Les 5 principaux avantages du service de paie

Découvrez si et pourquoi vous devriez embaucher un fournisseur de services de paie pour votre entreprise.

L'embauche de nouveaux employés peut être une étape importante pour toute entreprise. Cela signifie que votre entreprise est en croissance, mais cela signifie également que vous devez vous occuper de la paie. Que vous n'ayez que quelques employés ou toute une équipe, garder le contrôle de la paie peut prendre du temps et ajouter plus de complexité à votre horaire de travail déjà chargé.

Se tromper sur la paie peut aussi coûter cher. Si vous vous trompez de salaire brut, votre entreprise pourrait finir par payer plus d'impôts FICA. Une erreur dans la paie peut également signifier que vous devez payer une pénalité à l'IRS. L'IRS a perçu près de 7 milliards de dollars d'amendes rien qu'en 2021 ^{[ 1 ]} . Toutes ces pénalités n'avaient pas à voir avec la paie, mais l'IRS estime qu'environ un tiers des employeurs commettent une erreur de paie chaque année.

L'embauche d'un service de paie pourrait être une solution pour votre entreprise. Si vous vous demandez ce qu'un fournisseur de paie peut faire pour votre entreprise et quels sont les avantages d'en embaucher un, cet article est pour vous.

Qu'est-ce qu'un service de paie ?

Un fournisseur de services de paie est une entreprise qui traite les calculs de paie, les charges sociales, les impôts de fin d'année, etc. pour d'autres entreprises. De nombreux employeurs utilisent des fournisseurs de paie pour rationaliser les opérations commerciales et s'assurer que leurs employés et leurs impôts sont payés avec précision et à temps.

Les services fournis par un service de paie dépendent du fournisseur et des niveaux de tarification dont ils disposent. Voici quelques services courants offerts par les services de paie :

• Traitement de la paie : un service de paie calcule le salaire brut, le revenu imposable et le salaire net de vos employés, et coupe les chèques pour eux ou dépose leurs chèques de paie sur leurs comptes bancaires.

• Retenue d'impôt : Un service de paie s'assure que le revenu imposable de chaque employé est correct et retient les impôts sur le revenu et le FICA. Certains services peuvent offrir une garantie sans erreur et payer des amendes résultant d'une erreur.

• Saisie de salaire : si les employés ont des ordonnances judiciaires exigeant que leur salaire soit saisi, un fournisseur de paie peut s'en charger.

• Rapports sur les nouvelles embauches : le gouvernement fédéral exige des informations sur toutes les embauches ou réembauches dans les 20 jours suivant leur date d'embauche, et c'est quelque chose qu'un service de paie peut faire pour vous.

• Gestion des PTO : De nombreux fournisseurs de paie ont des fonctionnalités de ressources humaines intégrées dans leur logiciel qui suivent la présence des employés. Ces systèmes permettent aux employés de demander des jours de congé et aux managers de les approuver.

• Rapports sur la paie : de nombreux services de paie fournissent aux clients des rapports détaillés ou des fonctionnalités de rapport qui permettent aux chefs d'entreprise d'approfondir les détails de la paie.

• Intégrations : la plupart des systèmes de paie se connectent à d'autres systèmes que vous utilisez, comme votre logiciel de comptabilité, afin que les données puissent circuler librement entre eux pour des rapports et des informations financières précises et à jour.

• Libre-service : La plupart des services de paie offrent un portail en ligne où les gestionnaires peuvent consulter les rapports et les employés peuvent consulter leurs fiches de paie ou mettre à jour les informations par eux-mêmes.

Les services de paie modernes fonctionnent dans le cloud et ne nécessitent pas que vous ou vos employés téléchargiez et installiez un logiciel, ce qui signifie que vous pouvez gérer la paie et que les employés peuvent afficher et mettre à jour leurs informations de n'importe où et de n'importe quel appareil.

Ai-je besoin d'un service de paie?

Si vous avez déjà un comptable ou un comptable dans votre équipe qui a la bande passante, ou si vous avez des compétences financières et du temps, la réponse peut être non. Mais avant de vous décider, assurez-vous que vous consacrez suffisamment de temps à cette tâche. Selon Bloomberg, c'est quelque chose que beaucoup d'entreprises jugent mal, et même si 80% des employeurs pensent qu'ils sont les plus qualifiés pour gérer leur propre paie, 65% ont déclaré qu'ils préféreraient l'externaliser ^{[ 2 ]} .

C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d'externaliser leur paie dès l'embauche de leur premier employé. Ils n'ont pas à s'inquiéter de la paie et des impôts inexacts ou du temps qu'il faudra pour bien faire les choses. Lorsque vous décidez si un service de paie vous convient, posez-vous ces questions :

• Voulez-vous calculer avec précision les chèques de paie des employés?

• Vous souhaitez que le calcul et le paiement des charges sociales soient plus simples car vous n'avez pas à le faire ?

• Souhaitez-vous être en conformité avec les nouvelles réglementations sur les formalités d'embauche ?

• Voulez-vous que la paie soit exempte d'erreurs?

Oui, vous pouvez faire tout cela vous-même, mais assurez-vous de savoir dans quoi vous vous embarquez. Vous pourriez embaucher un comptable, mais cela vous coûtera. Examinons quelques avantages de l'externalisation de la paie avant de vous décider.

Avantages de l'externalisation de la paie

La gestion de la paie en interne présente certains avantages, mais il existe de nombreuses raisons pour lesquelles plus de la moitié des chefs d'entreprise choisissent d'externaliser la paie ^{[ 3 ]} . Voici les principaux avantages de l'utilisation des services de paie si vous vous demandez toujours pourquoi vous devriez utiliser un service de paie :

Gain de temps

Gérer la paie n'est pas facile et cela prend du temps, même pour les personnes qui le font tous les jours. Suivre les déductions d'avantages, les saisies-arrêts, les nouvelles embauches, les licenciements et les congés payés, tout en veillant à ce que votre entreprise soit conforme aux réglementations fédérales et étatiques, est un acte de jonglage que peu de gens trouvent agréable.

De plus, si la gestion de la paie est quelque chose que vous ou un membre de votre équipe ne faites pas tous les jours, cela prendra plus de temps qu'il n'en faudrait à un professionnel pour terminer la paie avec précision. Et pendant que votre équipe travaille sur la paie, elle devra très probablement équilibrer d'autres tâches qu'elle doit encore accomplir efficacement.

L'externalisation de la paie à un service de paie signifie que chacun fait quelque chose pour lequel il est doué. Votre équipe peut se concentrer sur les tâches qui développent votre entreprise, et les professionnels de la paie que vous embauchez peuvent effectuer la paie rapidement et avec précision. Il est également utile de se rappeler que la paie n'est pas une chose ponctuelle. Une fois que vous avez accepté la tâche, vous devez la régler à chaque période de paie.

Responsabilité minimisée

Chaque année, les entreprises de toutes tailles doivent payer de lourdes pénalités à l'IRS en raison de dépôts tardifs ou incorrects. Une paie imprécise ne rendra pas vos employés heureux et pourrait entraîner une déclaration incorrecte de vos impôts. Cela peut entraîner une pénalité et, dans le pire des cas, un audit.

Les employeurs doivent payer des impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux, des impôts FICA et des impôts fédéraux et étatiques sur le chômage. Les déclarations de paie doivent également être déposées mensuellement, trimestriellement et annuellement et retenues annuellement. C'est beaucoup à suivre, et si vous avez des employés de plus d'un État, la paie est encore plus compliquée. L'IRS et les gouvernements des États sont également connus pour modifier les règles d'une année à l'autre.

Pourquoi risquer les pénalités et suivre vous-même toutes les règles et réglementations alors que cela pourrait être laissé aux professionnels qui le font quotidiennement ? Un service de paie peut garantir l'exactitude de votre paie sans vous soucier des détails, des pénalités ou des audits. Certains fournisseurs garantissent même l'exactitude et paieront les pénalités en cas d'erreur de paie.

Réduction des coûts

Pour les petites et moyennes entreprises, l'externalisation de la paie peut faire économiser de l'argent. Les grandes entreprises établies peuvent se permettre d'avoir leur propre service de paie, ou la paie peut être quelque chose que l'équipe de comptables qu'elles ont déjà peut gérer. Mais si votre entreprise dispose de ressources limitées, l'embauche d'un seul comptable ou aide-comptable peut ne pas figurer dans le budget.

Certains propriétaires de petites entreprises pensent qu'ils économisent de l'argent en faisant eux-mêmes la paie. Si vous en êtes un, il existe un moyen simple de déterminer si vous économisez réellement. Estimez le temps que votre équipe passe à gérer la paie chaque année. Calculez ensuite combien ils sont payés pour accomplir cette tâche. Si vous devez acheter un logiciel de paie pour le faire, ajoutez également ce coût. Comparez ensuite ce coût à ce que vous facturera un service de paie.

Très probablement, vous économiserez de l'argent. Une chose qui n'est pas dans ce calcul est combien de retard dans d'autres tâches importantes, la gestion de la paie vous-même coûte à votre entreprise.

Accès à des experts professionnels

L'externalisation de votre comptabilité salariale signifie que vous disposez d'experts pour la gérer. Ces experts passent beaucoup de temps à se tenir au courant des réglementations gouvernementales pour s'assurer que les calculs de la paie et des impôts de leurs clients sont corrects.

Vous pouvez demander à vous-même ou à un membre de l'équipe de faire la même chose, mais combien de temps auront-ils pour le faire ? Connaîtront-ils les cas extrêmes ? Il faut du temps pour que quelqu'un s'habitue à tous les tenants et les aboutissants d'une tâche et apprenne quand quelque chose ne va pas. Que se passe-t-il lorsqu'ils commettent une erreur qui n'est découverte qu'à la fin de l'année ?

Technologie et évolutivité améliorées

À moins que vous ne fassiez la paie manuellement sur papier et que vous ne payiez les employés que par chèque, vous aurez besoin d'un logiciel de paie. Cela signifie un investissement initial important et des paiements réguliers pour les mises à niveau ou un abonnement mensuel pour les logiciels que votre entreprise doit non seulement utiliser, mais aussi configurer et gérer.

De nombreuses petites entreprises n'ont pas les moyens d'acheter des logiciels coûteux ou n'ont pas de personnel possédant l'expertise technique pour les gérer. Avec un service de paie, vous obtenez le dernier logiciel de paie qui évoluera avec la croissance de votre entreprise dans le cadre du package. Lorsque vous rencontrez des problèmes ou que vous devez apporter des modifications, des professionnels de la paie seront là pour vous aider.

En savoir plus sur les services de paie

Si vous avez décidé que l'externalisation de votre paie fonctionnera pour votre entreprise, vous n'êtes pas seul. Il s'agit d'une fonction non essentielle qui est essentielle pour votre entreprise. Cela en fait un excellent candidat pour l'externalisation et c'est pourquoi plus de la moitié des entreprises le font ^{[ 3 ]} . Pour vous aider à trouver le bon, consultez notre répertoire de fournisseurs de services de paie, où vous pourrez affiner vos choix en fonction de votre budget et de vos besoins. Pour en savoir plus, consultez le guide d'embauche des sociétés de services de paie de Capterra.