Pourquoi et comment créer des normes de performance dans une organisation (plus des exemples)

Chaque travail a sa propre description de ce qui doit être fait lorsque vous travaillez dans ce poste. De plus, il existe des normes de performance. Ils prouvent comment effectuer ces tâches pour bien faire le travail.

Ainsi, lors de l'évaluation de vos employés, vous comparerez leur performance à des normes prédéterminées – des normes de performance. Assurez-vous que ces normes sont fondées sur des postes spécifiques, et non sur des individus.

Cet article vous guidera à travers tous les détails sur les normes de performance, telles que :

• le but des normes de performance,
• les trois niveaux de performance,
• ce qu'il faut prendre en compte lors de l'établissement de normes de performance,
• comment créer une norme de performance, et
• exemples de normes de performance.

A quoi servent les normes de performance ?

Avant d'explorer l'objectif des normes de performance, prenons un peu de recul et définissons la gestion de la performance.

La gestion de la performance est le processus de communication entre les employeurs et les employés.

Ce processus implique également de donner une rétroaction aux travailleurs. Pour savoir comment mener à bien leur travail, les employés doivent d'abord voir les normes de performance pour ce poste.

L'objectif des normes de rendement est de s'assurer que les employeurs et les employés sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes professionnelles. C'est pourquoi les gestionnaires doivent fournir à leurs nouveaux employés les normes de rendement au cours du premier mois d'embauche.

Les normes de performance fournissent également aux employés des perspectives de performance spécifiques pour chaque compétence.

De plus, les normes de performance favorisent la communication entre les gestionnaires/employeurs et les travailleurs.

Lorsqu'il s'agit d'évaluations, les gestionnaires utilisent les normes de rendement comme lignes directrices. Ensuite, ils comparent les performances des employés avec ce modèle fixe. De cette façon, il y a une évaluation égale pour tous les employés occupant le même poste.

En ce qui concerne les normes de performance, tous les travailleurs sont égaux et doivent être traités de la même manière. Selon la Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi, les employés handicapés et non handicapés "doivent répondre aux mêmes normes de production, qu'elles soient quantitatives ou qualitatives".

Les normes de performance devraient être :

• spécifique,
• réalisable,
• facile à comprendre,
• pertinent pour le poste, et
• facile à mesurer.

Une fois qu'un employeur ou un gestionnaire a évalué les employés, leurs attentes peuvent être :

1. Atteint - si un employé a montré une performance adéquate,
2. Dépassé - si la performance est bien au-delà, et
3. Non atteint – si la performance est inférieure aux niveaux des normes de performance.

Ainsi, en cas de performance insuffisante, l'employeur ou le superviseur doit émettre un plan d'amélioration de la performance (PIP). Le but de ce document est d'aider un employé à améliorer ses performances.

Le PIP se produit dans la dernière phase du cycle de gestion des performances - la phase d'examen. En bref, c'est la phase où les gestionnaires suivent les performances des employés en procédant à des évaluations. Nous avons mentionné précédemment que ce cycle commence par l'établissement de normes de performance.

Désormais, la gestion de la performance comprend trois niveaux au sein de l'organisation.

Quels sont les trois niveaux de performance ?

La gestion de la performance peut être centrée sur l'ensemble de l'organisation ou sur ses départements. En outre, il peut mettre l'accent sur la performance de chaque employé. Ainsi, il peut y avoir trois niveaux de gestion des performances :

1. gestion de la performance stratégique,
2. gestion de la performance opérationnelle, et
3. gestion des performances individuelles.

Gestion stratégique des performances

Le but de ce niveau est d'atteindre les objectifs généraux de l'organisation. Il s'agit donc du rang le plus élevé d'utilisation des normes de gestion du rendement dans l'organisation.

Pour atteindre ces objectifs, la direction de l'entreprise s'efforce de répondre à ces questions :

• Cette entreprise a-t-elle une stratégie pour atteindre ses objectifs ? Si oui, l'entreprise met-elle en œuvre cette stratégie ?
• L'organisation apporte-t-elle les résultats attendus ?

Pilotage de la performance opérationnelle

L'intention ici est d'obtenir des objectifs opérationnels. Ce niveau se concentre sur les processus au sein de l'organisation, tels que les projets ou les activités. Ainsi, l'intention est de savoir si ces projets/activités spécifiques fonctionnent.

Pour atteindre ces objectifs, la direction de l'entreprise doit répondre aux questions suivantes :

• Chaque département ou projet atteint-il ses objectifs ?
• Les activités opérationnelles sont-elles alignées sur la stratégie organisationnelle ? Si oui, comment ces activités favorisent-elles la stratégie organisationnelle ?
• Les projets ou les activités sont-ils suffisamment efficaces ou doivent-ils être modifiés ?

Gestion des performances individuelles

Enfin, ce niveau met l'accent sur la performance de chaque employé de l'entreprise. Ce processus commence par l'établissement d'objectifs et de normes de travail, l'examen du rendement des employés et l'amélioration des compétences d'apprentissage de chaque employé.

Pour atteindre ces objectifs, la direction de l'entreprise doit obtenir des réponses à ces questions :

• Comment travaillent les particuliers ?
• Comment peuvent-ils booster leurs performances ?

Lors de l'examen du travail d'un employé, les normes de rendement sont votre point de référence. Ces normes sont essentielles car elles analysent divers domaines de performance. Voyons comment déterminer correctement les normes de performance et ce qu'il faut prendre en compte pour le faire.

Que faut-il considérer lors de l'établissement de normes de performance ?

Pour vous assurer que les normes conviennent à un poste particulier, voici quatre points à considérer :

1. Les normes doivent être motivantes.
2. Les normes ne doivent être ni trop faciles ni trop difficiles à atteindre.
3. Faites savoir à vos employés que vous analysez leurs performances.
4. Établissez une période d'essai.

Les normes doivent être motivantes

Avoir des normes de performance motivationnelles incitera les travailleurs à mieux faire leur travail. De plus, s'ils sont capables de voir leur progression au sein d'un projet, ce sera aussi leur force motrice. Ainsi, ils seront plus susceptibles d'atteindre des niveaux de performance exceptionnels.

En tant que leader, vous pouvez encourager vos employés à suivre leurs heures de travail. Le suivi du temps des employés est également bénéfique pour vos employés, car ils pourront suivre l'avancement de leur projet. Ainsi, ils découvriront quelle partie du projet ils ont terminée et ce qu'il reste à faire. De plus, les travailleurs continueront à accomplir leurs tâches du mieux qu'ils peuvent.

Si vous avez besoin de surveiller qui travaillait sur quelles tâches et pendant combien de temps, vous pouvez utiliser Clockify comme outil gratuit de suivi de la présence des employés.

Les normes ne doivent être ni trop faciles ni trop difficiles à atteindre

Si les normes de performance contiennent des tâches trop simples, elles seront trop faciles à réaliser. Ainsi, les employés ne seront pas motivés car ils ne seront pas mis au défi de terminer une tâche particulière.

D'un autre côté, les normes de performance ne devraient pas être trop compliquées. S'ils le sont, les travailleurs auront du mal à terminer presque toutes les tâches. Par conséquent, leurs niveaux de performance peuvent diminuer.

Mais, comment trouver le bon équilibre entre ces deux ? Assurez-vous que les normes de performance doivent être suffisamment audacieuses. De cette façon, les travailleurs devront rechercher une stratégie idéale pour terminer leurs tâches. Chaque fois qu'ils réussissent, les employés auront le sentiment qu'ils travaillent pour atteindre leurs objectifs. Ainsi, ils seront plus enthousiastes à propos de leur travail.

Faites savoir à vos employés que vous analysez leurs performances

Dans le cas où il y a un nouvel employé, un superviseur doit informer un employé des normes de performance qui régissent son poste. De même, tous les autres travailleurs doivent savoir que l'entreprise évalue leur performance.

Ainsi, un gestionnaire doit être transparent sur les normes de performance. Tout au long de l'année, les dirigeants doivent rappeler aux employés ces mesures. Si les travailleurs ont besoin d'une explication pour une partie de la norme, les responsables doivent leur fournir des éclaircissements.

Établir une période d'essai

En tant que gestionnaire, vous n'avez pas à établir vous-même des normes de rendement. Laissez le personnel des RH vous aider à rédiger ces mesures.

Outre l'équipe RH, vous pouvez également inclure les membres de votre équipe. Cette étape est cruciale car vos employés peuvent avoir des inquiétudes face aux mesures actuelles. Si c'est le cas, ajustez ces parties de la norme de performance.

Ensuite, vous devriez commencer à tester ces nouvelles mesures en fixant une période d'essai, qui peut durer de six à huit semaines. De cette façon, vous obtiendrez des commentaires directs de vos employés. Une fois la période d'essai terminée, demandez à vos travailleurs si ces normes leur convenaient. Encore une fois, s'il y a des problèmes actuels, assurez-vous de modifier légèrement les mesures.

Inclure vos employés dans la création de normes de performance renforcera la confiance entre vous et eux. De plus, lorsque les travailleurs participent à un tel processus, ils se sentent comme des membres appréciés de l'entreprise. De plus, cela augmentera également la productivité des employés.

Nous avons couvert quelques considérations générales pour la création d'une norme de performance. Voyons maintenant quelques règles pratiques d'écriture de ces mesures.

Comment créez-vous une norme de performance?

Disons que vous et votre équipe souhaitez créer une nouvelle norme de performance pour plusieurs postes au sein de l'équipe. Si vous ne savez toujours pas par où commencer et quelles exigences vous devez couvrir, voici quelques étapes simples pour faciliter ce processus.

Concentrez-vous sur le poste, pas sur l'individu

N'oubliez pas que les mesures que vous rédigez doivent concerner un poste et non un individu. Donc, s'il y a quatre employés dans le même poste, les normes de rendement pour eux devraient être les mêmes.

Si plus d'un employé effectue la même tâche, les normes doivent être identiques pour l'exécution de cette tâche particulière. Cette règle s'applique même si ces travailleurs occupent divers postes au sein de l'entreprise.

Décider quelles tâches devraient être incluses dans la norme

Vous ne devriez pas incorporer chaque affectation dans les mesures de rendement. Déterminez quelles tâches sont les plus importantes pour chaque poste. Ensuite, rédigez des normes de performance uniquement pour ces tâches.

En choisissant les plus significatifs, vous aurez une brève norme.

Choisir les paramètres qui font le succès d'une performance

Pour effectuer un travail avec succès, les employés doivent répondre à des critères particuliers. Voici quelques indicateurs d'une performance efficace :

• précision,
• effectuer les tâches à temps,
• satisfaction du client,
• montrant des signes de leadership,
• être productif,
• faire preuve d'initiative,
• faire preuve de créativité et
• qualité de travail.

Mais, il y a plus. Un employé aux performances au-delà des attentes présentera des qualités telles que :

• professionnalisme,
• en suivant constamment les protocoles professionnels,
• leurs performances ne cessent de s'améliorer,
• toujours donner le meilleur d'eux-mêmes,
• être méticuleux,
• avoir des idées et des solutions visionnaires, et
• exprimer leurs propres opinions.

Pensez aux taux d'erreur

Les normes de performance doivent toujours être claires et précises, afin que les employés puissent facilement travailler conformément à ces normes. Si vous souhaitez évaluer les performances des individus ou des équipes, vous pouvez également le faire avec les indicateurs de performance clés (KPI).

De manière générale, les KPI peuvent vous aider à déterminer les performances de votre entreprise et si elle va vers la réalisation de ses objectifs. Comme vous pouvez l'imaginer, tous les travailleurs doivent aligner leurs performances sur les objectifs de l'entreprise. De plus, ils doivent faire leur travail en respectant les normes de performance.

Mais que se passe-t-il lorsqu'un employé présente des performances inférieures, en deçà des normes acceptables ? Le Plan d'Amélioration de la Performance mentionné ci-dessus est l'une des solutions.

Avant de commencer avec ce plan, vous devrez d'abord décider combien d'erreurs sont trop nombreuses. Par exemple, un employé peut avoir deux fois une performance inférieure aux niveaux appropriés. Mais, si cela se reproduit, vous pouvez lui donner une note "Amélioration nécessaire".

Vous pouvez avoir un plan différent pour définir les taux d'erreur. Quoi que vous choisissiez, respectez ce plan.

Créez d'abord des normes pour des performances solides, puis les autres

Lorsque vous créez des normes de performance, commencez d'abord par les aspects positifs. Ainsi, vous pouvez commencer par écrire les qualités d'une performance solide. Ensuite, continuez avec les qualités de la performance attendue ci-dessus.

Une fois que vous avez ces deux catégories, concentrez-vous sur les indicateurs qui sont en dessous des niveaux solides. Vous pouvez utiliser des phrases comme celle-ci :

1. Un employé démontre une solide performance quand…
2. Un employé démontre une performance supérieure aux attentes lorsque…
3. Un employé prouve une performance sous-appropriée lorsque…

L'explication détaillée de chaque phrase dépendra de la position de l'employé.

Si vous êtes impatient de voir à quoi ressemblent ces normes de performance dans la pratique, continuez à lire.

Quels sont les exemples de normes de performance ?

Les normes de performance peuvent varier en fonction du poste et de la description de poste. La seule chose qui est commune à toutes les normes de performance est qu'elles démontrent comment le travail doit être bien fait.

Normes de performance pour les enseignants

Voyons à quoi ressembleraient les normes de performance pour les enseignants.

Comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessus, chaque mesure a une explication détaillée. Ainsi, chaque nouvel enseignant devra revoir ces normes au cours du premier mois d'emploi.

Le but de ces mesures est de trouver les bonnes façons de présenter le programme aux élèves. Pour ce faire, les enseignants peuvent utiliser toutes les ressources disponibles, afin que les élèves puissent tout comprendre facilement. En outre, les enseignants doivent entretenir des relations positives avec les parents ou tuteurs des élèves.

Normes de rendement pour les adjoints administratifs

Voici un exemple de normes de rendement pour les adjoints administratifs.

En ce qui concerne les assistants administratifs, leurs normes de performance incluent la supervision des fonctions de support, l'organisation de la correspondance et la garantie que tous les fichiers et bases de données sont bien organisés et mis à jour. En outre, les assistants administratifs doivent s'assurer que les préparatifs de voyage respectent le budget et que les documents de voyage contiennent des informations exactes.

Normes de performance pour les fournisseurs de support technique

Examinons maintenant un exemple de normes de performance pour les fournisseurs de support technique.

Comme vous pouvez le voir dans ce tableau, les normes de performance pour cette profession consistent à maintenir un soutien technique, à faire des recommandations aux utilisateurs et à se tenir au courant des dernières tendances dans ce domaine. Le but de ces mesures est de s'assurer que les fournisseurs de support technique n'offrent que des informations exactes aux utilisateurs. De plus, les fournisseurs de support technique doivent agir amicalement et être aussi réactifs que possible.

Normes de performance liées aux objectifs de l'entreprise

Désormais, selon Lenny Pollack, professeur de pratique à la Penn State University, vous pouvez également lier les normes de performance aux responsabilités et aux objectifs de l'entreprise.

Ainsi, par exemple, l'un des objectifs de l'entreprise est d'améliorer le service à la clientèle. Prenons un hôtel comme exemple de cette entreprise. La première personne que vous voyez en entrant est une réceptionniste. Naturellement, la responsabilité d'un réceptionniste est d'accueillir les visiteurs.

Mais ce qui compte, c'est la façon dont la réceptionniste accueillera les visiteurs. Pour améliorer le service à la clientèle, la réceptionniste doit être amicale et accueillir les visiteurs avec le sourire. De plus, la réceptionniste doit leur fournir autant d'informations sur l'hôtel qu'elles en ont besoin. De plus, si les visiteurs ont des inquiétudes, la réceptionniste doit trouver un moyen de résoudre ces problèmes.

En suivant ces normes de performance, la réceptionniste présentera d'excellentes performances et atteindra l'objectif de l'entreprise.

Conclusion

Pour les employés, les normes de rendement sont une ligne directrice sur la façon de bien faire leur travail. Pour les managers, ces mesures sont un point de comparaison lorsqu'ils examinent la performance des employés.

Les normes de performance doivent être précises, faciles à comprendre et réalisables. De cette façon, les employés seront motivés pour aligner leur performance sur les mesures établies.

En fonction des performances des employés au cours de la dernière période, les dirigeants peuvent marquer leur travail comme une performance solide, supérieure aux attentes ou inférieure à la valeur appropriée. C'est au manager de décider quelle est la limite quand il s'agit de performances insatisfaisantes.

Cet article a souligné les aspects les plus significatifs des normes de performance. En outre, nous avons couvert plusieurs exemples de ces mesures. Chaque fois que vous avez du mal à créer des normes de performance, vous pouvez le répéter une fois de plus.