Bilan de performance : 6 méthodes courantes et auto-évaluations

L'évaluation du rendement est un processus d'évaluation des employés et de leur efficacité. Afin d'en savoir plus sur les forces et les faiblesses des employés, ainsi que sur leurs objectifs, les managers utilisent diverses méthodes d'évaluation des performances. Outre les managers, l'équipe des ressources humaines peut être incluse dans cette évaluation, si nécessaire.

Dans cet article, vous apprendrez :

• les grandes étapes de la création d'un entretien d'évaluation,
• six méthodes d'évaluation du rendement, et
• comment s'évaluer.

Les grandes étapes de la création d'un bilan de performance

Avant de commencer à explorer les principales étapes d'une évaluation de performance supérieure, nous expliquerons l'importance d'une évaluation de performance en premier lieu.

Un examen de performance, également connu sous le nom d'évaluation, ou d'appréciation est vital à la fois pour les managers et les employés, et voici pourquoi :

• Les managers peuvent déterminer les réalisations de leurs employés, mais aussi les compétences que les travailleurs doivent améliorer.
• Les gestionnaires peuvent comparer les objectifs individuels des employés avec les objectifs généraux de l'organisation.
• Une évaluation des performances peut aider les managers à prendre des décisions concernant les augmentations, les promotions et les plans de rémunération.
• Chaque évaluation de performance fournit aux employés un retour d'information précieux de leurs managers. Ainsi, les travailleurs auront une compréhension claire de leur succès global et seront en mesure de planifier leurs performances futures.

Maintenant, voici les étapes cruciales que chaque manager doit suivre lors de l'évaluation d'un employé :

1. Création d'un dossier pour chaque employé,
2. étant détaillé, et
3. étant spécifique.

Création d'un dossier pour chaque employé

Shari Harley est conférencière principale en communication d'entreprise. Dans l'un de ses guides vidéo sur la façon d'examiner vos employés, elle a souligné que les gestionnaires devraient créer un document distinct pour chaque employé. Ces documents doivent contenir les informations essentielles pour chaque employé.

Si vous êtes un gestionnaire, assurez-vous qu'au lieu de vérifier souvent vos employés, il existe un meilleur moyen de collecter les données sur vos employés. Par exemple, tendre la main aux clients des employés ou aux fournisseurs. Pour connaître les performances de vos travailleurs, vous pouvez leur poser les questions suivantes :

• Comment décririez-vous la performance de Ben Davidson ?
• Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez changer dans sa performance, et quoi ?
• Qu'est-ce que notre entreprise peut faire de mieux pour vous ?

C'est une essence de la méthode de rétroaction à 360 degrés, que nous expliquerons plus précisément plus tard.

D'autre part, les employés doivent conserver le « dossier moi ». Ainsi, tout au long de l'année, les travailleurs devraient ajouter toutes leurs réalisations ici. Par exemple, il peut s'agir d'e-mails de commentaires positifs de clients ou d'autres collègues. De plus, tout ce dont les employés sont fiers devrait être inclus ici. Ensuite, les employés doivent envoyer des "fichiers moi" à leurs superviseurs. Ainsi, les managers peuvent intégrer ces fichiers dans leurs revues de performance.

Être détaillé

Dans le guide susmentionné, Shari a souligné comment les évaluations de performance doivent être détaillées. Ainsi, les managers doivent penser à :

• les trois cas les plus importants où un employé a exceptionnellement bien performé, et
• trois situations les plus importantes qu'un employé aurait dû faire différemment.

Par conséquent, les employés sauront exactement ce qu'ils font de bien et ce qu'ils devraient améliorer.

Être précis

Lorsqu'il s'agit de fournir des commentaires, la spécificité est la clé. La même règle s'applique aux évaluations de performance.

Ainsi, lorsque vous écrivez trois réalisations et luttes, soyez aussi précis que possible. De cette façon, vos employés auront une compréhension claire de leur performance.

Au lieu de dire « produire un travail plus précis » à votre employé, Shari vous suggère d'utiliser ces phrases :

• Vérifie ton travail.
• Assurez-vous de vérifier l'orthographe.
• Demandez à quelqu'un de relire votre travail avant de le rendre.

En outre, n'oubliez pas que chaque évaluation doit porter sur les performances antérieures de l'employé, mais également sur ses projets futurs.

Vous devez toujours garder ces étapes à l'esprit, quelle que soit la méthode que vous utiliserez pour les évaluations de performances. La section suivante de cet article se concentre sur les différentes méthodes d'évaluation des performances.

Quelles sont les modalités d'une évaluation de performance ?

Il existe de nombreuses méthodes pour élaborer une évaluation de la performance. Dans cet article, nous aborderons certaines des techniques les plus courantes.

Méthode de rétroaction à 360 degrés

Le nom de cette méthode illustre bien son but. Imaginons un employé comme centre d'un cercle (centre d'une évaluation de performance). Nous pouvons appeler cela un système centré sur les employés. Dans son environnement, il y a des collègues, des clients, des superviseurs, etc. Ce sont les personnes qui sont en contact avec cet employé. Ainsi, ils en savent beaucoup sur son comportement et ses performances au travail. Par conséquent, lorsque vous avez besoin de collecter des données sur cet employé, ces connexions sont votre source d'informations.

En tant que responsable créant l'examen des commentaires à 360 degrés, vous pouvez recueillir des impressions précieuses en contactant vos employés :

• Pairs,
• superviseurs,
• les clients,
• Fournisseurs,
• vendeurs, et
• clients.

Il convient de mentionner que, pendant ce processus, les sources restent généralement anonymes.

Si vous vous demandez à quoi devraient ressembler les questions dans ce type d'évaluation, voici ce que suggère le fournisseur d'enquêtes Qualtrics. La conscience de soi est l'un des domaines de cette revue, avec la communication, le leadership, le travail d'équipe et d'autres. Comme vous pouvez le voir sur l'exemple ci-dessous, l'interviewé peut donner sa note pour chaque question, mais aussi ajouter tout commentaire supplémentaire.

Source : Qualtrics

Les avantages de cette méthode sont :

• Fournir une rétroaction impartiale aux employés puisqu'il existe des sources de données distinctes.
• Amélioration de la communication entre les employés et du travail d'équipe également.
• Découvrir les problèmes qui peuvent être la cause de la lutte d'un employé.

En revanche, voici les inconvénients majeurs de cette méthode :

• Il est généralement inefficace pour les petites organisations. Puisqu'il y a moins de sources, ces sources peuvent ne pas être aussi objectives qu'elles devraient l'être.
• Nécessite plus de temps pour traiter les données de toutes les sources.
• Étant donné que le processus est anonyme, les gestionnaires ne peuvent pas obtenir d'autres informations des sources.

Gestion par objectifs (MBO)

Le terme Management By Objectives a été inventé par Peter Drucker, un consultant en management américain d'origine autrichienne, en 1954. Le but de cette méthode est de déterminer les objectifs de l'entreprise, afin que les employés puissent concentrer leur attention sur la réalisation des objectifs de l'entreprise.

En utilisant cette méthode, les managers peuvent comparer les réalisations des employés avec ces objectifs déterminés. Ainsi, lorsque les employés affichent d'excellents résultats, ils sont récompensés par une promotion ou une augmentation. Au contraire, si les employés ont des résultats improductifs, ils recevront une formation complémentaire. La période d'examen peut être trimestrielle, semestrielle et annuelle.

En ce qui concerne la méthode MBO, les entreprises doivent avoir des objectifs fixes alignés sur la méthode SMART. Ainsi, leurs objectifs doivent être :

• S – spécifique,
• M- mesurable,
• A- réalisable,
• R- réaliste, et
• T – sensible au temps.

Mais, comme il existe de nombreux postes et rôles au sein de l'entreprise, ces objectifs ne seraient pas les mêmes pour tout le monde. Pour chaque poste dans l'organisation, il existe des domaines généraux de résultats. Ainsi, les travailleurs effectuant le même travail dans l'entreprise sont responsables des mêmes domaines généraux de résultats. Ces domaines sont appelés domaines de résultats clés (KRA) .

Prenons l'exemple d'un chef de projet, avec les KRA et ses résultats. Comme nous pouvons le voir dans le tableau ci-dessous, cet employé a deux résultats positifs et un domaine qui doit être amélioré. Par conséquent, ce chef de projet suivra un programme de formation dans ce domaine particulier.

Les avantages majeurs de la méthode MBO sont :

• Les employés ont une compréhension claire de leurs tâches.
• Promouvoir la transparence et la hiérarchie sur le lieu de travail.
• En accomplissant leurs tâches, les employés apportent leur contribution au succès de l'entreprise. De plus, les travailleurs se sentiront plus fidèles à l'entreprise.

Cependant, il y a quelques inconvénients à cette méthode :

• Les conditions de travail et d'autres circonstances peuvent parfois entraîner l'échec des employés.
• Le manque d'individualité : quoi qu'il arrive, on attend des employés qu'ils progressent vers les objectifs fixés, ce qui peut les faire se sentir comme une machine et non comme des individus.
• Le manque de créativité et de proactivité puisque les travailleurs sont tenus de ne suivre que les objectifs fixés.

Méthode de distribution forcée de l'évaluation des performances

Cette méthode est également connue sous le nom de méthode Bell Curve ou Stacked ranking. L'une des premières entreprises à avoir adopté la méthode de distribution forcée a été General Electric dans les années 1980.

Voici comment cette méthode fonctionne : un manager, un superviseur ou un directeur évalue chaque employé. En ce qui concerne leurs performances, les employés peuvent être classés en trois groupes. Ce type de distribution est appelé la formule 20-70-10 :

• 20% des salariés sont des A performers, ceux qui sont les plus performants de l'entreprise.
• 70 % des employés sont des artistes B, c'est-à-dire ceux qui ont une performance moyenne.
• 10 % des employés sont des artistes C - ceux qui ont des niveaux de performance extrêmement faibles.

Les employés sont évalués dans des catégories telles que la qualité du travail, les connaissances, l'attitude, la fiabilité et la coopération.

Voici plusieurs aspects positifs de cette méthode :

• Processus égal de mesure de la performance des employés, quel que soit le nombre de travailleurs dans l'entreprise.
• Révéler les nouveaux dirigeants de l'entreprise. Une fois que les interprètes A sont découverts, la direction de l'entreprise peut commencer à former ces employés pour leurs futurs rôles.
• Facile à mener car le processus est le même pour tous les employés.

Néanmoins, cette méthode présente également plusieurs inconvénients :

• Cette méthode peut entraîner une concurrence malsaine et des conflits entre les employés.
• Les employés peuvent avoir l'impression que leur performance est sous-estimée, surtout s'ils se retrouvent dans la catégorie C. Par conséquent, cela affecte négativement la confiance entre les employeurs et les employés.

Outre ces aspects négatifs, de nombreux spécialistes des ressources humaines considèrent la méthode de distribution forcée comme controversée, car de nombreuses organisations mondiales l'utilisent lorsqu'elles doivent réduire le nombre d'employés.

Échelle d'évaluation ancrée sur le comportement (BARS)

La méthode BARS (Behaviourally Anchored Rating Scale) intègre des analyses qualitatives et quantitatives de la performance des employés. Le but de cette méthode est de faire la comparaison entre la performance de l'employé et les exemples spécifiques et prédéterminés de comportement (comment cet employé devrait se comporter). Chaque travail a son propre ensemble de comportements spécifiques. Par conséquent, les évaluations des employés peuvent être plus précises.

Mais, avant de commencer à utiliser la méthode d'évaluation BARS, vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

1. Notez les exemples de comportement approprié et efficace pour un travail particulier. Vous pouvez consulter l'équipe RH ou vos superviseurs. Ces exemples sont appelés incidents critiques.
2. Ensuite, créez plusieurs catégories pour ces exemples - ce seront des dimensions de performance. Vous pouvez avoir de 5 à 10 dimensions.
3. Une fois que vous avez des exemples de comportement avec leurs dimensions de performance assignées, repensez votre décision, pour vous assurer qu'elles ont du sens. C'est l'étape où vous aurez besoin de l'aide d'autres gestionnaires expérimentés ou de l'équipe des RH.
4. Faire le système de notation pour tous les exemples de comportement.

Voici un exemple. Disons que vous êtes gérant du « Sam's Coffee Shop » et que vous devez évaluer vos employés travaillant au comptoir. Leurs tâches principales sont l'accueil des clients, la prise de commandes et le traitement des paiements. Par conséquent, vous pouvez évaluer vos travailleurs dans ces catégories : Service à la clientèle, Présence, Efficacité, Responsabilité et autres.

En ce qui concerne le service client, au sommet de votre échelle devrait se trouver des exemples de comportement exceptionnel des employés. Par exemple, sourire en saluant de nouveaux clients et utiliser des phrases telles que :

• Bienvenue au "Coffee Shop de Sam".

• Puis-je prendre votre commande?

• Profitez de votre café.

• Au revoir et passez une merveilleuse journée!

En d'autres termes, être poli et amical avec les clients, ainsi que créer une atmosphère positive. D'un autre côté, au bas de votre échelle, vous devriez trouver des exemples de comportements non professionnels et inacceptables d'employés. Par exemple, être grossier et impoli avec les clients, parler au téléphone tout en prenant les commandes et ne pas établir de contact visuel avec eux.

La même règle s'applique à la catégorie Présence. Le comportement prédéterminé au sommet de l'échelle devrait être d'arriver au travail à l'heure et de partir après la fin du quart de travail. En tant que responsable, vous pouvez également établir un système de suivi du temps des employés, afin que vos employés puissent enregistrer leurs heures de travail. Naturellement, un modèle de comportement inapproprié ici serait un employé qui n'enregistre pas suffisamment d'heures de travail et qui arrive généralement en retard au travail.

Donc, ce sont des exemples spécifiques de la façon dont on devrait et ne devrait pas se comporter lorsqu'on travaille au comptoir d'un café. Lors de l'évaluation de vos employés, vous comparerez leur comportement à ces normes.

Voici les avantages de la méthode BARS :

• Avoir des normes d'évaluation transparentes et concrètes avec des exemples précis de comportement des employés.
• Les employés ont un cadre clair sur la façon de réussir sur le lieu de travail.
• Favorise l'égalité des employés - la performance de chaque travailleur est mesurée de la même manière, en utilisant la même structure.

Là encore, il y a aussi quelques inconvénients :

• Les gestionnaires ont besoin de plus de temps pour créer des formulaires appropriés pour les évaluations.
• Les managers doivent être formés pour mener à bien cette méthode.
• Cette méthode peut ne pas être pratique pour les entreprises ayant un plus grand nombre de types d'emplois différents.

Méthode du centre d'évaluation

La méthode du centre d'évaluation a été développée par l'armée allemande en 1930. Le but de cette méthode est de créer un ensemble d'exercices divers qui simulent diverses composantes de l'environnement de travail.

Mais qu'est-ce que ces exercices ont à voir avec la performance des employés ? Voici l'explication. L'idée derrière cette technique est de voir comment les employés se comportent dans des situations particulières et comment ces situations affectent leur performance. Ainsi, dans le cas de l'armée allemande, il y avait un psychologue, le Dr Simoneit. Son travail consistait à observer comment les officiers exécutent diverses missions et exercices. Les officiers qui ont démontré d'excellentes performances ont ensuite été promus. Par conséquent, cette méthode est pratique lorsque la direction de l'entreprise doit prendre des décisions concernant les promotions des employés.

En dehors de cela, la méthode du centre d'évaluation peut être utilisée pendant le processus de recrutement, dans des secteurs tels que le gouvernement, les établissements d'enseignement, etc. Dans la plupart des cas, les centres d'évaluation sont menés après les entretiens initiaux avec les candidats.

En ce qui concerne les exercices, il en existe plusieurs types :

1. Exercice de bac : l'intention ici est de mesurer les compétences professionnelles des candidats, afin de savoir dans quelle mesure ils sont adaptés au poste souhaité.
2. Exercice de présentation : les candidats recevront un sujet à l'avance, puis ils doivent préparer et faire une présentation.
3. Exercice de discussion en groupe : un groupe de quatre à huit candidats travaille ensemble pour résoudre un problème physique ou théorique.
4. Entretien basé sur les compétences : les candidats reçoivent plusieurs questions ciblées. Ils doivent décrire une situation dans laquelle ils ont démontré des qualités telles que le leadership, le travail d'équipe, etc.
5. Exercice de jeu de rôle : les candidats sont invités à s'imaginer dans une position hypothétique, par exemple en tant que PDG d'une entreprise. Ensuite, ils doivent expliquer comment ils géreraient leur travail en tant que PDG.

De nombreux professionnels participent au processus d'évaluation, principalement des employeurs, des superviseurs et du personnel des RH. En outre, des personnes formées, des consultants ou des acteurs professionnels peuvent être inclus, en particulier lors de la réalisation d'exercices de jeu de rôle.

Voici les aspects positifs de la méthode du centre d'évaluation :

• Les données recueillies à partir de ces exercices rendent le processus de sélection beaucoup plus facile et plus précis.
• Les compétences dont font preuve les employés lors du processus d'évaluation sont le véritable indicateur de leur performance actuelle et future.

Et, voici les aspects négatifs de cette méthode :

• Prend du temps : Comme il nécessite de la planification et des ressources, l'ensemble du processus peut durer plusieurs mois.
• Il est généralement coûteux car il rassemble des professionnels de nombreuses industries.

Ainsi, cette méthode peut être très utile pour les entreprises qui ont besoin de recruter un grand nombre d'employés. Cependant, la méthode du centre d'évaluation ne sera pas un choix parfait pour les petites entreprises.

Évaluations psychologiques

Le but de cette méthode est d'analyser les performances futures d'un employé. Faire cela,

les psychologues qualifiés doivent évaluer les principaux éléments du travail d'un employé, à savoir :

1. Compétences personnelles,
2. capacités cognitives,
3. caractères intellectuels,
4. compétences en leadership,
5. traits de personnalité, et
6. facteurs émotionnels.

Au cours du processus d'évaluation des employés, les psychologues réalisent divers tests, à savoir des entretiens approfondis, des tests psychologiques et des discussions privées. En examinant les performances actuelles de l'employé et en examinant les résultats de ces tests, les psychologues peuvent prédire les performances futures d'un employé.

Les avantages de l'utilisation de cette méthode sont les suivants :

• Avoir des données complètes sur les employés, toutes leurs compétences actuelles, leurs émotions et leur type de personnalité.
• Révéler de nouveaux potentiels : lors de la réalisation du test, les psychologues peuvent découvrir certaines qualités non découvertes des employés. De plus, cette découverte peut apporter de nouvelles possibilités pour un employé.

Les limites de cette méthode sont :

• Cela prend du temps et peut être un processus assez complexe. Après tout, évaluer sa personnalité, ses émotions et ses compétences est sûrement une tâche compliquée à faire.
• Des facteurs imprévisibles peuvent affecter les résultats des tests. Par exemple, si un employé était nerveux lors de l'évaluation, les résultats pourraient être irréguliers.

Si vous n'arrivez toujours pas à décider quelle méthode d'examen conviendrait à vos besoins, nous avons résumé ces six techniques, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, vous vous rendrez peut-être compte que les résultats de performance de certains employés sont inférieurs aux niveaux appropriés. En tant que manager, vous devez trouver un moyen de résoudre ce problème. Vous pouvez contacter l'équipe RH et, ensemble, vous pouvez créer plusieurs tâches liées aux objectifs pour ces employés. L'idée derrière ces tâches est d'améliorer les performances des employés. En fait, ces étapes font partie du plan d'amélioration de la performance - un document qu'un employé signe s'il accepte de s'engager dans ce processus. Si tel est le cas, les employés disposeront d'une période déterminée pour effectuer ces tâches.

Outre les gestionnaires, les superviseurs, les psychologues et autres, les employés peuvent également participer au processus d'évaluation des performances. Nous aborderons ce sujet plus précisément dans la section suivante.

Comment vous évaluez-vous ?

L'auto-évaluation est la contribution de l'employé à l'évaluation des performances. En d'autres termes, l'auto-évaluation est l'aperçu que les employés écrivent sur eux-mêmes. Ces évaluations sont bénéfiques pour les gestionnaires car ils peuvent comparer leurs propres opinions sur la performance d'un travailleur avec ce que l'employé souligne dans l'évaluation.

Si vous êtes un employé qui n'a jamais écrit d'évaluation personnelle, voici quelques conseils pour vous.

Pensez à vos performances passées

Les travailleurs doivent réfléchir à leur période passée, par exemple, l'année dernière. Ensuite, ils doivent trouver les réponses à ces questions :

• Quelles tâches, actions ou activités se sont bien déroulées au cours de la période écoulée ?
• Quelles tâches ont été marquées comme infructueuses ?
• Que faudrait-il faire différemment à l'avenir ?

Essayez d'être aussi réaliste que possible. Évitez d'édulcorer vos activités ou de sous-estimer vos efforts passés.

Gardez une trace de vos réalisations et de vos difficultés

Nous avons déjà mentionné l'importance du « dossier moi ». L'idée ici est de rassembler toutes vos réalisations.

Ce fichier doit contenir tous les commentaires positifs que vous avez reçus, les e-mails d'évaluation, vos tâches réussies, etc. Donc, si vous n'avez pas un tel document, commencez à travailler dessus dès aujourd'hui.

Vos réalisations doivent être alignées sur les objectifs de votre équipe. Pensez à votre rôle au sein de l'équipe et à la façon dont vos contributions jouent un rôle important dans le succès de l'équipe.

En outre, vous pouvez demander à votre responsable ou superviseur si cet examen d'auto-performance doit contenir des analyses. Si c'est le cas, essayez d'être aussi précis que possible lorsque vous écrivez sur vos réalisations. Par exemple, notez que vous avez réussi à signer des contrats avec 10 nouveaux clients, soit une augmentation de 20 % par rapport à la période précédente.

Néanmoins, inclure tous les défis que vous avez rencontrés au cours des derniers mois est également important. Assurez-vous d'expliquer pourquoi certaines tâches étaient plus exigeantes pour vous, afin que votre responsable puisse vous aider à résoudre ces problèmes à l'avenir.

Incluez vos objectifs et plans futurs

Pour montrer votre proactivité, intégrez vos objectifs futurs dans votre avis. Mais essayez d'être rationnel et n'incluez que des objectifs qu'il est possible d'atteindre, en fonction de votre poste au sein de l'entreprise, de vos compétences et de votre expérience.

De plus, s'il existe un moyen pour votre responsable de vous aider à améliorer vos compétences et à acquérir de nouvelles connaissances, n'hésitez pas à le demander. Il peut s'agir d'une session de formation, d'une conférence ou d'un atelier en ligne dédié au sujet qui vous intéresse.

Relisez avant d'envoyer votre avis

Une fois que vous avez fini de rédiger votre rapport d'auto-évaluation, assurez-vous de le lire attentivement avant de l'envoyer à votre responsable. N'oubliez pas de vérifier l'orthographe et d'apporter des modifications si nécessaire. Avoir des fautes de frappe et de grammaire n'est pas acceptable.

De plus, vous devriez demander à votre collègue, à un ami ou à un membre de votre famille de relire la critique. Il est probable qu'ils remarqueront une erreur que vous avez manquée ou qu'ils vous signaleront si votre ton n'était pas approprié.

Conclusion

En tant que gestionnaire effectuant une évaluation du rendement, vous devriez avoir un dossier distinct pour chaque employé. De cette façon, vous pouvez suivre ses performances tout au long de l'année. De plus, chaque évaluation des performances doit contenir des données détaillées et spécifiques sur vos travailleurs.

Il existe diverses méthodes pour créer des évaluations de performance. Vous pouvez choisir parmi certaines des techniques les plus courantes que nous avons couvertes dans cet article. Gardez à l'esprit que la méthode que vous utilisez doit être adaptée au type de votre entreprise, au nombre d'employés et à d'autres facteurs.

Outre ces méthodes, vos employés peuvent également créer des évaluations d'auto-performance. Lors de la rédaction d'un tel avis, les travailleurs doivent réfléchir à leurs performances passées. Cette évaluation devrait présenter toutes leurs réalisations et leurs luttes. En outre, les employés doivent réfléchir aux objectifs et plans futurs.

Après tout, ces documents fournissent aux managers des données précieuses sur leurs employés. Par conséquent, les évaluations d'auto-performance des employés sont également importantes pour les managers.