J'ai essayé l'analyse de Pareto pour en savoir plus sur l'efficacité

Pour tout vous dire, j'étais un peu anxieux à l'idée d'inclure l'analyse de Pareto dans mon travail quotidien. Ce n'est pas que ça ne m'a pas intrigué — ça l'a fait, c'est pourquoi j'ai décidé de l'essayer — mais, l'idée de passer par la terminologie et le jargon économiques m'a mis un peu mal à l'aise.

Pour aller au fond de ce principe énigmatique, j'ai pensé qu'il me faudrait vaincre certains paradoxes économiques et secrets du métier oubliés depuis longtemps.

Eh bien, après avoir fait des recherches approfondies sur le sujet et eu quelques conversations amicales au travail, j'ai réalisé que le principe de Pareto est une technique de gestion du temps qui peut facilement être maîtrisée, utilisée et appliquée dans différents domaines.

Comme tous les écrivains, je suis souvent aux prises avec des blocages mentaux et un manque d'inspiration - c'est pourquoi j'ai pensé que cela pourrait être la méthode pour m'aider :

• Identifier les problèmes au travail,
• Suivre les racines de mes problèmes, et
• Mieux organiser ma charge de travail.

Donc, j'ai testé le principe de Pareto, et voici le récit de la façon dont tout s'est déroulé.

Dans cet article de blog, je couvrirai :

• Qu'est-ce que l'analyse de Pareto ?
• Pourquoi ai-je décidé de l'essayer ?
• Mon récit du déroulement de l'analyse.
• Le pour et le contre, et
• Note globale de l'analyse de Pareto.

Qu'est-ce que l'analyse de Pareto ?

Qu'il suffise de dire que je me suis senti confus quand j'ai entendu parler pour la première fois de l'analyse de Pareto. À première vue, la définition semblait assez simple - " Une analyse statistique de prise de décision couramment utilisée pour identifier et attirer l'attention sur les causes cruciales du problème."

Maintenant, quel est le problème ?

Eh bien, l'analyse de Pareto indique en outre que la majorité des problèmes au sein d'un projet peuvent souvent être attribués à 20 % des causes .

En d'autres termes, en vous concentrant sur les 20 % cruciaux des causes du problème, vous pourrez par la suite traiter les 80 % des problèmes qui en découlent.

Les origines de l'analyse de Pareto

Un économiste et philosophe italien, Vilfredo Pareto, a observé ce principe pour la première fois vers la fin du 19ème siècle et l'a nommé la règle des 80/20 .

À savoir, Pareto a remarqué que 80% des terres de toute l'Italie appartenaient à 20% de la population.

Après des recherches approfondies, Pareto s'est rendu compte que la distribution 80/20 peut être observée dans le domaine de l'économie, sous la prémisse - " Aucun individu ne peut être amélioré sans aggraver au moins un individu ou un critère de préférence."

Après que ses recherches et son travail aient été adaptés par Joseph M. Juran, un consultant en gestion, le principe et l'analyse de Pareto sont nés.

A quoi sert l'analyse de Pareto ?

Alors, à quoi sert l'analyse de Pareto ?

Eh bien, la réponse générale à cette question est la prise de décision. Pourtant, il y a plus que cela.

Une réponse plus concise consisterait en un processus étape par étape pour déterminer les problèmes importants et apprendre à les résoudre. Ceux que vous abordez sont les 20% qui conduiront à 80% des bénéfices du projet.

Les principales étapes de la règle 80/20 sont les suivantes :

• Dressez une liste des problèmes courants et placez-les sur l'axe des x par ordre décroissant d'occurrence.
• Comptez la fréquence de leurs occurrences et affichez-les dans les pourcentages correspondants sur l'axe des ordonnées.
• Ajoutez une courbe de pourcentage cumulé sur le diagramme - cette courbe est égale à (fréquence des occurrences) / (somme du nombre total d'occurrences) * 100.
• Tracez une ligne à partir du côté droit qui commence à la marque de 80 % jusqu'à ce qu'elle croise la courbe.
• Tout ce qui se trouve à gauche sera vos problèmes vitaux, tandis que le côté droit représente 80 % des causes les plus anodines.

Si vous avez du mal à comprendre ce processus, ne vous inquiétez pas - moi aussi jusqu'à ce que je mette tout sur papier et que je l'essaye. Tout deviendra beaucoup plus clair une fois que vous aurez parcouru mon exemple.

Pourquoi ai-je décidé d'essayer l'analyse de Pareto ?

Lors de l'écriture, vous ne pouvez pas penser à toutes les subtilités du processus.

En réalité, lorsque l'inspiration vient, un écrivain est capable d'écrire d'énormes blocs de texte sans aucun problème.

Cependant, une fois qu'il est temps de revoir le texte et de le relire, tous les détails apparaissent, tels que :

• Fautes d'orthographe,
• Imprudence,
• Erreurs structurelles,
• Mauvaise utilisation des signes de ponctuation, et
• De nombreux autres détails auxquels vous ne pensez pas nécessairement lors de la première vague d'inspiration.

Par conséquent, dans une tentative d'être plus efficace, j'ai cherché sur Internet un moyen d'isoler mes erreurs critiques et de les éliminer pour améliorer mon écriture. C'est alors que je suis tombé sur l'analyse de Pareto et que j'ai décidé de l'essayer.

Voici comment tout le processus s'est déroulé lorsque j'ai commencé à analyser mes habitudes d'écriture.

Essayer l'analyse de Pareto : un récit personnel

Après avoir lu une pile d'articles et déchiffré un tas de charabia économique, j'ai décidé de noter tout ce dont j'avais besoin pour commencer l'analyse de Pareto.

Cependant, il n'a pas fallu longtemps pour que le premier problème se pose - Comment vais-je tester cette technique ?

En tant qu'écrivain, il n'y avait aucun moyen de documenter chaque erreur que j'ai commise, surtout si je l'ai fait en cours d'écriture. Si je passais trop de temps à insister sur la documentation de chaque erreur et de chaque problème, cela entraverait mon écriture.

De plus, l'ensemble du processus prendrait au moins une semaine d'écriture.

J'ai donc décidé d'écrire un article de blog comme je le ferais normalement, de laisser l'éditeur et le correcteur parcourir le texte et trouver les erreurs pour moi. De cette façon, j'aurais pratiquement toutes les informations dont j'ai besoin pour faire une analyse de Pareto étape par étape.

Alors, je l'ai fait, j'ai récupéré les résultats et j'ai commencé à noter les informations cruciales, en commençant par les problèmes - c'est-à-dire les causes de mes inefficacités d'écriture.

Étape 1 : Collecter les problèmes et compter leur fréquence

Comme je l'ai mentionné précédemment, la première étape de l'analyse consiste à dresser une liste des problèmes les plus courants auxquels vous êtes confrontés.

Dans mon cas, j'attendrais que l'éditeur parcoure méticuleusement un texte que j'avais précédemment écrit et utilise les résultats de la relecture pour mener mon analyse.

Une fois que j'ai surmonté la honte de regarder à travers mes erreurs, j'ai classé les erreurs et les ai classées en 7 groupes distincts que j'utiliserais pour mon analyse.

Les groupes que j'ai créés étaient les suivants :

• Longues phrases,
• Problèmes de lien,
• Phrases peu claires,
• Titres peu clairs,
• Sources inadéquates,
• Signe de ponctuation,
• Les erreurs structurelles et
• Problèmes avec les visuels.

Une fois que j'ai eu mes erreurs dans une liste à puces devant moi, il était temps de passer à compter leur fréquence (et de me sentir encore pire).

Pour vous épargner les détails de passer au crible un tas de chiffres, je vais aller droit au cœur du problème.

Une fois que j'ai compté les erreurs et les ai placées par ordre décroissant, la liste à puces ressemblait à ceci :

• Signe de ponctuation,
• Longues phrases,
• Phrases peu claires,
• Problèmes de lien,
• Sources inadéquates,
• Titres peu clairs,
• Les erreurs structurelles et
• Erreurs visuelles.

Pour simplifier les choses, j'ai converti le nombre d'erreurs en pourcentages, puis j'ai décidé de les visualiser à l'aide d'un graphique.

Étape 2 : Création de la courbe de Pareto

Vient maintenant la partie la plus difficile, c'est-à-dire le point principal de l'analyse.

La courbe de Pareto est utilisée pour représenter visuellement le lien entre le nombre total de problèmes et leur fréquence.

La formule exacte est la suivante :

{ Fréquence des occurrences } / { somme des occurrences totales } * 100

Voici à quoi ressemblerait la conversion dans une feuille de calcul :

Heureusement, la somme totale des erreurs que j'avais s'élevait à 99, et puisque je calcule des pourcentages, ils n'ont pas varié de la fréquence par une énorme marge.

Comme vous pouvez le voir, la majorité des problèmes que j'ai rencontrés lors de la correction de mes erreurs étaient des signes de ponctuation - les cauchemars de nombreux écrivains.

Étape 3 : finaliser le diagramme de Pareto

Maintenant, il était temps de finaliser le diagramme en créant un axe y sur le côté droit et en traçant une ligne horizontale droite vers la gauche. La ligne a commencé à la marque des 80 % et s'est étirée jusqu'à ce qu'elle atteigne le point où elle a atteint la courbe.

Ensuite, j'ai tracé une ligne droite parallèle à l'axe y, ce qui a créé une division entre le côté gauche et le côté droit - c'est-à-dire les résultats.

Tout ce qui se trouve à gauche représentait les 20 % de la somme de tous les enjeux qui étaient cruciaux, selon l'analyse de Pareto.

En revanche, le côté droit représentait les 80% jugés non cruciaux.

La représentation finale ressemblait à ceci :

Étape #4 : Analyser les résultats

La première pensée qui m'est venue à l'esprit était - C'était à la fois attendu et inattendu.

Je savais que les signes de ponctuation me posaient souvent des problèmes lors de l'écriture. Mais, je n'avais aucune idée que de longues phrases et des phrases confuses avaient une telle présence dans mon travail.

Cela m'a amené à parcourir certains de mes textes précédents et les commentaires que les relecteurs avaient laissés à leur sujet. Sans surprise, il y avait un schéma qui coïncidait avec mon analyse de Pareto.

Un autre point intéressant est que la plupart des problèmes plus petits et insignifiants peuvent être attribués aux problèmes vitaux - les 20 % les plus importants.

Par exemple, si je me précipite en écrivant, je fais des erreurs structurelles, ce qui conduit à faire une ou deux erreurs de référencement, ce qui affecte encore plus la qualité de mon travail.

Dans l'ensemble, il y avait certainement place à l'amélioration, et le diagramme de Pareto était le point de départ.

Les avantages de l'analyse de Pareto

Le pro immédiat qui me vient à l'esprit est l'efficacité avec laquelle vous serez en mesure de mener votre travail après avoir établi vos 20 %. L'analyse de Pareto est basée sur l'analyse des chiffres et la recherche des problèmes qui vous ralentissent au quotidien.

Par exemple, les personnes qui peuvent vraiment bénéficier de ce type d'analyse sont celles qui travaillent sur de nombreuses tâches sur une base hebdomadaire et rencontrent souvent des erreurs qui les empêchent de fonctionner à un niveau optimal.

Les codeurs, les développeurs et les chefs de projet sont ceux qui viennent d'abord à l'esprit lorsque l'on parle de l'analyse de Pareto. Mais, évidemment, les écrivains peuvent également trouver de nombreux avantages à analyser leur travail et leurs erreurs de cette manière.

De plus, une fois que vous avez compris, l'analyse de Pareto est un excellent outil pour vous aider à reconnaître où vous devriez concentrer davantage vos efforts, en particulier pendant votre prime time biologique.

Les inconvénients de l'analyse de Pareto

Si l'on exclut le temps qu'il m'a fallu pour comprendre ce principe, il m'a quand même fallu quelques heures avant de pouvoir dresser une liste complète de toutes les erreurs et calculs nécessaires pour créer le diagramme.

Inutile de dire que l'analyse de Pareto est une technique qui prend un peu de temps, et cela n'a pas vraiment de sens de s'y fier si vous n'effectuez pas des tâches et des projets similaires tous les jours.

Pourtant, le résultat est basé sur des statistiques, ce qui vous amènera à prendre de meilleures décisions et se traduira par une meilleure utilisation de votre temps.

Personnellement, je n'ai pas beaucoup de tâches différentes sur une base hebdomadaire, mais je vais certainement essayer Pareto sur différents projets également.

Ma note globale de l'analyse de Pareto

Bien qu'il m'ait fallu beaucoup de temps pour le comprendre, je dois admettre que cette technique fonctionne vraiment.

Les écrivains ont parfois tendance à être argumentatifs quand il s'agit de leur travail, mais les chiffres ne mentent pas. Une fois que j'ai regardé en arrière, j'ai réalisé que les 20% cruciaux des problèmes signalés par Pareto étaient ceux avec lesquels j'ai le plus lutté en général.

D'un autre côté, l'analyse de Pareto peut prendre un peu plus de temps et d'efforts, c'est pourquoi ma note pour cette technique est :

NOTATION FINALE :

Conclusion : Réflexions finales sur l'analyse de Pareto

Pareto est génial, efficace et vous fait vraiment vous demander - Comment n'ai-je pas réalisé cela plus tôt?

Je le recommande certainement à mes collègues et à tous ceux qui ont du mal à déterminer les causes qui compliquent leurs journées de travail.

L'analyse de Pareto est bien structurée, organisée et, sans aucun doute, une méthode unique pour améliorer votre efficacité.

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