Gestion de la performance : Conseils pour créer un cadre efficace pour votre organisation

La gestion de la performance a considérablement changé au cours des dix dernières années. Et comme le visage du lieu de travail moderne continue de changer, même aujourd'hui, la façon dont nous percevons les performances des employés change en même temps. De nombreuses entreprises ont abandonné les évaluations annuelles des performances et opté pour une gestion continue des performances. Ils sont davantage axés sur le bonheur et la croissance de l'individu au sein de l'entreprise et bénéfiques pour les gestionnaires qui souhaitent faire de leur mieux pour maintenir les taux de rotation à un faible niveau.

Si vous cherchez à revitaliser votre système de gestion des performances, ne cherchez pas plus loin. Ci-dessous, nous avons compilé une liste d'étapes qui jettent les bases d'un système de gestion des performances efficace et centré sur les employés.

Pourquoi devriez-vous changer votre processus de gestion de la performance

General Electric a la même méthode de gestion et d'examen des performances depuis les années 70, jusque dans les années 2000. Leur responsable des ressources humaines, Susan Peters, a mentionné dans une interview que ces pratiques sont devenues plus un rituel qu'un outil pour faire avancer l'entreprise. Elle était heureuse de voir leur restructuration du système, car elle a elle-même déclaré que l'espace de travail devenait plus "millénaire".

La gestion des performances vieille de plusieurs décennies ne suffit plus.

Peut-être l'exemple le plus retentissant dans le monde des affaires, le passage à 180% de Microsoft à un système de gestion des performances complètement différent a poussé de nombreuses entreprises à emboîter le pas. Des entreprises comme Adobe, Cisco et IBM, pour n'en nommer que quelques-unes, ont abandonné la tristement célèbre méthode de la "courbe en cloche" pour une méthode plus flexible et reflétant la main-d'œuvre moderne.

Et bien qu'ils n'aient pas vu de changements révolutionnaires, ils ont noté que les employés étaient devenus plus motivés, qu'il y avait moins de roulement et que les résultats étaient meilleurs.

En revanche, les entretiens annuels, associés à des méthodes de gestion des performances mal structurées, avaient tendance à dresser les employés les uns contre les autres, à provoquer des frictions, du stress et des taux de rotation élevés.

Les éléments constitutifs d'un système de gestion efficace

Grâce à nos recherches, nous avons constaté que quatre éléments notables sont répétés plusieurs fois dans les entretiens avec les PDG, les webinaires et rapports RH et les revues professionnelles.

1. Apprendre ce qui rend votre processus actuel défectueux
2. Élaboration d'un cadre de gestion de la performance
3. Maîtriser la gestion du temps, et
4. Donner des commentaires significatifs grâce aux avis

1. Analysez vos pratiques actuelles

Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre une nouvelle pratique de gestion de la performance, vous devez d'abord examiner attentivement celle que vous avez eue jusqu'à présent. Carrie Herzog de Terra Information Group a organisé un webinaire sur la gestion de la performance où elle en a discuté comme la première étape pour toute entreprise.

Comme le conseille Herzog sur la base de leur propre expérience, les RH doivent examiner objectivement le processus de gestion des performances actuellement en place et pourquoi il ne fonctionne pas. Vous devez analyser :

• Comment les employés voient leurs évaluations de performance ;
• À quelle fréquence faites-vous ces examens ?
• S'ils sont archivés et oubliés ou utilisés pour une documentation et une amélioration ultérieures ;
• Si les avis causent des frictions entre les employés, formant un terreau pour la compétitivité au lieu de la collaboration ;
• Dans quelle mesure les rapports sont-ils détaillés ?
• À quel point vous prêtez attention au processus, pas seulement au résultat final du travail d'un employé ;
• Votre évaluation des performances repose-t-elle sur des cases à cocher ou sur un système de notation de 1 à 5 ?

2. Créer un cadre de gestion des performances

La prochaine étape du processus consiste à former un plan constant que vous suivrez tout au long de l'année. Vous trouverez ci-dessous une liste des éléments cruciaux auxquels il faut prêter attention pour une gestion efficace des performances.

Fixer des objectifs annuels

Avant tout, vous devrez adopter une attitude avant-gardiste.

Demandez-vous quels sont les objectifs de l'entreprise pour l'année prochaine. Comment chaque département, équipe et individu, dans cet ordre, peut-il contribuer à l'ensemble ? Les buts et objectifs de chaque équipe (et individu, par la suite) devront alors être alignés sur ceux de l'ensemble de l'entreprise.

Parce que la performance d'un individu doit avoir un effet d'entraînement qui contribue à faire avancer l'entreprise.

Les entreprises qui utilisaient des évaluations de performance annuelles uniques peuvent être trop tardives pour repérer comment le travail d'un employé s'est éloigné des objectifs globaux. Et dans la plupart des cas, cela se produit en négligeant de suivre leurs progrès et de réaligner leurs objectifs individuels dans le temps. Très souvent, les employés ne sont pas conscients des buts et objectifs de l'entreprise !

Fixez-vous des objectifs plus petits

Le plan annuel se concentre sur de plus grands domaines d'amélioration, mais pour être en mesure de maintenir votre gestion des performances à un rythme régulier, vous aurez besoin de plus de temps "facilement digestibles".

Selon les objectifs et l'orientation de l'entreprise, vos périodes de suivi ne devraient pas dépasser six mois. Idéalement, vous diviseriez votre année en trois ou quatre périodes cruciales, et à la fin de chaque période, il y aurait une évaluation du rendement d'un employé.

C'est un excellent moyen de suivre les progrès par petits incréments. Vous vous attaquez à des objectifs plus importants étape par étape, en donnant aux employés ou aux équipes suffisamment de temps pour apprendre et s'adapter.

Créer un plan de performance (amélioration)

Le cœur de tout processus de gestion de la performance est son plan.

En collaboration avec votre service RH, vous pouvez élaborer un plan trimestriel ou mensuel plus détaillé pour :

• Domaines à suivre (productivité, efficacité, communication, ponctualité, ingéniosité, etc.) ;
• Quel apprentissage supplémentaire pouvez-vous leur apporter ?
• Dates des revues de gestion du rendement ;
• Plans d'urgence au cas où les objectifs pour cette période n'auraient pas été atteints.

Nous avons abordé ces points et bien d'autres dans deux articles détaillés sur les guides de planification des performances individuelles et d'équipe. Vous pouvez les consulter ici :

• Tout sur les plans de performance
• Élaborer un plan de performance d'équipe en quatre étapes

Après avoir établi un plan de performance, il devient beaucoup plus facile de surveiller les progrès réalisés par les employés.

Suivre le progrès

Bien que vous puissiez suivre le travail des employés grâce à leurs rapports de suivi du temps ou juger de leur efficacité en fonction des délais qu'ils respectent, il existe d'autres moyens qui constituent la performance d'un employé.

Thomas Kolopoulos de Delphi Group a décrit une pratique que son entreprise utilise : l' évaluation 360° en temps réel . Il repose sur l'évaluation des progrès de la performance d'un employé également en fonction de sa fiabilité, de sa communication avec ses pairs, de ses interactions, de sa cohérence, etc.

De cette façon, on obtient une vue complète de la performance d'un employé à une échelle beaucoup plus large que de simples statistiques. Grâce à des formulaires anonymes, les employés sont de temps en temps invités à décrire leur relation de travail avec un collègue spécifique (sa communication, sa dynamique, sa résolution de problèmes, etc.). Ensuite, les données collectées sont examinées et évaluées par les RH ou le responsable, et utilisées dans le rapport de gestion des performances.

Respectez les horaires d'enregistrement indiqués

Même si vous pensez qu'avoir une réunion avec un employé tous les trois mois est éprouvant, envisagez l'alternative.

Un examen annuel vous obligerait à passer des heures à recueillir des données sur les 11 derniers mois et à faire un commentaire général sur l'éthique de travail d'une personne. Ajoutez à cela le fait que vous devrez probablement faire plusieurs évaluations de performance en une seule journée – vous passerez plus de temps en réunion à faire la même chose encore et encore.

Avec la gestion continue des performances, vous passez beaucoup moins de temps à vous préparer et les réunions elles-mêmes durent moins longtemps. Vous pouvez terminer toutes les évaluations de performances beaucoup plus rapidement et avec un temps de préparation plus court (car vous avez suivi leurs données régulièrement).

Faire un bilan annuel

Dans le cas d'une gestion continue de la performance, un examen annuel est beaucoup plus logique. Dans l'exemple que nous avons fourni ici, à la fin de l'année, vous aurez eu trois vérifications plus importantes avec l'employé (ou l'équipe). Cela vous donnera un aperçu plus détaillé des progrès globaux qu'ils ont réalisés.

De plus, l'employé a une idée beaucoup plus claire de ce sur quoi vous vous êtes concentré en tant que responsable lorsque vous avez suivi ses progrès. Ainsi, ils ont eu suffisamment d'occasions de résoudre en temps opportun les problèmes ou les lacunes en cours de route.

3. Gardez un emploi du temps serré

La gestion du temps est une partie importante de tout bon système de gestion des performances. Voici un exemple des facteurs sur lesquels vous devez travailler pour établir une gestion du temps de qualité au niveau du service.

Personnes:

• Suivre le temps consacré à leurs propres tâches ;
• Prenez note des tâches qui leur ont pris moins et plus de temps que prévu ;

(ceux-ci sont utilisés pour des évaluations et des analyses de performances ultérieures, car il s'agit d'informations précieuses)

• Communiquer avec ses collègues clairement et sans aucune barrière ;

(tels que la timidité, l'introversion, les discussions incessantes, etc.)

• Traiter les distractions et y travailler seul ou avec l'aide du manager ;
• Gardez un œil attentif sur les échéances qui approchent.

Un employé est traité comme une seule unité qui a sa propre charge de travail à accomplir en un jour, une semaine ou un mois. Les techniques individuelles de gestion du temps et d'amélioration sont laissées à leurs préférences, avec l'aide et les conseils du manager.

Equipes :

• En plus des échéances et des tâches individuelles, les équipes ont des échéances globales (jalons) et des critères à remplir. Ceux-ci devraient être la somme de toutes les tâches individuelles.

(ex : l'équipe marketing doit publier 10 nouveaux articles de blog en un mois, qui sont répartis entre les rédacteurs en fonction de leurs quotas individuels)

• Convenir d'un code de communication ;

(lorsqu'ils communiquent par chat, par e-mail, lorsqu'ils doivent envoyer un SMS ou appeler, ou venir au bureau de quelqu'un pour discuter de choses en personne)

• Les réunions ont leur propre ensemble de règles qui garantissent le plus d'efficacité ;

(un plafond de temps sur combien de temps une réunion peut durer, combien par semaine, à quelle heure de la journée, ainsi que qui doit y assister et garder un horaire).

• Passez en revue leurs résultats collectifs pour identifier les problèmes et les réussites concernant leur gestion du temps, et trouvez des moyens d'améliorer ou de répéter les bonnes pratiques.

Les équipes sont composées de plusieurs employés, mais avec eux, la gestion du temps doit être abordée à plus grande échelle. Certaines pratiques de gestion du temps seront généralisées et utilisées par toute l'équipe, quelles que soient les préférences individuelles. De même, l'équipe choisit ensemble le terrain d'entente concernant la communication, l'étiquette des heures supplémentaires et la transparence de la charge de travail. Vous ne regarderez pas la performance de chacun, mais les résultats collectifs, qui dépendront de la qualité de la collaboration des membres de l'équipe.

4. Donnez du sens à vos avis

Même les critiques ont leur propre étiquette. Les processus modernes de gestion des performances conseillent de fréquentes réunions individuelles avec les employés pour réévaluer les objectifs, discuter des progrès et des étapes suivantes. Naturellement, vos commentaires lors de ces réunions devront être aussi informatifs et utiles que possible.

Comme petite aide, nous avons compilé une liste de choses que vous pouvez garder à l'esprit lors de ces réunions, ainsi que des commentaires écrits.

1. Analysez à la fois les échecs et les réussites

Bien qu'il puisse être tentant de se concentrer uniquement sur les aspects négatifs et sur la façon dont vous pouvez en tirer des leçons, cela peut être terriblement démotivant. Il est également important d'analyser les réussites.

Découvrez ce qui a fait le succès de certains résultats et identifiez les bonnes pratiques. Peut-être que certains employés se sont révélés être d'excellents communicateurs, de sorte que leurs méthodes peuvent être utiles à d'autres, ou quelqu'un a géré facilement la pression des délais et vous aurez besoin de son aperçu de la gestion du stress.

Ce sont toutes d'excellentes occasions d'apprendre du succès, tout autant que nous examinons nos mésaventures et voyons comment nous pouvons faire mieux. Travaillez à disséquer les bonnes pratiques afin de pouvoir répéter des résultats exceptionnels.

2. S'abstenir de commentaires généralisés

C'est toujours un plus de reconnaître l'effort d'un employé. N'oubliez pas d'éviter des expressions telles que :

• "Nous avons remarqué que vous avez travaillé dur ces derniers temps",
• "Votre éthique de travail est bonne/excellente/admirable",

Ou toute autre déclaration générale qui révélera que vous n'y avez pas prêté attention. Si vous avez suivi de près les performances de quelqu'un, il ne devrait pas être trop difficile de trouver un ou deux cas où il a potentiellement excellé. Aborder des situations spécifiques est une rétroaction plus précieuse et précise.

3. Formulez votre critique

La critique doit être formulée correctement pour qu'elle soit perceptible. Si vous la formulez mal, il n'y a que deux façons de procéder :

• L'employé se met sur la défensive, trouve des excuses et commence à s'enfoncer encore plus profondément, commence à se sentir en insécurité ou
• Perçoit la critique comme une attaque et la repoussera très probablement, sans appliquer de nouveaux conseils ou suggestions.

Travaillez avec un représentant des ressources humaines pour trouver la meilleure façon d'aborder chaque employé ou l'équipe dans son ensemble. Bien que vous souhaitiez être direct et aller droit au but, contextualisez le problème, demandez leur avis à ce sujet et ce qu'ils feraient différemment avec le recul. Montrez-leur que vous êtes là pour aider et non pour juger.

4. Proposer des solutions et des suggestions

Le but de ces rencontres individuelles est de discuter de la performance d'un employé, si vous devrez changer quelque chose dans ses buts et objectifs, et comment il peut s'améliorer à l'avenir.

Le maître mot est discussion. Il doit s'agir d'une communication bidirectionnelle.

Évitez de vider toutes les statistiques, données et avis d'autres responsables et collègues, puis de demander si la personne a des questions. Prenez votre temps pour passer en revue les informations et faites des pauses de temps en temps pour les laisser parler également. Aussi, laissez-les vous demander tout ce qu'ils veulent aussi.

5. Essayez de ne pas être un « cadre »

Traitez-vous les uns les autres comme des égaux autant que vous le pouvez. Cela peut être un processus d'apprentissage, mais plus vous essayez, plus cela deviendra facile. Il peut être tentant de partager vos années d'expérience et d'offrir de multiples conseils depuis votre poste de direction.

Cela ne peut que créer un fossé entre vous et l'employé et le faire se sentir méprisé. Concentrez-vous sur eux et leurs performances, et gardez votre position et votre influence de côté.

6. Posez des questions et engagez-vous

Comme nous l'avons déjà mentionné, gardez les réunions dans les deux sens.

Ne parlez pas trop et trop longtemps. Demandez des avis chaque fois que vous le pouvez et voyez comment les employés s'ouvrent au fil du temps. Vous souhaitez construire une relation professionnelle basée sur la confiance et une communication ouverte.

Ce n'est qu'alors qu'ils seront pleinement réceptifs aux commentaires, seront plus enclins à s'améliorer et même attendront avec impatience l'évaluation des performances. Faites de ces réunions une conversation, pas une décharge d'informations.

En conclusion

La gestion des performances est un processus en plusieurs étapes. De nombreuses entreprises ont troqué leurs évaluations annuelles avec la gestion continue de la performance qui leur est proposée. Et même si cela peut sembler beaucoup de travail, si vous mettez en place un solide système de gestion des performances, cela devient facile à gérer et à maîtriser. Tout ce dont vous avez besoin est un aperçu de ce qui doit être corrigé dans votre gestion actuelle, un nouveau cadre ou plan de gestion des performances, un calendrier solide à respecter et une bonne étiquette d'évaluation des performances.