'est pas assez bon pour être examiné ou évalué par quelqu'un et qu'il a besoin de plus de temps, la vérité est qu'il ne le sera jamais. La clé est de mettre de côté le perfectionnisme, car les premiers retours vous permettront de régler les choses à temps, plus rapidement et avec moins de stress.

• Mettre en œuvre correctement les commentaires

Enfin, en ce qui concerne les commentaires, même s'il ne faut pas accepter toutes les critiques qui se présentent à vous, vous ne devez pas non plus les rejeter rapidement. Cela va de pair avec l'acceptation que les commentaires sur votre travail ne sont pas une critique de vous en tant que personne.

Choisissez des personnes que vous savez objectives et dont vous appréciez les opinions, même si vous ne les aimez pas. Assurez-vous d'analyser la critique et d'appliquer les changements de manière réfléchie, pas seulement textuellement. Par example:

S'ils disent : « Je n'aime pas A, vous devriez utiliser C », l'action correcte serait de demander pourquoi ils n'aiment pas A, et non de le changer immédiatement en C. Vous voulez savoir pourquoi quelque chose fonctionne (ou ne le fait pas), vous pourrez donc peut-être appliquer ce conseil à l'avenir. Et peut-être qu'après avoir expliqué le raisonnement, vous vous rendez compte que cela ne fonctionne pas vraiment bien et vous décidez de ne pas le prendre.

Soyez donc attentif à tous les commentaires que vous recevez.

• "Échouer plus vite"

Cela doit être l'un des meilleurs conseils que tout le monde craint. "Échouer plus vite" est un concept qui vous encourage à faire des erreurs. Parce que si nous avons peur de faire une erreur, nous remettons à plus tard le travail, et cela affecte grandement notre productivité et notre motivation. Sans oublier que cela freine notre croissance intellectuelle.

Donc, si vous voulez obtenir de meilleurs résultats, vous devrez affronter de front les tâches, les projets et les délais manqués. En les examinant, vous pouvez apprendre et vous améliorer. Attendre l'idée parfaite, prolonger les délais, éviter l'aide - tout cela contribue à une faible productivité et à une perte de temps.

Un ancien employeur à moi avait l'habitude de dire : notez 30 idées. Ni plus ni moins. Parce que sur ces 30, 25 seront vraiment mauvais, mais vous les pomperez hors de votre cerveau. Et puis il y aura ces 5 autres qui pourraient bien fonctionner. Alors vous construisez sur eux.

• Établissez des normes réalistes

Bien que nous aimions tous viser les stars (comme nous l'enseignent les films), la vérité est qu'il n'y a pas de honte à connaître nos limites. Nous ne naissons pas instantanément incroyables en tout. Certaines choses prendront naturellement un certain temps à se perfectionner. Ainsi, lorsque vous choisissez des tâches, des méthodes ou des délais, assurez-vous de savoir dans quelle mesure votre niveau de compétence se compare aux normes que vous ou d'autres avez définies.

Pensez aux offres d'emploi - vous ne postuleriez pas pour un poste qui nécessite un niveau d'espagnol C3 si vous n'avez que A2.

Il en va de même pour votre propre travail et vos compétences. Mettez votre fierté de côté et assumez des tâches que vous savez pouvoir bien faire et qui sont juste assez stimulantes pour élargir vos compétences. Mordre plus que vous ne pouvez mâcher donnera un résultat final de mauvaise qualité ou un travail précipité.

Sans parler de beaucoup de stress.

Améliorez vos compétences en résolution de problèmes

Parfois, la productivité souffre parce que nous ne pouvons pas résoudre les problèmes assez rapidement. Ou nous sommes confrontés à de nombreux défis de travail qui nécessitent un travail d'équipe ou «l'extinction de petits feux» quotidiennement. Le support client, les chefs de projet et l'assurance qualité ne sont que quelques départements qui ont ce type de travail quotidien dans leur assiette.

• Ne pas hésiter à l'aide

La plupart des gens voudront travailler seuls sur un problème. Il y a une stigmatisation autour de demander de l'aide au travail : cela montre une faiblesse ou un manque de compétence, peut-être que l'employeur l'inscrira dans les dossiers comme un défaut, cela affecte leur confiance, etc.

Mais la vérité ne pouvait pas être plus éloignée. De plus en plus de PDG soutiennent la collaboration ouverte et les collègues demandent de l'aide les uns aux autres. Après tout, il fait avancer les projets, garantit qu'aucun délai n'est manqué et permet aux gens d'apprendre de nouvelles ficelles du métier.

• Brainstormez souvent (et même en dehors du travail)

Le brainstorming est l'acte de discuter, ou de "rebondir des idées les uns sur les autres" avec un groupe de personnes. Lorsque vous avez un problème spécifique que vous n'arrivez pas à résoudre, une façon d'accélérer le processus est d'obtenir vos collègues et d'organiser une réunion rapide.

Lors de la séance de remue-méninges, chacun propose des idées ou pose des questions sur le problème, dans le but de trouver ensemble la meilleure solution. Encore une fois, cela vous rend plus productif car les idées des autres alimentent votre propre « banque de cerveaux » pour référence future, et cela accélère l'ensemble du processus.

• Examinez les cartes mentales et d'autres techniques

Une méthode étroitement liée au brainstorming consiste à former des cartes mentales. En tant qu'aide visuelle, une carte mentale est un réseau de phrases clés relatives au problème que vous souhaitez résoudre ou à une idée que vous souhaitez concrétiser.

Les cartes mentales vous permettent de vous éloigner (littéralement) du problème et de sortir vos pensées de votre tête et de les mettre sur un tableau ou une feuille de papier. Cela aide à établir de nouvelles connexions pour trouver une solution plus rapidement.

Devenir meilleur en organisation

L'organisation consiste à devenir un meilleur priorisateur. Comme l'énonce la loi de Parkinson : « Le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement ». Cela signifie que si vous avez une tâche de 30 minutes et que la date limite est demain, vous la prolongerez probablement jusqu'aux cinq dernières minutes avant la date limite. Cependant, tout le temps jusqu'au lendemain, votre esprit sera préoccupé par des pensées à ce sujet et par l'anxiété de savoir si vous respecterez ou non la date limite. Mais, pendant tout ce temps, vous procrastinerez.

Alors, pour mieux organiser votre emploi du temps, voici quelques conseils.

• Organisez votre espace physique

Productivité populaire YouTuber Thomas Frank a un conseil brillant pour tous ceux qui souhaitent améliorer cette compétence : organisez l'espace autour de vous chaque fois que vous le pouvez. Vous avez souvent entendu dire qu'un espace propre vous motivera à être plus productif. Cependant, développer l'habitude de remettre les choses physiques à leur place consiste davantage à créer une affinité pour l'ordre.

Une fois que vous aurez maîtrisé le fait de garder les outils, les décorations et autres choses de votre espace de travail en ordre, étiquetés et à portée de main, cela commencera à se transférer dans votre espace mental. Vous saurez beaucoup mieux comment organiser votre bureau, vos fichiers de travail, vos tâches et vos archives.

• Trouvez un système qui fonctionne pour vous

Dans sa vidéo, Frank poursuit en suggérant que chaque personne a son propre système pour organiser ses pensées, ses banques de mémoire, ainsi que son espace physique. Donc, pour former correctement cette nouvelle habitude, il serait préférable de faire des recherches sur le type d'organisateur que vous pourriez être.

• Améliorez votre priorisation

La façon dont vous priorisez les choses (tâches, objectifs de vie, objectifs de carrière) a un impact direct sur votre emploi du temps et sur la façon dont vous l'organisez. Lorsque vous atteignez la fin de la journée de travail avec le sentiment déprimant que vous n'avez pas fait assez de travail significatif, vous commencez à croire que vous n'étiez pas productif.

Alors qu'en réalité, vous n'avez tout simplement pas suffisamment hiérarchisé vos tâches pour vous sentir productif. Voici comment vous pouvez travailler sur votre priorisation :

• Commencez à utiliser la matrice Eisenhower (que nous avons évoquée ci-dessus) ;
• Attribuez des numéros de priorité de 1 à 10 (du plus bas au plus élevé) ;
• Essayez la méthode « Mangez la grenouille » ;
• Formez une liste de vos objectifs de carrière à long terme, puis décomposez-les en objectifs plus détaillés. Ensuite, basez votre emploi du temps sur les tâches qui contribuent à la progression de l'objectif à long terme.

Troisième étape : trouvez votre coupable d'improductivité

Abordez votre problème de productivité en l'examinant objectivement. Nous avons souvent du mal à nous admettre à quel point nous sommes facilement distraits et procrastinons. Mais si nous voulons nous améliorer, nous devons d'abord voir le "côté laid".

Facteurs affectant la productivité

• Procrastination
• Des attentes élevées
• Délais irréalistes
• Charge de travail plus importante
• Fatigue et épuisement professionnel
• Mauvaise communication, manque d'information
• Pas assez de commentaires/sentiment d'inappréciation

Ce sont toutes des raisons de baisses importantes de la productivité. Surtout s'ils se produisent sur de longues périodes.

Et donc, savoir ce qui affecte négativement (et positivement) votre productivité est déjà la moitié de la bataille. Trouver une solution permanente devient beaucoup plus facile. Pour éviter d'approfondir le manque de productivité dans cet article, nous avons beaucoup plus de ressources ailleurs :

Comment identifier le temps perdu et l'inefficacité

Faire face à la procrastination - pourquoi cela se produit et comment y remédier

Quatrième étape : Fixez-vous des objectifs clairs

Une fois que vous savez dans quel domaine de productivité vous devez vous améliorer, l'étape suivante consiste à définir des objectifs très clairs. Pour faire de réels progrès, vous avez besoin d'étapes à franchir. C'est le seul moyen de :

• Sachez si vous vous dirigez dans la bonne direction ;
• Découvrez quelles méthodes fonctionnent plus rapidement que d'autres;
• Identifier de nouveaux obstacles ;
• Poussez-vous en avant.

Lorsqu'il y a des critères précis que vous devez remplir dans un délai donné, vous serez plus motivé et votre flux de travail rationalisé que si vous n'en aviez pas.

Comment fixez-vous des objectifs ?

Nous avons écrit de nombreux articles sur ce sujet, que vous pouvez trouver ci-dessous. Mais en substance, il y a plusieurs façons.

• Fixez-vous des objectifs dans la perspective de votre développement de carrière global ;

Penser à court et à long terme, prévoir des formations complémentaires (cours, tuteurs, séminaires),…

• Utiliser la méthodologie des objectifs SMART ;

Spécifique , mesurable , atteignable , pertinent , limité dans le temps

• Obtenez quelques applications pour vous aider à suivre les progrès et à vous faire avancer ;
• Essayez OKR (objectifs et résultats clés)

Une méthode qui a aidé des entreprises comme Google à arriver là où elles sont aujourd'hui.

Quel objectif doit avoir

Au-delà des méthodes, chaque objectif doit cocher plusieurs cases pour être considéré comme utile et progressif.

Il doit être objectif , c'est-à-dire que vous ne devez pas vous surestimer ou vous sous-estimer.

Fixez-vous des objectifs en fonction de délais réalistes dans lesquels vous pouvez terminer des tâches ou des projets, et définissez également leur difficulté en conséquence.

L'objectif doit être réalisable - alors commencez par des petits pas, et lorsque vous avez une idée du rythme (qu'est-ce qui vous pousse exactement à être plus productif), essayez d'élargir ces objectifs.

Par exemple : essayez d'abord de travailler avec une concentration profonde, sans interruption, pendant 25 minutes. Puis, après une semaine, augmentez ce nombre jusqu'à 40 minutes. Après une autre semaine, si l'habitude persiste, fixez-vous un nouvel objectif de 50 minutes.

L'objectif doit être précis - l'exemple ci-dessus montre comment ce critère fonctionne.

Chaque objectif que vous vous fixez doit avoir un niveau de compétence défini que vous devez atteindre et le délai pour l'atteindre. Sinon, il est impossible de suivre les progrès.

Assurez-vous que vos objectifs incluent ces trois étapes dans chaque objectif que vous planifiez, et le reste du voyage est beaucoup plus facile.

Cinquième étape : Améliorez votre discours intérieur

Une autre partie du parcours pour devenir plus productif consiste à changer votre état d'esprit pour un état d'esprit plus favorable.

Travailler à améliorer vos compétences et à créer de nouvelles habitudes n'est pas une tâche facile. Surtout si vous avez l'habitude d'attendre trop de vous-même ou d'être trop strict avec vos propres progrès. La rigueur avec nous-mêmes est l'une des principales raisons pour lesquelles nous renonçons à prendre de nouvelles habitudes ou échouons à mi-chemin. Alors, comment pouvez-vous être votre propre meilleure pom-pom girl, tout en restant réaliste ?

• Notez votre discours négatif

Asseyez-vous et creusez profondément. Considérez cette étape comme une sorte de séance de thérapie avec vous-même. Identifiez toutes les manières dont vous vous parlez négativement, réprimandez-vous pour vos échecs, trouvez des excuses, etc. Écrivez les situations, les sentiments et les résultats qui sont ressortis de ce discours négatif.

Il s'agit cependant d'un processus et vous ne pourrez pas identifier toutes les manières dont vous vous rabaissez. Mais il est important d'apprendre à repérer les comportements négatifs, à vous arrêter et à trouver une nouvelle façon de gérer un problème ou un obstacle. Par exemple, vous manquez une échéance alors qu'un collègue moins qualifié a terminé encore plus tôt.

Monologue intérieur négatif : « Que s'est-il passé ? Qu'est-ce qui ne va pas avec moi? J'ai trop tergiversé/Je n'ai pas travaillé assez dur. Ont-ils fait plus d'heures supplémentaires que moi ? Peut-être que j'aurais dû travailler plus d'heures… »

Et la spirale continue jusqu'à ce que vous commenciez à penser à quel point vous êtes une mauvaise personne ou à quel point vous êtes incompétent (dans votre propre tête). Ce genre de réflexion ne vous aide en rien à vous faire avancer. Au lieu de cela, cela vous enferme dans une boucle où vous ne pensez jamais que vous êtes assez bon, ni que vous vous améliorerez un jour.

Autosuggestion positive : « D'accord, il s'est passé quelque chose ici. Qu'est-ce que j'ai raté? Qu'aurais-je pu faire de mieux ? C'est une erreur et cela arrive à n'importe qui – alors que puis-je en apprendre ? X et Y semblent m'avoir distrait, alors la prochaine fois, j'essaierai quelque chose de différent.

Bien que nous puissions penser que derrière notre discours négatif se cache une intention bien intentionnée de nous dépasser, c'est le discours positif qui donne des résultats concrets. Il est axé sur les objectifs et les solutions, ne s'attarde pas sur les causes et les conséquences plus que nécessaire et n'assimile jamais vos échecs et réussites de carrière à vous en tant que personne .

• Apprendre à accepter l'échec

L'échec est un processus parfaitement normal, courant et attendu. Les meilleurs exemples sont partout où vous regardez. Nous connaissons déjà le dicton populaire selon lequel personne ne devrait comparer sa propre vie au "moment fort" de quelqu'un. Tesla, Apple, Sony et bien d'autres sont des entreprises qui affichent leurs bobines de surbrillance, tandis que dans les coulisses, il y a des milliers d'erreurs et d'échecs sur lesquels leurs produits ont été construits.

On aurait demandé un jour à Thomas Edison ce qu'il avait ressenti d'échouer tant de fois lors de la conception d'une ampoule, ce à quoi il a répondu : « Je n'ai pas échoué 1 000 fois. L'ampoule était une invention avec 1 000 étapes.

Et donc, habituez-vous à l'échec et familiarisez-vous avec lui. Parce que lorsque vous faites face à vos faux pas, il devient plus facile d'en tirer des leçons et de ne pas les répéter à l'avenir. Séparez-les, analysez leurs causes et vos réponses, et voyez comment vous pouvez faire mieux la prochaine fois. Et si vous échouez à nouveau, c'est également valable. Tant que vous continuez à pousser et à progresser petit à petit.

Sixième étape : suivez et enregistrez vos progrès

Une fois que vous avez réduit la peur de l'échec et le syndrome de l'imposteur à des niveaux gérables, vous pouvez commencer le travail proprement dit. Cependant, utiliser les horaires prédéfinis et suivre les objectifs que vous vous êtes fixés ne représente que la moitié de l'histoire. Le suivi de vos progrès est l'autre moitié.

Pourquoi est-ce important que je suive les progrès ou non ?

Pour améliorer la productivité, vous devrez savoir où vous faites des dérapages, à quelle fréquence ils se produisent, trouver vos heures de pointe (lorsque vous êtes le plus concentré) et même la façon dont les pauses alimentaires affectent votre flux de travail.

• Des aliments spécifiques peuvent vous rendre plus ou moins productif. Un aperçu de ces données peut vous permettre de savoir quels aliments ralentissent votre métabolisme, ce qui vous rend somnolent et vous fait perdre votre concentration. Un double cheeseburger avec frites et oignons frits vous donnera envie de faire la sieste, tandis qu'un poulet grillé maison accompagné de légumes vous laissera rassasié sans somnolence. Apprenez quels sont les aliments qui stimulent la productivité et élaborez un plan de repas sain et personnalisé.
• À l'aide d'un outil de suivi du temps, vous pouvez déterminer quelles tâches prennent plus ou moins de temps à accomplir, ce qui permet de faire de meilleures estimations de temps à l'avenir. Vous pouvez mieux structurer votre journée, ce qui vous laisse plus de temps libre.
• Le suivi du temps vous aide également à remarquer la fréquence à laquelle vous êtes distrait. Même si c'est pendant 5 minutes à la fois, les minutes peuvent s'accumuler jusqu'à une heure ou même plus par jour !

Sans informations vitales comme celle-ci, il est moins probable que vous fassiez des progrès. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like En résumé

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.