Comprendre les charges sociales et qui est tenu de les payer

En plus de gérer diverses dépenses nécessaires à l'exploitation d'une entreprise, telles que la masse salariale, les frais juridiques, les achats d'inventaire et autres, chaque employeur a le devoir de payer des impôts au gouvernement.

Ces impôts, communément appelés « charges sociales », car ils sont basés sur les salaires des employés, sont une contribution obligatoire aux gouvernements fédéral, étatiques, voire parfois locaux.

En tant qu'employeur, vous devrez retenir une certaine somme d'argent sur le salaire de vos employés et payer des impôts pour chaque employé qui travaille pour vous. Dans le même temps, vous devrez également payer votre propre part d'impôts.

Si le concept des charges sociales vous embrouille et que vous ne savez pas quelles sont vos obligations en tant que contribuable, restez à l'écoute.

Dans cet article de blog, nous allons :

• Définir ce que sont les charges sociales et ce qu'elles comprennent,
• Vous dire quelles charges sociales vous devez payer en tant qu'employeur, et
• Expliquez comment calculer les charges sociales et donnez-vous quelques exemples.

Commençons.

Que sont les charges sociales ?

Selon le Congressional Research Service, "une taxe sur les salaires est généralement une taxe prélevée sur les salaires ou les revenus des travailleurs".

En d'autres termes, lorsqu'un employé reçoit son salaire, l'employeur retient une certaine somme d'argent sur le salaire de l'employé et paie des impôts au gouvernement.

Mais les employeurs ont également leur propre part des charges sociales qu'ils doivent payer, qui ne sont pas déduites du salaire brut de l'employé. Cela signifie que ces retenues ne sont pas prélevées sur le salaire des employés et que l'employeur les paie de sa propre poche.

Les charges sociales - à la fois la part de l'employé (impôts déduits de son salaire) et la part de l'employeur de ces impôts - servent à financer :

• Dépenses publiques pour l'équipement militaire, la recherche, l'éducation, etc.,
• Les programmes d'assurance sociale tels que la sécurité sociale et l'assurance-maladie,
• Programmes d'assurance-chômage,
• Infrastructure locale, et plus encore.

Le terme « charges sociales » est un terme plus large qui inclut à la fois les charges sociales des employés et les charges sociales des employeurs. Pour clarifier la différence entre chacun de ces termes, nous expliquerons :

• Les charges sociales des salariés,
• Les charges sociales de l'employeur, et
• Les charges sociales plus en détail.

Quelle est la différence entre : les charges sociales des employés, les charges sociales des employeurs et les charges sociales ?

Avant d'explorer les charges sociales des employés et des employeurs, revenons un instant sur le terme « charges sociales ».

Le terme « charges sociales » est un terme générique qui comprend toutes les taxes payées par les employeurs et les employés aux gouvernements fédéral, étatiques et locaux. Les charges sociales sont généralement basées sur les salaires des employés, c'est-à-dire qu'elles sont calculées en pourcentage des salaires que l'employeur verse à ses employés.

Les charges sociales comprennent :

• Les charges sociales des employés, et
• Taxes sur les salaires de l'employeur.

Les charges sociales des employés sont des impôts retenus par l'employeur et payés à l'IRS au nom de l'employé, et ils comprennent :

• Taxe fédérale sur le revenu,
• Taxes FICA (Sécurité Sociale et Medicare),
• Impôt sur le revenu de l'État,
• Impôts sur le travail indépendant (ceci s'applique uniquement aux travailleurs indépendants) et
• Toutes les taxes locales que les employés peuvent avoir à payer en fonction de la ville ou du comté dans lequel ils vivent (certains États n'imposent pas d'impôts sur le revenu locaux ou même étatiques).

Les charges sociales patronales sont des impôts payés uniquement par les employeurs et comprennent :

• Taxe fédérale de chômage (FUTA),
• les impôts FICA, et
• Taxe de chômage de l'État (avec certaines exceptions telles que l'Alaska, le New Jersey et la Pennsylvanie où les employés contribuent également aux taxes de chômage de l'État).

Qui paie les charges sociales, le salarié ou l'employeur ?

Les employeurs et les employés doivent payer une certaine part d'impôts.

Dans la plupart des cas, l'employeur est celui qui retient une certaine somme d'argent sur le salaire de l'employé et paie des impôts au gouvernement au nom de l'employé. Cependant, dans certains cas, par exemple, si vous êtes indépendant, vous avez des obligations fiscales supplémentaires, telles que l'impôt sur le travail indépendant (SE).

En outre, certaines charges sociales, telles que les taxes utilisées pour financer les programmes d'assurance sociale (sécurité sociale et assurance-maladie), sont payées à la fois par l'employeur et l'employé, et ils les partagent à 50/50.

En bref, nous pouvons conclure ce qui suit :

• Certaines charges sociales sont payées uniquement par les salariés (elles sont prélevées sur leur paie),
• Certaines charges sociales sont payées uniquement par les employeurs, sur leur propre budget, et
• Certaines charges sociales sont partagées à parts égales entre l'employeur et l'employé.

Qu'est-ce qui est inclus dans les charges sociales des employeurs ?

Comme nous l'avons appris, les employeurs ont certaines responsabilités lorsqu'il s'agit de payer des impôts. En plus des impôts qu'ils paient au nom des employés, ils ont également leur propre part d'impôts qu'ils sont tenus de payer — les charges sociales de l'employeur.

Décomposons les charges sociales des employeurs et expliquons chacune d'entre elles.

Taxe de sécurité sociale

La taxe de sécurité sociale est l'une des deux taxes FICA (Federal Insurance Contributions Act).

Selon l'IRS, la sécurité sociale comprend les «taxes d'assurance-vieillesse, survivants et invalidité». Cette taxe sur les salaires est utilisée pour fournir des fonds mensuels pour aider les travailleurs et les membres de leur famille avec leur revenu en cas de :

• Retraite,
• Invalidité, ou
• Décès.

Le taux d'imposition actuel de la sécurité sociale est de 6,2% du salaire de l'employé pour l'employeur.

Encore une fois, comme l'explique l'IRS, le montant maximum du salaire d'un employé soumis aux cotisations de sécurité sociale par an est de 160 200 $. C'est ce qu'on appelle aussi une limite de base salariale.

Taxe d'assurance-maladie

Comme nous l'avons mentionné, la taxe Medicare relève des taxes de la loi fédérale sur les contributions aux assurances (FICA).

La taxe Medicare, également connue sous le nom de «taxe d'assurance hospitalisation», est utilisée pour financer les coûts des soins hospitaliers et palliatifs pour les personnes âgées ou les personnes handicapées, les soins adéquats dans les établissements de soins infirmiers, etc.

Le taux d'imposition actuel pour Medicare est de 1,45% du salaire de l'employé pour l'employeur.

La taxe Medicare n'a pas de limite de base salariale .

Impôt fédéral sur le chômage

La loi fédérale sur la taxe de chômage (FUTA) est une loi fédérale qui impose une taxe utilisée pour financer les prestations des travailleurs qui se sont retrouvés au chômage.

Selon l'Internal Revenue Service, le taux d'imposition fédéral du chômage est de 6,0 % . L'employeur est tenu de payer une taxe égale à 6,0 % des premiers 7 000 $ versés à titre de salaire à chaque employé au cours de l'année.

Pourtant, le taux d'imposition fédéral du chômage varie de 0,6% à 6,0%, selon le montant que l'employeur paie en impôt sur le chômage de l'État. Si l'employeur a payé l'intégralité des taxes de chômage de l'État, et s'il l'a fait avant la date d'échéance du formulaire 940 qu'il a précédemment déposé, il peut avoir droit au crédit maximum de 5,4 %, auquel cas le taux d'imposition FUTA après ce crédit serait de 0,6 % .

Taxe de chômage de l'État

Semblable à la Federal Unemployment Tax Act (FUTA), la State Unemployment Tax Act (SUTA) est une loi qui impose des taxes pour financer le coût des prestations d'assurance-chômage de l'État aux États-Unis.

En bref, la principale différence entre la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) et la taxe étatique sur le chômage (SUTA) est que la SUTA impose des impôts au niveau de l'État.

Selon le département américain du Travail, chaque État américain a sa propre loi qui détermine les taux d'imposition de l'assurance-chômage de l'État pour chaque État.

Qu'est-ce qui est inclus dans les charges sociales des salariés ?

Les charges sociales des employés sont les impôts que l'employeur retient sur les salaires des employés et paie au nom de l'employé.

Pour voir quelles charges sociales sont payées par l'employé, nous allons énoncer et expliquer chacune de ces taxes.

Taxe de sécurité sociale

En plus de payer sa propre part de la taxe de sécurité sociale, l'employeur doit également retenir le même montant de ces taxes sur le salaire de ses employés. Le taux d'imposition actuel de la Sécurité Sociale est de :

• 6,2 % de part patronale, et
• 6,2 % de part salariale.

Taxe d'assurance-maladie

Il en va de même pour la taxe Medicare. L'employeur et l'employé paient le même montant de taxes d'assurance-maladie. Le taux d'imposition actuel pour l'assurance-maladie est de :

• 1,45 % de part patronale, et
• 1,45 % de part salariale.

De plus, comme l'ajoute l'IRS, les travailleurs indépendants qui gagnent plus de 200 000 $ par an sont tenus de payer 0,9 % supplémentaire de taxes Medicare.

Taxe fédérale sur le revenu

L'impôt fédéral sur le revenu est basé sur le salaire de l'employé gagné au cours d'une période de paie et sur les informations spécifiées dans le formulaire W-4 de l'employé, également connu sous le nom de «certificat de retenue à la source de l'employé».

Lorsqu'un employé remplit le formulaire W-4 et le transmet à l'employeur, celui-ci sera en mesure de calculer le bon montant d'impôts qu'il doit prélever sur le salaire de l'employé.

Selon l'IRS, les impôts fédéraux sur le revenu servent à financer :

• système de défense américain,
• Divers programmes sociaux,
• Forces de l'ordre,
• Maintenance des infrastructures du pays, et autres.

Impôt sur le revenu de l'État

Les règles de retenue des États varient d'un État à l'autre.

La plupart des États américains ont un impôt sur le revenu et leurs propres taux d'imposition sur le revenu.

Selon le gouvernement américain, si un employé vit dans un État soumis à un impôt sur le revenu, le montant de l'impôt sur le revenu de l'État qu'il devra payer est basé sur :

• Leurs revenus et
• Le taux d'imposition de cet État.

D'autre part, il y a 9 États américains qui n'ont pas d'impôt sur le revenu :

• Alaska,
• Floride,
• Nevada,
• Dakota du Sud,
• Tennessee,
• Texas,
• Wyoming,
• New Hampshire, et
• Washington.

Dans ces États, la seule retenue qui s'applique est la retenue d'impôt fédéral.

Impôt local sur le revenu

Les taxes locales que les employés peuvent avoir à payer dépendent de la ville ou du comté dans lequel ils vivent.

Dans la plupart des cas, l'employeur retient l'impôt local sur le salaire de l'employé et le verse au gouvernement local. Cependant, dans l'État du Colorado, 5 villes ont une taxe appelée «taxe sur les privilèges professionnels» qui oblige les employeurs à payer également des impôts locaux.

Ces villes sont :

• Aurore,
• Denver,
• Glendale,
• Greenwood Village, et
• Sheridan.

L'impôt local sur le revenu est utilisé pour fournir divers services publics tels que:

• Éducation,
• Réparation de routes,
• Entretien des ordures, et similaires.

Comment un employeur peut-il calculer les charges sociales qu'il doit payer (+ exemples) ?

Maintenant que nous avons expliqué les charges sociales des employeurs et les charges sociales des employés, nous allons vous montrer comment calculer le total des charges sociales que vous devez payer au gouvernement en suivant ces étapes.

Étape 1 : Calculez la retenue fédérale de votre employé

La retenue fédérale d'un salarié dépend principalement :

• Leur revenu imposable et leur statut de déclaration, et
• Les autres informations qu'ils fournissent sur leur formulaire W–4, que nous aborderons plus loin dans ce sous-titre.

Le revenu imposable est un montant du revenu d'un employé qui est assujetti à l'impôt. Le statut de dépôt d'un employé peut être :

• Déclarants uniques,
• Marié déposant séparément,
• Marié déposant conjointement,
• Chef de ménage, et
• Veuve(se) éligible(s) avec enfant à charge.

Certains contribuables dont les conjoints sont décédés peuvent être éligibles pour utiliser le statut de veuf(ve) admissible avec enfant à charge comme statut de dépôt. Cela signifie que, s'ils ne se sont pas remariés, ils peuvent être admissibles à des taux d'imposition conjoints (ce qui peut entraîner une baisse d'impôt) et les utiliser pendant deux ans après l'année du décès de leur conjoint.

Pour déterminer l'impôt fédéral sur le revenu de votre employé, utilisez le système de tranches de salaire de l'IRS.

Comme l'indique l'IRS, les États-Unis ont 7 tranches d'imposition fédérales :

• dix%,
• 12%,
• 22%,
• 24%,
• 32%,
• 35 %, et
• 37 %.

Pour calculer la retenue fédérale de votre employé, vous devez d'abord déterminer la tranche d'imposition de votre employé.

Jetez un œil aux tableaux ci-dessous :

BRACKETS D'IMPÔT DES DÉCLARANTS UNIQUES POUR 2023

MARIÉ DÉPOSANT SÉPARÉMENT LES TRANCHES D'IMPÔT POUR 2023

LES MARIÉS DÉPOSENT CONJOINTEMENT LES TRANCHES D'IMPÔT POUR 2023

RESPONSABLE DES BRANCHES D'IMPÔT DES MÉNAGES POUR 2023

Par exemple, supposons que votre employée Sarah soit une contribuable célibataire dont le revenu annuel est de 38 000 $. Selon cela, Sarah doit payer 10 % des premiers 11 000 $ de son revenu, et la partie restante de son revenu est imposée à 12 %.

Il s'agit d'un système d'imposition progressif, ce qui signifie que plus vous gagnez, plus le taux d'imposition que vous devrez payer sera élevé.

D'autres facteurs dont vous devez tenir compte lors du calcul de la retenue fédérale de votre employé sont :

• Multiples ajustements de poste,
• Le montant des crédits,
• déductions, et
• Toute retenue d'impôt supplémentaire que votre employé peut demander.

Après avoir déterminé la tranche d'imposition de Sarah et inclus d'autres facteurs de son formulaire W–4, vous saurez combien retenir sur son salaire.

Étape 2 : Calculez vos impôts FICA et ceux de votre employé

Pour calculer la part des impôts FICA de votre employé, multipliez son salaire brut par les taux d'imposition de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie.

Par exemple, si votre employé gagne 800 $ au cours d'une période de paie hebdomadaire, sa cotisation de sécurité sociale serait calculée de la manière suivante :

800 $ de salaire de l'employé x taux d'imposition de la sécurité sociale de 6,2 % = 49,60 $ de cotisations de sécurité sociale que vous devez retenir sur son salaire

Le même principe s'applique si vous souhaitez calculer le montant que vous devez retenir pour leur part de l'impôt Medicare :

800 $ de salaire des employés x taux d'imposition Medicare de 1,45 % = 11,60 $ d'impôts Medicare que vous devez retenir sur leur salaire

Comme les taux d'imposition de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie sont les mêmes pour l'employeur et l'employé, vous suivrez le même processus pour calculer votre part des impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie.

Étape #3 : Calculez votre taxe FUTA

L'employeur ne paie la taxe FUTA que sur les premiers 7 000 $ des revenus de l'employé. Pour tout montant de salaire supérieur à 7 000 $, vous n'êtes pas tenu de payer la taxe FUTA pour cet employé cette année-là.

Le taux d'imposition FUTA est de 6,0% du salaire de l'employé. Par conséquent, vous devrez payer 6,0 % des gains d'un employé jusqu'à concurrence de 7 000 $.

La taxe FUTA que vous devez payer pour chaque employé est calculée de la manière suivante :

7 000 $ de salaire de l'employé x le taux d'imposition FUTA de 6,0 % = 420 $ d'impôt FUTA que vous devez payer

Cependant, si vous payez l'intégralité de vos impôts sur le chômage et si vous le faites avant la date d'échéance du formulaire 940 que vous avez précédemment déposé, vous avez droit au crédit maximum de 5,4 %. Dans ce cas, vous n'avez qu'à payer 0,6 % des premiers 7 000 $ que gagne votre employé.

Voici comment se déroule le calcul :

7 000 $ de salaire de l'employé x le taux d'imposition FUTA de 0,6 % = 42 $ d'impôt FUTA que vous devez payer

Étape 4 : Calculez votre taxe SUTA

Étant donné que chaque État américain a ses propres règles fiscales SUTA, le montant que vous devrez payer en taxe SUTA dépend de :

• La base salariale de l'État dans lequel votre employé travaille — il s'agit du montant maximum du salaire de l'employé qu'un employeur peut utiliser pour calculer la taxe SUTA par an. Un employeur n'est pas tenu de payer la taxe SUTA sur le revenu d'un employé qui dépasse la base salariale dans son état.
• Les taux d'imposition SUTA de cet État - chaque État a son propre taux d'imposition minimum et maximum.

La base salariale de l'impôt SUTA est la même pour tous les employeurs d'un État donné. Cependant, les taux d'imposition SUTA sont différents pour chaque employeur car ils dépendent de divers facteurs tels que :

• L'expérience antérieure de l'employeur en matière de chômage,
• L'âge de leur entreprise et
• Le chiffre d'affaires de l'industrie.

Par exemple, supposons que votre employé travaille en Caroline du Nord. La base salariale imposable pour 2023 en Caroline du Nord est de 29 600 $, et c'est le montant maximum que vous pouvez utiliser pour calculer votre taxe SUTA. Si votre employé gagne 50 000 $ par an, les seules taxes SUTA que vous devez payer sont les taxes sur les premiers 29 600 $. En d'autres termes, vous ne payez pas d'impôts sur les revenus au-delà de la base salariale imposable.

Nous dirons également que votre taux d'imposition SUTA est un taux d'imposition maximum de 5,76 %. Lorsque vous multipliez la base salariale fiscale par un taux d'imposition maximum, vous obtenez votre impôt SUTA :

29 600 $ de base salariale fiscale x 5,76 % de taux d'imposition maximum = 1 704,96 en taxe SUTA que vous devez payer

De plus, en Alaska, au New Jersey et en Pennsylvanie, les employés contribuent également aux impôts sur le chômage de l'État, vous devrez donc également compter dans leur part des impôts SUTA.

Après avoir parcouru ces 4 étapes, vos charges sociales sont prêtes. Si vous voulez voir si vous avez des formulaires supplémentaires à remettre à l'IRS, consultez cette liste de formulaires d'impôt sur l'emploi.

Pour résumer : payer les charges sociales peut être facile si vous suivez nos étapes pour les calculer

La gestion des impôts est une tâche nécessaire pour chaque employeur. Les employeurs doivent également s'assurer que les formulaires W-4 de chacun de leurs employés sont valides et mis à jour pour éviter toute possibilité de sous-paiement.

Pour réussir à payer les charges sociales, un employeur doit :

• Déduire le bon montant d'impôts des chèques de paie des employés,
• Calculer leur propre part d'impôts, et
• Suivez les directives de l'IRS concernant les dates d'échéance et les différents formulaires qu'ils doivent remettre.

Si vous êtes un employeur et que vous avez perdu du temps à essayer de trouver la bonne façon de payer les charges sociales, nous espérons que nous vous avons aidé dans cette recherche.

Assurez-vous simplement de suivre chaque étape que nous avons expliquée et de calculer correctement vos impôts.

️ Vous êtes employeur et c'est la première fois que vous payez des impôts ? Ou connaissez-vous les charges sociales et disposez-vous déjà d'un système parfait pour les calculer et les payer ? Si vous avez trouvé la bonne méthode pour gérer les charges sociales, n'hésitez pas à la partager avec nous à [email protected] pour avoir une chance de figurer dans cet article ou dans l'un de nos prochains articles. Et, si vous avez aimé cet article de blog, partagez-le avec quelqu'un qui pourrait le trouver utile.